Chúng tôi gặp chị Lâm Thị Kiều Oanh – Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Điều hành của Twitter Beans Coffee trong một buổi chiều tháng 7, không phải ở văn phòng mà ngay tại cửa hàng của chị. Hiếm khi xuất hiện trước truyền thông, có lẽ chị cảm thấy thoải mái hơn khi được phỏng vấn tại không gian mở tại cửa hàng, bên cạnh tách cà phê nóng hổi. Hơn cả vị cà phê espresso đặc trưng làm người ta quyến luyến, câu chuyện về ước mơ gửi gắm đằng sau thương hiệu cà phê, về cách chị cùng doanh nghiệp mình chuyển đổi số để vượt qua những khó khăn trong vận hành & quản trị đã lôi cuốn chúng tôi lúc nào không hay…
Mở đầu cuộc trò chuyện, chưa vội đi sâu vào việc điều hành doanh nghiệp ra sao, tình hình kinh doanh hay dùng công nghệ như thế nào, chị kể về “đứa con tinh thần” mang tên Twitter Beans Coffee một cách đầy say mê. Tự nhận mình là người ngoại đạo, sau nhiều năm công tác trong lĩnh vực hạ tầng viễn thông, chị đến với cà phê bằng cả cái duyên và niềm đam mê.
“Vốn là người yêu cà phê, tôi đã từng đi khắp nhiều nơi trên thế giới như Pháp, Ý… để thưởng thức các hương vị cà phê khác nhau. Mỗi lần như vậy, tôi lại càng khao khát xây dựng được một thương hiệu cà phê chuyên nghiệp của Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế và giá cả phù hợp với thu nhập của người Việt. Được sự ủng hộ của những người bạn là chuyên gia barista hàng đầu, Twitter Beans Coffee đã ra đời năm 2012. Bắt đầu với một tiệm cafe nhỏ, chúng tôi hiện có 12 cửa hàng và nhượng quyền thương hiệu, đang tiếp tục phát triển mở rộng thêm các chi nhánh mới cũng như đón các đối tác nhượng quyền.”
Chị chia sẻ thêm, mỗi hạt cà phê của Twitter Beans Coffee đều được lựa chọn kỹ lưỡng, được rang mộc hoàn toàn, xay trực tiếp và pha chế theo công thức riêng khi khách hàng yêu cầu một tách cà phê tại cửa hàng.
“Gần một thập kỷ qua, chúng tôi đã không ngừng nỗ lực để mang đến những ly cà phê chất lượng tốt nhất. Cà phê đang dần trở thành một phần của cuộc sống. Có những khách hàng ngày nào cũng đều đặn gọi một ly espresso của Twitter Beans Coffee, không bỏ được. Tôi hạnh phúc khi khách hàng cảm nhận được hương vị cà phê đích thực ngập tràn không gian.”
Giai đoạn 2018-2019, Twitter Beans Coffee chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ với số lượng cửa hàng tăng gấp đôi. Đó cũng là thời điểm doanh nghiệp bắt đầu nhượng quyền thương hiệu, khiến cả hệ thống vận hành và quản trị cần cải thiện nhanh chóng.
“2018-2019 quả là thời điểm “nóng” đối với Twitter Beans Coffee. Mọi thứ phát triển rất nhanh. Trong đầu tôi đặt ra vô vàn câu hỏi: Làm sao để tất cả mọi người làm việc sát sao và hiệu quả hơn ngay cả khi khối lượng công việc tiếp tục tăng nhiều hơn nữa? Làm sao để tất cả thông tin được đồng nhất và thông suốt, giúp khối văn phòng, khối cửa hàng kết nối và phối hợp với nhau vừa chặt chẽ lại vừa rõ ràng?
Thú thật, chúng tôi chưa từng nhờ tới bất cứ công nghệ hỗ trợ nào, chỉ dùng email chính thống và một số app nhắn tin, có tích hợp thêm tính năng giao việc nhưng vẫn không hiệu quả vì dữ liệu bị phân mảnh trên nhiều hệ thống khác nhau.”
Thêm vào đó, trong bối cảnh thị trường và nhu cầu khách hàng thay đổi từng ngày, đội ngũ của Twitter Beans Coffee cũng cần trở nên nhạy bén hơn bao giờ hết.
“Trước đây chúng tôi phân tích kết quả theo tháng, theo quý thì giờ cần phân tích theo tuần, thậm chí theo ngày. Không chỉ phân tích kết quả kinh doanh mà còn cả kết quả hoạt động nội bộ để kịp thời điều chỉnh vận hành phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
Chính “cơn bão” tăng trưởng 2018-2019 này là động lực để chúng tôi chuyển đổi số. Sau hơn nửa năm mải miết đi tìm lời giải, Twitter Beans Coffee đã chọn đồng hành cùng Base.vn.
