Với mục tiêu tăng trưởng vượt trội trong 5 năm tới, TSN Company nhận ra rằng điều bức thiết trước mắt là đi tìm lời giải cho các bài toán đang còn tồn đọng trong doanh nghiệp. Và nền tảng Base Platform chính là chiếc chìa khóa vạn năng để gỡ bỏ những bài toán ấy. Chúng tôi đã có cuộc phỏng vấn cùng anh Trần Nhật Duy – Giám đốc Điều hành TSN Company để nhìn nhận sâu sắc hơn về hành trình công nghệ hóa này.
Sự tăng trưởng của doanh nghiệp luôn cần đến sự hỗ trợ của công nghệ
TSN Company là công ty đứng đằng sau hàng loạt các chuỗi cửa hàng nhượng quyền thời trang thể thao nổi tiếng tại khu vực miền Trung Việt Nam, điển hình như thương hiệu nổi tiếng Adidas. Bên cạnh việc hợp tác với các nhãn hàng thời trang thể thao trên thế giới để tiến hành mua nhượng quyền và phát triển tại thị trường Việt, TSN Company còn sở hữu một thương hiệu bán lẻ riêng mang tên SportsPro. Hiện tại doanh nghiệp có 15 chi nhánh trên 11 tỉnh, với 103 nhân sự, bao gồm khối văn phòng và khối bán lẻ.
TSN Company đang phát triển mạnh tại các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. Không dừng lại ở đó, công ty đã lên kế hoạch cho 5 năm tiếp theo phủ sóng thị trường miền Bắc, miền Nam và miền Tây. Tiếp đó sẽ là các cửa hàng tại một số nước Đông Nam Á – những nơi ngành thời trang bán lẻ cao cấp còn sơ khai.
“Càng muốn tăng trưởng nhanh thì khối lượng công việc càng lớn. Cả số lượng nhân sự, hiệu quả làm việc, chất lượng quản lý cũng phải tăng theo. Tôi nghĩ rằng sự tăng trưởng của doanh nghiệp luôn cần đến sự hỗ trợ của công nghệ.” – Anh Trần Nhật Duy tâm sự.
Hành trình một năm kiếm tìm và chuẩn bị cho sự đổi mới công nghệ
Những trăn trở về công nghệ
Nhớ lại những ngày đầu tiên suy nghĩ về công nghệ, anh Duy vui vẻ đùa rằng: “Tất cả bắt đầu từ việc mình lười. Chính vì lười nên muốn làm mọi thứ nhanh hơn, truyền thông chính xác hơn. Không có công cụ thì những giao tiếp cơ bản bị hao hụt, sai lệch đi ít nhiều. Các báo cáo cũng chưa hoàn toàn chuẩn xác.
Định hướng ngay từ đầu TSN sẽ áp dụng ERP vào toàn diện mọi hoạt động của công ty. Bước đầu tiên đã triển khai một phần mềm để tập trung hóa dữ liệu, tạo sự kết nối giữa các đơn vị bán lẻ tại cửa hàng và bộ phận Kế toán. Sau đó quy mô nhân sự back office mở rộng ra, thêm các phòng ban mới. Câu chuyện tiếp theo tôi phải cân nhắc là việc giao tiếp giữa các phòng ban, giữa nhân sự các cấp với nhau. Thông tin cần được truyền tải nhanh, thông suốt hơn và được ghi nhận.”
Bản thân anh Duy là CEO nhưng kì thực chỉ tới văn phòng chưa đến 15 ngày mỗi tháng và dành phần lớn thời gian đi thị trường. Một câu hỏi nữa được đặt ra: Có cách nào triển khai công việc mà không cần phải gặp nhau?
Tập làm quen cùng phần mềm quản lý công việc
Dù trăn trở nhiều về cách quản lý công việc nhưng anh Duy hiểu rằng sẽ có sự khác biệt lớn giữa góc nhìn của một CEO và các nhân viên. Không phải ai cũng muốn dùng công nghệ. “Muốn anh em đồng thuận một lòng thì phải để mọi người trực tiếp sử dụng, cảm nhận được lợi ích và hiểu được tư duy. Như vậy thì mới có hy vọng triển khai suôn sẻ, chứ tôi không thể áp đặt lý trí của mình vào các bạn được.”
