Thời gian gần đây, khái niệm “HR 4.0” xuất hiện nhiều trong các cuộc trò chuyện cùng chuyên gia, trên các bài báo, mạng xã hội… cùng những dự đoán về tầm ảnh hưởng mạnh mẽ của Cuộc Cách mạng 4.0 đối với ngành nhân sự tại Việt Nam. Ngược dòng lịch sử, cuộc Cách mạng Nhân sự đã trải qua bốn giai đoạn, từ thời đầu tiên HR 1.0 làm việc hoàn toàn cùng giấy tờ, HR 2.0 với các thiết bị điện như máy in, máy fax… giúp sắp xếp quy trình cho đến HR 3.0 khi con người tiếp cận Internet sơ khai. Và cuối cùng là HR 4.0 mở ra một kỷ nguyên mới của mạng lưới thông tin, tự động hóa và trao đổi dữ liệu, tác động lớn đến cách vận hành và quản lý của các doanh nghiệp. Trong đó, quản trị nhân sự, đặc biệt là tuyển dụng đang dần “thay áo mới”.
“Tuy nhiên, tuyển dụng 4.0 không chỉ có mỗi công nghệ thôi đâu. Nó là bài toán song hành giữa công nghệ và con người.” – Chị Hà Thu Thảo – Giám đốc tuyển dụng ngân hàng Quốc tế VIB khu vực miền Bắc nhận định như vậy. Cà phê cuối tuần cùng chúng tôi trong tiết trời Hà Nội se se lạnh, chị đã có những chia sẻ sâu sắc và tường tận về câu chuyện tuyển dụng nhân sự ngành ngân hàng và những thay đổi của VIB từ khi tiên phong ứng dụng công nghệ.
Chỉ tiêu tuyển dụng hơn 3000 người năm 2019, quy mô nhân sự đang trên đà tăng trưởng
Thành lập năm 1996, ngân hàng Quốc tế Việt Nam VIB hiện đang sở hữu quy mô nhân sự lớn, lên đến 6,800 người với 163 chi nhánh trên toàn quốc. Do tính chất tuyển dụng tập trung, bộ phận Tuyển dụng của VIB chia làm hai nhóm miền Bắc và miền Nam, chịu trách nhiệm tuyển cho cả hội sở chính lẫn toàn bộ hệ thống chi nhánh. “Ngân hàng đã quy hoạch rõ ràng về số lượng chi nhánh rồi, nhưng nếu nói về đơn vị kinh doanh và nhân sự đáp ứng hoạt động kinh doanh thì con số này vẫn sẽ tiếp tục tăng, đang trên đà tăng trưởng.” – chị Thảo cho biết.
Cũng như các ngân hàng lớn khác, VIB đặt ra chỉ tiêu tuyển dụng hơn 2,000 người/ năm,riêng năm 2019, con số này đã lên đến 3,000 người bao gồm cả nhân sự mới và thay thế với quy trình tuyển khá công phu. Mỗi đề xuất tuyển dụng phải có đầy đủ JD (Job description – bản mô tả công việc) và vị trí công việc. Tiếp đó là các bước như phỏng vấn, hội đồng thẩm định đánh giá, reference check (kiểm thông tin ứng viên), rồi sau đó mới đến gửi thư mời làm việc.
“Quy trình này áp dụng cho chỉ tiêu tuyển 3,000 bạn đấy. Thậm chí trong mùa cao điểm, VIB còn phải tuyển trung bình khoảng 400-500 nhân sự/ tháng cơ. Nói đến đây chắc bạn cũng hiểu khối lượng công việc của chúng tôi rồi đúng không? Tôi nghĩ rằng khi con người cảm thấy quá tải thì sẽ tự tìm đến công nghệ để nó làm thay việc, làm bớt việc cho mình thôi.”
Hành trình VIB đến với công nghệ: Từng bước khám phá và trải nghiệm...
Trước khi chọn lựa được một ứng dụng thật sự phù hợp cho riêng mình, VIB cũng đã trải qua một quá trình khám phá và trải nghiệm để hình dung rõ hơn về nhu cầu của doanh nghiệp và cập nhật thêm tri thức về công nghệ.
