AIPC là thương hiệu tư vấn thiết kế – thi công gắn liền với các dự án văn phòng Hòa Phát tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và nhiều doanh nghiệp khác. Trăn trở về sự cân bằng giữa tập trung chuyên môn và giải quyết các vấn đề về quản trị tại AIPC, CEO Vũ Duy Khánh đã tìm đến công cụ hỗ trợ quản lý công việc Base WeWork.
Tôi có hẹn cùng anh Vũ Duy Khánh – Nhà sáng lập và Giám đốc Điều hành Công ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế AIPC vào một buổi sáng mùa xuân cận kề Tết Nguyên Đán. Cứ ngỡ để gặp anh trong những ngày này rất khó. Hẳn là anh đang bận rộn với vòng quay của các công trình sắp bàn giao. Ấy vậy mà chỉ bằng một cuộc điện thoại ngắn gọn, tôi đã có được ngay lịch phỏng vấn cùng anh.
“Bây giờ đã có Base Wework rồi thì phải sắp xếp công việc khoa học hơn chứ, thế nên tôi mới có thời gian trò chuyện với bạn đấy.” – Anh cười.
Ngồi trong căn phòng họp ngay tại trụ sở chính của AIPC, chúng tôi được lắng nghe câu chuyện về doanh nghiệp này từ những ngày đầu thành lập với những bài toán vận hành và quản trị cho đến hành trình tìm lời giải bằng công nghệ. Hình ảnh AIPC đọng lại trong tâm trí tôi là một đơn vị tư vấn thiết kế chuyên nghiệp, đề cao nghiệp vụ và các vấn đề liên quan đến quản lý.
AIPC và định hướng doanh nghiệp
Công ty AIPC được thành lập năm 2017. Với mục tiêu trở thành một đơn vị tư vấn thiết kế chuyên nghiệp, AIPC chú trọng ba yếu tố cốt lõi: chuyên môn, quản trị và công nghệ.
“Các quản lý trong ngành hầu hết xuất thân là các kiến trúc sư. Họ rất chú trọng thiết kế nhưng lại ít quan tâm đến quản trị. Một số chưa nhận thức được mình cần công cụ gì để giảm bớt gánh nặng quản lý nhân viên. Một số khác lại cứng nhắc cho rằng không cần đến công cụ, việc giao cho ai cứ thế làm thôi. Bởi vậy có những dự án dự trù 2 tháng hoàn thành mà thực tế lại kéo dài đến 5, 6 tháng chưa xong. Với tôi, đây đều là những quan điểm sai lầm.”
Va vấp thời buổi đầu hoạt động, công ty gặp không ít khó khăn bởi đội ngũ nhỏ lẻ, mọi thứ sơ khai, nhiều khi dẫn đến những cuộc tranh cãi “nảy lửa”. Nhưng nhờ những cuộc tranh luận đó, AIPC đã xác định đúng hướng đi: một đơn vị ngành thiết kế – thi công vẫn phải là một doanh nghiệp thực thụ, và đã là doanh nghiệp thì phải có quy trình quản lý.
Hai bài toán quản trị điển hình: quy trình làm việc và ý thức công việc
Mặc dù đã sớm hiểu được vai trò của quản trị đối với doanh nghiệp, AIPC vẫn phải đối mặt với hai bài toán lớn:
“Đối với tổ chức, đó là bài toán quy trình làm việc. Đối với mỗi cá nhân, bài toán đặt ra là ý thức công việc.
Trước đây quy trình chung khá lộn xộn, triển khai dự án nào thì mới đi vào chi tiết dự án đó. Chúng tôi cũng chưa dùng công cụ quản lý, chỉ tương tác và nhắc nhở trực tiếp. Tôi phải tự ghi nhớ mình đã giao việc gì cho ai. Cứ mỗi cuối tuần, tôi lại rà soát loại một lượt xem nhân viên đã làm đúng ý mình hay chưa, nhắc nhở những bạn quên nhiệm vụ hoặc xử lý công việc quá chậm. Vậy nên cảm thấy việc quản lý rất nặng nề.
Nhìn chung, nhân viên AIPC đều có ý thức khá tốt, nhưng để mỗi người thực hiện chính xác những gì tôi mong muốn thì cần nhiều thời gian. Công nghệ sẽ giúp tôi rút ngắn khoảng thời gian này.” – anh Khánh tâm sự.
AIPC và ứng dụng Base Wework: Cơ duyên và sự phù hợp
Trong một lần liên kết hợp tác cùng một doanh nghiệp khác để thi công công trình, anh thấy đối tác dùng riêng một phần mềm nhắn tin để trao đổi công việc. Nhưng kì thực, với anh, điều này không thật sự mang lại hiệu quả, chẳng khác gì những app trò chuyện bình thường. Anh quyết tâm tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý và gặp được Base Wework. Nhắc đến lý do chọn Base, anh chia sẻ: “Đó là cơ duyên và cũng là sự phù hợp.”