Không vội vàng bắt nhân sự phải khai thác các ứng dụng mới, ban lãnh đạo của Twitter Beans Coffee đã tổ chức các buổi đào tạo, định hướng cho nhân sự, đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ có tư tưởng nhất quán và niềm tin vào công nghệ. Trải qua thêm nhiều lần đào tạo chuyên sâu về các tính năng, Twitter Beans Coffee bắt đầu triển khai dần một số ứng dụng cơ bản và thiết yếu nhất là Base Wework, Base Request và Base Workflow cho từng phòng ban, với một khối lượng công việc nhất định.
“Với Twitter Beans Coffee, việc vận hành và quản trị cả chuỗi cửa hàng khá phức tạp. Không chỉ là bài toán về phân bổ và đo lường công việc cho từng nhân sự, lên kế hoạch công việc theo tuần/ tháng mà còn là các dự án chạy gấp trong vòng 24h, những vấn đề rất nhỏ phát sinh hằng ngày như máy pha cà phê của cửa hàng này bị lỗi, bóng đèn cửa hàng kia bị hỏng, một nguyên liệu nào đó đã hết… cũng bắt buộc chúng tôi phải quản lý. Thi thoảng tôi hay đùa rằng vất vả chẳng khác gì “nuôi con mọn”. Giờ thì đã có Base Wework – ứng dụng quản lý công việc & dự án thay chúng tôi cập nhật, ghi nhớ và xử lý những thông tin như thế.”
Chị Oanh tâm sự, thành lập và phát triển Twitter Beans Coffee được 8 năm, chị đã dành nhiều thời gian và tâm huyết để xây dựng các quy trình chuyên nghiệp. Các quy trình được vẽ dưới dạng lưu đồ, được trao đổi và thống nhất với những nhân sự liên quan thông qua các cuộc họp. Ấy vậy mà mọi thứ chỉ vận hành theo quy trình được một thời gian rồi lại trôi vào “dĩ vãng”. Những sai lệch cứ lặp đi lặp lại. Các bản vẽ lưu đồ và những buổi họp hành không thể giải quyết triệt để vấn đề. Đó cũng là lý do chị chọn Base Workflow – ứng dụng quản lý quy trình nội bộ, lần lượt chuyển hóa các lưu đồ giấy tờ thành quy trình trên ứng dụng.
“Bây giờ các quy trình Tài chính – Kế toán, Đào tạo, Nhân sự… đều được thực thi và theo dõi trên Base Workflow. Quy trình bao gồm những bước nào, thực hiện như thế nào, ai là người phụ trách hay đang tắc nghẽn ở giai đoạn nào đều dễ dàng nhìn thấy trên ứng dụng. Từ đó chúng tôi cải thiện và tối ưu hóa quy trình. Ngoài ra, Twitter Beans Coffee cũng tận dụng tối đa Base Request để phê duyệt đề xuất. Với các form biểu mẫu đề xuất có sẵn, chúng tôi hầu như chẳng cần ký tá nhiều.”
Mặc dù chỉ sau hơn một tháng đầu tiên, bộ ba ứng dụng của Base.vn đã mang đến một luồng gió mới tích cực cho Twitter Beans Coffee là vậy, chị và ban lãnh đạo vẫn còn ít nhiều lo lắng:
“Nhân sự đã bắt đầu quen với các luồng công việc, quy trình, đề xuất trên các ứng dụng rồi. Nhưng chính vì chỉ đơn thuần tập trung vào công việc nên tôi sợ mọi thứ còn hơi khô khan. Tôi quyết định đưa thêm Base Inside – mạng truyền thông nội bộ vào doanh nghiệp mình để mọi người thấy rằng công nghệ cũng bao gồm cả ứng dụng rất thân thiện, dễ thương nữa. Đây là nơi chúng tôi trao đổi văn hóa, chia sẻ tin tức nội bộ hằng ngày.”
Từ những bước đi chậm mà chắc từ những ngày đầu tiên, Twitter Beans Coffee đã tiếp tục chặng đường chuyển đổi số cùng thêm những ứng dụng mới như Base Office, Base Meeting… và đặc biệt là Base E-Hiring – lời giải cho bài toán tuyển dụng cấp bách của doanh nghiệp này.
