Giới thiệu chung
SAPP Academy là đơn vị đào tạo tài chính hàng đầu Việt Nam với các chương trình đào tạo – dịch vụ chất lượng cao, phục vụ sứ mệnh nâng tầm sự nghiệp cho nhân sự Việt Nam. Để hiện thực hóa sứ mệnh đó, chiến lược của SAPP là tinh thần đổi mới – sáng tạo, nâng cao trải nghiệm học viên và phát triển nhân tài nội bộ.
Giám đốc điều hành của SAPP Academy là anh Nguyễn Đức Thái, người từng có +10 kinh nghiệm quản trị và +4 năm chuyên gia tư vấn chiến lược, quản trị vận hành tại EY Việt Nam cho các doanh nghiệp Việt Nam và Quốc tế. Trả lời phỏng vấn của Base.vn về kinh nghiệm triển khai công nghệ tại SAPP, anh Thái đã nhiều lần nhắc về từ khoá “tư duy quản trị”.
Bài phỏng vấn được trích một phần từ ấn phẩm chia sẻ về kinh nghiệm chuyển đổi số Behind the Success – Sự thật về thất bại do Base.vn biên tập và phát hành.
Mọi đối tượng trong doanh nghiệp đều cần có tư duy quản trị
Các công nghệ khác nhau đã được đưa vào và đóng vai trò như thế nào trong quá trình phát triển của SAPP Academy?
SAPP Academy đã áp dụng công nghệ thay cho việc quản trị thủ công ngay từ những ngày đầu. Tuy nhiên, vào thời điểm đó, chúng tôi mới chỉ sử dụng các phần mềm miễn phí nên gặp rất nhiều hạn chế về chức năng.
Vào năm 2017, SAPP trải qua giai đoạn tăng trưởng quy mô và chúng tôi bắt đầu phải đối mặt với các bài toán liên quan đến hệ thống và quản lý nhân viên làm việc từ xa. Chúng tôi đã tiến xa hơn bằng cách mua phần mềm bản quyền và bắt đầu xử lý công việc chủ yếu trên các phần mềm ấy.
Cho đến năm 2019 là thời kỳ mà tôi thường gọi là “u minh”, số lượng người tại SAPP tăng gấp đôi, đồng thời việc chuyển sang kinh doanh sản phẩm mới cũng đã thay đổi cơ cấu quản trị doanh nghiệp. Nhu cầu hệ thống hoá toàn bộ doanh nghiệp bắt đầu nhen nhóm trong đội ngũ.
Khi đại dịch Covid-19 xảy đến thì nhu cầu ấy đã thực sự trở thành nỗi đau. Chúng tôi phải đối mặt với bài toán làm việc từ xa nhưng không thể quản lý được hết đội ngũ 200 nhân sự. Đó cũng là lúc chúng tôi bắt đầu số hóa các chức năng quan trọng trong quản lý vận hành để phục vụ hoạt động kinh doanh. Hàng loạt phần mềm nghiệp vụ đã được triển khai như phần mềm quản lý hệ thống học tập và phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp.
Năm 2021, chúng tôi tiếp tục triển khai Base là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện. Tôi đánh giá đây là một cột mốc quan trọng của SAPP, giúp cho quá trình làm việc giữa con người với con người có hệ thống hơn và khiến toàn bộ doanh nghiệp chuyển sang dạng công nghệ một cách toàn diện, bao gồm cả quản trị vận hành, quản trị dự án và quy trình.
Theo anh Thái thì điều gì đứng sau những quyết định lựa chọn và triển khai công nghệ trong doanh nghiệp của anh?
Trên hết, quyết định triển khai công nghệ xuất phát từ tư duy quản trị của đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào cũng cần có một chiến lược rõ ràng để có thể định vị được bản thân trên thị trường, tức là phải tìm ra điều khác biệt so với đối thủ cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với bối cảnh và phải khiến cho khách hàng yêu thích. Thì theo lẽ tự nhiên, doanh nghiệp sẽ cần đến một hệ thống vận hành để trả lời cho hàng loạt câu hỏi: Tôi cần thực hiện chiến lược này như thế nào? Làm thế nào để biến chiến lược thành các hành động thực tế? Tôi có thể giao việc cho nhiều người khác cùng làm hay không?