“Khoan kể về sự phù hợp giữa AIPC và Base Wework ra sao, hay công nghệ này có gì mà lại được chúng tôi yêu thích đến thế, phải thừa nhận rằng từ khi được tiếp cận Base Wework, tôi bắt buộc phải viết lại, chuẩn hóa lại quy trình rồi mới đưa lên áp dụng trên phần mềm. Nếu quy trình còn rối rắm mà cứ cố dùng công nghệ thì kết quả vẫn như các báo cáo tuần, mang tính chất đối phó.”
Tại AIPC, công việc và nhân sự được sắp xếp theo từng dự án. Mỗi dự án thiết kế hoặc thi công sẽ tương ứng với một folder Project riêng trên ứng dụng. Đối với bộ phận tư vấn thiết kế, sau khi cùng chủ đầu tư xác định được Concept – Ý tưởng sơ bộ của dự án, AIPC sẽ tạo nhóm công việc, trình tự phân nhóm và các đầu việc nhỏ trên Base Wework cho hai giai đoạn tiếp theo là Thiết kế cơ sở và Thiết kế kỹ thuật. Các hạng mục đều được phân công đến từng nhân viên. Mọi thứ trở nên rõ ràng và suôn sẻ hơn nhiều.
Tương tự, AIPC cũng đã xây dựng được quy trình chuẩn cho bộ phận thi công và bắt đầu quản lý trên phần mềm. Các phần như nhật ký thi công, bảng tiến độ dự án hoàn toàn được thay thế:
“Tôi từng in ra hàng loạt các bảng tiến độ dự án từ file Excel, file Project và yêu cầu nhân viên gửi nhật ký thi công mỗi ngày qua Email. Quả thật rất mệt và phiền. Bây giờ nhìn vào danh sách công việc và báo cáo của WeWork, tôi biết được ai đã làm gì, việc nào hoàn thành đúng deadline, chậm deadline, dự kiến tiếp theo sẽ làm gì.”
Kể đến thành công khi dùng Base Wework, anh không giấu niềm tự hào: “May mắn là đội ngũ AIPC trẻ trung, năng động, làm quen với Base Wework rất nhanh. Ứng dụng dễ dùng và mang lại hiệu quả thực nên các bạn hào hứng lắm. Tất nhiên lúc đầu tôi cũng họp, chia sẻ định hướng với nhân sự, sau đó nhờ Base đào tạo thêm. Tháng đầu tiên các bạn chưa khai thác được nhiều từ ứng dụng, nhưng sau này quen rồi lại cảm thấy không thể thiếu Base Wework. Thậm chí có lần tôi định tiện tay forward tài liệu qua app tin nhắn, nhân viên của tôi còn bảo “Thôi, anh cứ gửi qua Base Wework cho em đi”. Tóm lại, những gì liên quan đến cá nhân mới dùng app tin nhắn. Còn đã là công việc thì dùng Base Wework. Nhờ đó mọi người tập trung hơn.”
Bí quyết để ứng dụng công nghệ hiệu quả gói gọn trong hai chữ ‘Tinh thần”
Thực tế, tại AIPC, do đặc thù ngành, đa phần mọi người đều làm việc cùng công nghệ, chẳng hạn như vẽ thiết kế trên máy tính. Vậy nên đối với AIPC, công nghệ hóa là điều tất yếu. Khi được hỏi về yếu tố quyết định thành công của quá trình đưa ứng dụng vào quản trị doanh nghiệp, anh Khánh đáp ngay:
“Đó chính là tinh thần – Tinh thần cầu tiến, cần một công cụ hỗ trợ để hoàn thiện công việc hơn. Nếu ví von với việc nấu ăn, một người muốn nấu món ăn ngon, có kĩ năng dùng dao, có quy trình nấu ăn thì sẽ đi tìm một con dao tốt, tốt hơn những gì mình đang sử dụng hiện tại. Và Base Wework chính là một con dao rất sắc, rất tốt như thế.
Còn với một người không chú tâm vào việc nấu ăn, chỉ muốn nấu cho xong mà chẳng cần biết ngon dở thế nào thì công cụ nào cũng như nhau cả thôi.”
Nếu doanh nghiệp của bạn đang đi tìm lời giải cho bài toán quản trị công việc, hãy đăng kí ngay TẠI ĐÂY để nhận tư vấn và demo sản phẩm Base Wework – ứng dụng quản lý công việc & dự án cho doanh nghiệp 4.0 nhé!
