Giới thiệu chung
Công ty TNHH Nước Uống Tinh Khiết Sài Gòn (SAPUWA) thành lập năm 1992 bởi doanh nhân Lê Như Ái, với sứ mệnh tạo ra một sản phẩm nước uống tinh khiết chất lượng cao và giá cả tốt cho người Việt Nam, đủ sức cạnh tranh với các thương hiệu nước ngoài.
Hiện SAPUWA đã được tiếp quản bởi thế hệ lãnh đạo thứ hai là con trai của bác Ái – anh Lê Như Vũ. Tiếp nối những thành công trước đó, anh Vũ đã đẩy mạnh áp dụng khoa học – kỹ thuật vào dây chuyền sản xuất nước tinh khiết, đồng thời đưa SAPUWA đến gần hơn tới khái niệm “doanh nghiệp số” bằng việc triển khai công nghệ trong quản trị vận hành.
Theo cách gọi của anh Lê Như Vũ, SAPUWA giống như một đại gia đình có ba thế hệ cùng chung sống: Có các cô chú đã ngoài 60 tuổi, có các anh chị trong khoảng từ U40 đến trên 50 tuổi, và một thế hệ trẻ mới chỉ khoảng chưa tới 30.
Bài phỏng vấn được trích một phần từ ấn phẩm chia sẻ về kinh nghiệm chuyển đổi số Behind the Success – Sự thật về thất bại do Base.vn biên tập và phát hành.
Áp dụng công nghệ mới nhưng vẫn giữ nguyên 3 thế hệ nhân sự cũ
Anh Vũ có dự định áp dụng công nghệ tại SAPUWA từ thời điểm nào thưa anh? Ngay khi anh mới đảm nhận vai trò CEO công ty, hay vào một giai đoạn khác sau này?
Ngay từ khi còn là một quản lý cấp trung, tôi đã có dự định triển khai công nghệ 4.0 vào SAPUWA. Giống như cách công ty đã đạt chứng chỉ ISO trong hệ thống quản lý chất lượng từ những năm 2000 – 2001, tôi cũng muốn hệ thống quản lý vận hành sẽ đạt được tiêu chuẩn nhất định và mang lại hiệu quả thật cho doanh nghiệp.
Điều này một phần xuất phát từ đam mê công nghệ của chính bản thân tôi. Từ khi tôi còn là sinh viên (khoảng năm 2006), lúc máy tính Macbook của Apple mới ra mắt và chưa có nhiều người sử dụng, tôi đã có cơ hội được thử nghiệm sớm và trở thành quản trị viên của một diễn đàn chia sẻ kinh nghiệm sử dụng Macbook cho cộng đồng. Thói quen nghiên cứu công nghệ ấy đã theo tôi trong một khoảng thời gian dài và được ứng dụng khá nhiều trong đời sống. Khi bắt đầu đi làm, đam mê này tiếp tục thúc đẩy tôi tìm tới hàng loạt phần mềm, từ các ứng dụng đơn giản như nhắc nhở công việc, chia sẻ thông tin tới các hệ thống chuyên sâu cho quản trị.
Và tôi hiểu rằng SAPUWA không thể mãi duy trì phương thức vận hành cũ của mấy chục năm qua. Có thể cách làm đó đã mang lại hiệu quả cao vào thời điểm cách đây 30 năm, nhưng hiện nay thời cuộc đã đổi khác. Tất cả các doanh nghiệp trên thế giới đều đang triển khai công nghệ theo xu hướng 4.0 hết rồi. Nếu chúng tôi không nhanh chóng chuyển đổi số để đồng hành với xu hướng này, chắc chắn cả công ty sẽ bị tụt lại. Khi đó kết quả kinh doanh cùng sự cạnh tranh thương hiệu mà SAPUWA giữ vững bấy lâu nay cũng bị ảnh hưởng theo.
