Khi chuyển đổi số trong giáo dục không còn dừng lại ở việc số hóa văn bản hay quy trình hành chính, nhiều trường đại học đã bắt đầu hướng tới mục tiêu xây dựng nền tảng quản trị dựa trên dữ liệu. Trường Đại học Quy Nhơn là một trong những đơn vị tiên phong theo hướng đi này khi hợp tác cùng Base.vn để tái thiết phương thức vận hành, chuẩn hóa quy trình phối hợp và nâng cao hiệu quả quản trị toàn trường.
Với bề dày lịch sử hơn 47 năm và vị thế là cơ sở giáo dục đa ngành hàng đầu khu vực Duyên hải Nam Trung Bộ và Tây Nguyên, Trường Đại học Quy Nhơn (QNU) hiện đang quản lý một bộ máy khổng lồ với hơn 730 viên chức và phục vụ 20.000 sinh viên. Tuy nhiên, trước những yêu cầu khắt khe của thời đại số và mục tiêu tiến tới tự chủ đại học vào giai đoạn 2027-2028, nhà trường đã nhận thấy những rào cản từ phương thức quản trị truyền thống và quyết định thực hiện một bước đi đột phá: Hợp tác cùng Base.vn để xây dựng nền tảng quản trị số hiện đại.
Nhận diện “điểm nghẽn” trong quản trị hành chính
Thực tế, QNU không phải là đơn vị mới bắt đầu tiếp cận công nghệ. Từ tháng 3/2021, nhà trường đã ứng dụng hệ thống E-Office và triển khai chữ ký số đến hầu hết viên chức, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn và cho phép lãnh đạo xử lý văn bản mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi đi công tác nước ngoài.
Dù vậy, PGS.TS. Đoàn Đức Tùng – Hiệu trưởng nhà trường chỉ rõ rằng hệ thống cũ chủ yếu chỉ tập trung vào việc quản lý “công văn đi – đến” và lưu trữ văn bản số chứ chưa thể giám sát được tận cùng luồng công việc. Những nhiệm vụ phát sinh từ các cuộc họp hay các chỉ đạo miệng vẫn chưa được đưa vào hệ thống để theo dõi, dẫn đến tình trạng khó đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng cá nhân và đơn vị.
PGS.TS. Đoàn Đức Tùng – Hiệu trưởng Trường Đại học Quy Nhơn
Lời giải cho bài toán tự chủ và quản trị bằng dữ liệu
Quyết định lựa chọn Base.vn không chỉ đơn thuần là mua một phần mềm mới, mà là để giải quyết bài toán chiến lược về quản trị hiệu suất. Khi chuyển sang mô hình tự chủ, việc chi trả thu nhập tăng thêm và các chế độ đãi ngộ buộc phải dựa trên kết quả công việc thực tế thay vì chỉ dựa vào bằng cấp hay thâm niên.
Hệ sinh thái Base với các giải pháp như Base Work+, Base Info+ được kỳ vọng sẽ trở thành “cây thước” đo lường công bằng, giúp lãnh đạo biết rõ trong một tuần hay một tháng, ai là người làm việc hiệu quả, ai làm đúng hạn và ai thường xuyên trễ hạn.
Trong giai đoạn đầu, QNU tập trung triển khai Base Work+ để thiết lập một không gian làm việc tập trung, giúp Ban Giám hiệu và lãnh đạo các đơn vị khoa, phòng có thể giao việc, theo dõi tiến độ và trích xuất báo cáo thống kê theo thời gian thực. Điều này giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình phối hợp liên phòng ban, loại bỏ tình trạng trôi việc và xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp.
Lộ trình 60 ngày kiến tạo thay đổi
Hành trình chuyển đổi số tại QNU được thực hiện thông qua một lộ trình “thần tốc” và chặt chẽ trong vòng 60 ngày, bắt đầu từ lễ khởi động ngày 29/6/2026.
Quá trình này được chia thành bốn giai đoạn cốt lõi, bắt đầu từ việc chuẩn bị kỹ lưỡng về con người và dữ liệu. Nhà trường đã thành lập Ban dự án với các tổ công nghệ chuyên trách để rà soát, chuẩn hóa toàn bộ luồng vận hành thực tế trước khi đưa lên hệ thống, đảm bảo dữ liệu số phải sát gần nhất với thực tiễn.
Tiếp theo là giai đoạn thiết lập, nơi các chuyên gia của Base phối hợp cùng nhà trường để thống nhất danh mục ưu tiên số hóa và bàn giao công nghệ để QNU có thể chủ động vận hành và mở rộng sau này.
Trong tháng 8/2026, công tác đào tạo sẽ được triển khai sâu rộng cho 100% cán bộ, viên chức hành chính và trợ lý các khoa. Trong khi ban lãnh đạo học cách phê duyệt và xem báo cáo tổng thể, thì đội ngũ viên chức sẽ tập trung vào kỹ năng phối hợp và quản trị hiệu suất cá nhân trên phần mềm.
Toàn bộ hệ thống được đặt mục tiêu sẽ chính thức đi vào vận hành đồng bộ từ tháng 9/2026, ngay thời điểm khởi đầu năm học mới.
Sự kiên định của lãnh đạo nhà trường cùng sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ sư chuyên tư vấn và tối ưu hóa của Base.vn không chỉ giúp QNU hiện thực hóa mục tiêu “Đại học số”, mà còn sẵn sàng cho việc ứng dụng những công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) vào quản trị trong tương lai gần. Đây chính là nền tảng vững chắc để Trường Đại học Quy Nhơn tiếp tục nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học và khẳng định uy tín trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam.
