Xuyên suốt chặng đường tìm hiểu về chuyển đổi số, đây là lần đầu tiên tôi gặp được Hành trình Doanh nghiệp Việt – một doanh nghiệp ứng dụng phần mềm vận hành & quản trị ngay từ khi mới chỉ manh nha ý tưởng khởi nghiệp. Nghe thật lạ lùng nhưng bước đi công nghệ này thực chất đã được chuẩn bị với tâm thế sẵn sàng và chiến lược cụ thể. Và Base WeWork chính là sự lựa chọn cho bước đi ấy.
Mặc dù đã xuất hiện từ nhiều năm trước, nhưng phải đến khoảng thời gian gần đây, xu hướng “chuyển đổi số, công nghệ hóa, số hóa…” – theo những cách gọi khác nhau của truyền thông, mới thực sự bùng nổ tại Việt Nam. Đón đầu dòng chảy 4.0, nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm, không chỉ để tiếp cận và tương tác với khách hàng mà còn để khắc phục các vấn đề về vận hành và quản trị.
Hầu hết các doanh nghiệp đều đối mặt với những bài toán chưa có lời giải nên tìm đến sự hỗ trợ của công nghệ. Cứ ngỡ thật khó để tìm thấy một đơn vị có kế hoạch và triển khai ứng dụng ngay từ đầu, cho đến khi tôi gặp được anh Đào Trung Hiếu – Nhà sáng lập – Chủ tịch Hội đồng Quản trị – CEO Công ty Cổ phần Tư vấn và Dịch vụ Đầu tư Hành trình Doanh nghiệp Việt. Tôi giật mình vì quá ấn tượng với câu nói của anh:
“Chúng tôi luôn tâm niệm rằng công nghệ là một phần của chiến lược kinh doanh. Chiến lược công nghệ đã được xây dựng và thực thi song song cùng chiến lược kinh doanh từ những ngày đầu manh nha ý tưởng khởi nghiệp.”
Cuộc trò chuyện ngắn ngủi của chúng tôi được thực hiện qua điện thoại trong một lần anh đang đi công tác xa, khiến tôi có phần tiếc nuối. Tuy vậy, câu chuyện chuyển đổi số của Hành trình Doanh nghiệp Việt vẫn được anh kể lại một cách sinh động, rõ ràng, với những chia sẻ tôi cho là “đắt giá”.
Hành trình Doanh nghiệp Việt - Địa chỉ tư vấn đáng tin cậy dành cho SMEs
Bắt tay vào làm đề án từ tháng 10 năm 2018, chỉ sau 3 tháng, nhà sáng lập Đào Trung Hiếu đã cho ra mắt Hành trình Doanh nghiệp Việt – một đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Công ty hoạt động với ba mảng chính:
- Dịch vụ Hồ sơ pháp lý, Kế toán & Kiểm toán, Tài chính
- Tư vấn quản trị doanh nghiệp: Chiến lược kinh doanh, Bộ nhận diện thương hiệu…
- Đầu tư góp vốn
Từng có nhiều năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý cấp cao trong ngành Tài chính – Ngân hàng, thế nhưng ở độ tuổi ngoại tứ tuần, anh Hiếu quyết định khởi nghiệp và “làm lại từ đầu”:
“Tôi luôn khao khát có thể tự chủ, biến mọi ý tưởng của mình vào thực tế, phát huy năng lực tối đa, tạo một sân chơi tốt cho chính mình và những người đồng nghiệp cùng chí hướng. Đó chính là nguồn động lực, là ước mơ tôi gửi gắm vào dự án startup đầu tay của mình.
Với Hành trình Doanh nghiệp Việt, tôi hi vọng đây sẽ là một địa chỉ đỏ đáng tin cậy, một đơn vị tư vấn đa năng hỗ trợ toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh cho các SMEs Việt Nam.”
Xác định nhu cầu về công nghệ ngay từ khi chưa thành lập công ty
Từ những năm 2000, trong một lần tham gia thực hiện dự án cho Ngân hàng Thế giới (World Bank Group), anh Hiếu đã được tiếp cận với một số công cụ quản lý dự án đầu tiên. Đặc điểm chung của những phần mềm này là sở hữu một số tính năng cơ bản và miễn phí nhưng lại không nhắc nhở công việc, bất tiện khi muốn theo dõi tiến độ và không có chức năng bao quát đồng thời nhiều dự án.