Vì vậy, mặc dù hiểu rằng rất khó để thay đổi thói quen làm việc của cả một doanh nghiệp, nhưng tôi vẫn ấp ủ mong muốn này. Khi chính thức tiếp quản công ty và có quyền ra quyết định, tôi đã quyết liệt triển khai hơn bao giờ hết. Tôi tự mình dẫn dắt các dự án số hóa, từng bước đưa công nghệ quản trị vào trong SAPUWA – bắt đầu từ những công nghệ đơn giản trước, nhằm dần dần thay đổi thói quen làm việc của nhân sự và giúp họ thích nghi với môi trường làm việc 4.0.
Cho đến hiện tại thì SAPUWA đang sử dụng những công nghệ nào thưa anh?
Trong mọi hoạt động vận hành của SAPUWA, hễ có thể áp dụng công nghệ vào khía cạnh nào là chúng tôi đều áp dụng hết. Ngay cả khi phần mềm ấy chưa hoàn thiện tính năng hoặc chưa đáp ứng được hết nhu cầu của công ty, tôi cũng sẵn sàng tin tưởng thử nghiệm.
Về quản trị vận hành, nổi bật nhất tại SAPUWA là dùng Base để số hóa toàn diện từ quản lý công việc, quản lý quy trình tới quản trị nhân sự. Ví dụ như ngày trước công ty không có quy định và công cụ rõ ràng để chấm công, nhưng bây giờ thì 100% đều phải chấm công hằng ngày trên ứng dụng Base. Các hoạt động khác liên quan tới công lương như xin nghỉ phép, xin đi sớm về muộn,… cũng phải thao tác trên Base để được ghi nhận và xử lý.
Bên cạnh đó, SAPUWA cũng đã bắt tay vào thiết kế một hệ thống ERP từ năm 2019, cho tới năm 2021 thì đưa vào hoạt động.
Chúng tôi cũng đã sử dụng công nghệ để quản lý phương tiện vận chuyển, cụ thể là một ứng dụng theo dõi và kiểm soát các xe giao hàng của công ty xem chúng đã đi những đâu, đổ xăng ở trạm nào và hóa đơn hết bao nhiêu tiền. Ứng dụng này đã giúp SAPUWA rất nhiều trong việc hạch toán chi phí cuối tháng cũng như đánh giá hiệu quả làm việc của từng xe.
Một công nghệ 4.0 khác mà tôi đang tìm hiểu và rất mong muốn được triển khai là chữ ký điện tử. Tuy nhiên kế hoạch này còn vướng mắc vì hồ sơ giấy tờ phải lệ thuộc vào đối tác, trong khi nhiều bên vẫn chưa chấp nhận loại hình chữ ký này.
Nhiều doanh nghiệp tin rằng công nghệ 4.0 có thể thay thế được con người, giúp tinh gọn bộ máy nhân sự. Quan điểm của anh Vũ về vấn đề này như thế nào? Trên thực tế, tình huống này có diễn ra tại SAPUWA hay không?
Tôi đồng ý kiến rằng công nghệ làm tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó doanh nghiệp có thể cắt giảm bớt các nhân sự kém hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí. Ví dụ như quy mô hiện tại của SAPUWA là 250 người, với những phần mềm công ty đã và đang đưa vào áp dụng, tôi hoàn toàn có thể cắt giảm khoảng 20, 30 hoặc thậm chí là 50 nhân sự mà vẫn đảm bảo hệ thống vận hành. Hoặc nếu không, tôi cũng có thể thay thế nhân sự lớn tuổi bằng những người trẻ hơn, năng động hơn và có tư duy công nghệ tốt hơn rõ rệt.
Tuy nhiên tôi đã không chọn phương án đó. Tôi vẫn muốn duy trì những nhân sự đang gắn bó với SAPUWA, bởi từ trước tới nay ba tôi vẫn luôn chọn triết lý “lấy nhân làm gốc” để kiến tạo bộ máy. Hai chữ tình nghĩa này quả thực rất đáng coi trọng.
