Nằm ở phía Tây dãy Trường Sơn, sâu giữa đại ngàn nước Lào và cách biên giới Việt Nam khoảng 80km, Dự án thủy điện Xekaman 1 là một trong những công trình năng lượng quy mô lớn nhất tại Lào, với tổng vốn đầu tư hơn 539 triệu USD, công suất 290 MW và sản lượng hơn 1,2 tỷ kWh điện mỗi năm. Vận hành giữa điều kiện địa hình hiểm trở, Xekaman 1 không chỉ duy trì hiệu quả sản xuất ổn định mà còn tiên phong ứng dụng nền tảng Base.vn để số hóa toàn bộ quy trình quản lý – đánh dấu bước tiến quan trọng trong công cuộc hiện đại hóa vận hành của ngành thủy điện.
Khi bài toán phối hợp trở thành động lực chuyển đổi
Vận hành một nhà máy thủy điện giữa núi rừng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận kỹ thuật, vận hành và sửa chữa. Theo anh Hà Văn Hưởng – Phó Giám đốc Công ty TNHH Điện Xekaman 1, thách thức lớn nhất nằm ở việc đồng bộ quy trình quản lý và kiểm soát dữ liệu giữa các khối chức năng.
“Ở một dự án thủy điện có quy mô lớn như Xekaman 1, chỉ cần một khâu trong chuỗi vận hành bị chậm, cả dây chuyền có thể bị ảnh hưởng. Chúng tôi cần một cách làm giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, dữ liệu được kiểm soát thống nhất và thông tin luôn cập nhật kịp thời.”
Anh Hà Văn Hưởng – Phó Giám đốc Công ty TNHH Điện Xekaman 1
Trước khi chuyển đổi số, toàn bộ hồ sơ, biên bản nghiệm thu và quy trình phê duyệt đều thực hiện thủ công trên giấy. Một bộ hồ sơ có thể phải đi qua nhiều bàn ký, mất cả tuần mới hoàn tất và chỉ cần một người bận là cả quy trình đình trệ. Việc kiểm soát tiến độ, đối 3 chiếu thông tin giữa các phân xưởng vì vậy cũng thiếu minh bạch và khó theo dõi.
Không chỉ khối văn phòng, ở phân xưởng sản xuất, việc phê duyệt hồ sơ kỹ thuật từng tổ máy cũng là một thách thức lớn. Anh Thành – Tổ trưởng Tổ sửa chữa, cho biết để một thiết bị được vận hành trở lại sau bảo dưỡng, hồ sơ cần có chữ ký của toàn bộ nhân sự phụ trách tổ máy và trưởng ca.
Đặc thù vận hành của một nhà máy thủy điện cần sự phối hợp của nhiều nhân sự
“Trước kia, chúng tôi phải cầm từng bộ hồ sơ đi tìm người ký. Do khu vực văn phòng và tổ sản xuất cách xa nhau, việc hoàn tất đủ chữ ký có khi mất 2-3 ngày. Chỉ cần thiếu một chữ ký, quy trình đã bị chậm trễ, gây lãng phí thời gian.” anh Thành nói.
Từ thực tế đó, ban giám đốc Công ty TNHH Điện Xekaman 1 xác định rõ: cần một nền tảng đủ linh hoạt và đồng bộ để số hóa toàn bộ quy trình vận hành, giúp việc điều hành trở nên tức thời và chính xác hơn. Trong quá trình tìm kiếm giải pháp, Xekaman 1 đã lựa chọn Base.vn – nền tảng quản trị hợp nhất có khả năng đáp ứng các đặc thù vận hành nghiêm ngặt của ngành thủy điện.
“Khi tiếp cận Base.vn, chúng tôi nhận thấy đây là công cụ có thể giải quyết đúng vấn đề của mình – từ kiểm soát tiến độ, giảm giấy tờ, cho đến nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý nhân sự.” – anh Hưởng khẳng định.
Hành trình triển khai: từ quyết tâm của lãnh đạo đến sự thay đổi ở từng vị trí
Ngay sau khi lựa chọn Base, Ban chỉ đạo dự án Văn phòng số được thành lập. Các quy trình làm việc được chuẩn hóa và ban hành lại để phù hợp với môi trường số, trong đó hai trụ cột được nhấn mạnh là “Con người” và “Quy trình”.
“Chúng tôi giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban, đào tạo cán bộ nhân viên và gắn hiệu quả sử dụng Base với chính sách đánh giá, lương thưởng cuối năm.” – anh Hưởng chia sẻ.
Từ chỉ đạo ấy, chuyển đổi số bắt đầu lan tỏa đến từng cá nhân, từng bộ phận – đặc biệt là những vị trí trực tiếp vận hành.
Khối văn phòng – Minh bạch và nhanh gọn trong từng phê duyệt
Chị Đỗ Thị Nguyệt – Thủ kho của Công ty TNHH Điện Xekaman 1, là một trong những người sử dụng Base nhiều và thường xuyên nhất. Trước đây, chị phải trình ký thủ công, mất cả tuần hoặc hai tuần cho mỗi hồ sơ; nay với Base và chữ ký số, hồ sơ được giải quyết chỉ trong một ngày.