Điều này dẫn đến nhu cầu ở bước tiếp theo là một công cụ có thể tự động hóa từng cấu phần trong quá trình vận hành, giúp toàn hệ thống chạy được một cách trơn tru. Đấy chính là lúc doanh nghiệp tìm tới giải pháp công nghệ.
Ba nhu cầu về chiến lược – vận hành – công nghệ luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Một chiến lược tốt sẽ không thể thực hiện nếu thiếu đi hệ thống vận hành hiệu quả. Hoặc dù doanh nghiệp đã có chiến lược và vận hành cụ thể, nếu không có các phần mềm hỗ trợ thì khả năng tạo ra giá trị sẽ bị hạn chế.
Vì vậy, triển khai công nghệ là một bước quan trọng để tạo nền tảng cho doanh nghiệp tăng trưởng ở quy mô lớn một cách bền vững.
Khi được đặt vào trong tay những người quản lý có tư duy quản trị mạch lạc thì Base mới thực sự phát huy sức mạnh.
Vậy là nhà lãnh đạo bắt buộc phải có trong mình tư duy quản trị trước khi đưa công nghệ vào doanh nghiệp. Còn các đối tượng khác như quản lý hoặc nhân viên, họ có cần thiết phải trau dồi tư duy quản trị để sử dụng công nghệ không?
Để triển khai công nghệ thành công thì bất kỳ đối tượng nào trong doanh nghiệp cũng cần có tư duy quản trị. Tuy nhiên, mức độ sâu sắc và phạm vi ứng dụng của tư duy này sẽ khác nhau tùy vai trò và vị trí.
Bên cạnh nhà lãnh đạo, một vị trí quan trọng khác trong quá trình triển khai công nghệ là người phụ trách dự án (Person in charge – PIC), đôi khi là cả một ủy ban gồm các thành viên đến từ nhiều chức năng. Nhiệm vụ của họ không chỉ dừng lại ở việc thuyết phục đội ngũ quản lý cấp trung thay đổi hành vi, mà còn là đào tạo cho toàn bộ nhân sự biết sử dụng phần mềm một cách có ý nghĩa. PIC có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất thực sự của quá trình triển khai. Bởi vậy, họ cũng phải sở hữu đồng thời tư duy quản trị và tư duy sử dụng phần mềm.
Ngoài ra, triển khai công nghệ cũng phụ thuộc rất nhiều vào tư duy sâu sắc của đội ngũ quản lý. Trong trường hợp này, Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp thì vốn dĩ nó phục vụ cho mục đích quản lý, là một phần của quản lý chứ không chỉ dành cho đội ngũ nhân viên vận hành. Khi được đặt vào trong tay những người quản lý có tư duy quản trị mạch lạc thì Base mới thực sự phát huy sức mạnh.
Còn với đội ngũ vận hành, tôi đặt kỳ vọng không quá cao vì bản chất công việc của họ không nhất thiết phải có tư duy quản trị quá sâu sắc như người quản lý. Tuy nhiên, tôi vẫn yêu cầu họ có đủ tư duy để thực hiện đúng theo những quy trình và hướng dẫn mà đội ngũ quản lý đã thiết lập. Họ cần hiểu rằng những cách làm đó là tốt nhất cho họ cũng như cho doanh nghiệp. Hơn nữa, việc hiểu biết về tư duy quản lý một cách tự nhiên qua vận hành hệ thống sẽ giúp đội ngũ được chuẩn bị tốt hơn về năng lực khi được thăng tiến lên trên.
Triển khai Base theo mô hình quản lý vận hành 7 cấu phần
Xuất phát từ bài toán chiến lược và vận hành như vậy, SAPP Academy tiếp tục triển khai công nghệ như thế nào?