Ở SAPUWA có nhiều người đã gần 70 tuổi mà tôi phải gọi là cô chú, những người ở độ tuổi trung niên cũng rất nhiều. Đó là những nhân sự đã cống hiến nhiều năm cho công ty, đến bây giờ vẫn đang ở đây để tiếp tục làm việc. Nhiều người trong số họ đã đồng hành với ba tôi ngay từ những ngày khởi nghiệp đầu tiên. Vậy nên từ phía công ty sẽ không có chuyện cắt giảm nhân sự vì lý do áp dụng công nghệ; tôi sẽ để họ tự đưa ra quyết định tiếp tục ở lại hoặc chủ động xin nghỉ nếu không thể tiếp tục đồng hành.
Chắc chắn nhiều người sẽ gặp khó khăn để thích ứng với công cuộc số hóa mà SAPUWA theo đuổi. Nhưng chỉ cần nhân sự còn muốn “nhập cuộc” và lựa chọn ở lại, công ty cam kết sẽ luôn tạo điều kiện thêm. Họ sẽ được sắp xếp một công việc phù hợp rồi học thêm về nghiệp vụ máy tính, từ đó dần dần sử dụng được những công nghệ mà công ty đang dùng.
Giữa ba thế hệ nhân sự chắc chắn sẽ có khoảng cách và nhiều khi khó giao tiếp với nhau, nhưng tôi tin rằng không quá khó để dẫn dắt một SAPUWA như thế. Bởi vì tất cả họ đều có hai điểm chung: đều có tấm lòng gắn bó với công ty như là nhà của mình, và đều có tinh thần muốn tiếp tục đi làm và đóng góp giá trị cho xã hội.
Nhưng tôi cũng muốn khẳng định lại một điều: Nếu nhân sự đã lựa chọn đi cùng SAPUWA thì phải luôn ủng hộ và thích nghi theo những chủ trương thay đổi của công ty, trong đó bao gồm việc áp dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp.
Chắc chắn nhiều người sẽ gặp khó khăn để thích ứng với công cuộc số hóa mà SAPUWA theo đuổi. Nhưng chỉ cần nhân sự còn muốn “nhập cuộc" và lựa chọn ở lại, công ty cam kết sẽ luôn tạo điều kiện thêm.
Khi triển khai công nghệ, có những lúc anh Vũ rất cứng rắn, quyết liệt nhưng cũng có lúc lại chấp nhận kiên nhẫn, nhường nhịn. Hai điều này có mâu thuẫn với nhau không thưa anh?
Đúng là chúng cũng có chút mâu thuẫn. Thế nhưng tôi cho rằng trong quản trị nhân sự, mình phải biết cách đặt kỳ vọng và hành xử phù hợp với từng đối tượng khác nhau. Quan điểm này càng đúng hơn trong bối cảnh triển khai công nghệ là một hành trình lâu dài chứ không chỉ diễn ra trong một sớm một chiều.
Mình không nên quá tính toán với các nhân sự lớn tuổi. Họ chậm trễ tiếp cận công nghệ thật đấy, nhưng điều này không nghiêm trọng đến nỗi khiến cả công ty rơi vào cảnh khó khăn. Vậy nên tôi ủng hộ cho họ được phép sai và sửa. Con người ai cũng có lòng tự trọng mà thôi, nên các cô chú ấy cũng chỉ sai tới ba lần là nhiều, chẳng ai mắc cùng một sai sót cho tới tận lần thứ năm.
Tuy vậy, có một mẫu số chung cho tất cả các nhân sự mà tôi đã đặt ra ngay từ đầu, là 100% sẽ phải làm việc trên phần mềm của công ty. Có nghĩa là, những nhân sự lớn tuổi dù được phép chậm chạp hoặc sai nhiều hơn ở giai đoạn đầu, nhưng cho đến sau cùng, họ vẫn bắt buộc phải biết cách sử dụng công nghệ.
Cần biết cách đặt kỳ vọng và hành xử phù hợp với từng đối tượng, nhưng 100% sẽ phải làm việc trên phần mềm công ty.
