Tôi tìm đến chị Jane Trần – Assistant Director phụ trách triển khai dự án chuyển đổi số tại Prospero J&J Consulting để được nghe chị kể câu chuyện về hành trình đưa công nghệ vào quản trị doanh nghiệp. Đây là cuộc phỏng vấn thực hiện qua video call, gói gọn chỉ trong 60 phút nhưng chứa đầy những tâm sự và quan điểm về trải nghiệm số.
Nhắc đến công nghệ, nào app, nào ứng dụng, nào số hóa…, người ta thường hay cho rằng nam giới, đặc biệt là các lãnh đạo nam sẽ am hiểu và ưa chuộng những thứ “high-tech” này hơn. Tuy nhiên, tôi lại may mắn gặp được chị Trần Thị Tuyết Lương (Jane Trần) – Assistant Director tại công ty TNHH Prospero J&J Consulting – người phụ nữ người tiên phong đưa ứng dụng công nghệ vào quản trị nội bộ doanh nghiệp.
Khi tôi ngỏ lời bay vào Sài Gòn để trò chuyện cùng chị, chị đáp ngay: “Không cần đâu. Thời buổi 4.0 rồi mà, chúng mình cứ video call nhanh gọn nhất, tha hồ tâm sự. Mình nói chuyện chuyển đổi số đúng không, vậy thì càng phải dùng app mà gọi.” Tôi chợt nhận ra đằng sau giọng nói nhẹ nhàng, từ tốn ấy là nguồn năng lượng tích cực, tinh thần quyết liệt của một vị nữ thuyền trưởng đang lèo lái con thuyền số mang tên Prospero.
Dưới đây là những chia sẻ của chị Jane Trần về những bước đầu thành công trong hành trình chuyển đổi số mà tôi lược ghi lại trong buổi phỏng vấn online vừa qua.
30 nhân sự ở 3 châu lục khác nhau, chúng tôi cần một “văn phòng chung” để làm việc
Doanh nghiệp chúng tôi khá đặc biệt, tuy quy mô nhỏ, chỉ có tổng cộng 30 người nhưng lại ở tận 3 châu lục khác nhau. Prospero J&J Consulting là công ty làm về tư vấn Du học – Định cư, được thành lập bởi hai cựu du học sinh người Việt tại Canada và Úc. Chúng tôi mở văn phòng đầu tiên ở Canada. Tiếp theo đó là văn phòng tại Sài Gòn, Hà Nội và Úc. Trong tương lai, Prospero còn dự định sẽ khai thác thêm thị trường và mở chi nhánh tại Mỹ, châu Âu và New Zealand nữa. Anh CEO cứ ba tháng về Việt Nam một lần. Đội ngũ nhân sự mỗi năm đi team building một lần mới gặp mặt được nhau đông đủ. Mọi việc đều phải trao đổi và cập nhật tình hình online hết. Chính vì mỗi người một nơi như vậy, chúng tôi cần một “văn phòng chung” để làm việc.
Thế rồi tôi bắt đầu tìm đến một phần mềm quản lý công việc quốc tế. Chúng tôi dùng nó làm nền tảng chung để làm việc thật đấy, nhưng lại chưa hiệu quả. Chúng tôi vẫn chưa quản lý được hồ sơ của khách hàng, không theo dõi được tiến độ, không nắm được bức tranh tổng quát của công ty. Tôi nhận ra một nền tảng chung thôi chưa đủ, mà nó còn phải đáp ứng được đặc thù doanh nghiệp.
Sau đó, qua lời giới thiệu của một người bạn, chúng tôi đã đăng kí trải nghiệm thử và cuối cùng quyết định chọn Base.vn – một start-up công nghệ Việt Nam. Tính đến nay, dù chỉ mới hợp tác được gần nửa năm nhưng Prospero đã thấy những hiệu quả rõ rệt mà Base mang lại. Những vấn đề tôi vừa kể đã được giải quyết rồi.
Chuyển đổi số không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ cũng có nhiều cơ hội
Tôi có đọc ở đâu đó rằng chuyển đổi số chỉ dành cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn, bởi chỉ những đơn vị như vậy mới có đủ điều kiện về tài chính, nguồn lực…để thực hiện. Cá nhân tôi không đồng tình với quan điểm này. Với tôi, doanh nghiệp nhỏ thì quy mô nhỏ, dễ triển khai. Bạn không mất quá nhiều thời gian để đưa công nghệ đến với nhân sự, cũng không khó để đánh giá kết quả. Khi bạn làm tốt từ những điều nhỏ, bạn ứng dụng công nghệ ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc và bàn đạp để scale up.
