Trong quá trình chuyển đổi số, hẳn là rất nhiều doanh nghiệp băn khoăn đặt câu hỏi làm sao để triển khai thành công khi đối mặt với các rào cản về mô hình, thói quen con người và công nghệ. Hi vọng câu chuyện ứng dụng công nghệ Base của tập đoàn bất động sản BIDGroup với quy mô nhân sự hơn 200 người sẽ truyền niềm tin, cảm hứng và động lực tới các đơn vị khác trên chặng đường số.
Xu hướng chuyển đổi số bắt nguồn từ những đột phá công nghệ trong lĩnh vực Dữ liệu, Internet vạn vật (IOT), Trí tuệ nhân tạo (AI), rô-bốt, máy học (Machine Learning)…, giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu và tự động hóa các thao tác trong công việc. Tại Việt Nam, khi thế giới số đang thay đổi một cách chóng mặt, bên cạnh những “ông lớn” tiên phong trong công cuộc ứng dụng công nghệ như Tiki, The Coffee House…, cũng có những doanh nghiệp vẫn khước từ chuyển đổi số. Có những doanh nghiệp sau một thời gian triển khai nhưng không quyết liệt, chưa gặt hái được thành quả như mong đợi. Và có doanh nghiệp, điển hình như tập đoàn BIDGroup, dù được đánh giá là bước đầu đã công nghệ hóa thành công nhưng vẫn khiêm tốn tự nhận mình “đi chậm so với thế giới”.
Câu chuyện của BIDGroup dưới đây là những trải nghiệm và kinh nghiệm đúc kết được từ hành trình gần một năm đưa nền tảng Base.vnvào hoạt động vận hành và quản trị một tập đoàn bất động sản, được kể lại bởi anh Nguyễn Đình Dũng – Phó Tổng Giám đốc và Bùi Anh Tuấn – Trưởng phòng Công nghệ Thông tin. Nhưng hơn hết, câu chuyện cho chúng ta hiểu được thái độ, tư duy về công nghệ và ý chí quyết tâm thay đổi của những người lãnh đạo để không bị tụt hậu trong cuộc đua đầy khốc liệt của thị trường.
Tập đoàn bất động sản BIDGroup: “Chúng tôi không còn quá trẻ nhưng vẫn luôn tư duy cởi mở với công nghệ”
Năm 2006, tiền thân của BIDGroup – Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đô thị – BID Việt Nam được thành lập. Đến giai đoạn 2011-2015, doanh nghiệp đẩy mạnh các hoạt động đầu tư kinh doanh bất động sản và chính thức chuyển đổi sang mô hình tập đoàn bất động sản. BIDGroup hiện tập trung vào ba chức năng chính: chủ đầu tư bất động sản, tổng thầu thi công và đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà. Thương hiệu BID đã gắn liền với vai trò phát triển bất động sản các dự án nổi tiếng như The Garden Hill (Nam Từ Liêm – Hà Nội), Eden Garden (Thái Bình), BID Residence (Văn Khê, Hà Đông, Hà Nội) hay là tổng thầu thi công, “cứu sinh” nhiều dự án tại Hà Nội như Bright City, Lâm Viên Complex, AZ Sky Định Công…
Một số người cho rằng, các tập đoàn lớn thường có quy mô “cồng kềnh” nên sẽ khó ứng dụng công nghệ một cách triệt để, chỉ có thể thành công ở một bộ phận nhỏ nhất định. Tuy nhiên, BIDGroup đã chứng minh điều ngược lại. Hơn 200 nhân sự (bao gồm khối back office & khối quản lý dự án và chưa tính công nhân thi công) đã sử dụng công nghệ thành thạo để phục vụ công việc.
“Thực tế nhân sự chúng tôi không phải còn quá trẻ. Các quản lý trung bình 36 tuổi và nhân viên khoảng độ 28. Tuy nhân sự đông, độ tuổi có phần hơi “cứng” so với lớp trẻ bây giờ, nhiều khi mọi người ở công trường bận rộn không có nhiều thời gian, nhưng chúng tôi vẫn luôn tư duy cởi mở với công nghệ, sẵn sàng tìm tòi và thay đổi.” – Anh Dũng P.TGĐ chia sẻ.
Tình trạng quá tải giấy tờ và nhu cầu công nghệ
Những năm gần đây, dự án của BIDGroup càng ngày càng nhiều, nằm rải rác nhiều tỉnh thành khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn vì hầu như mọi người làm việc trên giấy tờ.
“Nhiều khi thủ tục hồ sơ bị chậm, tôi phải cho nhân viên nợ giấy tờ. Nhưng đến khi nhân viên hoàn lại hồ sơ thì lại thiếu mất cái nọ, thất lạc cái kia. Ai cần phê duyệt cái gì cũng phải mang tờ trình, phiếu yêu cầu chạy từ công trường lên tận văn phòng gặp lãnh đạo. Có những lúc lãnh đạo đi công tác, bao nhiêu giấy tờ đều phải chờ ký.
