Hiệu quả từ việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng
Giải pháp về công nghệ phần mềm nói trên không những giúp công ty từng bước phát triển mô hình quản lý ở cấp cao hơn trong tương lai gần mà còn kiểm soát chặt chẽ hơn quy trình quản lý từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong toàn công ty. Trước mắt, việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng vào công tác chuyên môn đã đồng bộ hóa được các dữ liệu và xử lý công việc linh hoạt hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, thân thiện hơn với môi trường.
Đầu tiên phải kể đến đó là phần mềm Base Office. Phần mềm này cho phép công ty có thể quản lý tốt các văn bản đi, văn bản đến. Các tích hợp trên phần mềm có thể giúp lãnh đạo giao việc trực tiếp thông qua văn bản cho người thực thi công việc có đính kèm theo thời hạn và nhắc nhở công việc hằng ngày. Base Wework là phần mềm giúp người sử dụng có thể lập kế hoạch, tổ chức công việc và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Phần mềm này giúp lãnh đạo công ty, lãnh đạo các phòng ban theo dõi tiến độ công việc của nhân viên mình trực tiếp quản lý về tiến độ, thời hạn hoàn thành công việc đến đâu. Thông qua phần mềm có thể nhắc nhở nhân viên phải hoàn thành trước thời hạn đã được giao. Với phần mềm Base Request giúp số hóa quy trình xử lý, giảm gần 90% thời gian xử lý giấy tờ. Xây dựng các biểu mẫu chuẩn cho toàn bộ quy trình xử lý yêu cầu, đề xuất nội bộ công ty, làm rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc hàng ngày, xử lý các đề xuất nhanh chóng và linh hoạt trong mọi tình huống… Base WorkFlow có thể giúp người dùng quản lý và quy trình làm việc được chuẩn hóa theo dõi dễ dàng, tự động chuyển giao công việc giữa các quy trình và đo lường kết quả.
Phần mềm Base Meeting cho phép tạo cuộc họp, đồng thời thông báo đến tất cả những thành viên có liên quan trong cuộc họp. Truyền tải tài liệu của cuộc họp dưới hình thức file PDF. Sau khi kết thúc cuộc họp, phần mềm cho phép tải file PDF đồng thời kết hợp giao việc trực tiếp trên phần mềm.
Ngoài ra còn có các phần mềm chuyên dụng khác giúp CB.CNV có thể tự động hóa các quy trình trong công ty. Tất cả các hồ sơ đã được phê duyệt trên Base các phòng ban có thể in hồ sơ qua mã QR Code thể hiện bên dưới. Phần mềm CB.CNV có thể dễ dàng truy xuất được quy trình làm hồ sơ đã được lãnh đạo phê duyệt theo phương thức chuẩn hóa, giảm tối đa sai sót, mất kiểm soát.
Ông Lê Trung Kiên – Phó TGĐ công ty cho biết: “Chúng tôi nhận thấy việc ứng dụng, sử dụng các phần mềm đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực. Giúp các phòng ban, từ công ty đến các đơn vị trực thuộc giảm thiểu được các thủ tục hành chính mang tính hình thức, tiết kiệm được thời gian, chi phí in ấn, tăng năng suất hiệu quả hoạt động. Các văn bản hành chính công ty, được đưa lên phần mềm Base và được hệ thống hóa, số hóa đã tăng sự tương tác và hiệu quả cao hơn rất nhiều so với trước đây. Việc nắm bắt thông tin, chuyển tải thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, giúp CB.CNV LĐ nắm bắt nhanh các chính sách của đơn vị, công ty, Tập đoàn”.
“Công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo đến cấp dưới nhanh hơn thông qua phần mềm Base, có thời hạn deadline nhắc việc, thống kê đánh giá hiệu quả sử dụng và công việc của từng cán bộ công ty. Đặc biệt là có thể xử lý công việc ngay trên tất cả các thiết bị di động như: điện thoại, máy tính bảng mà không bị rào cản bởi thời gian, không gian. Theo tôi đây là bước tiến quan trọng để hướng tới tối ưu hóa quy trình vận hành nội bộ, nâng cao hiệu suất, công việc qua ứng dụng CNTT trong thời đại mới, đó là quản lý số” – ông Lê Trung Kiên, nhận định.
