3 lần triển khai phần mềm đều thất bại, mất lòng tin vào các sản phẩm công nghệ ở Việt Nam, nhân viên hoài nghi về năng lực quản lý của sếp… Đây chính là những rào cản mà chị Trần Thị Thúy – Phó tổng giám đốc công ty Á Đông Group đã phải vượt qua trên hành trình đi tìm kiếm giải pháp quản trị doanh nghiệp.
Hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp hạt nhựa nguyên sinh, nhập khẩu từ 30 nước trên thế giới về phân phối tại Việt Nam, từng làm việc với nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước, chị hiểu rất rõ tính khốc liệt của thương trường và sự cạnh tranh trong trong thời buổi “cá nhanh nuốt cá chậm”. Chị xác định việc áp dụng công nghệ không chỉ để tối ưu bộ máy vận hành, mở rộng mạng lưới đối tác, tìm kiếm nhà đầu tư mà còn để cạnh tranh sòng phẳng với các đối thủ quốc tế. Đó là lý do chị tìm đến công nghệ và vẫn đau đáu nghĩ về nó hằng đêm.
Nghe chị chia sẻ, tôi thực sự cảm thấy khâm phục nội lực và tinh thần của người phụ nữ trông bề ngoài đầy nét nữ tính, thâm trầm và điềm đạm này. Tôi cũng vô cùng cảm kích và biết ơn vì chị đã đã tin tưởng chúng tôi, trao cơ hội để chúng tôi có dịp đồng hành cùng chị trên chặng đường chuyển đổi số.
Em tò mò vì sao chị lại chọn Base?
Chị Trần Thị Thúy: Không, ban đầu chị dè chừng lắm, các bạn bên em gọi chị mãi nhưng chị chưa hẹn gặp. Các bạn hẹn lần thứ nhất chị bảo bận, lần thứ 2 chị cũng từ chối hẹn lần sau, rồi đến lần thứ 3 chị nể quá, thấy các bạn nhiệt tình quá nên chị bảo đến giới thiệu. Thực ra cũng bởi vì trước khi tìm đến Base chị đã thất bại với 3 phần mềm rồi, triển khai không được, nên chị không còn lòng tin nữa.
Chị có thể chia sẻ về hành trình đó không, những lần trước vì sao lại chưa gặt hái được kết quả?
Chị Trần Thị Thúy: Lần thứ nhất chị mời một đơn vị tới để họ viết phần mềm, viết xong thì không thể dùng được, bởi vì chờ khoảng 6 tháng đến gần 1 năm họ viết xong thì quy mô công ty của mình đã khác rồi. Tốc độ tăng trưởng của bên chị trong 10 năm qua thường là năm sau sẽ gấp đôi năm trước. Lúc phần mềm hoàn thiện thì nó không đáp ứng được, vì trình độ nhân sự cũng khác, nhu cầu quản trị vận hành cũng khác.
Lần thứ hai chị quyết định mua phần mềm, nhưng mua xong rồi, đưa vào áp dụng mới phát hiện ra đây là một phần mềm đóng. Chi phí bỏ ra rất lớn, hệ thống cồng kềnh, nhưng có những phần vẫn thiếu, có những phần lại thừa. Mọi thứ trở nên lộn xộn cuối cùng cũng không giải quyết được triệt để bài toán nào cả.
Lần thứ 3 chị tiếp tục thuê một đơn vị đến viết phần mềm, lần này rất kỳ công, phần mềm vận hành ổn định, nhưng cuối cùng nó chỉ tối đa hóa được công việc của một bộ phận, chứ không giải quyết được bài toán tổng thể. Mà hoạt động của công ty chị bản chất cần sự phối hợp chặt chẽ của rất nhiều phòng ban. Nội trong mảng thương mại nguyên liệu nhựa thôi, doanh thu năm 2019 là hơn 3 nghìn tỷ, mỗi ngày dòng tiền vào ra rất lớn, việc tương tác giữa các bộ phận để hoàn tất các quy trình mua bán, giao hàng, xuất hóa đơn, công nợ vô cùng cấp thiết và nhiều. Vậy là thêm một lần nữa phần mềm không áp dụng được.
Trong những thời khắc như vậy chị đã làm thế nào?
