Ấn tượng đầu tiên của chúng tôi khi tìm hiểu về chặng đường chuyển đổi số tại bộ phận tuyển dụng của Cen Group là sự chênh lệch giữa quy mô hơn 2000 người, chỉ tiêu tuyển dụng gần 200 người/ tháng và số lượng chuyên viên nhân sự chỉ vỏn vẹn 3 người. Vậy làm thế nào để đáp ứng được nhu cầu nhân sự cho tập đoàn? Câu trả lời nằm ở công nghệ Base E-Hiring.
Nhắc đến chuyển đổi số, người ta thường nghĩ đến máy móc kỹ thuật, dây chuyền tự động hóa. Cho đến vài năm gần đây, các doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu và sử dụng các phần mềm hỗ trợ công tác vận hành và quản trị, chẳng hạn như ứng dụng quản lý công việc, dự án, văn bản nội bộ… Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức được rằng làn sóng chuyển đổi số đã lan tỏa đến cả công tác tuyển dụng. Đặc biệt, đối với các tập đoàn sở hữu quy mô nhân sự lớn, công nghệ đã trở thành “cánh tay phải” giúp giải tỏa áp lực cho bộ phận tuyển dụng.
Trước đây, các hoạt động tuyển dụng vẫn được thực hiện một cách truyền thống với Excel, giấy tờ. Nhưng đến nay, khi công nghệ vào cuộc, các doanh nghiệp dần bứt phá khỏi lối mòn. Một trong số đó là tập đoàn Bất động sản Thế kỷ CenGroup – một ví dụ điển hình của việc triển khai thành công ứng dụng quản lý tuyển dụng Base E-Hiring.
Tò mò về cảm nhận của người trực tiếp sử dụng Base, chúng tôi đã có cuộc trò chuyện cùng chị Đặng Diệu Hương – chuyên viên tuyển dụng của CenGroup. Tranh thủ 30 phút giữa lịch phỏng vấn dày đặc, chị kể về những trải nghiệm khi đồng hành cùng Base trong suốt quãng thời gian vừa qua.
“Nếu bây giờ chưa dùng E-Hiring, chưa chắc tôi đã sắp xếp được thời gian dành cho các bạn đâu đấy.”
Áp lực tuyển dụng cho tập đoàn bất động sản 2000 nhân sự
Thành lập năm 2002 đến nay, CenGroup đã trở thành đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực Bất động sản tại Việt Nam, cung cấp các dịch vụ trọn gói từ đầu tư, khai thác, thuê và cho thuê lại, tư vấn, tiếp thị và thẩm định bất động sản. Sau gần 18 năm hoạt động, CenGroup sở hữu 5 công ty thành viên cùng nhiều chi nhánh, văn phòng có mặt trên toàn quốc. Quy mô lên tới hơn 2000 nhân sự, bao gồm cả khối văn phòng và khối kinh doanh.
Dù quy mô lớn nhưng bộ phận tuyển dụng của CenGroup chỉ có 3 người, chịu trách nhiệm tuyển cho toàn bộ nhân sự của tập đoàn và các công ty con. Chỉ tiêu tuyển dụng lên tới gần 200 người/ tháng.
“Bạn hỏi chúng tôi có áp lực không? Thực sự rất áp lực. Tôi chỉ ước một ngày dài hơn 24 tiếng, vì làm mãi không hết việc. Thế nên chúng tôi tìm kiếm công nghệ với hi vọng giảm bớt phần nào gánh nặng.” – chị Diệu Hương kể.
Câu chuyện tuyển dụng tại CenGroup: Bản chất là những bài toán không của riêng ai
Là một tập đoàn đề cao tính chuyên nghiệp, CenGroup xây dựng quy trình tuyển dụng khá kỳ công, bắt đầu từ việc làm phiếu Đề xuất Tuyển dụng để trình ký phòng Tài chính, ban Giám đốc, phòng Nhân sự. Sau khi được duyệt, chuyên viên Tuyển dụng sẽ đăng tuyển và thực hiện các bước tiếp theo như lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn…
Đối với khối văn phòng, ứng viên sẽ nhận được kết quả trong vòng một tuần kể từ khi phỏng vấn. Còn đối với khối kinh doanh, sau khi trao đổi lần đầu, các ứng viên sẽ được tham gia khóa đào tạo Tân tuyển, bao gồm các bài học về văn hóa công ty và kỹ năng sales. Kết thúc khóa học, bộ phận Nhân sự sẽ trao đổi thêm với các ứng viên tiềm năng về mức lương rồi mới đưa ra Offer (thư mời làm việc).