“Tôi tiết kiệm được một nửa thời gian làm việc. Hồ sơ giờ duyệt nhanh, minh bạch, tôi có thể kiểm tra xem quy trình đã hoàn thành đến đâu, ai đang xử lý.” – chị Nguyệt chia sẻ. Không chỉ tiết kiệm thời gian, Base còn giúp việc trao đổi trở nên trực quan hơn: “Giờ tôi chỉ cần đưa hình ảnh lên Base, người tiếp nhận nhìn là hiểu ngay, không cần giải thích nhiều nữa.”
Khối sản xuất – Số hóa quy trình kỹ thuật và phân ca làm việc
Ở phân xưởng sửa chữa, anh Thành – Tổ trưởng Tổ sửa chữa cho biết Base đã giúp thay đổi gần như toàn bộ cách làm việc của tổ mình:
“Trước đây, mỗi biên bản nghiệm thu sau bảo dưỡng đều phải đi tìm từng người để ký, có khi mất 2–3 ngày. Giờ chỉ mất khoảng 10–15 phút là hoàn tất nếu mọi người nhận được thông báo trên Base.”
Anh Nguyễn Duy Thành – Tổ trưởng Tổ sửa chữa Công ty TNHH Điện Xekaman 1
Base Sign hỗ trợ hoạt động duyệt, ký và phát hành văn bản/công văn giúp tiết kiệm thời gian vận hành
Nhờ tính năng Base Sign và Base Workflow, toàn bộ biên bản, quyết toán vật tư, đề nghị sửa chữa… đều được ký và lưu trữ online. Nếu có ai chưa ký, họ có thể bình luận trực tiếp để làm rõ nguyên nhân – giúp mọi thứ minh bạch và dễ kiểm soát.
Anh Thành còn tận dụng Base Schedule để phân ca làm việc cho 9 anh em trong tổ, tránh tình trạng “trôi thông tin”. “Tính năng booking tài nguyên cũng rất tiện, tôi đặt lịch xe cẩu, gắn người vận hành, Base sẽ nhắc ngay nếu trùng lịch.” Nhờ đó, công việc giảm tải khoảng 30% thời gian xử lý hồ sơ, thông tin đồng bộ và chính xác hơn.
Kết quả sau khi triển khai – Khi dữ liệu trở thành nền tảng vận hành
Sau hơn một năm triển khai, Thủy điện Xekaman 1 đã ghi nhận những kết quả rõ rệt
- Giảm 30–50% lượng giấy tờ in ấn.
- Rút ngắn 50% thời gian xử lý công việc và trình ký.
- Phê duyệt hồ sơ mọi lúc, mọi nơi nhờ chữ ký số.
- Tiến độ, hiệu suất và vướng mắc của từng bộ phận được kiểm soát minh bạch.
“Hiệu quả công việc giờ được định lượng rất rõ. Chúng tôi nắm bắt được toàn bộ tiến độ, các điểm vướng mắc và đưa ra quyết định nhanh hơn trước rất nhiều.” – anh Hưởng khẳng định.
Đặc biệt, điều khiến ban giám đốc Thủy điện Xekaman 1 tự hào không chỉ là con số, mà là sự thay đổi trong tư duy làm việc. Từ chỗ e ngại công nghệ, đến nay ngay cả những nhân viên lớn tuổi trong phân xưởng cũng đã thành thạo Base, tự tin thao tác, giao việc và báo cáo trực tiếp trên hệ thống. Base không còn là “phần mềm mới”, mà đã trở thành một phần trong nhịp vận hành hàng ngày của nhà máy.
Hành trình tiếp theo – từ số hóa đến thông minh hóa
Dù đạt nhiều kết quả ấn tượng, Thủy điện Xekaman 1 vẫn đang tiếp tục hoàn thiện hành trình chuyển đổi số của mình. Tầm nhìn xa hơn, doanh nghiệp đặt mục tiêu ứng dụng AI trong đào tạo, vận hành và số hóa toàn bộ giáo trình e-learning – bước tiến mới trên hành trình nâng cao hiệu quả sản xuất.
Từ giữa đại ngàn nước bạn Lào, Xekaman 1 đã chứng minh rằng chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện của công nghệ, mà là hành trình con người chủ động thay đổi để làm việc hiệu quả và bền vững hơn – nơi Base.vn trở thành nền tảng kết nối con người và dữ liệu trong cùng một hệ thống thống nhất.
Cùng Base.vn, Thủy điện Xekaman 1 đang chứng minh rằng giữa đại ngàn nơi biên giới Việt – Lào, công nghệ vẫn có thể tạo nên những chuyển động mạnh mẽ – nơi năng lượng xanh gặp chuyển đổi số xanh, lan tỏa tinh thần đổi mới bền vững
