Lần thứ 2 tôi gặp anh, vẫn là tranh thủ giờ ăn trưa trong những ngày hiếm hoi anh không phải đi công tác. Sau 1 năm gặp lại, anh vẫn bận rộn cho những kế hoạch mới, cho những mục tiêu tăng trưởng mới, không phải là áp lực mở rộng trên 63 tỉnh thành của Vinmart+ một năm về trước, nhưng là tham vọng lớn hơn cho kế hoạch dài hạn 5 năm: Nâng tổng cửa hàng trên toàn quốc lên con số 30.000.
Tôi lại có dịp được nghe anh kể về câu chuyện Tuyển dụng, về những trải nghiệm chẳng thể quên khi gắn bó với từng giai đoạn thăng trầm của Vinmart+. Năm 2020 không còn là chuỗi ngày ròng rã cuối tuần xách balo đi tỉnh Tuyển dụng, nhưng lại là thời điểm tưởng chừng như vỡ trận khi không có đủ nhân viên ở cửa hàng lúc dịch Covid-19 xảy ra. Anh bảo mỗi năm làm ở Vinmart đều gắn liền với một trải nghiệm đáng nhớ, anh vẫn chờ đợi thử thách của năm tiếp theo để có cơ hội khám phá giới hạn của bản thân mình. Tôi cũng chờ đợi để hy vọng có thể kể thêm những câu chuyện mới cho độc giả của cuốn Business X số ra năm sau.
Một năm trước tôi gặp anh là thời điểm mà Vinmart+ mới triển khai Base cho bộ phận Tuyển dụng. Chưa đạt được kết quả khả quan, cũng chưa nhận được sự ủng hộ hoàn toàn của nhân viên cấp dưới, nhưng anh biết rằng với mục tiêu mở rộng trên 63 tỉnh thành của Vinmart+ thì chắc chắn sẽ cần đòn bẩy công nghệ.
Hồi đó gặp tôi anh trăn trở: “Mỗi tháng chỉ tiêu tuyển dụng khoảng 2000 đến 2500 nhân sự, với số lượng đó thì không thể chạy bằng cơm được. Riêng việc gọi điện thoại, gửi email mời phỏng vấn, nhập liệu vào file excel đã ngốn vài giờ đồng hồ. Khổ hơn là mình không biết mọi người đang làm việc đến đâu, mỗi ngày có bao nhiêu hồ sơ gửi về, bao nhiêu ứng viên đã nhận lời phỏng vấn, tỷ lệ chuyển đổi qua các vòng ra sao?
Việc đánh giá ứng viên trên giấy cũng tạo thêm gánh nặng nhập liệu cho bộ phận Tuyển dụng, chưa kể dữ liệu còn dễ bị sai lệch hoặc thất thoát. Đó cũng là lý do mà anh đã tìm hiểu Base E-Hiring để đưa vào triển khai.
“Nhưng mọi thứ không dễ dàng, thời gian đầu anh cũng phải đối mặt với sự phản kháng của nhân viên, đỉnh điểm là có lúc team chia thành 2 phe, một bên thì sử dụng công nghệ, bên còn lại thì nhất quyết không. Thôi thì mình cứ kiên trì, vì họ chưa hiểu hết tính năng, chưa hiểu hết giá trị của công nghệ, đang quen với thói làm việc cũ, ngại thay đổi là điều dễ hiểu. Mình cứ áp dụng cho họ thấy kết quả, rồi họ khắc thay đổi, nếu không thay đổi họ cũng sẽ tự bị đào thải ra khỏi môi trường.
Kỷ lục nhất của team là từ thứ 2 đến thứ 6 làm việc tại văn phòng để tuyển cho những cửa hàng đang hoạt động, 9h sáng đến 9h tối, đêm thứ 6 thì xách ba lô đi tỉnh tuyển dụng cho các cửa hàng sắp khai trương, đêm chủ nhật về, cứ thế ròng rã trong vòng 3 tháng. Lúc đó ai cũng căng như dây đàn, cũng may có phần mềm nên dữ liệu được đồng bộ hóa, các công việc thủ công như nhập liệu, gửi email mời phỏng vấn, sàng lọc ứng viên qua từng vòng đã có phần mềm hỗ trợ.”
“Năm ngoái Vinmart+ đã được mở rộng trên 58 tỉnh thành, chỉ tính riêng Nghệ An thôi đã có khoảng 50 cửa hàng hoạt động. Bộ phận Tuyển dụng cũng vì mục tiêu đó mà làm việc hết công suất, 160 nghìn lao động là số lượng mà bọn anh tuyển trong một năm. Nhìn lại dữ liệu trên Base thì khoảng hơn 200 nghìn data, mà đây là chỉ tính data ứng viên nhận lời đến phỏng vấn. Với con số đó mà cứ chạy bằng cơm, dùng excel nhập liệu, đánh giá ứng viên trên giấy rồi tổng hợp vào file thì không kham nổi.”
Nhìn lại quãng thời gian vừa qua anh cười bảo: “Mỗi năm làm ở Vinmart đều gắn liền với một trải nghiệm đáng nhớ, nhưng cũng vì thế mà nó thách thức mình vượt qua giới hạn của bản thân. Anh cũng quen với guồng quay hối hả của công việc, giờ mà rảnh chút là thấy không quen. Năm trước thì áp lực mở rộng 63 tỉnh thành, năm nay thì phải đối mặt với dịch Covid-19.
