Công nghệ hóa bắt đầu từ con người và chiến lược thực thi 

Mỹ Hạnh: Xuyên suốt quá trình Long Biên Group chuyển đổi từ một công ty với các hoạt động quản lý phần lớn thủ công sang công ty quản lý bằng công nghệ, anh thấy điều quan trọng nhất khi bắt đầu là gì?

Anh Trần Văn Hà: Lúc đầu chúng tôi cứ nghĩ rằng công nghệ quan trọng nhất. Nhưng càng bắt tay vào làm lại càng nhận ra con người mới là yếu tố trọng tâm, chiến lược thực thi là thiết yếu. Còn công nghệ bản chất là công cụ hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn.

Khi mới triển khai, anh em cũng kêu ca nhiều. Dễ hiểu thôi, mọi người đã quá quen với cách làm cũ rồi. Bây giờ lại phải làm quen lại từ đầu với công nghệ mới theo chỉ thị của sếp chứ cũng chưa biết thực hư thế nào.

Mỹ Hạnh: Vậy anh và ban lãnh đạo đã làm gì để thuyết phục anh em?

Anh Trần Văn Hà: Trước hết chúng tôi tổ chức họp để định hướng cho mọi người về mục đích của sự đổi mới này và các tính năng nổi trội của Base Platform - nền tảng công nghệ mà chúng tôi lựa chọn. Công nghệ sinh ra để giúp đỡ mọi người chứ không phải chứ không phải là ban lãnh đạo làm khó anh em. Chúng tôi cũng đã nhờ đội ngũ Chăm sóc khách hàng của Base đào tạo bài bản về cách sử dụng Base sao cho phù hợp với những đặc thù công việc tại doanh nghiệp mình. Mọi người học hỏi xong thì thì tinh thần phấn chấn lên nhiều.

Mỹ Hạnh: Chính xác thì bắt đầu từ thời điểm nào anh nghĩ đến việc đưa công nghệ vào doanh nghiệp mình?

Anh Trần Văn Hà: Điều này cũng liên quan đến lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Long Biên Group được thành lập năm 2013, là chuyên gia trong lĩnh vực đá ốp lát tự nhiên. Chúng tôi cung cấp các loại đá granite, marble cho các dự án của tập đoàn bất động sản lớn như Sunshine Group, VinGroup, Geleximco, Hòa Bình… Năm 2017, Long Biên Group bắt đầu vận hành, phát triển mạnh và đến năm 2019, chúng tôi thực sự bùng nổ.

Khi số lượng nhân sự tăng lên nhanh, ban lãnh đạo đã tự đặt ra câu hỏi về cách quản lý công việc, quản lý nhân sự và mong muốn tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho mọi người. Hiện tại chúng tôi có 1 trụ sở tại Hà Nội và 1 chi nhánh tại Hồ Chí Minh, với 50 nhân viên tại văn phòng và chưa tính rất nhiều các công nhân tại công trường.

Không dừng lại ở đó, sang năm tới, chúng tôi dự định sẽ phát triển thành chủ đầu tư bất động sản và kinh doanh bất động sản. Để phần nào hiện thực hóa được tất cả những tham vọng này, Long Biên Group cần đến công nghệ.

Những bất cập của phương pháp làm việc thủ công

Mỹ Hạnh: Trước đây Long Biên Group đã gặp những vấn đề gì khi quản lý công việc thủ công?

Anh Trần Văn Hà: Chúng tôi chủ yếu dùng Excel để giao việc và nhập deadline. Nhưng khi khối lượng công việc quá tải, cả nhân sự lẫn các sếp đều không theo dõi kịp. Chưa đo lường đúng nên việc phân bổ công việc cũng chưa hiệu quả. Người thì làm quá nhiều, người thì làm quá ít. Kết quả là chúng tôi vẫn phải gọi cho nhau loạn hết cả lên. 

Hơn nữa, Excel không có tính năng nhắc nhở công việc. Nhiều khi sếp quá bận nên quên mất mình đã giao những việc gì, còn nhân viên thì chưa có cam kết cao với công việc. Chúng tôi vẫn phải họp hành nhiều để rà soát, báo cáo tình hình. Chứ chỉ nhìn vào Excel thì cũng rất khó để nắm được tổng thể.

Mỹ Hạnh: Ngoài Excel mọi người có dùng công cụ nào nữa không?

Anh Trần Văn Hà: Chúng tôi dùng cả Email và Zalo, chủ yếu để gửi đề xuất hoặc cập nhật thông tin. Tuy nhiên, nhiều nhân sự hay phải ra ngoài làm việc, đi khảo sát dự án, không tiện dùng Email thường xuyên. Nhắn tin Zalo thì rất nhanh và tiện, nhưng lại hay trôi tin nhắn. Mọi người lại bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Mỹ Hạnh: Cơ duyên nào khiến Long Biên Group lựa chọn công nghệ mới là Base Platform mà không phải là những sản phẩm khác trên thị trường?

Anh Trần Văn Hà: Tôi biết đến thương hiệu Base khi còn làm việc ở công ty cũ. Sau đó, công ty của vợ tôi, một doanh nghiệp làm về tư vấn thiết kế - thi công cũng dùng các ứng dụng Base. Tôi ấn tượng vì mỗi sáng đều thấy Base gửi thông báo nhắc nhở các công việc cần làm cho vợ. Tôi bắt đầu tìm hiểu từ đó. Đúng là trên thị trường có nhiều sự lựa chọn khác. Nhưng Base Platform cho tôi sự tin tưởng rất lớn. Công ty vợ tôi cũng là một bằng chứng cho việc công nghệ hóa thành công nhờ nền tảng này.

