NHÀ BÁN LẺ ROSEÉ UK CHUẨN HÓA BỘ MÁY VẬN HÀNH CÙNG BASE.VN

Share this post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Roseé UK – Doanh nghiệp nổi tiếng trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm từ Anh đã lựa chọn Base.vn là lời giải để chuẩn hóa bộ máy vận hành, tạo tiền đề vững chắc để tăng trưởng trong tương lai.

Bài toán phối hợp liên phòng ban

Là một hệ thống phân phối sản phẩm Anh quốc chính hãng hàng đầu Việt Nam, Roseé UK đẩy mạnh song song cả 2 mảng dịch vụ là thời trang và mỹ phẩm với đa dạng hình thức từ bán lẻ, bán sỉ, phân phối qua mạng xã hội và sàn thương mại điện tử. Khi khối lượng công việc ngày càng nhiều, số lượng nhân sự hiện nay cũng đã tăng gấp 2 lần so với năm 2020, Roseé đã quyết định quy hoạch lại các phòng ban của công ty. Chuyên môn và nghiệp vụ của từng bộ phận đều ổn nhưng khi phối hợp làm việc cùng nhau thì lại phát sinh nhiều vấn đề. Chị Lê Hồng Hạnh – Trưởng phòng Nhân sự tại Roseé UK cho biết:

“Tại một công ty thương mại, quy trình cơ bản sẽ bắt đầu bằng việc lên đơn của phòng Khách hàng, sau đó phòng Kế toán kiểm tra công nợ và lập chứng từ, chuyển tiếp tới phòng Kho vận để chuẩn bị, đóng gói và giao hàng. Trước đây, mỗi phòng ban tự quản lý trên một phần mềm riêng nên chúng tôi thiếu đi sự liên kết khi xử lý công việc. Các bộ phận sale, kế toán và nhân viên kho thường xuyên phải hỏi nhau rằng đã giao hàng chưa hay thông tin người giao hàng là gì…”, Chị Lê Hồng Hạnh – Trưởng phòng Nhân sự tại Roseé UK chia sẻ.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cả đơn hàng và nhân sự đều ít thì cách giao tiếp này được xem là hiệu quả và nhanh chóng. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng lên đến hàng trăm, nghìn đơn mỗi ngày, số lượng người tham gia thực hiện mỗi giai đoạn đông hơn, thì việc giao tiếp trực tiếp hoặc qua tin nhắn cá nhân, email có thể trở thành rào cản cho tốc độ xử lý vận hành, dẫn đến giảm chất lượng phục vụ khách hàng.“, chị Hạnh cho biết thêm.

Đặc biệt, vào thời điểm chuyển giao khi công ty bắt đầu tăng trưởng mạnh mẽ, nhân viên nghỉ việc khá nhiều do cảm thấy quá tải khi phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc, khó có thể tập trung được vào chuyên môn của mình.

Khi những công cụ quản trị truyền thống không còn hiệu quả và phù hợp với đội ngũ nhân sự genZ, công nghệ chính là sự cải tiến mà Roseé nghĩ đến đầu tiên. Nền tảng Base.vn được ban lãnh đạo Roseé Uk lựa chọn là lời giải cho bài toán quản lý hoạt động liên phòng ban.

Lời giải đến từ nền tảng Base.vn

Khác với việc phải liên tục kiểm tra đơn hàng trên Google Sheet và bỏ lỡ thông tin như trước đây, Roseé đã thiết lập và thực thi tất cả các quy trình (từ xử lý đơn hàng, khiếu nại…) lên ứng dụng Base Workflow. Mỗi phòng ban tham gia vào quy trình sẽ tiến hành xử lý công việc của một giai đoạn đã được thiết lập từ trước.

Khi phòng Khách hàng tạo đơn hàng và chuyển tiếp đến bộ phận Kế toán trong quy trình, thông báo sẽ được gửi đến bộ phận này. Tiếp theo, hóa đơn được Kế toán xác lập, đính kèm và chuyển tiếp đến Kho vận.  Bộ phận Kho cũng sẽ cập nhật tiếp các thông tin về giao hàng tại đây. Tất cả các nhân sự liên quan từ các phòng ban đều có thể theo dõi đơn hàng ngay trên Base Workflow, coi đây là luồng thông tin chính thống để làm căn cứ.

Khi cách thức vận hành chung của công ty được cải thiện, công việc của từng nhân sự cũng sẽ trôi chảy hơn. Roseé còn triển khai thêm cả ứng dụng Base Wework để quản lý công việc riêng và lưu trữ tài liệu của từng phòng ban. Các trưởng phòng sẽ giao việc cho nhân viên và theo dõi ở trên ứng dụng này.

Chuẩn hóa bộ máy vận hành là bước đệm để tăng trưởng

Chia sẻ về những giá trị mà Base mang lại cho Roseé, chị Lê Hồng Hạnh khẳng định: “Base sẽ là công cụ mà bất cứ doanh nghiệp nào muốn scale-up (mở rộng quy mô) cần hướng đến. Nhờ có Base, Roseé đã kiên trì theo đúng 4 giá trị cốt lõi của công ty: Tâm, Trí, Tín, Tốc. 

Với chữ “Tâm”, Base đã tạo nên môi trường làm việc minh bạch, lành mạnh, giảm thiểu tối đa ma sát giữa các bộ phận. Tôi đã không còn phải tiếp nhận khiếu nại từ nhân viên, cũng chính vì thế mà tất cả mọi người có thể dành toàn thời gian, năng lượng để tập trung vào chuyên môn của mình, mang lại nhiều giá trị cho khách hàng hơn. Đây chính là chữ “Trí”.

Chúng tôi cũng đã giảm được tỉ lệ than phiền của khách hàng đến 80% và trở nên “Uy tín” hơn. Không còn những phàn nàn như đơn hàng gửi chậm, gửi nhầm,… như trước kia nữa. Chúng tôi đo lường được khối lượng công việc cụ thể của từng nhân viên và phân bổ công việc hợp lý. Tỷ lệ nhân viên ở lại sau thời gian thử việc là 100%. “Tốc độ” xử lý công việc của mỗi phòng ban nói riêng và cả hệ thống nói chung đã nhanh hơn rất nhiều.

Bên cạnh đó, Roseé đã có kế hoạch nhân đôi quy mô nhân sự ngay sau khi dịch Covid được kiểm soát. Base đã tạo một bước đệm vững chắc và giúp chúng tôi có thêm niềm tin để mở rộng quy mô doanh nghiệp. Tôi tự tin hơn trong việc quản lý con người nên sẽ mạnh dạn đầu tư thêm nhân lực. Sau khi chuẩn hóa được bộ máy vận hành hiện tại, Base đóng vai trò là nền tảng giúp tôi nhân bản quy trình, công việc…, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp trong tương lai.”

Doanh nghiệp của bạn mong muốn chuẩn hóa bộ máy vận hành? Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để trải nghiệm sản phẩm!

Đăng ký nhận bản tin

Nhận những thông tin và kiến thức quản trị mới nhất

More To Explore