Giới thiệu chung
Được thành lập năm 2022, công ty TNHH Dịch vụ và Truyền thông Việt Sky là một agency chuyên tư vấn và triển khai giải pháp truyền thông – marketing tại Đà Nẵng. Những ngày đầu khởi nghiệp chỉ có 5 nhân sự, thế nhưng Việt Sky đã đưa ra một quyết định mà nhiều doanh nghiệp đánh giá là liều lĩnh: Số hoá.
Cho tới thời điểm Base.vn thực hiện nội dung này, quy mô nhân sự của Việt Sky cũng mới đạt đến con số 15 nhưng đã ngày càng tạo ra nhiều giá trị về sản phẩm, dịch vụ và con người. Và song hành cùng sự phát triển kinh doanh, Việt Sky vẫn không quên tiếp tục đầu tư nguồn lực vào công nghệ.
Founder & CEO của Việt Sky – Anh Dương Quốc Việt – là một lãnh đạo tràn đầy năng lượng tích cực. Hành trình khởi nghiệp và số hoá bộ máy vận hành của anh có lúc thăng lúc trầm, nhưng chặng đường nào cũng mang lại nhiều kinh nghiệm quý giá.
Bài phỏng vấn được trích một phần từ ấn phẩm chia sẻ về kinh nghiệm chuyển đổi số Behind the Success – Sự thật về thất bại do Base.vn biên tập và phát hành.
Doanh nghiệp nhỏ và các rào cản thường gặp khi số hoá
Là người dẫn dắt Việt Sky số hóa ngay từ khi đội ngũ mới có 5 nhân sự, anh đánh giá như thế nào về rào cản trong số hóa của các doanh nghiệp nhỏ?
Khách quan mà nói thì triển khai phần mềm ở quy mô nhỏ dưới 30 nhân sự có rất nhiều ưu điểm. Doanh nghiệp sẽ triển khai được nhanh hơn, không bị ràng buộc bởi những thói quen cũ, cũng không gặp phải sự phản đối từ nhiều bên. Khi có thêm nhân sự mới thì cũng dễ hướng dẫn họ sử dụng công nghệ, kiểm soát và đo lường cách họ làm việc trên phần mềm.
Nhưng doanh nghiệp nhỏ sẽ gặp phải một số rào cản nhất định khi số hoá, và Việt Sky cũng không ngoại lệ.
Tôi thấy rằng tư duy triển khai công nghệ của các doanh nghiệp nhỏ dường như còn hạn chế. Tôi có quen nhiều CEO công ty quy mô nhỏ tương tự Việt Sky ở Đà Nẵng và các tỉnh thành miền Trung, họ đều có chung suy nghĩ phải “ăn chắc mặc bền”, có nghĩa là phải gần như chắc chắn nhìn thấy thành công mới rụt rè thay đổi một chút.
Các doanh nghiệp nhỏ cũng chưa sẵn sàng bỏ tiền ra đầu tư cho công nghệ, thường chỉ lựa chọn sử dụng những công cụ miễn phí hoặc chi phí rất thấp. Chính vì vậy, họ có thể chưa am hiểu tường tận về các giải pháp số hoá trên thị trường. Thậm chí nhiều người còn đang hiểu sai về Base.vn, với lầm tưởng rằng chỉ các doanh nghiệp lớn và tập đoàn lớn mới có thể sử dụng.
Một rào cản khác với các doanh nghiệp nhỏ là khối lượng công việc không nhiều, phải mất thời gian để sản xuất ra lượng dữ liệu đủ lớn nhằm đưa vào ứng dụng như kỳ vọng. Hơn thế nữa, nguồn nhân sự của các doanh nghiệp này cũng bị hạn chế, nên chính CEO phải thường xuyên tự “xắn tay” vào làm mọi việc.
Các rào cản đó đã được Việt Sky định hướng xử lý như thế nào thưa anh?