Hiểu rõ mục tiêu của việc triển khai công nghệ là điểm khởi đầu quan trọng, còn cách thức thực hiện có thể linh hoạt dựa theo tình hình và điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
Ở SAPP, chúng tôi thường thực thi mọi chiến lược bằng một mô hình quản lý vận hành (operating model) bao gồm 7 cấu phần: Chính sách (Policy), Data (Dữ liệu), Con người (HR), Công nghệ (IT), Chỉ số đánh giá (KPI), Quy trình (Process) và Tổ chức vận hành (Organization).
Dự án triển khai công nghệ cũng được SAPP vận hành theo mô hình này, vì rõ ràng chuyển đổi số giống như một cuộc “đại phẫu” toàn diện trong doanh nghiệp. Nó không chỉ ảnh hưởng đến chiến lược và tư duy quản trị, mà còn liên quan đến nhiều yếu tố khác như thay đổi về cách thức làm việc và cả cách thiết lập bộ máy tổ chức.
Mô hình quản lý vận hành bao gồm 7 cấu phần được SAPP sử dụng
Vậy SAPP đã triển khai Base theo mô hình quản lý vận hành này ra sao?
Chúng tôi triển khai đồng thời 7 cấu phần, nhận định mỗi cấu phần đều quan trọng và cần thực hiện tốt nhất có thể.
Đầu tiên là về mặt chính sách, SAPP đã ban hành “chính sách cứng” về việc toàn bộ doanh nghiệp phải dùng Base. Còn về “chính sách mềm”, đội ngũ lãnh đạo cần biết cách từ chối xử lý công việc nếu như nhân sự của mình không đưa nó lên Base. Chúng tôi tin rằng từ tầng lớp cao nhất phải thể hiện được ý chí gỡ bỏ hoàn toàn cái cũ, thì mới tăng hiệu quả thuyết phục đội ngũ chuyển đổi sang một cái mới.
Thứ hai, chúng tôi đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng các dữ liệu phục vụ việc triển khai Base, cụ thể hơn là các tài liệu đào tạo. Phía đội ngũ triển khai của Base đã tổ chức đào tạo trực tiếp, đồng thời cung cấp nhiều tài liệu hướng dẫn sử dụng dưới dạng bản mềm (tệp văn bản, slide thuyết trình, video Youtube,…) và Base cũng có riêng một trang web để hỗ trợ tra cứu thông tin khi cần. Nhưng SAPP Academy, với thế mạnh giáo dục của mình, cũng đã thiết kế và tổ chức riêng một chương trình đào tạo bài bản cho nhân sự nội bộ.
Thứ ba, liên quan đến khía cạnh con người, mục tiêu của chúng tôi là xây dựng đội ngũ có sự tập trung vào công nghệ chứ không đơn thuần là hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn. Trong quá trình tuyển dụng tại SAPP, khả năng sử dụng Base thành thạo được coi là một điểm mạnh của ứng viên.
Về cấu phần công nghệ, dù Base chính là một giải pháp công nghệ 4.0 rồi, nhưng vẫn có một số công cụ có thể hỗ trợ việc triển khai Base tốt hơn. Ví dụ như SAPP đã dùng Google Forms để khảo sát ý kiến người dùng, Google Slides để thuyết trình đào tạo, Google Drive để soạn thảo và lưu trữ tài liệu,… Thêm vào đó, SAPP cũng lên kế hoạch cho việc tích hợp hoặc kết nối Base với các phần mềm 4.0 khác để khai thác và tận dụng triệt để sức mạnh của Base.
Đặc biệt, khi thực thi bất kỳ cấu phần nào của mô hình trên, chúng tôi cũng đều sử dụng chính phần mềm Base để hỗ trợ. Theo cách gọi vui của SAPP thì đây là cách “dùng Base để triển khai Base”.
