Mỹ Hạnh: Thời gian qua mọi người thường nhắc nhiều đến những thuật ngữ như Chuyển đổi số, Kỷ nguyên số, Thời đại 4.0… Là người tiên phong đưa ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp Việt Úc, anh có quan điểm như thế nào về xu hướng chuyển đổi số?
Lê Công Phụng:Khi công nghệ ngày một phát triển và trở thành công cụ hỗ trợ con người trên nhiều phương diện thì xu hướng chuyển đổi số là tất yếu, không một ai có thể cưỡng lại được, nhất là trong hoàn cảnh thị trường đầy cạnh tranh. Tuy nhiên, đối với những câu hỏi như có thực hiện số hóa hay không, nếu có thì sẽ làm như thế nào, mỗi doanh nghiệp phải tự tìm kiếm đáp án cho riêng mình. Cá nhân tôi nghĩ rằng các doanh nghiệp, nếu muốn chuyển đổi số thì nên có lộ trình, làm từng bước một. Không phải tự dưng có thể áp dụng digital transformation hay automation ngay được.
Mỹ Hạnh: Vậy trường Việt Úc đã bắt đầu hành trình chuyển đổi số như thế nào?
Lê Công Phụng:Điều tiên quyết là doanh nghiệp phải hiểu rõ mình trước khi chuyển đổi số, ít nhất phải có 4 chữ “hiểu” ở đây.
Thứ nhất, chúng tôi hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ của mình. Việt Úc hiện nay đang có hai hệ đào tạo: ngắn hạn và dài hạn. Hệ ngắn hạn là mô hình đào tạo thường xuyên, tập trung vào đào tạo nghề như pha chế, nấu ăn, làm bánh…Trong mỗi nhóm nghề lại có nhiều lớp khác nhau như bếp Hoa, bếp Âu Á, bếp Nhật, bếp Việt Nam. Những lớp này thường kéo dài từ 1-3 tháng. Còn đối với hệ dài hạn, chúng tôi trang bị kiến thức và kĩ năng ngành nhà hàng – khách sạn sơ cấp (9 tháng) và trung cấp (2-2.5 năm).
Mỹ Hạnh: Thế 3 chữ “hiểu” còn lại, anh đang muốn nhắc đến điều gì?
Lê Công Phụng: Chúng tôi hiểu quy trình làm việc của trường. Khách hàng của chúng tôi là học sinh. Nói đến quy trình tuyển sinh, chúng tôi thường thu hút học viên tiềm năng qua các kênh digital điển hình như Facebook, sau đó trao đổi online với học viên, gọi điện thoại và đặt lịch hẹn tư vấn, tham quan cơ sở vật chất tại trường, làm thủ tục nhập học. Các bước tiếp theo như thanh toán, xếp lịch học…sẽ được thực hiện bởi các phòng ban tương ứng. Theo tôi, doanh nghiệp phải nắm rõ các quy trình nội bộ thì mới nhìn thấy được có thể ứng dụng công nghệ ở chỗ nào.
Chữ “hiểu” thứ ba chính là hiểu rõ mô hình và nhân sự của doanh nghiệp. Đội ngũ Việt Úc hiện tại có hơn 40 người, bao gồm phòng Đào tạo, Marketing, Tuyển sinh, Nhân sự và Tài chính – Kế toán. Nhìn chung nhân viên văn phòng đều khá trẻ, trung bình dưới 30 tuổi và có khả năng tiếp thu công nghệ nhanh. Vậy nên ngay từ lúc quyết định số hóa, chúng tôi cũng kì vọng toàn bộ nhân viên đều có thể sử dụng phần mềm.
Và cuối cùng, Việt Úc hiểu những điểm chưa ổn thỏa trong doanh nghiệp. Trước đây, chúng tôi sử dụng Excel là công cụ chính để quản lý mọi dữ liệu, nhất là tuyển sinh. Tôi vẫn đánh giá cao Excel. Tuy nhiên, xét về đường dài, với dự định mở thêm chi nhánh của trường, Excel sẽ không còn đáp ứng được nhu cầu bởi có nhiều thứ chúng tôi muốn tự động hóa để giảm bớt việc nhưng Excel chưa làm được. Ý định đổi mới bằng phần mềm công nghệ cũng được nhen nhóm từ đây.
Mỹ Hạnh: Như vậy trường tuyển sinh số lượng lớn và tần suất cao?
Lê Công Phụng: Đúng vậy. Mỗi khóa dài hạn sẽ có khoảng 300 học viên. Còn các lớp ngắn hạn thì tuyển sinh liên tục, song song nhiều lớp một lúc, tùy vào capacity (sức chứa) của trường. Số lượng học viên cần tuyển mỗi tháng từ 200-250 học viên. Vậy nên nhân sự, đặc biệt là phòng Tuyển sinh đều phải làm việc cật lực với khối lượng công việc lớn. Đưa công nghệ vào cũng là cách để hỗ trợ mọi người.