“Với đặc thù kinh doanh mô hình chuỗi F&B, việc tuyển dụng diễn ra liên tục. Các cửa hàng liên tiếp được mở ra, chỉ tiêu tuyển dụng tăng cao lên đến 50-70 người/ tháng. Trong khi đó, bộ phận Nhân sự chỉ có một nhân sự tuyển dụng chính và một nhân sự hỗ trợ. Các thao tác như gửi thư mời, email thông báo kết quả, thống kê số liệu… hầu như đều thực hiện thủ công.
“Số lượng CV đầu vào quá nhiều khiến chúng tôi không kiểm soát được hết, dẫn đến tình trạng bỏ lỡ ứng viên, cũng không đánh giá được tình hình chung của tuyển dụng. Thật may mắn vì chúng tôi đã tìm được lời giải là Base E-Hiring. Bạn Lê Thị Kim Oanh – Chuyên viên Tuyển dụng là người cảm nhận rõ hiệu quả từ ứng dụng này.”
Trò chuyện cùng chị Lê Thị Kim Oanh – chuyên viên Tuyển dụng, chị cho biết thêm: “Toàn bộ quy trình tuyển dụng đã được đưa lên Base E-Hiring, nhiều thao tác tự động hóa. Ví dụ thay vì tự gửi lần lượt tầm 60 email/ ngày như trước đây, ứng dụng đã giúp tôi gửi email tự động thông báo kết quả từng vòng cho ứng viên chỉ trong vài phút.
Ứng viên được tiếp xúc với trang tuyển dụng đẹp, được phản hồi nhanh. Trải nghiệm tuyển dụng tốt hơn đã giúp chúng tôi lọc ứng viên chất lượng hơn, hạn chế tỷ lệ in-out của ứng viên nên áp lực tuyển dụng đã giảm xuống còn 30-50 người/ tháng.”
Trước thắc mắc của chúng tôi về lý do Twitter Beans Coffee tin tưởng lựa chọn không chỉ một mà là gần như trọn bộ các ứng dụng cốt lõi của Base.vn, chị đáp:
“Ấn tượng ban đầu chính là sự tương đồng về tư duy về quản trị giữa Twitter Beans Coffee và Base.vn. Các bạn ở Base.vn chạm đúng vấn đề của chúng tôi, chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tế và mang đến giải pháp phù hợp.
Thứ hai, Base.vn là một nền tảng với nhiều các ứng dụng con. Mỗi ứng dụng đều có chức năng riêng, không thay thế được nhau, bổ trợ cho nhau, cùng nhau kết nối tạo ra hiệu ứng mạnh mẽ. Điều này giúp người quản trị giải quyết từng vấn đề trong doanh nghiệp mình một cách đồng nhất nhưng rõ ràng, không rơi vào cái bẫy “hoàn hảo”, “một phần mềm cho tất cả các bài toán” như nhiều người vẫn lầm tưởng.”
Sau một năm ứng dụng Base.vn, giai đoạn 2019-2020, bản thân Twitter Beans Coffee đã dần chuyển mình với nhiều tín hiệu đáng mừng. Doanh nghiệp ổn định hơn rất nhiều, mọi người nề nếp hơn, xử lý công việc nhanh và tính tuân thủ cao. Với nhân sự Twitter Beans Coffee, Base.vn còn như là một công cụ để thi đua.
“Các bạn thích cảm giác tick đánh dấu hoàn thành công việc, rồi đọc báo cáo tự động xem ai hoàn thành được bao nhiêu việc, ai là nhân viên xuất sắc… Base.vn đã mang đến niềm vui trong công việc, giúp chúng tôi ghi nhận và đánh giá nhân viên.”
Buổi phỏng vấn cùng chị Lâm Thị Kiều Oanh – Nhà sáng lập & Giám đốc Điều hành Twitter Beans Coffee, trong cảm nhận của chúng tôi, nhẹ nhàng và tự nhiên như một buổi chia sẻ, tâm sự, học hỏi và truyền cảm hứng cho nhau về chuyển đổi số. Luôn tự xem những điều bản thân và doanh nghiệp mình làm được còn rất bé nhỏ, chị thường e ngại từ chối mỗi lần được ngỏ lời xuất hiện trước truyền thông. Nhưng lần này là ngoại lệ.
“Tôi thật sự mong rằng câu chuyện của Twitter Beans Coffee sẽ lan tỏa thông điệp tích cực tới các doanh nghiệp Việt trên con đường chuyển đổi số, bởi mỗi doanh nghiệp chắc hẳn đều đang đối mặt với những bài toán riêng và cần đến công nghệ. Đến thời điểm hiện tại, điều tiếc nuối duy nhất của tôi chính là dùng Base.vn hơi muộn. Nếu được quay trở lại, tôi vẫn sẽ chọn Base.vn và triển khai các ứng dụng sớm hơn nữa.”
