Trong những năm gần đây, Công ty CPCS Chư Sê Kampong Thom đã ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành nội bộ. Nhất là việc hợp tác sử dụng có hiệu quả các phần mềm có tính ứng dụng cao vào công việc quản trị văn phòng, lao động tiền lương, quản lý sản lượng vườn cây… Đây là bước đệm quan trọng, mở ra hướng đi mới nhiều triển vọng để thực hiện hoàn thiện lộ trình chuyển đổi số theo định hướng chung của VRG trong thời gian tới.
Triển khai kịp thời công tác chuyển đổi số trong tình hình mới
Để chuẩn bị cho công tác chuyển đổi số, điều kiện tiên quyết, quan trọng hàng đầu là nhân lực của đơn vị. Với đội ngũ CB.CNV LĐ của đơn vị có trình độ chuyên môn, trình độ tin học cơ bản vững vàng, có thể nắm bắt nhanh các ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) khi được công ty bồi dưỡng nâng cao về đáp ứng nhu cầu chuyên môn trong tình hình mới.
Về cơ sở hạ tầng, trước đó công ty đã trang bị hệ thống máy tính văn phòng hiện đại, triển khai lắp đặt hệ thống điện lưới, máy phát điện, Internet đạt chuẩn theo yêu cầu của công tác chuyển đổi số. Công ty đã ký kết hợp tác toàn diện với Công ty viễn thông Metfone (Viettel Cambodia) để lắp đặt các trụ sóng 4G trong vùng dự án. Đồng thời kéo đường cáp quang Internet đến trụ sở và khu làm việc của các nông trường, nhà máy chế biến… tạo thuận lợi trong công tác thông tin liên lạc, đáp ứng công việc chuyên môn từ cấp công ty đến đơn vị trực thuộc.
Công ty đã tiến hành ký kết hợp tác với Công ty Base.vn (một trong những công ty công nghệ đi đầu trong lĩnh vực xây dựng nền tảng quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam) để chuyển đổi từ cách thức làm việc thủ công sang số hóa, chuyển đổi công việc điều hành của công ty qua việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng của Base dành riêng cho công ty như Base Office, Base Wework, Base Request, Base WorkFlow, Base meeting…
Các giải pháp mà công ty Base mang lại đã giúp đội ngũ lãnh đạo tại công ty quản lý tiến độ thực hiện công việc từ cấp phòng ban cho đến các đơn vị trực thuộc, báo cáo tiến độ công việc theo phương thức liên thông, tự động. Các cấp có thể xét duyệt hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi đi công tác nước ngoài, giúp mỗi cá nhân phân bổ công việc một cách khoa học, tiết kiệm về thời gian, công sức làm việc. Hiện nay 100% CB.CNV đã áp dụng thành thạo phần mềm Base trong công việc, qua đó việc kiểm tra và phê duyệt hồ sơ của lãnh đạo có thể thực hiện ở bất kỳ đâu.
Hiệu quả từ việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng
Giải pháp về công nghệ phần mềm nói trên không những giúp công ty từng bước phát triển mô hình quản lý ở cấp cao hơn trong tương lai gần mà còn kiểm soát chặt chẽ hơn quy trình quản lý từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong toàn công ty. Trước mắt, việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng vào công tác chuyên môn đã đồng bộ hóa được các dữ liệu và xử lý công việc linh hoạt hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, thân thiện hơn với môi trường.
Đầu tiên phải kể đến đó là phần mềm Base Office. Phần mềm này cho phép công ty có thể quản lý tốt các văn bản đi, văn bản đến. Các tích hợp trên phần mềm có thể giúp lãnh đạo giao việc trực tiếp thông qua văn bản cho người thực thi công việc có đính kèm theo thời hạn và nhắc nhở công việc hằng ngày. Base Wework là phần mềm giúp người sử dụng có thể lập kế hoạch, tổ chức công việc và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Phần mềm này giúp lãnh đạo công ty, lãnh đạo các phòng ban theo dõi tiến độ công việc của nhân viên mình trực tiếp quản lý về tiến độ, thời hạn hoàn thành công việc đến đâu. Thông qua phần mềm có thể nhắc nhở nhân viên phải hoàn thành trước thời hạn đã được giao. Với phần mềm Base Request giúp số hóa quy trình xử lý, giảm gần 90% thời gian xử lý giấy tờ. Xây dựng các biểu mẫu chuẩn cho toàn bộ quy trình xử lý yêu cầu, đề xuất nội bộ công ty, làm rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc hàng ngày, xử lý các đề xuất nhanh chóng và linh hoạt trong mọi tình huống… Base WorkFlow có thể giúp người dùng quản lý và quy trình làm việc được chuẩn hóa theo dõi dễ dàng, tự động chuyển giao công việc giữa các quy trình và đo lường kết quả.
Phần mềm Base Meeting cho phép tạo cuộc họp, đồng thời thông báo đến tất cả những thành viên có liên quan trong cuộc họp. Truyền tải tài liệu của cuộc họp dưới hình thức file PDF. Sau khi kết thúc cuộc họp, phần mềm cho phép tải file PDF đồng thời kết hợp giao việc trực tiếp trên phần mềm.
Ngoài ra còn có các phần mềm chuyên dụng khác giúp CB.CNV có thể tự động hóa các quy trình trong công ty. Tất cả các hồ sơ đã được phê duyệt trên Base các phòng ban có thể in hồ sơ qua mã QR Code thể hiện bên dưới. Phần mềm CB.CNV có thể dễ dàng truy xuất được quy trình làm hồ sơ đã được lãnh đạo phê duyệt theo phương thức chuẩn hóa, giảm tối đa sai sót, mất kiểm soát.
Ông Lê Trung Kiên – Phó TGĐ công ty cho biết: “Chúng tôi nhận thấy việc ứng dụng, sử dụng các phần mềm đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực. Giúp các phòng ban, từ công ty đến các đơn vị trực thuộc giảm thiểu được các thủ tục hành chính mang tính hình thức, tiết kiệm được thời gian, chi phí in ấn, tăng năng suất hiệu quả hoạt động. Các văn bản hành chính công ty, được đưa lên phần mềm Base và được hệ thống hóa, số hóa đã tăng sự tương tác và hiệu quả cao hơn rất nhiều so với trước đây. Việc nắm bắt thông tin, chuyển tải thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, giúp CB.CNV LĐ nắm bắt nhanh các chính sách của đơn vị, công ty, Tập đoàn”.
“Công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo đến cấp dưới nhanh hơn thông qua phần mềm Base, có thời hạn deadline nhắc việc, thống kê đánh giá hiệu quả sử dụng và công việc của từng cán bộ công ty. Đặc biệt là có thể xử lý công việc ngay trên tất cả các thiết bị di động như: điện thoại, máy tính bảng mà không bị rào cản bởi thời gian, không gian. Theo tôi đây là bước tiến quan trọng để hướng tới tối ưu hóa quy trình vận hành nội bộ, nâng cao hiệu suất, công việc qua ứng dụng CNTT trong thời đại mới, đó là quản lý số” – ông Lê Trung Kiên, nhận định.
