Trong một lần liên kết hợp tác cùng một doanh nghiệp khác để thi công công trình, anh thấy đối tác dùng riêng một phần mềm nhắn tin để trao đổi công việc. Nhưng kì thực, với anh, điều này không thật sự mang lại hiệu quả, chẳng khác gì những app trò chuyện bình thường. Anh quyết tâm tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý và gặp được Base Wework. Nhắc đến lý do chọn Base, anh chia sẻ: “Đó là cơ duyên và cũng là sự phù hợp.”
“Khoan kể về sự phù hợp giữa AIPC và Base Wework ra sao, hay công nghệ này có gì mà lại được chúng tôi yêu thích đến thế, phải thừa nhận rằng từ khi được tiếp cận Base Wework, tôi bắt buộc phải viết lại, chuẩn hóa lại quy trình rồi mới đưa lên áp dụng trên phần mềm. Nếu quy trình còn rối rắm mà cứ cố dùng công nghệ thì kết quả vẫn như các báo cáo tuần, mang tính chất đối phó.”
Tại AIPC, công việc và nhân sự được sắp xếp theo từng dự án. Mỗi dự án thiết kế hoặc thi công sẽ tương ứng với một folder Project riêng trên ứng dụng. Đối với bộ phận tư vấn thiết kế, sau khi cùng chủ đầu tư xác định được Concept – Ý tưởng sơ bộ của dự án, AIPC sẽ tạo nhóm công việc, trình tự phân nhóm và các đầu việc nhỏ trên Base Wework cho hai giai đoạn tiếp theo là Thiết kế cơ sở và Thiết kế kỹ thuật. Các hạng mục đều được phân công đến từng nhân viên. Mọi thứ trở nên rõ ràng và suôn sẻ hơn nhiều.
Tương tự, AIPC cũng đã xây dựng được quy trình chuẩn cho bộ phận thi công và bắt đầu quản lý trên phần mềm. Các phần như nhật ký thi công, bảng tiến độ dự án hoàn toàn được thay thế:
“Tôi từng in ra hàng loạt các bảng tiến độ dự án từ file Excel, file Project và yêu cầu nhân viên gửi nhật ký thi công mỗi ngày qua Email. Quả thật rất mệt và phiền. Bây giờ nhìn vào danh sách công việc và báo cáo của WeWork, tôi biết được ai đã làm gì, việc nào hoàn thành đúng deadline, chậm deadline, dự kiến tiếp theo sẽ làm gì.”
Kể đến thành công khi dùng Base Wework, anh không giấu niềm tự hào: “May mắn là đội ngũ AIPC trẻ trung, năng động, làm quen với Base Wework rất nhanh. Ứng dụng dễ dùng và mang lại hiệu quả thực nên các bạn hào hứng lắm. Tất nhiên lúc đầu tôi cũng họp, chia sẻ định hướng với nhân sự, sau đó nhờ Base đào tạo thêm. Tháng đầu tiên các bạn chưa khai thác được nhiều từ ứng dụng, nhưng sau này quen rồi lại cảm thấy không thể thiếu Base Wework. Thậm chí có lần tôi định tiện tay forward tài liệu qua app tin nhắn, nhân viên của tôi còn bảo “Thôi, anh cứ gửi qua Base Wework cho em đi”. Tóm lại, những gì liên quan đến cá nhân mới dùng app tin nhắn. Còn đã là công việc thì dùng Base Wework. Nhờ đó mọi người tập trung hơn.”