Anh kể đỉnh điểm nhất là khi Bệnh nhân số 17 xuất hiện, đêm hôm đó bộ phận tuyển dụng phải nhắn tin gọi điện cho hơn 400 ứng viên để hoãn lịch Onboard vào ngày hôm sau do nhà nước có chỉ thị dãn cách xã hội.
“2h sáng cả team vẫn miệt mài, email, nhắn tin rồi gọi điện, đến 4h sáng thì xong. Tình hình ở cửa hàng cũng căng thẳng không kém, 5h sáng khách hàng đã có mặt, mà 6h cửa hàng mới mở cửa. Nhân viên đợt đó thì mỏng nên toàn bộ khối văn phòng được điều động để xuống hỗ trợ.”
“Thời điểm căng nhất là không có đủ nhân viên ở cửa hàng, tuyển không được đã đành, nhưng tuyển được người ta cũng không đi làm vì sợ mắc bệnh. Có lần phụ huynh của nhân viên tới tận cửa hàng kéo con về vì lo cho sự an toàn của con.”
Lúc đó anh đã nghĩ đến giải pháp liên kết với các đơn vị bị ảnh hưởng bởi Covid như các chuỗi F&B hay Khách sạn, mục đích để giải quyết việc làm cho người lao động, giúp họ có thêm thu nhập trong thời điểm ngành du lịch chưa phục hồi, cũng là để tháo gỡ khó khăn cho Vinmart+ ở thời điểm hiện tại.
“Anh đã hợp tác được với hiệp hội khách sạn Việt Nam, họ có thể cung cấp cho mình nhân sự trên toàn quốc. Tuy nhiên cũng có những trường hợp người lao động họ không muốn, bởi vì thu nhập ngành du lịch, khách sạn của họ đang rất cao, mà ở Vinmart+ nhân viên partime chỉ là 20.000đ/1 giờ. Mình cũng chỉ có thể ký hợp đồng cộng tác viên với họ, vì bản chất họ vẫn đang là nhân viên chính thức của khách sạn. Vượt qua được giai đoạn tháng 3, tháng 4 thì thấy mọi thứ nhẹ nhàng hơn, không còn phải trực chiến 24/24 nữa, áp lực Tuyển dụng cũng vơi bớt. Bọn anh bắt đầu tập trung cho những mục tiêu dài hạn về sau.
Từ khi sáp nhập vào Masan, quy trình vận hành không thay đổi nhiều, nhưng anh tâm sự áp lực đối với team đôi khi còn lớn hơn trước.
“Lúc biết tin Vinmart sẽ sáp nhập vào Masan, anh cũng khá bàng hoàng, nhưng chưa kịp định hình lại mọi thứ, thì cả team lại lao vào một cuộc chiến mới, tham vọng mở rộng lên 30.000 cửa hàng trên toàn quốc trong 5 năm tiếp theo.
Để đảm bảo mục tiêu sinh lời và phù hợp với tình hình hiện tại thì Vinmart+ đã thay đổi chiến lược: Tuyển nhân sự parttime nhiều hơn. Thực ra nó cũng là bài toán chi phí mà trong năm vừa rồi doanh nghiệp nào cũng phải tính do ảnh hưởng của dịch Covid-19. Mà vốn dĩ nhân sự partime thì tính cam kết và trách nhiệm không thể bằng nhân sự full time được. Huống chi, toàn các bạn trẻ, vừa mới ra trường thậm chí còn đang là sinh viên, các bạn thích là các bạn nghỉ, không cần lý do, các bạn nhận lời đi làm, nhưng hôm sau có thể không đến.
Hiện nay chỉ tính riêng miền Bắc thôi chỉ tiêu tuyển dụng hàng tháng giao động khoảng 1400 đến 1500, chưa kể bọn anh vẫn phải tuyển dụng cho cả khối back office nữa. Tỉ lệ “turnover” khoảng 25%, biến động nhanh và không ổn định chính là thách thức mà team phải đối mặt.
Có điều, tín hiệu mừng là, nhân sự của bộ phận Tuyển dụng không phải tăng thêm, thậm chí còn giảm đi so với năm ngoái. Năm trước team Tuyển dụng có khoảng 15 người, thì năm nay chỉ còn 8 bạn vẫn gánh vác được.
Đây cũng là lợi ích rõ rệt nhất khi áp dụng phần mềm, năng suất lao động tăng đáng kể, hơn nữa các bạn cũng bớt phải làm việc tay chân mà có thể tập trung cho những công việc sáng tạo.”
Anh cũng kể, trước đây khi chưa sử dụng phần mềm, thì có khoảng 5 bạn chỉ làm nhiệm vụ nhập liệu, liên hệ với ứng viên, tổng hợp hồ sơ. Giờ thì các bạn được tham gia vào phỏng vấn, được nâng cao kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn. Đây cũng là lý do khiến các bạn hào hứng hơn với công việc và cảm thấy mình có ý nghĩa hơn trong cả một bộ máy vận hành.
“Tuy nhiên thời điểm đầu sáp nhập vào Masan cũng gặp chút khó khăn, không phải xuất phát từ nhân viên mà làm sao để các quản lý cấp trung cũng tích cực sử dụng phần mềm và tham gia vào quá trình đánh giá ứng viên trên ứng dụng. Giờ thì ổn rồi, tất cả đang dốc sức cho mục tiêu dài hạn trong 5 năm, làm sao để có 30.000 cửa hàng trên toàn quốc, hiện tại mới đang có hơn 2000. Chặng đường phía trước thực sự còn nhiều thử thách, nhưng cũng đáng để mong chờ.”