Tiếp theo nữa là về KPI. Trong tất cả các đợt đánh giá nhân sự định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, SAPP đều đưa vào hai tiêu chí biết dùng Base và biết cách ứng dụng Base vào công việc của mình. Chúng cũng được tích hợp vào cơ chế đánh giá hàng năm, có ảnh hưởng trực tiếp đến lộ trình thăng tiến và tăng lương nhân sự. Chẳng hạn, khi xem xét một cá nhân có đủ năng lực trở thành người quản lý hay không, chúng tôi sẽ yêu cầu người đó chứng minh được khả năng tối ưu Base để quản lý đội ngũ.
Cấu phần tiếp theo là quy trình. Chúng tôi hiểu rằng việc triển khai Base cho một đội ngũ lớn như 200 người không thể thành công trong ngày một, ngày hai mà phải lần lượt trải qua từng bước một. Bởi vậy, SAPP đã xác định rõ thứ tự các bước trong quy trình triển khai: phần mềm nào trước, cho bộ phận nào, có cần demo thử nghiệm trước hay không. Lấy ví dụ, chúng tôi đã triển khai phần mềm quản lý công việc Base Wework trước, rồi sau đó mới triển khai toàn bộ giải pháp Base.
Cấu phần cuối cùng là tổ chức vận hành. Trong từng phòng ban, tôi đã sắp xếp những người có đam mê và có tư duy dùng Base thường xuyên giao tiếp và cộng tác cùng những người không có. Bằng cách đó, vô hình trung SAPP đã tạo ra một môi trường làm việc mà nhân sự có thể truyền động lực và đào tạo lẫn nhau. Tôi cũng đã tổ chức lại toàn bộ đội ngũ, để khi người quản lý dùng Base thì chắc chắn nhân viên cũng phải dùng.
SAPP đã triển khai Base theo mô hình quản lý vận hành một cách suôn sẻ. Đặc biệt, khi thực thi bất kỳ cấu phần nào của mô hình trên, chúng tôi cũng đều sử dụng chính phần mềm Base để hỗ trợ. Theo cách gọi vui của SAPP thì đây là cách “dùng Base để triển khai Base”.
“Dùng Base để triển khai Base” là một ý tưởng rất thú vị. Anh Thái có thể lấy một vài ví dụ minh hoạ?
Tôi lấy ví dụ như SAPP đang cần triển khai các chính sách cho việc dùng Base trong nội bộ.
Tôi sẽ lên phần mềm Base Wework để giao nhiệm vụ này của bộ phận Nhân sự và đặt thời hạn hoàn thành, yêu cầu họ tự kiểm soát tiến độ và cập nhật kết quả. Khi chính sách đã được soạn thảo xong và cần tôi phê duyệt, họ sẽ phải tạo đề xuất và đưa thông tin lên Base Request. Trong trường hợp cần thảo luận thêm, chúng tôi sẽ nhắn tin trực tiếp trên phần mềm Base Message hoặc tổ chức cuộc họp trên Base Meeting.
Sau khi chính sách đã hoàn thiện, người có quyền sẽ ban hành nó chính thức trên phần mềm Base Office, đồng thời lưu trữ nội dung chính sách trên Base Square để tiện cho việc hỏi – đáp thảo luận. Bộ phận truyền thông nội bộ cũng sẽ sáng tạo nội dung dựa trên các chính sách này và đăng tải trên Base Inside, để thông điệp được lan tỏa rộng hơn và nhận được sự chào đón của tất cả mọi người.
“Dùng Base để triển khai Base” có thể nói là một bài học dạy về tư duy quản trị khi dùng công nghệ. Nội dung này cũng nằm trong chương trình đào tạo Base của nội bộ SAPP.
Hướng dẫn cách dùng Base để triển khai cấu phần chính sách
(Nguồn: Chương trình đạo tạo Base nội bộ của SAPP)
Cảm ơn anh Thái đã chia sẻ rất chân thực và dễ hiểu về câu chuyện triển khai Base tại SAPP Academy. Chắc chắn những kinh nghiệm của anh sẽ vô cùng hữu ích cho độc giả.
