Share This Post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Ấn tượng đầu tiên của chúng tôi khi bước vào phòng làm việc của CEO Đỗ Huy Thành chính là một không gian đơn giản và đậm chất công nghệ. Trên bàn làm việc chỉ có duy nhất một bộ máy tính Apple, không giấy tờ, sổ sách, tài liệu. Suốt hơn một giờ trò chuyện cùng chúng tôi, anh tự nhận mình là “fan cứng” của công nghệ. Với ánh mắt đầy tự hào, anh kể về chặng đường chuyển đổi số của Huy Thanh Jewelry ngay từ những ngày đầu khi thương hiệu bán lẻ này vừa mới ra mắt. 

Thành lập năm 1987 bởi nghệ nhân kim hoàn Đỗ Văn Huy, Huy Thanh Jewelry vốn là doanh nghiệp chuyên sản xuất, chế tác vàng trang sức, gia công cho các đơn hàng từ nước ngoài và bán sản phẩm thông qua các đại lý nhỏ lẻ. Đến năm 2015, trong một lần đi nghiên cứu thị trường, anh Đỗ Huy Thành – người kế vị và hiện là CEO của Huy Thanh Jewelry đã nhận ra thị hiếu của khách hàng và nảy ra ý tưởng đột phá cho doanh nghiệp gia đình mình. 

Anh Thành nhận định, tại thời điểm đó, thị trường trang sức Việt Nam thiếu dịch vụ chứ không thiếu sản phẩm tốt, bởi lẽ người thợ Việt rất khéo tay và sáng tạo. Anh trăn trở tìm cách để đưa những sản phẩm đó đến gần với khách hàng. Thương hiệu bán lẻ Huy Thanh Jewelry đã ra đời từ đó, với hoạt động kinh doanh tập trung tiếp cận phân khúc khách hàng trẻ thông qua các kênh bán hàng trên mạng và chuỗi showroom.

Từ một doanh nghiệp sản xuất truyền thống, Huy Thanh Jewelry đã có bước ngoặt chuyển mình thành mô hình doanh nghiệp bán lẻ. Hiện tại, Huy Thanh Jewelry sở hữu quy mô nhân sự 300 người, bao gồm nhân công tại nhà máy hơn 3000m2, khối văn phòng, khối kinh doanh tại hệ thống 20 cửa hàng trên toàn quốc và một số cộng tác viên tại văn phòng đại diện ở nước ngoài. 

 

Dù đã được đặt nền móng vững chắc từ 30 năm về trước, nhưng đến khi thành lập thương hiệu bán lẻ, Huy Thanh Jewelry vẫn luôn đề cao tinh thần khởi nghiệp, nỗ lực đổi mới các phương thức hoạt động bằng công nghệ.

“Tôi là một người yêu thích công nghệ, luôn mong muốn áp dụng công nghệ ngay từ đầu để hỗ trợ cho doanh nghiệp mình. Chẳng hạn như đối với bộ máy nội bộ, tôi đã chủ động tìm hiểu và đưa vào một số phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế, phần mềm nhân sự…. Đối với khách hàng, do đặc thù là doanh nghiệp bán lẻ trang sức cho giới trẻ, chúng tôi củng cố các kênh truyền thông và bán hàng online.

Tuy nhiên, dần dần tôi nhận ra chất lượng trải nghiệm khách hàng phải gắn liền với chất lượng vận hành & quản trị bộ máy nội bộ. Một vài phần mềm kế toán hay tính lương thưởng cho nhân sự là chưa đủ. Rất nhiều hoạt động vận hành & quản trị khác như quy trình báo giá, quy trình quản lý tồn kho, xử lý sản phẩm lỗi, phân bổ khối lượng công việc… đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, quyết định mua hàng và doanh thu.

Đầu tư công nghệ cho bộ máy nội bộ là vô cùng cấp thiết. Và để đầu tư đúng thì doanh nghiệp cần xác định rõ những bài toán mình đang đối mặt.” – CEO Đỗ Huy Thành tâm sự.

Anh kể cho chúng tôi nghe về những ngày đầu của Huy Thanh Jewelry, khi đội ngũ nhân sự chỉ có vỏn vẹn hơn 10 người, anh đã quản trị theo mô hình quản lý tập trung (centralization). Giám đốc là người đứng giữa và nắm toàn quyền quyết định mọi vấn đề, trực tiếp chỉ đạo thực hiện các thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp. Mọi người tương tác công việc chưa gặp nhiều trở ngại. 

