Chuyển đổi số không phải là chuyện đơn giản để doanh nghiệp có thể thực hiện trong một sớm một chiều mà đòi hỏi cả một quá trình nghiên cứu, tìm hiểu, cân nhắc kĩ càng rồi mới bắt đầu triển khai. Trường Quản lý Khách sạn Việt Úc đang trải qua một hành trình như vậy cùng Base.vn và rút ra được nhiều bài học quý báu.
“Chuyển đổi số” (digital transformation) hiện đang là một trong số những từ khóa “hot” nhất trên các phương tiện truyền thông trong thời gian gần đây và nhận được sự quan tâm từ nhiều nhà quản lý. Để tìm hiểu cụ thể hơn về một doanh nghiệp có thể bắt đầu chuyển đổi số như thế nào, chúng tôi đã trò chuyện cùng anh Lê Công Phụng – Trường phòng Marketing của công ty Cổ phần Tư vấn và Đào tạo Việt Úc, hay còn gọi là trường Quản lý Khách sạn Việt Úc – một trong những đơn vị đào tạo trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn uy tín tại Việt Nam.
Bắt đầu hành trình chuyển đổi số với nguyên tắc “4 hiểu”
Mỹ Hạnh: Thời gian qua mọi người thường nhắc nhiều đến những thuật ngữ như Chuyển đổi số, Kỷ nguyên số, Thời đại 4.0… Là người tiên phong đưa ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp Việt Úc, anh có quan điểm như thế nào về xu hướng chuyển đổi số?
Lê Công Phụng:Khi công nghệ ngày một phát triển và trở thành công cụ hỗ trợ con người trên nhiều phương diện thì xu hướng chuyển đổi số là tất yếu, không một ai có thể cưỡng lại được, nhất là trong hoàn cảnh thị trường đầy cạnh tranh. Tuy nhiên, đối với những câu hỏi như có thực hiện số hóa hay không, nếu có thì sẽ làm như thế nào, mỗi doanh nghiệp phải tự tìm kiếm đáp án cho riêng mình. Cá nhân tôi nghĩ rằng các doanh nghiệp, nếu muốn chuyển đổi số thì nên có lộ trình, làm từng bước một. Không phải tự dưng có thể áp dụng digital transformation hay automation ngay được.
Mỹ Hạnh: Vậy trường Việt Úc đã bắt đầu hành trình chuyển đổi số như thế nào?
Lê Công Phụng:Điều tiên quyết là doanh nghiệp phải hiểu rõ mình trước khi chuyển đổi số, ít nhất phải có 4 chữ “hiểu” ở đây.
Thứ nhất, chúng tôi hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ của mình. Việt Úc hiện nay đang có hai hệ đào tạo: ngắn hạn và dài hạn. Hệ ngắn hạn là mô hình đào tạo thường xuyên, tập trung vào đào tạo nghề như pha chế, nấu ăn, làm bánh…Trong mỗi nhóm nghề lại có nhiều lớp khác nhau như bếp Hoa, bếp Âu Á, bếp Nhật, bếp Việt Nam. Những lớp này thường kéo dài từ 1-3 tháng. Còn đối với hệ dài hạn, chúng tôi trang bị kiến thức và kĩ năng ngành nhà hàng – khách sạn sơ cấp (9 tháng) và trung cấp (2-2.5 năm).
Mỹ Hạnh: Thế 3 chữ “hiểu” còn lại, anh đang muốn nhắc đến điều gì?
Lê Công Phụng: Chúng tôi hiểu quy trình làm việc của trường. Khách hàng của chúng tôi là học sinh. Nói đến quy trình tuyển sinh, chúng tôi thường thu hút học viên tiềm năng qua các kênh digital điển hình như Facebook, sau đó trao đổi online với học viên, gọi điện thoại và đặt lịch hẹn tư vấn, tham quan cơ sở vật chất tại trường, làm thủ tục nhập học. Các bước tiếp theo như thanh toán, xếp lịch học…sẽ được thực hiện bởi các phòng ban tương ứng. Theo tôi, doanh nghiệp phải nắm rõ các quy trình nội bộ thì mới nhìn thấy được có thể ứng dụng công nghệ ở chỗ nào.
Chữ “hiểu” thứ ba chính là hiểu rõ mô hình và nhân sự của doanh nghiệp. Đội ngũ Việt Úc hiện tại có hơn 40 người, bao gồm phòng Đào tạo, Marketing, Tuyển sinh, Nhân sự và Tài chính – Kế toán. Nhìn chung nhân viên văn phòng đều khá trẻ, trung bình dưới 30 tuổi và có khả năng tiếp thu công nghệ nhanh. Vậy nên ngay từ lúc quyết định số hóa, chúng tôi cũng kì vọng toàn bộ nhân viên đều có thể sử dụng phần mềm.
Và cuối cùng, Việt Úc hiểu những điểm chưa ổn thỏa trong doanh nghiệp. Trước đây, chúng tôi sử dụng Excel là công cụ chính để quản lý mọi dữ liệu, nhất là tuyển sinh. Tôi vẫn đánh giá cao Excel. Tuy nhiên, xét về đường dài, với dự định mở thêm chi nhánh của trường, Excel sẽ không còn đáp ứng được nhu cầu bởi có nhiều thứ chúng tôi muốn tự động hóa để giảm bớt việc nhưng Excel chưa làm được. Ý định đổi mới bằng phần mềm công nghệ cũng được nhen nhóm từ đây.
Mỹ Hạnh: Như vậy trường tuyển sinh số lượng lớn và tần suất cao?
