Chúng tôi đã có buổi trò chuyện cùng chị Vũ Thị Nguyệt – Phó phòng Hành chính – Nhân sự và là người phụ trách “công nghệ hóa” các hoạt động tuyển dụng tại RSM Việt Nam – Văn phòng Hà Nội. Chị chia sẻ rằng, các bạn tuyển dụng, nhất là những bạn chưa từng dùng công nghệ tuyển dụng thì hãy trải nghiệm nó ít nhất một lần. Hiệu quả của công nghệ đã được minh chứng qua câu chuyện của chính RSM, sau gần hai năm đồng hành cùng ứng dụng Base E-Hiring.
RSM và bài toán tuyển dụng đặc thù của một doanh nghiệp tư vấn kiểm toán
Mỹ Hạnh: Cảm ơn chị đã nhận lời phỏng vấn tại thời điểm này, ngay khi “cơn bão” Covid-19 vừa đi qua. Chắc hẳn RSM nói chung và bộ phận Tuyển dụng nói riêng đang rất bận rộn để khôi phục lại các hoạt động của mình?
Chị Vũ Thị Nguyệt:Nhìn chung đại dịch Covid-19 ảnh hưởng hầu hết tất cả các doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có những doanh nghiệp là khách hàng của RSM nên cũng tác động một phần nhỏ đến hoạt động kinh doanh của chúng tôi.
Thành lập năm 2001, RSM Việt Nam, thuộc tập đoàn RSM quốc tế là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn kinh doanh chuyên nghiệp. Chúng tôi đã đồng hành cùng hơn 1000 khách hàng, bao gồm các công ty niêm yết đại chúng, tập đoàn đa quốc gia và cả các doanh nghiệp tư nhân trong nhiều lĩnh vực.
Thời điểm này mọi thứ đang hồi phục và dần trở lại quỹ đạo bình thường. RSM cũng đang làm việc cật lực để hỗ trợ các doanh nghiệp. Riêng bộ phận Tuyển dụng RSM Việt Nam – Văn phòng Hà Nội sắp bước vào mùa cao điểm nên khá bận. Nhưng cái “bận” này chưa là gì so với ngày xưa. Áp lực đã giảm bớt đi nhiều nhờ công nghệ quản trị tuyển dụng Base E-Hiring.
Mỹ Hạnh: Vậy nghĩa là trước đây, áp lực tuyển dụng từng rất lớn? Phải chăng vì RSM đã đặt chỉ tiêu tuyển dụng quá cao?
Chị Vũ Thị Nguyệt:Thực ra áp lực vì nhiều lý do. RSM Hà Nội có quy mô 80 người. Bộ phận Tuyển dụng với 3 chuyên viên phụ trách tuyển cho toàn chi nhánh. Trung bình mỗi năm chúng tôi phải đạt chỉ tiêu tuyển dụng 40 người. Con số này nghe có vẻ không lớn nhưng cũng bằng ½ nhân sự cả văn phòng rồi.
Chúng tôi thường tuyển dụng theo mùa. Mùa cao điểm kéo dài từ tháng 4 đến tháng 11. Do đặc thù ngành tư vấn kiểm toán, yêu cầu rất cao đối với ứng viên nên dù số lượng nhân sự trúng tuyển ít nhưng lượng CV cần nhận được có thể lên tới 600 – 1000 CV mỗi đợt. Hơn nữa, quy trình tuyển dụng tại RSM khá kỳ công vì phải trải qua nhiều bước như lọc CV, làm bài test, phỏng vấn nhóm và phỏng vấn cá nhân. Vậy nên lúc nào cũng cảm thấy làm mãi mà chưa hết việc.
Mỹ Hạnh: Đâu là khó khăn lớn nhất khiến RSM tìm đến công nghệ tuyển dụng?
Chị Vũ Thị Nguyệt: Trước đây mọi hoạt động tuyển dụng đều được thực hiện một cách rất thủ công cùng Excel và Google Form. Nhất là khi tổ chức các chương trình tuyển dụng lớn, lượng CV đổ về lớn thì dữ liệu Excel thực sự quá tải.
Trong khi đó, mỗi người lại tự lưu trữ và quản lý dữ liệu ứng viên của mình trên các file Excel riêng biệt. Chúng tôi không thể cùng nhau thực thi các khâu trong quy trình tuyển dụng trên cùng một bảng dữ liệu, không cập nhật đồng thời để nắm tình hình chung. Nếu muốn kiểm tra xem tình trạng tuyển dụng của một job nào đó, hoặc đơn giản là xem thông tin của một ứng viên bất kì thì phải hỏi nhau rồi gửi file qua lại. Kênh giao tiếp chủ yếu là email và điện thoại. Rất bất tiện, mất thời gian, tốn nhiều công sức.
Giờ đã có Base E-Hiring rồi, chúng tôi như được “giải phóng” khỏi những thao tác thủ công.
Lời giải cho bài toán tuyển dụng đến từ tính tập trung dữ liệu của Base E-Hiring
Mỹ Hạnh: RSM đã gặp Base như thế nào? Vì sao RSM lại chọn Base – một ứng dụng mới của startup Việt mà lại không phải là các phần mềm tên tuổi khác trên thế giới?