Nhận thức được vai trò của công nghệ cũng như nhu cầu của doanh nghiệp ngay từ khi mới chỉ làm đề án (chưa chính thức thành lập công ty), anh đã dành nhiều thời gian nghiên cứu và tìm kiếm công cụ quản trị công việc và dự án:
“Quan trọng hơn cả, chúng tôi xác định rõ những tiêu chí cụ thể để chọn lọc phần mềm dễ dàng hơn: thứ nhất là phù hợp với mô hình kinh doanh. Do đặc thù doanh nghiệp đa dạng về hoạt động dịch vụ, lại xử lý nhiều hợp đồng khách hàng nên công nghệ bắt buộc phải hỗ trợ được nhân sự quản lý đa dự án cùng một lúc. Không những thế, quá trình triển khai dự án của chúng tôi bao gồm rất nhiều hạng mục, mỗi đầu việc nhỏ cần được phân công cụ thể đến từng người và được theo dõi tiến độ sát sao. Thú thực, tôi đã từng nghĩ rằng ở Việt Nam, có lẽ rất khó để tìm được một ứng dụng nào đáp ứng đủ tất cả những điều này.”
Lựa chọn công nghệ: Không cần hoàn hảo, nhưng phải phù hợp
Thời điểm bắt đầu xây dựng chiến lược kinh doanh cũng là thời điểm anh Hiếu phải đưa ra lựa chọn công nghệ. Sau khi tìm hiểu và quan sát thị trường, Base Wework được anh đánh giá là ứng dụng quản trị công việc “sáng giá” nhất dành cho Hành trình Doanh nghiệp Việt.
“Nói về công nghệ, tôi không theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo. Bởi đã là công nghệ thì nên tiếp tục cải tiến. Ứng dụng chúng tôi chọn không cần hoàn hảo, nhưng phải phù hợp với các tiêu chí cốt lõi. Và Base Wework đã làm được điều đó.”
Là một agency tư vấn doanh nghiệp, Hành trình Doanh nghiệp Việt làm việc theo từng hợp đồng khách hàng. Từ khi đồng hành cùng Base, tất cả các khách hàng đều được quản lý dưới hình thức dự án.
Ví dụ, đối với hợp đồng dịch vụ kế toán, nhân sự sẽ thiết lập một folder dự án mới trên ứng dụng, khởi tạo các nhóm công việc bao gồm gửi báo cáo tuần/ tháng/ quý, quyết toán gửi chi cục thuế, lịch thu phí dịch vụ sau mỗi báo cáo. Mỗi nhóm công việc tiếp tục được chia thành nhiều đầu mục nhỏ như sao kê tài khoản, kiểm tra số tiền gửi, tiền mặt…và phân bổ người phụ trách, kiểm soát, phê duyệt.
“Điều tôi thích nhất ở Base Wework chính là tính kiểm soát về mặt tiến độ. Mỗi nhiệm vụ đều đi kèm với deadline hoàn thành. Chúng tôi còn có thể theo dõi timeline chung của dự án nữa. Nhân sự hầu như chẳng cần đôn đốc nhau quá nhiều vì Base đã tự động gửi email nhắc nhở mỗi sáng rồi.
Dù chỉ mới vận hành một năm nhưng chúng tôi đã sở hữu khối lượng khách hàng doanh nghiệp khá lớn: 50 khách hàng thường xuyên (đối với dịch vụ kế, kiểm toán theo quý/ năm) và một số khách hàng sử dụng dịch vụ một lần (tư vấn vay vốn, hồ sơ thành lập công ty…). Nếu không có Base Wework, tôi chưa tưởng tượng ra sẽ phải quản lý như thế nào, nhưng chắc chắn sẽ rất vất vả.”
Với một bước đi công nghệ đã được tính toán từ đầu, Hành trình Doanh nghiệp Việt còn đặc biệt tạo hẳn một vị trí mang tên “Điều phối viên Base Wework”. Sau khi bộ phận nghiệp vụ lên kế hoạch triển khai dựa theo hợp đồng “đặt hàng” của khách hàng, điều phối viên sẽ chuyển toàn bộ kế hoạch này thành dự án trên phần mềm. Trong quá trình thực hiện dự án, nhiệm vụ của điều phối viên là theo dõi tình hình chung và tương tác hỗ trợ các thành viên.
“Dùng Base Wework, chúng tôi đã nỗ lực trên nhiều phương diện: học hỏi công nghệ, làm quen với phương thức làm việc mới và cả thay đổi bộ máy nhân sự. Có thể nói, Base Wework và Hành trình Doanh nghiệp Việt song hành cùng nhau. Base Wework chính là một phần của quản trị tại Hành trình Doanh nghiệp Việt.”
Công nghệ có đang là một phần trong chiến lược doanh nghiệp của bạn? Hãy bắt đầu tìm hiểu công nghệ vận hành & quản trị doanh nghiệp ngay TẠI ĐÂY!
