Với bề dày truyền thống trong ngành đường sắt, Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Đường sắt (Ratraco) không chỉ là cái tên bảo chứng cho chất lượng dịch vụ vận tải và logistics mà còn là doanh nghiệp sở hữu hệ thống quy trình vận hành chặt chẽ được tích lũy qua nhiều năm tăng trưởng. Là doanh nghiệp có quy mô trung bình – lớn trong lĩnh vực logistics đường sắt tại Việt Nam, Ratraco vận hành 4 trung tâm vận tải (miền Bắc, miền Trung, miền Nam, liên vận quốc tế) và quản lý 15 trạm vận tải trải đều toàn quốc, cùng hạ tầng gồm hơn 400 toa xe, 1.000 vỏ container và 50 xe đầu kéo. Trong hệ sinh thái, Ratraco có các đơn vị thành viên gồm Ratraco Logistics, Ratraco Travels, Ratraco Solutions, Ratraco Tradings, Mango Hotel, và liên doanh NR Greenline Logistics.
Thách thức từ sự chuyển mình của thị trường
Dù đã có nền tảng quy trình vững chắc, nhưng trước áp lực số hóa và nhu cầu tối ưu năng suất, Ban lãnh đạo Ratraco nhận thấy phương thức vận hành hiện tại vẫn còn những điểm nghẽn:
- Giao tiếp phân mảnh: Việc quản trị và giao việc qua các kênh như Zalo, Email khiến thông tin dễ bị đứt gãy, dẫn đến tình trạng quên việc hoặc chậm trễ tiến độ.
- Quy trình phê duyệt phức tạp: Các thủ tục thanh toán phải đi qua nhiều bước từ phòng ban chức năng đến ban kiểm soát và lãnh đạo, gây mất thời gian khi xử lý thủ công.
- Nhu cầu tinh gọn: Sau nhiều năm tập trung tăng trưởng, đây là thời điểm cấp thiết để doanh nghiệp rà soát và tối ưu hóa lại toàn bộ bộ máy vận hành.
Base Digital Workspace Advance + AI: Đòn bẩy cho sự vận hành thông minh
Không dừng lại ở việc số hóa văn phòng căn bản, Ratraco đã chọn triển khai Bộ giải pháp Digital Workspace – Advance tích hợp AI để xây dựng một hệ sinh thái quản trị toàn diện:
Thiết lập không gian làm việc tập trung: Thay thế hoàn toàn việc theo dõi tiến độ qua các công cụ rời rạc, đảm bảo tính thông suốt và minh bạch trong phối hợp liên phòng ban.
Số hóa quy trình phê duyệt chuyên sâu: Rút ngắn thời gian xử lý các hồ sơ tờ trình, thanh toán phức tạp trên nền tảng số.
Ứng dụng “Đồng nghiệp số” (AI Agents): Điểm nhấn ấn tượng nhất của dự án là việc nhúng các AI Agent vào quy trình để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như: tóm tắt tờ trình, rà soát lỗi hồ sơ chứng từ và so sánh báo giá.
Chia sẻ về dự án, Ông Trần Thế Hùng – Tổng Giám đốc RATRACO khẳng định:
“Chuyển đổi số phải bắt đầu từ chuyển đổi tư duy và thói quen của lãnh đạo. Đây không chỉ là dự án phần mềm mà là cơ hội để Ratraco rà soát, làm gọn và nâng cao hiệu quả toàn bộ quy trình vận hành”.
Cùng chung tinh thần quyết liệt đó, Ông Mai Hoàng Long – Phó Tổng Giám đốc RATRACO, người trực tiếp phụ trách dự án cho biết:
“Chúng tôi nhận thức rõ việc chuẩn bị số hóa trong giai đoạn này là tương đối chậm so với thị trường, vì vậy toàn đội ngũ sẽ làm việc rất gấp rút. Mục tiêu là hoàn thành trong 3 tháng, thậm chí nhanh hơn, nhưng phải đảm bảo chất lượng và đo lường bằng kết quả thực tế”.
Hợp tác cùng Base.vn là bước đi đầu tiên trong chiến lược dài hạn của Ratraco nhằm xây dựng một doanh nghiệp thông minh tự vận hành. Ở đó, AI sẽ giải phóng nhân sự khỏi những “busy work” (công việc bận rộn lặp lại), để đội ngũ nhân sự có thể tập trung vào những công việc sáng tạo và có hàm lượng chất xám cao hơn.
Base.vn tự hào đồng hành cùng Ratraco trong hành trình tái thiết nền tảng quản trị, sẵn sàng cho những bứt phá mạnh mẽ trong tương lai!
