Nhắc tới công nghệ, người ta thường cho rằng nó chỉ phù hợp với cán bộ văn phòng – những người thường xuyên làm việc với máy tính. Thế nhưng, tại công ty Tư vấn Giám sát Xây dựng StarHouse, nơi phần lớn đội ngũ nhân sự là giám sát công trình trực tiếp tại dự án, ứng dụng Base Wework đang dần trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận hành & quản trị hằng ngày. Để tìm hiểu thêm về câu chuyện thú vị này, chúng tôi đã có buổi trao đổi cùng anh Lê Tuấn Anh – Giám Đốc công ty StarHouse.
“Điều tiên quyết là chúng ta tự trả lời được câu hỏi: Vì sao doanh nghiệp mình cần đến công nghệ?”
Mỹ Hạnh: Hầu như tất cả các doanh nghiệp em từng gặp gỡ và trò chuyện đều đồng quan điểm rằng con người là yếu tố then chốt khi ứng dụng công nghệ. Rào cản chủ yếu cũng đến từ con người. Tại StarHouse, đội ngũ nhân sự có những ưu, nhược điểm gì đối với quá trình công nghệ hóa?
Anh Lê Tuấn Anh: Trước hết phải khẳng định rằng những đặc điểm về Nhân sự phụ thuộc vào đặc thù của ngành nghề và mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Thế nên đầu tiên tôi nghĩ mình nên chia sẻ một chút về StarHouse. Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn giám sát và Quản lý dự án trong lĩnh vực Nhà phố, Biệt thự, Khách sạn, Văn phòng, Nhà xưởng với quy mô vừa và nhỏ. Có thể kể đến một số dự án gắn liền với thương hiệu StarHouse như chuỗi các dự án biệt thự liền kề của Vạn Xuân Group, Nhà máy TEKCOM, Nhà xưởng trang trại rau Việt Rau, Nhà xưởng TANIXA và nhiều dự án nhà phố, biệt thự với phân khúc trung và cao cấp khác.
Do vậy, đội ngũ của chúng tôi đến 80% là các nhân viên giám sát công trình, dành hầu hết thời gian làm việc trực tiếp tại dự án và ít khi tới văn phòng lắm. Mọi người đều dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, hiểu nghề, biết mình cần làm gì nhưng lại chưa thực sự nhanh nhạy với công nghệ. Cũng vì quá bận mà chẳng có thời gian để dùng máy tính.
Mỹ Hạnh: Liệu có vì thế mà một số nhân sự cho rằng StarHouse không phù hợp để ứng dụng công nghệ?
Anh Lê Tuấn Anh: Đúng rồi. Nhưng không có nghĩa là không thể. Ở thời đại 4.0 này các Doanh nghiệp đã bước vào cuộc đua chuyển đổi số rồi. Nếu mình không thích nghi và bắt kịp xu hướng thì sẽ lạc hậu ngay.
Điều tiên quyết là chúng ta tự trả lời được câu hỏi: Vì sao Doanh nghiệp mình cần đến công nghệ? StarHouse cũng như nhiều doanh nghiệp khác, còn tồn đọng một số vấn đề và cần công nghệ để xử lý những vấn đề đó.
Mỹ Hạnh: Anh có thể chia sẻ thêm về điều này?
Trước đây chúng tôi dùng Google Sheet để lập danh sách nhiệm vụ, giao việc nhưng lại chẳng nhắc việc được cho mọi người. Mỗi người quản lý sheet của mình một kiểu nên rất khó cho Ban lãnh đạo theo dõi tình hình chung. Các bạn giám sát công trình lại sử dụng sổ tay cá nhân để tiện mang theo bên mình, có việc gì cũng ghi vào sổ cả nhưng cũng lúc nhớ lúc quên.
Sau đó StarHouse bắt đầu hành trình công nghệ bằng cách thử nghiệm một số ứng dụng quốc tế. Nó đơn giản, thân thiện, cho tôi cảm giác sắp xếp công việc gọn gàng hơn so với các phương pháp thủ công nhiều. Tưởng chừng như đã tìm ra công cụ mình hằng mong muốn thì lại phát sinh vấn đề về chi phí và ngôn ngữ. Ngân sách chúng tôi dành cho công nghệ lúc bấy giờ chưa đủ để áp dụng phần mềm này lên toàn bộ doanh nghiệp.
Tôi hiểu rằng StarHouse cần một phần mềm đáp ứng được những nhu cầu quản lý công việc với mức chi phí cạnh tranh. May mắn là đã gặp được Base Wework.
Đọc thêm: Review top 15 phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay (Việt Nam và quốc tế)
Base Wework là lời giải cho bài toán quản lý công việc tại StarHouse
Mỹ Hạnh: Được biết StarHouse đã triển khai Base WeWork từ tháng 11 năm 2019, tại sao lại là thời điểm này mà không sớm hơn hay muộn hơn?
Anh Lê Tuấn Anh: Tháng 11 năm ngoái chính là mùa cao điểm của công việc, cũng là lúc đỉnh điểm tôi nhận ra tình trạng quản lý công việc còn nhiều lỗ hổng. Sang năm 2020 StarHouse còn dự định phát triển thêm dịch vụ mới, rất nhiều thứ cần làm nên lại cần công nghệ hơn bao giờ hết. Tôi tự hỏi: “Nếu không phải bây giờ thì là bao giờ nữa?”, phải đổi mới ngay thôi.