Về câu chuyện tư duy, may mắn là tôi cũng am hiểu một chút. Tôi tin rằng doanh nghiệp nào cũng cần phải áp dụng công nghệ, bất kể quy mô có là 5 hay 500 nhân sự.
Đó là bài học kinh nghiệm mà tôi rút ra được từ 5 năm trước, khi còn đang làm trưởng phòng marketing in-house cho một công ty có quy mô hơn 100 người và 9 chi nhánh kinh doanh.
Lúc đó tôi đã nghiên cứu tìm hiểu nhiều về Base, cũng tham gia demo trải nghiệm và cảm thấy ưng ý, nên thuyết phục lãnh đạo của mình triển khai Base vào quản trị công việc. Tuy nhiên sếp cũ của tôi đã từ chối với lý do doanh nghiệp đang phát triển mạnh và thấy ổn với cách làm truyền thống hiện tại, không muốn thay đổi vì sợ sẽ thêm việc hoặc gây phức tạp hoá công việc cho nhân sự. Kết quả là sau đó doanh nghiệp đã không kiểm soát được khối lượng công việc đầu vào – đầu ra, không đo lường và đánh giá được chất lượng nhân sự, dẫn đến quản trị thất bại và còn ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh.
Vậy nên khi thành lập Việt Sky, tôi đã quyết tâm số hóa càng sớm càng tốt. Khi nghĩ tới nhiều anh em đã tin tưởng cùng tôi khởi nghiệp từ những ngày này, tôi càng tự nhủ phải khiến Việt Sky phát triển mạnh hơn nữa, trở thành một môi trường làm việc tốt nhất, hạnh phúc nhất cho các bạn ấy. Và mục tiêu này cần có sự hỗ trợ của công nghệ.
Tiêu chí lựa chọn của tôi là phần mềm có thể tích hợp được đa nền tảng và chạy được trên nhiều hệ điều hành khác nhau nhằm tạo ra sự linh động trong quản lý công việc. Đồng thời, phần mềm này nên nằm trong một hệ sinh thái công nghệ rộng mở, để Việt Sky có thể kết hợp phát triển thêm nhiều hoạt động khác liên quan đến truyền thông – marketing. Tôi sẵn sàng đầu tư một khoản tiền tương xứng với những giá trị của phần mềm đó.
Tôi xác định cần số hóa cho Việt Sky càng sớm càng tốt.
Nghĩ là làm, tôi bắt đầu tìm hiểu lại nhiều phần mềm quản trị công việc và con người trên thị trường, nhưng sau cùng nhận ra Base vẫn là phù hợp nhất với các mục tiêu đường dài của Việt Sky. Tôi cũng cảm nhận được mọi thứ Base làm rất chuyên nghiệp. Vì vậy, tôi đã quyết định kết nối với Base để “chọn mặt gửi vàng” từ những bước đầu tiên.
Thời gian đó nguồn lực của công ty còn mỏng với chưa tới 10 người, nên đúng là tôi đã xắn tay vào làm nhiều, bao gồm cả việc tự học tính năng phần mềm và tìm cách áp dụng Base cho các phòng ban, dự án. Nhưng sau đó tôi nhận ra nếu mình làm nhiều quá sẽ không giúp nhân viên phát triển được kỹ năng nên tôi đã để các bạn ấy tham gia vào các dự án ứng dụng Base và dần dần làm chủ công nghệ, tự dùng Base để quản trị công việc của mình. Giờ thì trong công ty ai nấy cũng đều dùng Base nhiều và còn hiểu rõ hơn tôi.
Tôi hy vọng rằng sau khi Việt Sky triển khai Base thành công, thì các doanh nghiệp quy mô nhỏ khác cũng thấy yên tâm và mạnh dạn số hoá.