Sau đó, khi con số nhân sự chạm mốc tổng cộng 150 người, Huy Thanh Jewelry chính thức chuyển sang mô hình quản lý phi tập trung (decentralization). Các phòng ban được cơ cấu lại, chuyên môn hóa và được phân quyền. Giám đốc chuyển giao quyền quyết định cho các quản lý cấp trung, thậm chí cho từng nhân viên. Luồng công việc từ giám đốc, đến quản lý và nhân viên trở nên phức tạp hơn. Các lỗ hổng trong vận hành và quản trị phát sinh từ đó.

Thông thường, một CEO sẽ điều hành ít nhất 5 bộ phận: Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Nhân sự, Vận hành… nên mỗi ngày đều có vô vàn đầu việc cần xử lý. Quá bận rộn, tôi không nhớ nổi mình đã giao việc gì, cho ai, hay mình sẽ phải làm gì. Cứ nhắn tin, gọi điện trao đổi rồi quên bẵng đi mất. Bản thân CEO chính là một nút thắt.

Ngược lại, các bạn nhân viên cũng được giao quá nhiều deadline, từ nhiều dự án, nhiều quy trình khác nhau, không quản lý nổi khiến mọi thứ khá hỗn độn. Tôi luôn tâm niệm phải xây dựng được một môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp. Vậy mà cứ mấy phút lại hỏi nhân viên làm xong chưa, tiến độ đến đâu rồi, bắt các bạn ấy báo cáo liên tục như thế thì làm sao thân thiện và chuyên nghiệp được? 

Chưa kể đến mỗi lần họp hành lại dùng biên bản cuộc họp, xin chữ ký của các quản lý trong cuộc họp đó. Nếu gửi được biên bản này cho 7 trưởng phòng ký, thì khéo mất hơn 7 ngày chờ đợi. Các chương trình bán hàng mới, dự án mới lại phải đợi đến tháng sau, thậm chí cả năm sau mới triển khai được vì đặc thù kinh doanh của chúng tôi nhiều lúc mang tính mùa vụ.

Tôi đã từng dùng thử một số công nghệ khác nhau, mất mấy năm mà vẫn không đạt hiệu quả như mong đợi. Bởi các phần mềm không thể kết nối được với nhau, khiến dòng chảy công việc vẫn còn nhiều vướng mắc. Tôi băn khoăn mãi với một câu hỏi: Làm sao để gom tất cả các hoạt động vào một chỗ, được quản lý và thực thi ở cùng một nơi?

Qua lời giới thiệu của đối tác, anh Thành tìm đến Base.vn – Nền tảng thống nhất quản trị và điều hành doanh nghiệp 4.0. Huy Thanh Jewelry đã sử dụng gần như trọn bộ các ứng dụng cốt lõi trên nền tảng Base.vn và gặt hái được những thành quả rõ rệt.

Ứng dụng đầu tiên được đưa vào Huy Thanh Jewelry và cũng là ứng dụng khiến anh tâm đắc nhất chính là Base Wework – Quản lý công việc đội nhóm và dự án. Nếu như trước đây, mọi người giao việc bằng cách truyền miệng, bằng giấy tờ, ký tá, họp giao ban thì giờ đây, tất cả những hình thức này đều được giảm thiểu một cách tối đa. Mọi công việc của từng phòng ban đều được cập nhật và giao đến nhân viên trên Base Wework. Bức tranh tổng thể và những đầu việc chi tiết đều hiện lên rõ ràng. 

Đối với các dự án cần sự phối hợp của nhiều phòng ban, chẳng hạn như dự án Bộ sưu tập nhẫn cưới 2020, dự án triển khai showroom mới ở các tỉnh thành…, tôi dùng tính năng Project trên Base Wework, thêm nhân sự chủ chốt của các bộ phận vào Project đó, phân bổ công việc cho mọi người. Có những dự án rất lớn, phải mất cỡ 10 giây cuộn chuột máy tính mới đọc hết danh sách đầu việc được tạo trên ứng dụng. Bạn thử tưởng tượng xem, nếu như danh sách đó được bàn giao cho nhân sự qua hàng trăm tin nhắn hay giấy tờ, thì không thể quản lý nổi. Phải nói rằng Base Wework là công cụ rất hữu ích. Cả CEO, trưởng phòng hay nhân viên đều không còn tình trạng nhớ nhớ quên quên.