Mỹ Hạnh: Vậy là anh chọn Base Wework ngay từ đầu?
Anh Lê Tuấn Anh: Mặc dù cấp bách nhưng chúng tôi vẫn nghiên cứu kỹ thị trường cả trong và ngoài nước vì lần này thực sự muốn đưa ra quyết định đúng đắn nhất. Tôi đã so sánh một số phần mềm, nhưng cái đưa ra chi phí tốt thì giao diện lại không thân thiện và phần mềm không ổn định, cái có tính năng dễ dùng thì chi phí lại cao quá. Chỉ có mỗi mình Base Wework vừa đảm bảo thân thiện với người dùng với giao diện tương tự như Facebook, Gmail vừa phù hợp với ngân sách StarHouse.
Mỹ Hạnh: Thực tế Base có thực sự phù hợp với nhu cầu quản lý công việc của StarHouse?
Anh Lê Tuấn Anh: StarHouse đang chủ yếu khai thác tính năng Quản lý dự án của Wework. Chúng tôi thiết lập các dự án giám sát xây dựng trên ứng dụng, bao gồm quy trình chuẩn, đầu mục các hạng mục công việc, tiến độ tổng và chi tiết cùngvới các nhiệm vụ nhỏ, checklist cần thực hiện trong quy trình đó rồi giao việc đến nhân viên.
Bản thân tôi chuộng nhất là tính nhắc việc của Base Wework. Trước đây dù dùng công cụ nào thì nhân viên vẫn phải tự ghi nhớ đầu việc, hoặc phải mở sổ tay, mở Excel ra mới thấy. Hiện tượng quên việc rồi nhỡ deadline gây ra nhiều nút thắt, nhiều tắc nghẽn lắm. Hằng ngày nhận được email nhắc nhở của Base Wework chúng tôi thấy an tâm hơn nhiều, cũng lường trước được khối lượng công việc mình phải hoàn thành.
Với các cán bộ quản lý, báo cáo tự động của Base Wework cũng rất hữu ích. Dữ liệu tự động tổng hợp kết quả làm việc từng dự án, từng cá nhân. Mọi người không mất thời gian làm báo cáo mà lại nắm được tình hình một cách chính xác hơn.
“Đừng đưa ra quá nhiều kỳ vọng hay áp đặt nhân viên khi mới triển khai công nghệ”
Mỹ Hạnh: Vậy hiệu quả mà Base Wework mang lại, dưới góc nhìn của quản lý và nhân viên có khác nhau?
Anh Lê Tuấn Anh: Các quản lý dùng rất tích cực, chịu khó tìm hiểu cách khai thác phần mềm này sao cho khớp với đặc thù doanh nghiệp mình. Giao việc, chốt deadline, theo dõi tiến độ và chất lượng làm việc là những hoạt động mà người quản lý quan tâm hằng đầu mỗi ngày. Và Base như một cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo.
Tuy nhiên, các bạn nhân viên tại dự án lại mất kha khá thời gian, tầm 4 tháng để ghi nhận hiệu quả của Base. Việc phải bỏ hết thói quen làm việc cũ và mày mò một ứng dụng mới trên điện thoại, ngay cả khi đang đi giám sát công trình không phải là điều dễ dàng trong một sớm một chiều. Tất nhiên dần dần khi đã quen các tính năng tự động hóa của ứng dụng thì mọi người đã vào guồng rồi. Đến nay 100% nhân sự đều là active user của Base Wework rồi đấy.
Mỹ Hạnh: Có bí quyết nào để chuyển hóa sự hoài nghi công nghệ thành tích cực dùng công nghệ không?
Anh Lê Tuấn Anh: Thứ nhất, chúng tôi phải đả thông tư tưởng cho mọi người, rằng công nghệ sinh ra là để giúp đỡ, để giảm bớt gánh nặng chứ không phải ngăn cản con người làm việc. Thứ hai là đừng đưa ra quá nhiều kỳ vọng hay áp đặt đối với nhân viên khiến các bạn ấy cảm thấy áp lực. Chúng tôi đi từ những tính năng, cách dùng cơ bản và đơn giản nhất, chỉ bảo cho nhân sự từng li từng tí một.
Mỹ Hạnh: Được biết anh rất sát sao trong công tác triển khai Base Wework, đến bây giờ vẫn sát sao theo dõi tỉ lệ sử dụng của mọi người mỗi ngày?
Anh Lê Tuấn Anh: Đúng vậy. Bên cạnh việc theo dõi tình hình làm việc của nhân sự, tôi muốn kiểm chứng lại phản hồi về phần mềm của các bạn ấy có xác thực không. Nếu bạn không truy cập và sử dụng, thì làm sao có thể khen chê công nghệ được? Nếu cần tôi cũng sẽ chỉ nhắc nhở nhẹ nhàng. Dù sát sao nhưng không ảnh hưởng đến tâm lý nhân sự.
Xin chân thành cảm ơn anh về buổi phỏng vấn này!
Nếu doanh nghiệp bạn quan tâm đến chuyển đổi số, đừng ngần ngại hãy đăng ký tìm hiểu thông tin sản phẩm Base Wework – ứng dụng quản lý công việc và dự án 4.0 ngay TẠI ĐÂY!