Anh đã chọn một ứng dụng quản lý công việc đơn giản, với mục đích để nhân viên tập làm quen với công nghệ. Chỉ những công việc quan trọng hoặc cần làm việc nhóm nhiều thì mới đưa lên ứng dụng để trao đổi. “Phải rất kiên nhẫn đấy. Tôi cứ quan sát và hỏi nhẹ nhàng: sao cái này em không đưa lên ứng dụng. Tôi chẳng vội ép buộc các bạn làm gì, đây chỉ như một bước đệm để doanh nghiệp tiến xa hơn trên chặng đường số và cũng là cách giúp tôi rà soát xem những nhân sự cốt cán trong công ty có khả năng đáp ứng được công nghệ hóa ở mức độ nào.”
Xác định rõ ba bài toán cốt lõi trong vận hành & quản trị doanh nghiệp
Tự nhìn nhận lại các hoạt động vận hành và quản trị nội bộ, TSN Company đã xác định được ba bài toán cốt lõi về quản lý công việc – đề xuất – quy trình.
Trước đây phần mềm chỉ được thử nghiệm cho bộ phận back office với gói tính năng miễn phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp quyết định áp dụng rộng rãi cho toàn nhân sự, bao gồm cả các cửa hàng trưởng thì cần nâng cấp gói dịch vụ với mức chi phí không còn phù hợp nữa. TSN Company đối mặt với bài toán đầu tiên: tìm một ứng dụng quản lý công việc đáp ứng đầy đủ tính năng cần thiết và nằm trong mức ngân sách phù hợp.
Bên cạnh đó, nhân sự từ cấp trưởng phòng trở lên đều quá tải với lượng email đề xuất cần xử lý hằng ngày. Các đề xuất dù khẩn cấp hay không đều bị lẫn vào nhau, dẫn tới tình trạng bỏ lỡ các thông tin quan trọng. “Chúng tôi không có thời gian để duyệt email mỗi ngày đâu. Thường thì cứ 2-3 ngày tôi lại ngồi xuống xem xét một lượt. Chính vì thế có những email bị ứ đọng mãi rồi quên luôn. Vậy là tôi lại có ngay bài toán thứ hai mang tên đề xuất.”
Cuối cùng là bài toán về quy trình. Anh Duy kể: “Hồi trước xây dựng quy trình đã rất cực rồi. Vậy mà các bạn vẫn thường xuyên làm sai. Lúc đào tạo lý thuyết thì nhân viên mới hiểu sơ sơ thôi. Khi bắt tay vào thực hiện các bạn mới thấy mắc chỗ nọ, vướng chỗ kia, ví dụ như đến bước này thì liên hệ ai, làm cái gì tiếp theo. Và quan trọng là phải hiểu kết quả đầu ra của mỗi quy trình là gì.”
Cơ duyên giữa TSN Company và nền tảng công nghệ Base.vn
Thật không khó để TSN tìm được Base.vn – một đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực SaaS (Software-as-a-Service) tại Việt Nam. Anh Duy kể: “Lúc đó tôi tìm tới Base.vn vì quan tâm đến ứng dụng Base Wework. Nó giải quyết bài toán cấp thiết nhất là quản lý công việc. Nhưng sau khi được giới thiệu về toàn bộ nền tảng Base.vn và các app con, tôi thấy gần như app nào mình cũng cần dùng. Base.vn có tư duy về mặt vận hành và quản trị nội bộ khá sâu, đáp ứng đúng nhu cầu nên tôi chọn luôn cả Base Request – xử lý đề xuất và Base Workflow – quản lý quy trình.”
Ứng dụng nền tảng Base.vn
TSN Company sử dụng Base Wework để quản lý cả dự án lẫn phòng ban như ban giám đốc, phòng vận hành, bộ phận bán lẻ. Mọi người sẽ tạo checklist công việc và giao đến từng cá nhân.
“Ngoài những tính năng cơ bản, tôi ấn tượng nhất với tính năng Milestone (tạm dịch: Cột mốc) cho phép chúng tôi xác định mục tiêu và thời gian cụ thể phải hoàn thành. Nhờ đó nhân viên có thêm động lực làm việc. Họ hiểu được nhiệm vụ của mình nằm trong bức tranh tổng thể nào của công ty.
Thứ hai, dự án trên ứng dụng được thể hiện dưới dạng biểu đồ gantt, rất hữu ích đối với người quản lý như tôi để theo dõi vấn đề về tiến độ. Workload của mỗi nhân sự cũng hiển thị rõ ràng qua báo cáo tự động, giúp tôi đo lường và phân bổ lại công việc cho phù hợp, tránh trường hợp bạn thì làm nhiều quá, bạn thì chẳng có gì làm.”