Lãnh đạo luôn cần ưu tiên thời gian cho dự án số hóa doanh nghiệp
Được biết anh Vũ đã trực tiếp tham gia vào tất cả những buổi triển khai và đào tạo sử dụng Base tại SAPUWA?
Đúng vậy, tôi đã tự mình dẫn dắt dự án triển khai Base trong công ty, vì nhiều khi tôi cảm thấy không yên tâm nếu như CEO vắng mặt. Đội ngũ quản lý cấp trung của SAPUWA cũng tài giỏi, nhưng có thể họ sẽ còn một chút ngập ngừng không muốn thay đổi, hoặc góc nhìn của các bạn ấy về công nghệ không trùng khớp với góc nhìn của tôi.
Ví dụ như trên lý thuyết, chúng ta đều gọi tên được Base Wework là phần mềm quản lý công việc, còn Base Workflow là phần mềm quản lý quy trình. Tuy nhiên trong công ty luôn tồn tại những luồng phối hợp không dễ dàng phân biệt như thế, rất khó để tính xem nên số hóa lên phần mềm nào. Đưa lên Workflow thì thuận tiện cho sales nhưng lại rắc rối cho bộ phận kế toán chẳng hạn.
Khi các bộ phận ấy khó tìm được tiếng nói chung, tôi sẽ cần là người ra mặt. Việc đưa ra những quyết định này – cũng chính là quy hoạch một hệ thống vận hành doanh nghiệp hoàn chỉnh trên Base, đòi hỏi một góc nhìn bao quát doanh nghiệp từ trên xuống dưới mà chỉ CEO mới có.
Thời gian đầu, chính tôi cũng tự tay phê duyệt từng đề xuất xin nghỉ phép của nhân viên. Thứ nhất là bởi tôi muốn trải nghiệm tính năng càng nhiều càng tốt, nhằm đánh giá được độ hữu dụng của các phần mềm Base. Và thứ hai, tôi cũng muốn hiểu được cách nhân viên của SAPUWA đang sử dụng công nghệ, để nếu các bạn ấy có gặp phải khó khăn nào thì lãnh đạo đều có thể hỗ trợ.
Việc tham gia triển khai công nghệ như vậy có khiến anh Vũ bận rộn hơn nhiều hay không?
Có thể bởi công nghệ đã là đam mê từ thời trẻ của tôi, tôi thích nó và cũng ấp ủ triển khai nó từ lâu rồi, nên trong quá trình làm dự án tôi không hề thấy bận. Thêm nữa, với tư duy và tầm nhìn của một CEO doanh nghiệp, mặc dù tôi có thể bận rộn hơn thật nhưng bởi vì dự án này mang lại giá trị lớn lao cho SAPUWA, tôi luôn có thể ưu tiên dành thời gian cho nó.
Ngoài khung giờ cố định trên văn phòng, tôi đều sẽ tranh thủ thời gian lúc đang ngồi ăn sáng hoặc trên đường đi làm về cho những đầu việc có thể làm một mình như thử nghiệm tính năng phần mềm hoặc xét duyệt đề xuất. Điều này cũng tương tự với phương châm “Nếu muốn thì tìm cách, không muốn thì tìm lý do” mà tôi có đề cập ở trên. Bận hay không bận là do chính mình lựa chọn thôi. Tôi thực sự kỳ vọng vào dự án số hóa này.
Phương châm của SAPUWA là “Nếu muốn thì tìm cách, không muốn thì tìm lý do”. Bận hay không bận là do chính mình lựa chọn.
Cảm ơn anh Vũ về câu chuyện triển khai công nghệ rất cụ thể tại SAPUWA. Cả anh Vũ và ba thế hệ nhân sự đều đã rất nỗ lực để có được thành quả số hóa tốt đẹp như ngày hôm nay. Xin chúc mọi người sẽ ngày càng thành công hơn nữa, để giúp công ty ngày càng phát triển cùng với xu hướng chuyển đổi mạnh mẽ của thị trường.