Như Prospero cũng là doanh nghiệp nhỏ mà vẫn từng bước chuyển đổi số đấy thôi. Hiện tại công ty đang dùng Base Wework – phần mềm quản lý công việc và Base Request – giải pháp xử lý đề xuất nội bộ.
Với Base Wework, chúng tôi quản lý công việc theo hồ sơ khách hàng. Mỗi khách hàng tương đương với một dự án. Thông thường, quy trình dịch vụ tại Prospero sẽ đi từ bước sale (tư vấn), chốt hợp đồng và chuẩn bị chứng từ (tổng hợp tài liệu, dịch thuật, làm việc với văn phòng luật sư,…). Ứng dụng hỗ trợ chúng tôi nhiều nhất trong việc theo dõi khách hàng đang ở bước nào, được phụ trách bởi ai. Nhân sự có thể thảo luận bằng cách comment ngay trên từng đầu mục công việc của từng trường hợp khách. Như vậy, mọi người vừa nắm chắc quy trình chung vừa hiểu tình hình thực tế.
Request giúp chúng tôi giảm thiểu thao tác trình ký thủ công. Bây giờ hầu hết mọi đề xuất đều làm trên ứng dụng hết rồi. Ngoài xin nghỉ phép, xin đi công tác,…thì các đề xuất liên quan tới khách hàng như hợp đồng, chứng từ hồ sơ cũng được xét duyệt trên Base Request.
Doanh nghiệp chuyển đổi số thành công hay không, con người là yếu tố quan trọng nhất
Từ những ngày đầu áp dụng Base đến nay, tỉ lệ active user của chúng tôi đã đạt con số tuyệt đối 100%. Tôi cũng không gặp bất cứ phản ứng gay gắt nào từ mọi người. Không phải do may mắn đâu mà đó là sự nỗ lực từ ba phía: lãnh đạo, nhân viên và nhà cung cấp phần mềm. Bản thân tôi và CEO đều yêu thích công nghệ. Khi tôi đề xuất về việc đưa công nghệ vào quản lý công việc, sếp ủng hộ ngay, đưa ra định hướng tốt và tin tưởng giao trọng trách này cho tôi. Về phía nhân viên, các bạn thuộc thế hệ 8x, 9x, tuy không quá hiểu biết về công nghệ nhưng khả năng tiếp thu rất nhanh. Quan trọng nhất, mindset chúng tôi luôn mở và sẵn sàng cho những cải tiến mới, nhưng phải chứng minh được hiệu quả. Dùng Base hiệu quả như vậy, chúng tôi chẳng còn lăn tăn gì nữa. Điển hình team Chứng từ bây giờ được Base Wework hỗ trợ sắp xếp nhóm công việc nhiều lắm, nên cứ tích cực dùng thôi.
Có người hỏi tôi “Vậy chuyển đổi số có mặt trái nào không?”, tôi nghĩ mọi thứ đều có ưu có nhược, nhiều hay ít thôi. Nếu mình thấy người ta chuyển đổi số, rồi cũng vội vàng chạy theo, thấy app nào hay cũng đưa hết vào doanh nghiệp hết thì dễ “dục tốc bất đạt” lắm. Tôi vẫn quan niệm tất cả do con người quyết định. Mình phải làm chọn lọc, cái gì hợp mới làm và làm từ từ từng bước một. Hiện tại Prospero mới chỉ dùng hai sản phẩm của Base nhưng dần dần tôi chắc chắn sẽ tiếp cận các sản phẩm tiếp theo trong hệ sinh thái này. Ngược lại, công nghệ tốt cỡ nào mà con người từ chối không chịu tiếp nhận thì không thể có tác dụng.
Chuyển đổi số là như vậy đấy. Đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào cách áp dụng của con người. Nhưng nói chung, chúng ta nhất định phải kiểm soát và biết cách dung hòa giữa công nghệ và doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tham gia vào công cuộc chuyển đổi số, đăng kí ngay TẠI ĐÂY để tìm hiểu thông tin và demo sản phẩm của Base Wework – giải pháp quản trị doanh nghiệp 4.0 nhé!