Nhớ lại quãng thời gian bắt đầu đồng hành cùng VIB, chị Thảo tâm sự: “Tại thời điểm đấy, chúng tôi chỉ dùng một công cụ chung duy nhất là trang chủ của VIB để đăng tuyển. Còn mỗi nhân sự sẽ tự quản lý hồ sơ và thông tin ứng viên một cách riêng lẻ, tự lưu trữ dữ liệu theo những cách khác nhau. CV sẽ đổ vào hòm email chung và được phân bổ về các bạn tuyển dụng. Tất nhiên mọi người đều cùng nhận được một CV, nhưng bạn nào đang phụ trách job nào thì chủ động lọc và nhận CV của job đó. Tóm lại, ai cũng chỉ quan tâm đến jobs và hồ sơ của mình. Mặc dù mỗi bạn tuyển dụng giữ một lượng CV khác nhau, nhưng có những ứng viên apply một lúc vài ba vị trí, dẫn đến sự chồng chéo, trùng lặp khiến các bạn rất khó follow.” Chị hiểu rằng, đã đến lúc tìm kiếm một công nghệ giúp phân loại hồ sơ tự động và đưa tất cả dữ liệu về một nền tảng thống nhất.
Chị cùng công ty tìm đến một phần mềm tuyển dụng, giải quyết được vấn đề quản lý thông tin ứng viên và nhận CV thuận tiện hơn. Không lâu sau đó, nhà cung cấp phần mềm ngừng hoạt động. Ở vị trí một người quản lý, chị cũng nhận ra chỉ vậy thôi chưa đủ, VIB cần nhiều hơn thế, không chỉ lưu dữ liệu mà còn quản lý được cả quy trình tuyển dụng.
“Tôi đọc, nghiên cứu rất nhiều về công nghệ phục vụ tuyển dụng, điển hình như Hệ thống quản trị tuyển dụng – Applicant Tracking System (ATS). Thật ra ATS đã ra đời từ lâu, phổ biến ở nhiều nơi trên thế giới rồi. Nhưng ở Việt Nam mình khái niệm này còn mới lắm. Tôi đã tham khảo qua một số vendor phần mềm trên thị trường, chốt lại vẫn quyết định chọn Base E-Hiring. Dù sản phẩm này còn mới, nhưng tôi đánh giá cao đội ngũ của Base. Các bạn ấy thông minh, nắm bắt nhanh bài toán mà chúng tôi đưa ra và am hiểu quy trình. Đây là điều tôi đã mong đợi từ lâu.”
… đến vượt qua rào cản về tâm lý con người và nhận ra giá trị công nghệ
Con đường đưa Base E-Hiring vào hoạt động tuyển dụng thực, mang lại kết quả thực chẳng phải quá dễ dàng. Trở ngại lớn nhất chính là thói quen và tâm lý con người. Trước đây, mỗi nhân sự tự làm việc và chốt offer (thư mời làm việc) với ứng viên theo cách của mình nên khá thoải mái và nhanh. Còn khi dùng E-Hiring, các bạn cảm thấy e ngại vì phải làm theo quy trình chuẩn từng bước một.
“Thế nhưng, khi nhìn nhận vấn đề hai chiều, Base thật sự đã hỗ trợ chúng tôi rất nhiều. Sau một thời gian làm quen với thao tác theo quy trình trên ứng dụng, bộ phận tuyển dụng đã công nhận những giá trị từ Base. Bây giờ chúng tôi cần thông tin gì đều có thể tổng hợp rất nhanh, vì mọi dữ liệu được lưu trữ ở đây cả rồi, chỉ mất vài giây search (tìm kiếm) thôi. Bởi vậy, yếu tố con người quan trọng lắm. Con người nên có suy nghĩ cởi mở, cố gắng tiếp thu công nghệ và biết cách áp dụng đúng mục đích.”
Đối với VIB, hầu như toàn bộ quy trình này đã được thực hiện trên Base E-Hiring, cũng như tích hợp với các hệ thống quản trị nhân sự của VIB: từ bước lập kế hoạch nhân sự, tạo đề xuất tuyển dụng, đăng tin trên website tuyển dụng, đến thu thập hồ sơ tự động từ các jobsite (trang tin tuyển dụng), hẹn phỏng vấn và offer. VIB cũng đang đặt đề bài và phối hợp với Base để hoàn thiện các tính năng mới trong thời gian tới là phê duyệt tờ trình tuyển dụng, tích hợp với ứng dụng quản lý offer, tích hợp với quy trình onboard nhân sự mới. Các bước này cơ bản trước giờ không thay đổi, nhưng VIB & Base đã đưa nó lên nền tảng thành một quy trình chuẩn và khép kín (end-to-end process) để mọi người làm việc chuyên nghiệp hơn và có thể theo dõi, nắm bắt được tiến độ, giảm thiểu các công việc thủ công cũng như tương tác tốt hơn với ứng viên.