2 chặng triển khai Base: Quản trị dự án trước, quản trị nhân sự sau
Được biết lộ trình triển khai Base của Việt Sky đã đi qua 2 chặng: Chặng một là sử dụng phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework, sau khoảng 8 tháng thì triển khai thêm Bộ giải pháp nhân sự số Base Employee Happiness. Đây là lộ trình đã được anh Việt dự tính từ trước, hay là một quyết định mới được phát sinh sau này?
Lộ trình này đã được tôi lên kế hoạch từ trước.
Điều tiên quyết của tôi khi thành lập công ty là phải tìm được nền tảng quản trị công việc và dự án đúng với nhu cầu mong muốn của mình. Các ngành khác như thế nào tôi không nắm rõ, nhưng Việt Sky là một agency marketing cần thường xuyên trao đổi thông tin với khách hàng, nên trong chính nội bộ chúng tôi phải quản lý và truyền đạt lại một cách chính xác. Công việc trong dự án cũng phải được phân công rõ ràng, có quy trình bàn giao, sau khi hoàn thành thì phải đánh giá được hiệu quả công tâm nhất có thể.
Còn triển khai bộ giải pháp nhân sự số là một bước quan trọng để đưa Việt Sky đang trên đà tăng trưởng vào một quy chế chuẩn chỉnh, toàn diện về mặt con người. Các phần mềm Base sẽ giúp tôi thể hiện được tinh thần tôn trọng kỷ luật và coi trọng sự phát triển của mỗi nhân sự khi đồng hành cùng Việt Sky.
Việt Sky cần áp dụng cả hai công nghệ này, nhưng nếu triển khai chúng cùng lúc ngay khi mới thành lập công ty, tôi e rằng sẽ đội ngũ nhân sự sẽ bị áp lực và choáng ngợp trước quá nhiều việc phải làm. Thậm chí họ còn có thể thấy sợ phải triển khai công nghệ – điều mà tôi không hề mong muốn xảy ra. Do đó, tôi đã quyết định tách lộ trình số hoá thành 2 chặng.
Triển khai Base Wework trước là để đội ngũ nhân sự làm quen và thích nghi được với ứng dụng công nghệ, đồng thời hiểu được tầm quan trọng của việc số hóa tại Việt Sky. Sau khi các bạn ấy sử dụng thành thạo Wework rồi thì tôi bắt đầu tích hợp thêm bộ giải pháp quản trị nhân sự số Employee Happiness. Không ngoài dự đoán của tôi, lúc này mọi người có thể tự chủ động thao tác, tính toán công lương và sử dụng các tính năng khác liên quan tới họ.
Hành trình vạn dặm bắt đầu từ những bước chân đầu tiên. Cách số hóa lần lượt theo hai chặng này thực sự đã chứng minh được hiệu quả tại Việt Sky. Khi đã tự mình tiếp cận và giải quyết được mọi vấn đề ở chặng một rồi, thì chặng hai không thể làm khó chúng tôi được nữa.
CEO phải là người đứng ra làm gương và dẫn dắt định hướng cho nhân sự trong quá trình triển khai.
Lời khuyên “xương máu” dành cho các doanh nghiệp nhỏ
Tính đến thời điểm hiện tại, anh Việt đánh giá như thế nào về các kết quả mà Việt Sky đạt được trên lộ trình số hoá? Và doanh nghiệp mình có kế hoạch nào liên quan tới số hóa trong thời gian tiếp theo?
Qua nhiều hoạt động như vậy, dường như sự quyết tâm của tôi đã dần lay động được các bạn nhân viên. Hằng ngày quan sát xung quanh Việt Sky, tôi có thể nhìn thấy hiệu suất công việc của mọi người tăng lên, tâm thế đi làm cũng hạnh phúc và có tinh thần trách nhiệm hơn trước. Với vai trò CEO thì gánh nặng của tôi cũng nhẹ nhàng hơn đáng kể.