Chị Vũ Thị Nguyệt: Tôi tình cờ biết đến Base E-Hiring qua lời giới thiệu của một đối tác. Sau khi trao đổi cùng Base E-Hiring, tôi thực sự ấn tượng vì phần mềm quá phù hợp với bài toán tuyển dụng của RSM. Với tôi phần mềm Việt hay quốc tế không quá quan trọng. Điểm mấu chốt chính là sự phù hợp giữa nhu cầu của mình và tính năng của sản phẩm công nghệ đó. Trước hết chúng ta cần hiểu mình cần gì, muốn gì và tập trung tìm kiếm công nghệ giải quyết được nhu cầu đó.
Mỹ Hạnh: Base giúp bộ phận tuyển dụng RSM xử lý bài toán khó như thế nào?
Chị Vũ Thị Nguyệt:Đến nay hầu như toàn bộ quy trình tuyển dụng đều đã được chuyển đổi và thao tác trên Base E-Hiring. Với tính năng tự động hóa, Base hỗ trợ chúng tôi thu thập CV từ các nguồn khác nhau và đổ về cùng một nơi. Việc quản lý dữ liệu ứng viên trở nên dễ dàng, chúng tôi có thể tra cứu bất cứ thông tin nào trên Base E-Hiring, chẳng hạn như lịch sử ứng tuyển của một ứng viên (Bạn đó đã từng ứng tuyển vị trí nào, được nhận xét như thế nào và kết quả ra sao…).
Với E-Hiring, tôi đánh giá rất cao tính tập trung dữ liệu của ứng dụng này. Toàn bộ dữ liệu ứng viên của tất cả các job đều được lưu trữ ở đây. Mỗi chuyên viên tuyển dụng có thể nhìn thấy tình trạng ứng viên, ví dụ như ứng viên đang ở bước nào trong quy trình tuyển dụng và thực hiện các tương tác khác như gửi email, nhận phản hồi từ ứng viên. Mọi thông tin trao đổi, thảo luận về công việc trở nên minh bạch vì chúng tôi có thể comment bình luận như dùng Facebook vậy.
Mọi dữ liệu được lưu trữ và xử lý trên cùng một nền tảng chính là điều kiện vô cùng thuận lợi để mọi người làm việc đội nhóm.
Cảm nhận sự thay đổi tích cực đầu tiên chỉ sau 2 tháng dùng Base E-Hiring
Mỹ Hạnh: Hơn một năm sử dụng Base, RSM cảm nhận như thế nào về ứng dụng này?
Chị Vũ Thị Nguyệt:Dưới góc độ là một nhà quản lý, cá nhân tôi cảm thấy rất hài lòng. Có thể nói, chúng tôi đã bước đầu thành công khi chuyển từ phong cách làm việc thủ công sang làm việc cùng công nghệ. Base E-Hiring đã giúp tôi vừa nắm bắt tổng thể bức tranh tuyển dụng của chi nhánh mình, vừa theo dõi sát sao từng job, từng ứng viên, từng thao tác làm việc của các bạn nhân viên để kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Đối với các bạn chuyên viên, thời gian đầu mọi người cảm thấy khá khó khăn vì chưa từng dùng công nghệ tuyển dụng. Chính thói quen từ những phương pháp thủ công và tâm lý ngại đón nhận cái mới đã dựng lên rào cản giữa các bạn và phần mềm. Xác định trước điều này nên tôi cố gắng hướng dẫn, đào tạo và đưa ra cả những quy định mới cho nhân viên. Sau khi mọi người đã quen và cảm nhận được hiệu quả từ Base E-Hiring thì lại yêu thích và tự giác dùng ứng dụng.
Mỹ Hạnh: Theo chị yếu tố nào quyết định thành công khi một doanh nghiệp muốn đưa công nghệ vào tuyển dụng?
Chị Vũ Thị Nguyệt:Chúng ta cần sẵn sàng tiếp nhận cái mới và sẵn sàng thay đổi. Bên cạnh đó, việc hình dung rõ bài toán mình đang đối mặt cũng vô cùng quan trọng.
Mỹ Hạnh: Cuối cùng, chị có lời khuyên nào dành cho các bạn tuyển dụng đang muốn tìm hiểu và ứng dụng công nghệ?
Chị Vũ Thị Nguyệt:Các bạn tuyển dụng hãy trải nghiệm công nghệ ít nhất một lần. Công nghệ sẽ cắt giảm rất nhiều thời gian xử lý công việc, giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Có thể ở thời gian đầu làm quen, hiệu quả chưa được 100% như mình kỳ vọng. Nhưng nếu bạn dành đủ quyết tâm và xây dựng được lộ trình chuyển đổi hợp lý thì sẽ đạt được những kết quả sớm thôi. Như ở RSM, chúng tôi đã cảm nhận được sự thay đổi tích cực đầu tiên chỉ sau hai tháng sử dụng Base E-Hiring.
Xin chân thành cảm ơn chị về buổi phỏng vấn này!
Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận thông tin chi tiết và demo sản phẩm Base E-Hiring – Ứng dụng quản trị tuyển dụng 4.0!