Chị Trần Thị Thúy: Sau 3 lần triển khai thất bại, trong lòng chị đầy hoài nghi… cũng sợ hãi, thậm chí các em nhân viên cũng hoài nghi về trình độ quản lý của sếp mình. Mỗi lần chị thay đổi phần mềm là cũng rơi rớt mất vài nhân viên, họ cảm thấy nản lòng khi phải làm quen với cái mới, rồi không được, rồi phải thử lại. Chị cũng không có lòng tin vào các phần mềm quản trị ở Việt Nam nữa. Thậm chí cứ mỗi lần chị có ý định triển khai một phần mềm mới là các bạn nhân viên phản ứng dữ dội lắm.
Cuối cùng chị thử chuyển hướng, chị thuê đơn vị tư vấn về, và xác định dành một năm để tập trung tái cấu trúc doanh nghiệp. Các nhà tư vấn họ cũng đề nghị xây dựng một hệ thống quản lý công việc bằng cách vẽ sơ đồ. Nhưng khi vẽ xong, đưa sơ đồ lên thì phức tạp quá, nhìn vào đó chị không biết làm thế nào, bắt đầu từ đâu. Bởi vì mình đọc thì mình hiểu, nhưng một bạn nhân sự mới nhìn vào thì các bạn không thể hiểu được, muốn làm quen và nắm bắt quy trình cũng mất rất nhiều thời gian.
Lúc đó chị nghĩ chẳng lẽ mình bỏ cuộc…
Nhưng sau cùng chị đã chọn đồng hành cùng Base, tại sao vậy? Lý do nào khiến chị có động lực để thay đổi một lần nữa?
Chị Trần Thị Thúy: Thực ra, năm ngoái, có một số đối tác ở Nhật, Thái Lan họ muốn sang mua cổ phần và hợp tác kinh doanh nhưng chị cảm thấy không tự tin khi họ muốn vào khảo sát cách thức vận hành của công ty. Thực chất họ có xem cũng không hình dung được, bởi vì mình toàn chat hoặc nói bằng miệng với nhau, chứ có quy trình gì trên hệ thống đâu. Vậy là mình bỏ lỡ một cơ hội.
Chị cũng đã hình dung về doanh nghiệp mình trong vòng 5 năm, 10 năm tới, và chị nghĩ với khối lượng công việc như hiện tại nếu sử dụng giấy tờ thì mình không thể mở rộng quy mô, bộ máy vận hành theo phương thức thủ công càng không đáp ứng được. Câu chuyện cạnh tranh bây giờ không phải chỉ là với doanh nghiệp trong nước mà còn với các tập đoàn quốc tế họ vào Việt Nam như Hàn Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Mỹ…
Mình chưa cần hơn đối thủ, nhưng ít nhất mình phải bằng họ đã, mà vấn đề cốt lõi nằm ở hệ thống vận hành, ở con người và tốc độ xử lý công việc. Làm thế nào mình phải tối đa hóa được hiệu suất, và công nghệ là lời giải tốt. Chứ bây giờ cầm tờ giấy chạy qua phòng này phòng kia ký tá thì không được, rồi thông tin bị phân mảnh đứt gãy, các bộ phận hoạt động thiếu kết nối thì không được.
Đó cũng là lý do mà cách đây 4 đến 5 năm chị đã đi tìm kiếm phần mềm. Càng thất bại chị càng nhận ra mình cần phải thay đổi, càng thấy rằng những cái cũ dần dần không thể áp dụng được nữa. Chúng ta phải bắt kịp xu thế công nghệ, không chỉ là xu thế của Việt Nam mà phải là xu thế toàn cầu, nếu mình muốn mở rộng hợp tác quốc tế.
Quay trở lại câu hỏi đầu tiên, em thực sự rất tò mò vì sao Base lại có thể thuyết phục chị?
Chị Trần Thị Thúy: Thực ra ban đầu chị nhận lời vì nể, nhưng khi các em đến giới thiệu phần mềm chị rất khâm phục, các bạn còn trẻ nhưng vô cùng thông minh, tư vấn rất mạch lạc. Các em hiểu hết những khó khăn mà chị đã vượt qua, dù chị không kể. Tất cả những nhược điểm hay hạn chế của phần mềm nói chung các em đều hiểu rõ, chính là những nỗi đau mà chị gặp phải, và Base đã khắc phục được những hạn chế đó.