“Dù mới chỉ là khởi đầu nhưng chúng tôi đã cảm nhận được những thay đổi tích cực”

Mỹ Hạnh: Long Biên Group đang triển khai Base như thế nào?

Anh Trần Văn Hà: Chúng tôi triển khai Base WeWork - ứng dụng quản lý công việc và Base Request - ứng dụng xử lý đề xuất nội bộ và bắt đầu từ những tính năng cơ bản nhất.

Chúng tôi giao – nhận việc trên Base WeWork. Lúc đầu các lãnh đạo tự khởi tạo các đầu công việc trên ứng dụng và giao đến từng cá nhân. Sau đó để “dân chủ” hơn, chúng tôi cho phép nhân viên tự lập kế hoạch các công việc và deadline trên WeWork. Các sếp chỉ xem xét và góp ý những điểm chưa hợp lý. Khi làm xong, mọi người phải cập nhật kết quả công việc. Nếu ai làm trễ hơn deadline thì phải giải trình lý do bằng cách comment bình luận ngay dưới mục công việc.

Hình ảnh minh họa Base WeWork

Cuối mỗi tuần, phòng Nhân sự sẽ đánh giá hiệu quả làm việc của từng bạn. Nhờ báo cáo tự động của Base WeWork, việc đánh giá trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều, bởi báo cáo được tổng hợp từ những dữ liệu chính xác nhất. Ai làm những việc gì, bao nhiêu việc, hoàn thành khi nào, tỉ lệ hoàn thành bao nhiêu phần trăm… đều hiện thị trên ứng dụng rồi.

Hình ảnh minh họa báo cáo trên Base WeWork

Không những thế, chúng tôi đang đưa các loại đề xuất của công ty như đề xuất mua vật tư, đề xuất tuyển nhân sự... lên Base Request hết. Nói chung Base rất dễ dùng. Chẳng hạn như Request, mọi người có thể tạo ngay đề xuất gửi đi trong vài phút. Các sếp nhận được ngay thông báo từ ứng dụng và chỉ cần click duyệt hay không duyệt thôi.

Mỹ Hạnh: Để làm được điều đó, chắc hẳn mọi người đã gặp không ít khó khăn?

Anh Trần Văn Hà: Giai đoạn đầu là khó khăn nhất. Đến bây giờ vẫn đang thay đổi dần dần chứ chưa hoàn toàn thay đổi. Một số nhân sự vẫn đang cần thêm thời gian. Tôi cũng đang đề xuất thêm các quy chế cũng như chính sách khuyến khích các bạn dùng công nghệ. Chẳng hạn như những người làm việc hiệu quả thì nên được công ty ghi nhận, những người mà theo báo cáo của Base đang làm ít việc quá thì lãnh đạo nên giao thêm nhiệm vụ. Quy chế dùng Base cũng nên rõ ràng, chặt chẽ để nhân sự công nghệ hóa một cách triệt để.

Mỹ Hạnh: Dù biết rằng chặng đường công nghệ hóa không thể chỉ toàn màu hồng, nhưng Long Biên Group chắc hẳn cũng đã gặt hái những thành quả nhất định?

Anh Trần Văn Hà: Chúng tôi đã cảm nhận được những thay đổi tích cực đầu tiên: quản lý công việc dễ dàng và suôn sẻ hơn nhiều. Ban lãnh đạo có được cái nhìn tổng quát về tình hình công việc. Nhân viên nắm được mình đang làm gì và sẽ phải làm gì. Đặc biệt trong mùa dịch Covid-19 này, Base lại càng phát huy được tác dụng, giúp chúng tôi phòng dịch bằng cách hạn chế họp hành, làm việc online. Nhưng dưới góc nhìn của tôi, thực tế ở mùa nào Base cũng là công nghệ mà các doanh nghiệp nên nghiên cứu và cân nhắc sử dụng vì những lợi ích lớn mà nó mang lại cho chính chúng ta.

Dù đây mới chỉ là khởi đầu, để đạt được đến mức độ như mong đợi, chúng tôi còn phải nỗ lực hơn nữa. Mong rằng Base sẽ phát triển các ứng dụng tốt và luôn đồng hành cùng Long Biên Group.

Nếu doanh nghiệp của bạn mong muốn thay thế các thao tác thủ công bằng công nghệ, hãy tìm hiểu Base WeWork - ứng dụng quản lý công việc & dự án ngay TẠI ĐÂY!

 

 

Về doanh nghiệp

Long Biên Group được thành lập năm 2013, là chuyên gia trong lĩnh vực đá ốp lát tự nhiên. Chúng tôi cung cấp các loại đá granite, marble cho các dự án của tập đoàn bất động sản lớn như Sunshine Group, VinGroup, Geleximco, Hòa Bình… Năm 2017, Long Biên Group bắt đầu vận hành, phát triển mạnh và đến năm 2019, doanh nghiệp thực sự bùng nổ.

Quy mô doanh nghiệp: 50 nhân sự

Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng và vật liệu xây dựng

Làm việc cùng nhau hiệu quả hơn

Hãy bắt đầu ứng dụng những công nghệ hiện đại nhất cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay

Ứng dụng Base hiện đã có mặt trên