Lê Công Phụng: Đúng vậy. Mỗi khóa dài hạn sẽ có khoảng 300 học viên. Còn các lớp ngắn hạn thì tuyển sinh liên tục, song song nhiều lớp một lúc, tùy vào capacity (sức chứa) của trường. Số lượng học viên cần tuyển mỗi tháng từ 200-250 học viên. Vậy nên nhân sự, đặc biệt là phòng Tuyển sinh đều phải làm việc cật lực với khối lượng công việc lớn. Đưa công nghệ vào cũng là cách để hỗ trợ mọi người.
Trước khi chọn bất cứ phần mềm nào, doanh nghiệp nên tìm hiểu, cân nhắc thật kĩ giữa tính năng và nhu cầu của mình
Mỹ Hạnh: Base Wework là phần mềm đầu tiên mà Việt Úc trải nghiệm đúng không?
Lê Công Phụng: Thật ra thì không. Trong thời gian chúng tôi đang dùng thử một phần mềm quốc tế khác thì tôi vẫn tiếp tục tìm tòi, nghiên cứu thêm và gặp được Base. Bản thân tôi đã “ngó nghiêng” rất nhiều phần mềm rồi. Nhưng sau cùng chúng tôi vẫn quyết định chọn Base Wework vì hai lý do chính: Base có đội ngũ training và support ngay tại TP.HCM và hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Việt, phù hợp với nhân sự của Việt Úc.
Mỹ Hạnh: Vậy các doanh nghiệp khác có nên chọn Base Wework bởi những lý do trên?
Lê Công Phụng:Cái này thì tôi không nói trước được. Trước khi chọn bất cứ phần mềm nào, doanh nghiệp nên tìm hiểu, cân nhắc thật kĩ giữa tính năng và nhu cầu của mình. Công ty của bạn đang cần gì và phần mềm bạn đang tham khảo đáp ứng được đến đâu. Cân nhắc cũng cần thời gian chứ không nên vội vàng.
Mỹ Hạnh: Base Wework đã đáp ứng nhu cầu của Việt Úc như thế nào? Hay nói cách khác, nhân sự Việt Úc đã sử dụng Base vào những việc gì?
Lê Công Phụng: Tất cả các phòng ban của Việt Úc đều đang sử dụng Wework để lên danh sách công việc, giao – nhân việc và theo dõi deadline. Đối với phòng Tuyển sinh thì đặc biệt hơn chút xíu. Các bạn dùng Wework làm nền tảng quản lý quy trình chăm sóc học viên.
Trường đã tạo dự án quản lý học viên cho từng khóa học trên ứng dụng, bao gồm đầy đủ các bước: tiếp nhận thông tin và chăm sóc online, gọi điện, tư vấn trực tiếp… cho đến đăng ký học. Mỗi giai đoạn đều được hiển thị dưới dạng bảng (Board) với danh sách học viên chi tiết và sale chịu trách nhiệm. Các bạn tư vấn viến cứ thế chuyển từng tab học viên sang các bước khác nhau thôi. Ví dụ một học viên sau khi được tư vấn qua điện thoại xong thì tab của học viên đó sẽ được chuyển sang bước tư vấn trực tiếp. Như vậy, các bạn nhân viên và quản lý vừa có được cái nhìn tổng quan về quy trình chăm sóc học viên vừa theo dõi sát sao từng trường hợp khách hàng.
Mỹ Hạnh: Thế còn Request, Việt Úc có dùng thường xuyên không?
Lê Công Phụng: Thật ra Việt Úc dùng WeWork trước rồi mới tìm hiểu thêm Request. Không ngờ bây giờ chúng tôi lại dùng ứng dụng này nhiều thế. Hầu hết tất cả đề xuất từ các phòng đều ở trên Request hết rồi. Thậm chí phòng Đào tạo còn sử dụng phần mềm cho các loại đề xuất như đơn xin nghỉ học của học viên, đơn xin bảo lưu, đơn xin đi học lại…
Nếu doanh nghiệp nghĩ đến chuyện mở rộng quy mô và tổ chức nội bộ gọn gàng hơn, hãy nghĩ đến ứng dụng công nghệ
Mỹ Hạnh: Anh đã kì vọng gì khi đưa ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp? Đến hiện tại Việt Úc có đạt được kết quả như kì vọng không?
Lê Công Phụng: Tôi thật sự nghĩ rằng, bất cứ doanh nghiệp nào nghĩ đến chuyện scale up (mở rộng quy mô), tổ chức lại công ty gọn gàng hơn đều phải nghĩ đến công nghệ. Như tôi vừa nói, Việt Úc chúng tôi dùng Base Wework không chỉ cho mỗi tuyển sinh mà toàn bộ văn phòng. Mà dù có kể đến tuyển sinh hay không thì tôi cũng thừa nhận rằng công việc được sắp xếp và theo dõi hiệu quả hơn nhờ vào ứng dụng. Công nghệ góp phần hỗ trợ các hoạt động chung và hỗ trợ trong quá trình phát triển quy mô của trường.
Mỹ Hạnh: Anh có lời khuyên nào gửi tới các doanh nghiệp muốn chuyển đổi số?
Lê Công Phụng:Tôi chỉ nhắc lại rằng doanh nghiệp phải thật sự hiểu chính mình trước khi thực hiện chuyển đổi số. Hãy nghĩ đến mục tiêu đường dài, tìm hiểu, cân nhắc thật kĩ và lựa chọn những công nghệ phù hợp.
Xin chân thành cảm ơn anh.
Doanh nghiệp của bạn có muốn tham gia hành trình chuyển đổi số? Vui lòng đăng kí TẠI ĐÂY và tìm hiểu cùng Base.vn nhé!