Như vậy, VIB không chỉ hiểu giá trị của công nghệ mà còn nỗ lực để đưa ra những đề xuất hoàn thiện sản phẩm. Base xây dựng phần mềm với đội ngũ nhân sự chuyên môn tốt. VIB có kiến thức chuyên sâu về tuyển dụng để đưa ra bài toán tổng thể, giúp Base chuẩn hóa, tối ưu hóa quy trình từ hoạch định nguồn lực đến các bước tuyển dụng chuyên nghiệp. Nhờ đó, Base đã có thêm những ý tưởng mới để cải thiện tính năng của E-Hiring, mang đến cho bộ phận tuyển dụng VIB trải nghiệm tuyệt vời hơn.
“Cái hay nhất của Base chính là tính tập trung và tính tương tác. Thay vì mỗi người lưu trữ hồ sơ riêng và tự quản lý bằng Excel hay một công cụ nào đó, các bạn đã có E-Hiring tập trung toàn bộ CV về một mối, tìm kiếm ứng viên nhanh hơn nhiều mà lại loại bỏ được tình trạng trùng lặp ứng viên. CV từ jobsite cứ thế tự động đổ về đây, CV từ những nguồn khác như refer trực tiếp cũng được upload lên E-Hiring hết. Giả sử một nhân sự tuyển dụng nghỉ thì người mới thay thế sẽ dễ dàng tiếp quản công việc hơn, vì dữ liệu đều ở trên ứng dụng cả rồi.
Hơn nữa, Base cho chúng tôi một không gian để tương tác, trao đổi công việc với nhau, chẳng hạn như comment bình luận về hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn, đưa ra nhận xét sau phỏng vấn… Như vậy, mọi người nắm được thông tin chung để nếu cần có thể hỗ trợ lẫn nhau chứ không kiểu mỗi người một việc như trước.”
Tuyển dụng 4.0 là bài toán song hành giữa công nghệ và con người
Khi được hỏi về quan điểm “Công nghệ là tương lai của tuyển dụng”, chị Thảo khẳng định doanh nghiệp muốn xử lý quy trình, tăng hồ sơ ứng viên, quảng bá thương hiệu tuyển dụng… mà lại giảm thiểu được thời gian làm việc thì chắc chắn phải dùng công nghệ. Dù mới áp dụng Base được gần một năm nhưng VIB đã nhận thấy những dấu hiệu tích cực:
“Cuối năm 2018, VIB bắt đầu vận hành Base. Đến tháng 4 chúng tôi thực hiện đánh giá và báo cáo về kết quả tuyển dụng. Chỉ trong vòng 3 tháng đầu năm với 10 chuyên viên tuyển dụng, VIB đã tuyển thành công 1,200 nhân sự. Đây là số lượng lớn đấy, nhất là trong thời gian mọi người đang còn làm quen và tập xử lý quy trình trên phần mềm.”
Tất cả trải nghiệm trên hành trình cùng Base E-Hiring, bao gồm cả những khó khăn, cản trở và thành quả đầu tiên đã được chị đúc kết lại trong một câu nói “Tuyển dụng 4.0 là bài toán song hành giữa công nghệ và con người. Trước tiên Doanh nghiệp cần giúp nhà cung cấp phần mềm hiểu rõ nhu cầu, cách thức tổ chức, vận hành trong doanh nghiệp. Từ đó nhà cung cấp và đội ngũ triển khai sẽ giải các bài toán của doanh nghiệp một cách hợp lý nhất thông qua công nghệ. Riêng đối với người quản lý, việc định hướng nhân viên sử dụng công nghệ, truyền tải được giá trị của công nghệ, giúp mọi người thay đổi mindset và từ bỏ thói quen cũ là điều vô cùng quan trọng.”
Base E-Hiring là giải pháp quản trị tuyển dụng 4.0, đã được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng như VIB, Pizza Hut, VinCommerce, Scommerce, The Coffee House, NextTech, VietCredit, Nhật Cường Software… Đăng kí ngay TẠI ĐÂY để nhận tư vấn và demo sản phầm Base E-Hiring!