Thậm chí chị nhận được nhiều thứ hơn chị nghĩ. Vô tình mọi thứ trở nên rất minh bạch trong trách nhiệm và quyền hạn. Ai được làm gì, ai không được làm gì, ai là người phê duyệt, ai là người chịu trách nhiệm, Khi nào thì một công việc được hoàn thành, hoặc một request được duyệt xong.
Mình có một hệ thống rất mạch lạc, công việc đang đi đến đâu, nhân viên không phải nhớ cả một quy trình dài trên giấy, thậm chí ở mỗi bước đều có hướng dẫn cụ thể là phải làm như thế nào. Đề xuất này phải dùng biểu mẫu nào thì hệ thống đã sẵn có. Đây chính là thứ mà chị không nghĩ chị sẽ nhận được khi triển khai Base.
Ban đầu chị tìm đến Base là chỉ định thay thế Skype thôi nhưng giờ so sánh Base với Skype thì khập khiễng quá.
Mọi thứ có vẻ dễ dàng hơn các lần trước ?
Chị Trần Thị Thúy: Không phải em ạ, nghe các em tư vấn xong chị hăm hở áp dụng, nhưng sau 2 ngày triển khai thì nhân viên phản ứng dữ dội. Đi đến đâu chị cũng nghe được nhân viên phàn nàn là: “Ôi, không bằng skype, không dùng được chị ơi”. Thậm chí, cảm giác như không thể nào tiếp tục được, bởi vì có những bộ phận mấu chốt mà họ không hợp tác.
Lúc đó chị nghĩ chẳng lẽ mình lại từ bỏ…
Bấy giờ không phải vấn đề tiếc tiền bạc mà là thất vọng. Mình đã thử hết mọi cách rồi, đến lúc tưởng chừng như mọi thứ có vẻ sẽ ổn, nhưng vẫn gian nan quá.
Chị và Base đã tháo gỡ khó khăn này như thế nào?
Chị Trần Thị Thúy: May mắn là các bạn triển khai bên em đã động viên chị, sát cánh cùng với chị, để mọi người có thể hiểu và làm quen với phần mềm. Chị cũng trực tiếp đi thuyết phục nhân viên, chị cứ năn nỉ rồi động viên: “Các em thử đi, thử xem sao, tốt thì mình dùng mà không tốt thì thôi…”
Đến ngày thứ 5, các trưởng phòng bắt đầu phản hồi tích cực lên là việc của em giảm bớt đi rất nhiều và gần như em biết được công việc đang đi đến đâu. Chị mừng lắm vì đã nhìn thấy tia hy vọng đầu tiên sau cả một hành trình dài, đó cũng là động lực để chị tiếp tục.
Sang đến tuần thứ 2, mọi quy trình bên em triển khai là bên chị có thể tự sửa đổi, bổ sung, cải tiến sao cho vận hành được hiệu quả. Lúc đó các bạn trưởng phòng đã hiểu công việc là gì, thậm chí nhân viên cũng là người góp ý để thay đổi quy trình cho phù hợp. Và cứ thế chạy cho đến bây giờ. Sếp tổng vốn cũng rất ngại nếu mất thời gian sử dụng phần mềm, nhưng với Base thì mọi thứ cập nhật trên một chiếc điện thoại nên sếp cũng hăm hở tham gia.
Ở cấp độ quản lý họ cũng biết công việc đang được xử lý đến đâu, ở góc độ nhân viên họ cũng thấy dễ dàng để cộng tác và sắp xếp thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Base còn là kênh lưu trữ hồ sơ, giấy tờ giúp chị nữa, chị tìm kiếm rất dễ dàng, mà tiết kiệm thêm được chi phí. Như trước đây có những hồ sơ mà phòng kế toán cũng lưu, phòng kho vận cũng lưu, rất phức tạp.
Lời cuối cùng chị có muốn nhắn gửi đến độc giả điều gì không?
Chị Trần Thị Thúy: Chị nghĩ hành trình nào cũng khó khăn cả, quan trọng là mình phải quyết tâm, có quyết tâm, thì mình mới biến phần mềm trở thành công cụ đắc lực để doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Chứ công nghệ cũng chỉ là công cụ, nếu mình nắm trong tay một công cụ tốt mà không phát huy được hết sức mạnh của nó thì thật lãng phí.
