Từ một doanh nghiệp kỹ thuật truyền thống với 25 năm bề dày kinh nghiệm, Công ty Cổ phần Công nghệ Môi trường và Xây dựng Sài Gòn (SENCO) đã thực hiện một cuộc cách mạng trong vận hành, khẳng định vị thế dẫn đầu ngành nước thông qua sự hợp tác chiến lược cùng nền tảng quản trị Base.vn.
Lời giải cho bài toán quản trị quy mô lớn
Trong suốt 25 năm hình thành và phát triển, SENCO đã khẳng định vị thế là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực cấp nước, xử lý nước thải và môi trường với các dự án BOO và EPC trọng điểm. Tuy nhiên, khi quy mô đội ngũ vượt mốc 150 nhân sự, phương thức vận hành truyền thống bắt đầu bộc lộ những rào cản.
Trước khi chuyển đổi số, SENCO đối mặt với tình trạng quản lý phân tán, thông tin không tập trung và phụ thuộc quá nhiều vào giấy tờ.
Ông Lê Quang Đạo – Phó phòng Dự án – Đấu Thầu Senco
Ông Lê Quang Đạo, Phó phòng Dự án – Đấu thầu, nhớ lại những ngày tháng đầy áp lực:
“Đặc thù ngành nước là nhiều dự án vận hành song song với yêu cầu chính xác cực cao. Trước đây, mỗi phòng ban gần như vận hành theo cách riêng, công việc phân tán và thông tin không tập trung. Có những lúc tôi phải tổng hợp từ nhiều nguồn giấy tờ, file Excel, rồi trao đổi qua điện thoại liên tục chỉ để nắm được tình hình chung. Điều đó không chỉ mất thời gian mà còn rất dễ sai sót”.
Đặc biệt tại các nhà máy, việc chấm công, sắp xếp ca kíp và quản lý nghỉ phép của anh em kỹ thuật hoàn toàn thủ công, gây áp lực lớn cho bộ phận hành chính nhân sự.
Nhận thức rõ “nếu không tiến lên sẽ bị bỏ lại”, Ban lãnh đạo SENCO đã quyết định thành lập Ban chuyển đổi số, lựa chọn Base.vn làm đối tác đồng hành để xây dựng một “điểm tựa kết nối” toàn diện cho doanh nghiệp.
Hành trình chuyển mình: Từ tư duy đến hành động
Quá trình chuyển đổi số tại SENCO không đơn thuần là áp dụng phần mềm, mà là hành trình thay đổi tư duy của cả một tập thể. Lộ trình triển khai được xây dựng bài bản từ khâu khảo sát nhu cầu đến việc số hóa từng quy trình cốt lõi trên các phân hệ: Request (Phê duyệt), Wework (Quản lý công việc), Timeoff (Nghỉ phép) và HRM (Quản trị nhân sự).
Giai đoạn đầu không tránh khỏi những thách thức khi nhân sự vốn đã quen với lối mòn ghi chép thủ công. Có những thời điểm, khối lượng công việc tăng gấp đôi do phải vận hành song song cả hệ thống cũ và mới. Tuy nhiên, với sự quyết tâm từ cấp lãnh đạo và sự đồng lòng của đội ngũ, SENCO đã từng bước chuẩn hóa các quy trình nhỏ nhất, đưa toàn bộ hoạt động lên một nền tảng duy nhất.
Kết quả đột phá: “Giải phóng” sức lao động bằng dữ liệu số
Sau thời gian quyết liệt triển khai, SENCO đã ghi nhận những kết quả tích cực, thay đổi hoàn toàn diện mạo vận hành của doanh nghiệp:
- Tối ưu hiệu suất và thời gian: SENCO đã tiết giảm được hơn 15% thời gian vận hành so với trước đây.
- Tăng tốc độ phê duyệt: Tốc độ phê duyệt tài liệu, hồ sơ tăng rõ rệt từ 2 đến 3 lần. Mọi thủ tục hành chính, tạm ứng hiện có thể thực hiện ngay trên smartphone thay vì chờ đợi ký giấy tờ bản cứng.
- Minh bạch hóa quản trị: Toàn bộ quy trình chấm công, tính lương và quản lý nhân sự tại các nhà máy đã được số hóa hoàn toàn. Nhân viên có thể chủ động kiểm tra công, gửi đề xuất hay xin nghỉ phép mọi lúc mọi nơi, giúp giảm tải áp lực cho bộ phận nhân sự và tăng tính công bằng, rõ ràng trong tổ chức.
- Tiết kiệm chi phí: Việc hướng tới mô hình văn phòng không giấy tờ đã giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ vật lý.
Tổng giám đốc Mai Xuân Tiên nhận định: “Giá trị mà Base mang lại là rất lớn. Base không chỉ là công cụ kiểm soát, mà là công cụ để ‘giải phóng’ chúng tôi”.
Ông Mai Xuân Tiên – Tổng giám đốc Senco
Tầm nhìn tương lai: Chuyển đổi số gắn liền với Chuyển đổi xanh
Thành công bước đầu với Base.vn là nền tảng để SENCO hướng tới những mục tiêu xa hơn. Trong giai đoạn tiếp theo, SENCO dự kiến sẽ đẩy mạnh chiến lược “Chuyển đổi số – Chuyển đổi xanh”, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Đặc biệt, Ban lãnh đạo kỳ vọng sẽ tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào hệ thống vận hành để nâng cấp năng lực quản trị dự báo.
Với SENCO, chuyển đổi số không phải là đích đến mà là một hành trình liên tục thích nghi để kiến tạo những giá trị bền vững cho cộng đồng và môi trường.
“Công nghệ dù tân tiến đến đâu cũng chỉ là công cụ, chính tâm thế sẵn sàng chuyển mình của con người mới là động lực cốt lõi,” CEO Mai Xuân Tiên khẳng định.
Câu chuyện của SENCO là minh chứng cho thấy, ngay cả những doanh nghiệp có bề dày lịch sử cũng có thể tạo nên những “bước nhảy vọt” ngoạn mục nếu có đủ khát vọng và một chiến lược số hóa đúng đắn.
Đội ngũ nhân sự Senco tại Nhà máy nước sạch Quy Nhơn
Xem ngay thước phim dưới đây để hiểu hơn về câu chuyện chuyển đổi số của Senco
