Tôi có đọc ở đâu đó rằng chuyển đổi số chỉ dành cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn, bởi chỉ những đơn vị như vậy mới có đủ điều kiện về tài chính, nguồn lực…để thực hiện. Cá nhân tôi không đồng tình với quan điểm này. Với tôi, doanh nghiệp nhỏ thì quy mô nhỏ, dễ triển khai. Bạn không mất quá nhiều thời gian để đưa công nghệ đến với nhân sự, cũng không khó để đánh giá kết quả. Khi bạn làm tốt từ những điều nhỏ, bạn ứng dụng công nghệ ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc và bàn đạp để scale up.
Như Prospero cũng là doanh nghiệp nhỏ mà vẫn từng bước chuyển đổi số đấy thôi. Hiện tại công ty đang dùng Base Wework – phần mềm quản lý công việc và Base Request – giải pháp xử lý đề xuất nội bộ.
Với Base Wework, chúng tôi quản lý công việc theo hồ sơ khách hàng. Mỗi khách hàng tương đương với một dự án. Thông thường, quy trình dịch vụ tại Prospero sẽ đi từ bước sale (tư vấn), chốt hợp đồng và chuẩn bị chứng từ (tổng hợp tài liệu, dịch thuật, làm việc với văn phòng luật sư,…). Ứng dụng hỗ trợ chúng tôi nhiều nhất trong việc theo dõi khách hàng đang ở bước nào, được phụ trách bởi ai. Nhân sự có thể thảo luận bằng cách comment ngay trên từng đầu mục công việc của từng trường hợp khách. Như vậy, mọi người vừa nắm chắc quy trình chung vừa hiểu tình hình thực tế.
Request giúp chúng tôi giảm thiểu thao tác trình ký thủ công. Bây giờ hầu hết mọi đề xuất đều làm trên ứng dụng hết rồi. Ngoài xin nghỉ phép, xin đi công tác,…thì các đề xuất liên quan tới khách hàng như hợp đồng, chứng từ hồ sơ cũng được xét duyệt trên Base Request.