Với Base Request, 100% nhân viên đều tích cực dùng để xử lý tất cả các đề xuất, từ bổ sung nhân sự, điều chỉnh chế độ nhân sự hay đề xuất chi tiền từ các quỹ. Một mặt, Request giúp các lãnh đạo phê duyệt nhanh hơn, giải phóng bản thân khỏi tình trạng quá tải thông tin. Mặt khác, nó mang lại cảm giác yên tâm cho nhân viên mỗi lần đề xuất, không cần phải thấp thỏm lo lắng rằng các sếp sẽ “quên mất” mình.
Trong khi TSN Company đã khá thuần thục với WeWork và Request, ứng dụng Workflow đã được triển khai những bước đầu tiên. “Phòng vận hành đang chuẩn hóa lại tất cả các quy trình và xây dựng một bản đồ quy trình thống nhất. Toàn bộ sẽ đưa lên Workflow hết, chẳng hạn như quy trình bán hàng cho đối tác doanh nghiệp, thanh toán, luân chuyển hàng hóa… Bởi lẽ quy trình trên ứng dụng sẽ chỉ rõ các bước tiếp theo cần làm gì và đầu ra quy trình là gì. Các bạn cũng sẽ hiểu các công việc mình vẫn thường thực hiện bản chất là thuộc quy trình nào để có cái nhìn khái quát. Nhân sự mới vào làm quen nhanh hơn nhiều.”
Anh Duy cho biết thêm, cái hay của Base chính là các ứng dụng tự động liên kết với nhau. Công việc, quy trình và đề xuất được kết nối trên cùng một nền tảng, khiến mọi việc logic và trôi chảy hơn nhiều.
Base.vn đáp ứng 95% yêu cầu, phát huy tối đa trong mùa dịch Covid-19
Khi mới tìm đến Base.vn, anh Duy thực lòng không kỳ vọng nhiều, chỉ mong nó hỗ trợ được những gì thiết yếu nhất. Nhưng tới thời điểm hiện tại, anh đã phải thốt lên rằng: “Base.vn thật sự đáp ứng được 95% yêu cầu của tôi. Đây là con số quá tốt vì tôi chưa từng nghĩ rằng có phần mềm nào có mức độ phù hợp cao đến như vậy.”
Cuộc trao đổi này được thực hiện online, giữa thời điểm nóng của mùa dịch Covid-19. Chúng tôi đã chia sẻ sâu hơn về cách TSN Company ứng dụng Base.vn để giảm bớt ảnh hưởng của dịch bệnh đối với doanh nghiệp. Anh Duy cười: “Nếu không Base.vn, tôi cũng chẳng tự tin cho văn phòng nghỉ 2 tuần ở nhà, làm việc online, có thể nghỉ lâu hơn nữa đấy. Thế nên về mặt vận hành thì không đáng lo.
Đây cũng là dịp để rà soát chất lượng nhân sự. Chúng tôi dùng thêm app Base Test Center để kiểm tra kiến thức chuyên môn của nhân viên, kiến thức về phòng, chống dịch và theo dõi tình hình các biện pháp phòng dịch tại các cửa hàng như thế nào.”
Dưới góc nhìn của một nhân viên, anh Ngô Hải Đăng – Trưởng phòng Nhượng quyền chia sẻ thêm: “Base.vn giúp mình kiểm soát mọi thứ tốt hơn, biết được công việc nào cần ưu tiên để hoàn thành đúng tiến độ. Tôi cảm thấy rất an tâm, thoải mái, như được giải thoát khỏi sự lo âu vì chẳng sợ bỏ sót công việc nữa.
Dù bây giờ phải làm nhiều việc hơn nhưng năng suất hơn nhiều, gần như gấp đôi trước đây. Tôi thích nhất là app Base Workflow, giúp chúng tôi hiểu vai trò của từng bộ phận trong quy trình. Còn với Wework, tôi ấn tượng với giao diện subtasks, nghĩa là khi một đầu việc lớn quá thì mình có thể tạo các nhiệm vụ con để có lộ trình làm việc.”
Tạm kết
Nền tảng công nghệ Base.vn đã không phụ sự kỳ vọng của cả quản lý lẫn nhân viên tại TSN Company với những hiệu quả đầu tiên. Dù số hóa là một chặng đường dài gian nan, mong rằng TSN Company sẽ luôn đồng hành cùng Base để đạt mục tiêu tăng trưởng trong nhiều năm tới.
Doanh nghiệp của bạn có đang muốn tăng trưởng? Hãy đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận thông tin chi tiết và demo sản phẩm Base Wework – ứng dụng quản lý công việc và dự án 4.0!