Hơn nữa, ngoài giấy tờ, các phòng ban cũng mới chỉ dừng lại ở Excel chứ chưa dùng phần mềm nào khác. Công nghệ phát triển nhanh như vậy, đã đến lúc phải tìm công cụ hỗ trợ rồi. Chúng tôi cũng muốn bắt kịp xu hướng của thời đại.” – Anh Dũng cho hay.
Lời giải đến từ nền tảng công nghệ Base.vn
Lựa chọn nền tảng công nghệ Base.vn không phải là sự ngẫu nhiên mà là một quá trình nghiên cứu, tìm hiểu kỹ càng. Anh Tuấn – Trưởng phòng IT cho biết:
“Tôi đã tham khảo khá nhiều phần mềm, nhưng cuối cùng quyết định chọn Base.vn vì nó thực sự rất dễ dùng. Không phải là dễ đối với tôi, phải dễ đối với tất cả mọi người trong công ty. Ai cũng có thể dùng được. Giao diện của Base.vn tương tự như Facebook, Gmail nên cảm giác rất thân thuộc. Vậy nên trên Base Platform, chúng tôi đã chọn Base Wework – ứng dụng quản lý công việc và Base Request – ứng dụng phê duyệt đề xuất, được áp dụng với toàn bộ nhân sự của công ty.”
Hiện tại, tất cả các phòng ban đều làm việc trên Base Wework. Mọi vướng mắc cũng được phát hiện và cập nhật liên tục trên ứng dụng. Trước đây bất cứ hợp đồng phát sinh nào cũng yêu cầu các phòng ban họp. Nhưng từ ngày có Wework, việc họp để xử lý hợp đồng được cắt giảm tối đa. Chẳng hạn như phát sinh thêm hợp đồng làm nhà mẫu, bản dự thảo sẽ được đưa lên ứng dụng và thông báo tới các phòng ban liên quan. Mọi người cùng trao đổi, thảo luận, chỉnh sửa và cập nhật bản hợp đồng mới ở phần Comment – bình luận. Nhân sự có thể xem trực tiếp văn bản trên Wework mà không cần in ấn nhiều lần như trước nữa.
“Bộ phận dùng Base Wework hiệu quả nhất chính là khối Xây dựng. Giả sử tôi cần đội ngũ công trường bóc một khối lượng xây bao trát ngoài của một tầng dự án, tôi sẽ gửi yêu cầu bằng cách tạo nhóm công việc trên ứng dụng và giao trực tiếp tới anh Giám đốc phụ trách dự án. Sau đó anh ấy sẽ tiếp tục giao từng đầu việc nhỏ cho từng nhân viên cấp dưới. Có vấn đề gì lại liên tục update tại Wework luôn.” – anh Dũng kể.
Tương tự, Base Request cũng được BIDGroup sử dụng tích cực không kém. Hầu hết mọi đề xuất đều được xử lý trên Base rồi. Khi được hỏi về bí quyết ứng dụng Request, anh Dũng cười:
“Đơn giản là quy chế. Nếu không tạo đề xuất qua Base thì tôi không duyệt. Hôm trước có mấy anh em thi công cần duyệt mua vật tư, cũng mang giấy tờ từ dưới công trường lên văn phòng nhờ tôi ký. Tôi không chấp nhận và yêu cầu làm lại trên ứng dụng. Đã có công nghệ rồi thì sao lại lãng phí thời gian, công sức nữa! Một vài lần “bị từ chối” như vậy là các bộ phận tự động phải đi vào guồng quay của công nghệ.”
Yếu tố quyết định thành công của chuyển đổi số: Nhận thức và Ý chí
Chỉ mất chưa đầy một tháng để làm quen với nền tảng Base.vn, BIDGroup tự thấy mình may mắn vì nhân viên gần như đều ủng hộ sự đổi mới. Đến nay, hiệu quả của Base đối với doanh nghiệp đã thể hiện rõ rệt.
“Thực sự nhiều thủ tục đã được cắt giảm, rút ngắn nhiều thời gian. Dưới góc độ của một người lãnh đạo, tôi nhận thấy năng suất lao động của nhân viên được nâng cao. Mọi người đỡ in ấn, đỡ đi lại trình ký, đẩy nhanh tiến độ công việc.
Tuy nhiên, để có được hiệu quả đó, yếu tố quan trọng nhất vẫn là Nhận thức và Ý chí của con người. Đầu tiên phải nhận thức rõ doanh nghiệp mình cần gì và công nghệ mình đang cân nhắc sẽ giúp mình được những gì. Khi đã lựa chọn xong, con người phải có ý chí quyết tâm ứng dụng công nghệ vào thực tiễn.
Sắp tới chúng tôi mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh, tùy vào tình hình thực tế mà sẽ tiếp tục ứng dụng Base sao cho hợp lý. Mong rằng Base.vn sẽ luôn giữ vững thương hiệu và liên tục cải tiến công nghệ để đồng hành cùng BIDGroup.”
Đừng chần chừ trước xu hướng chuyển đổi số chỉ vì doanh nghiệp của bạn quy mô lớn! Hãy đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận thông tin tư vấn chi tiết và demo sản phẩm Base Wework – ứng dụng quản lý công việc & dự án thời đại 4.0!