Tham khảo thêm: Review phần mềm làm việc nhóm trên điện thoại Base Wework giúp bạn cộng tác từ bất kỳ đâu

Anh Thành cho biết thêm, với phương châm luôn đặt trải nghiệm khách hàng là ưu tiên số 1, và mong muốn hỗ trợ tối đa cho các bạn nhân viên bán hàng tại hệ thống showroom để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, Huy Thanh Jewelry đã khai thác thêm ứng dụng Base Workflow – Quản lý quy trình. Các quy trình tại cửa hàng như quy trình đặt hàng, báo lỗi sản phẩm, vận chuyển hàng, lập báo giá cho khách hàng hiện đã được quản lý và thực thi trên Base Workflow.  

Trước đây, nếu gặp một sản phẩm lỗi, nhân viên bán hàng sẽ gọi điện trực tiếp cho giám đốc kinh doanh vùng để xin ý kiến xử lý nhưng chưa có cách nào lưu trữ lại thông tin, nhiều khi xử lý rất chậm hoặc thậm chí không thống nhất được phương án giải quyết, ảnh hưởng đến khách hàng. Bây giờ thông tin quy trình báo lỗi đã được hoàn thiện trên ứng dụng. Thông tin sản phẩm lỗi chạy từ nhân viên, đến cửa hàng trưởng và giám đốc kinh doanh trên quy trình. Mỗi giai đoạn đều đưa ra các bước nhỏ để giải quyết vấn đề. Tôi cài đặt thời gian tối đa cho từng giai đoạn đó là 30 phút để đảm bảo chất lượng dịch vụ.”

Anh Thành khẳng định, ngay từ ngày đầu xây dựng thương hiệu, anh đã biết rằng doanh nghiệp mình không thể thiếu công nghệ. Mặc dù chuyển đổi số là cả một hành trình đầy chông gai, cần bền bỉ và kiên nhẫn, nhưng anh chưa bao giờ phủ nhận vai trò của công nghệ. 

Thực tế, một số doanh nghiệp chưa nhận thức được hoặc chưa muốn đầu tư cho công nghệ. Đó là điều dễ hiểu, vì họ chưa thấy được sự mất mát. Thời điểm chưa có công nghệ, tôi nhìn nhận lại những hoạt động đã qua của Huy Thanh Jewelry, giật mình vì thấy chúng tôi đã để mất nhiều thứ quá. Rất nhiều chi phí ẩn, chi phí cơ hội mà tôi đã không kịp nhận ra. Ví dụ, tôi lập kế hoạch chạy chương trình bán hàng đặc biệt cho mùa Noel, nhưng giao việc không hiệu quả, nhân sự nhớ nhớ quên quên không chạy kịp deadline. Kết quả là chương trình bị trì hoãn, thất thoát doanh thu. Đấy chỉ là một ví dụ rất nhỏ trong hàng ngàn loại chi phí phát sinh từ hoạt động vận hành & quản trị.”

Chia sẻ một cách thành thật, lúc tìm hiểu Base.vn, anh Thành cũng đã cân nhắc thêm những phần mềm khác tương tự, nhưng cuối cùng vẫn không đáp ứng được yêu cầu. Trong tương lai, Huy Thanh Jewelry muốn mở rộng quy mô lên 1000 – 2000 người, cần thêm nhiều ứng dụng chuyên biệt khác trên cùng một nền tảng, thì chỉ có Base.vn mới là nền tảng mở. “Ở thời điểm hiện tại, bộ ứng dụng của Base.vn đã giúp chúng tôi xử lý đến 80% công việc chỉ với một nền tảng duy nhất.”

Phải kể thêm rằng điều đặc biệt ở hành trình chuyển đổi số của Huy Thanh Jewelry là 100% nhân sự đều làm việc cùng công nghệ Base.vn, ngay cả nhân sự tại cửa hàng tỉnh lẻ – Một điều khá hiếm gặp đối với các doanh nghiệp bán lẻ khi công nghệ hóa. 

Do đặc thù mô hình bán lẻ, khối sản xuất, khối văn phòng, chuỗi cửa hàng nằm rải rác khắp mọi nơi. “Điểm tử huyệt” vẫn là khoảng cách địa lý, giao tiếp khó đồng nhất. Nhân sự lại thường ngại sự thay đổi. Vậy nên chuyển đổi số chắc chắn sẽ là chặng đường gian nan, nhất là đối với doanh nghiệp bán lẻ, đòi hỏi lòng quyết tâm lớn từ những người đứng đầu . Giai đoạn đầu lúc mới triển khai sẽ rất vất vả, nhưng nếu vượt qua được thì doanh nghiệp sẽ hái quả ngọt. Mọi khó khăn là hoàn toàn xứng đáng.

Đăng ký nhận bản tin

Nhận những thông tin và kiến thức quản trị mới nhất

More To Explore