Như vậy, các chuyên viên tuyển dụng sẽ phải thực hiện rất nhiều hoạt động trong suốt quá trình tuyển dụng và xử lý khối lượng lớn hồ sơ cùng một lúc.
“Lúc bấy giờ chúng tôi cũng chưa dùng công cụ nào để quản lý quy trình. Mỗi chuyên viên tự chủ động tải và lưu hồ sơ vào ổ cứng máy tính của mình, tự theo dõi ứng viên trên file Excel riêng lẻ. Bản thân tôi cũng thừa nhận phương thức này khá thủ công, dẫn đến tình trạng trùng lặp ứng viên nếu bạn đó ứng tuyển nhiều vị trí cùng một lúc. Tôi cũng không nắm bắt hết được lịch sử ứng tuyển (vị trí nào, kết quả ra sao…) của từng người.
Lần đầu tiên công nghệ hóa hoạt động tuyển dụng cùng Base E-Hiring
Biết đến Base E-Hiring qua một lần được đối tác giới thiệu, CenGroup đã đồng hành cùng Base hai năm – khoảng thời gian đủ dài để trải nghiệm và đo lường kết quả. Toàn bộ quy trình tuyển dụng được chuyển giao lên nền tảng E-Hiring. Mỗi ứng viên đang ở giai đoạn nào đều được hiển thị rõ rệt.
“Tôi đánh giá Base là một ứng dụng rất thông minh vì tính tự động hóa cao. Thay vì các hồ sơ được lưu trữ trên ổ cứng như trước đây, toàn bộ CV từ các nguồn CenGroup thường dùng như timviecnhanh, vieclam24h, vietnamworks đều tự động lưu trữ tại “kho” ứng dụng mà vẫn có thể lọc ứng viên theo từng nguồn. Bên cạnh đó, chúng tôi bây giờ phản hồi cho ứng viên rất nhanh cũng nhờ vào email tự động, chẳng hạn như email cảm ơn.
Cá nhân tôi đặc biệt yêu thích tính năng nhắc lịch phỏng vấn. Tôi chẳng cần ghi nhớ và nhắc nhở từng thành viên trong hội đồng phỏng vấn nữa. E-Hiring đã làm thay việc đó rồi.”
Với Cengroup, Base đã giúp bộ phận tuyển dụng rút ngắn thời gian lọc hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn, quản lý và tìm kiếm dữ liệu ứng viên… Đồng thời, nhân sự có thêm thời gian để xử lý các khâu thủ tục giấy tờ khác của tuyển dụng, làm việc hiệu quả và suôn sẻ hơn.
"Nếu có dịp, tôi nhất định giới thiệu Base đến với mọi người"
Chúng tôi mải miết trò chuyện cho đến khi vô tình nhìn thấy màn hình điện thoại của chị Diệu Hương sáng lên với dòng thông báo nhắc lịch phỏng vấn từ ứng dụng Base E-Hiring. Câu nói cuối cùng của chị khiến chúng tôi nhớ mãi:
“Tôi vẫn thường nói với các bạn trong nghề tuyển dụng là nên ít nhất thử dùng công nghệ một lần để thấy sự khác biệt. Sau năm đầu tiên dùng Base E-Hiring, chúng tôi mê luôn ứng dụng này và quyết định gia hạn hợp đồng cho năm tiếp theo. Nếu có dịp, tôi nhất định sẽ giới thiệu Base đến mọi người.”
Doanh nghiệp của bạn có muốn giảm tải áp lực tuyển dụng? Hãy tìm hiểu thông tin chi tiết về Base E-Hiring – sản phẩm tuyển dụng 4.0 bằng cách đăng ký ngay TẠI ĐÂY!