Tôi muốn gửi lời khen tới Base Wework vì phần mềm này gần như đáp ứng được 100% mục tiêu mà tôi mong muốn. Thực sự nếu không có Base thì Việt Sky không thể quản trị công việc và dự án hiệu quả được, vì Excel chỉ quản lý được 2 dự án đồng thời chứ gần như không thể kham được con số 4 hoặc 5. Có thể nói, nhờ Base Wework mà chúng tôi có thể nhận nhiều dự án hơn, từ đó giúp kết quả kinh doanh tăng trưởng.
Còn bộ giải pháp Base Employee Happiness, tôi thấy rất hạnh phúc giống như Việt Sky vừa có được một bạn nhân viên mới rất giỏi về HR, thông thạo hàng loạt tính năng, quy trình và biểu mẫu nghiệp vụ. Vậy là trong giai đoạn quy mô nhỏ này, thay vì phải tuyển một HR mà không biết bạn ấy có đáp ứng được kỳ vọng hay không, thì chúng tôi chỉ cần Base là đủ dùng mà chi phí lại hợp lý hơn rất nhiều.
Từ nay tới hết năm 2023, Việt Sky sẽ tiếp tục hạn chế nhận thêm dự án kinh doanh để tập trung nguồn lực cho các dự án đang làm, trong đó bao gồm một dự án nội bộ là “Đẩy mạnh triển khai và sử dụng Base”. Chúng tôi sẽ tổ chức thêm các buổi đào tạo để nhân sự có khả năng tự động hóa luồng công việc của mình, chạy dự án một cách hiệu quả khi có Base hỗ trợ.
Anh có lời khuyên gì muốn nhắn nhủ tới các doanh nghiệp đang chuẩn bị triển khai Base, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô nhỏ dưới 30 nhân sự?
Lời khuyên đầu tiên của tôi là lãnh đạo phải nhận thức được tầm quan trọng của số hóa, cũng chính là phải thoát ra được khỏi tư tưởng chỉ có doanh nghiệp lớn mới cần sở hữu quy trình và công nghệ. Thậm chí, các startup còn nên thiết kế bài bản và chuẩn chỉnh phương pháp quản trị công việc và con người ngay từ đầu, bởi tôi cho rằng ở quy mô nhỏ thì đây chính là hai yếu tố “sống còn” nhất.
Các lãnh đạo cũng cần tự mình đứng ra đặt mục tiêu và thiết lập quy trình làm việc, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, đồng thời lựa chọn triển khai các giải pháp công nghệ phù hợp nhất. Chỉ khi làm tốt điều này thì doanh nghiệp mới có thể giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động và đảm bảo hiệu suất công việc cao, dù chỉ có số lượng ít nhân sự.
Một kinh nghiệm khác mà tôi muốn nhấn mạnh là Base chỉ cung cấp nền tảng công nghệ và khâu triển khai ban đầu, còn doanh nghiệp mới là bên sử dụng lâu dài và phát triển dữ liệu. Bởi vậy, để đạt đến số hóa thành công thì Base chỉ đóng góp vào 20%, còn lại 80% nằm ở chính các quyết định và sự quyết tâm chuyển đổi của doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó, thì dù triển khai bất kỳ phần mềm nào doanh nghiệp cũng phải đồng bộ trong toàn đội ngũ, nhất quán với từng nhân sự, ai cũng đều phải tuân thủ theo các quy định chung. Cách làm này có phần tương đồng với câu nói mà tôi rất tâm đắc trong cuốn sách “Từ tốt đến vĩ đại” của Jim Collins, rằng “Con người đi trước, công việc theo sau”.
Để số hóa thành công, Base chỉ đóng góp 20%, còn 80% đến từ sự quyết tâm của doanh nghiệp
Cảm ơn anh Việt vì đã chân thành chia sẻ nhiều điều như vậy. Base rất tự hào khi được góp mặt trong chặng đường khởi nghiệp của Việt Sky. Hy vọng rằng trong thời gian tới Việt Sky sẽ ngày càng phát triển, và chúng ta sẽ chứng minh được nhiều điều hơn nữa khi đồng hành số hoá cùng nhau!
