“Trong suốt gần 30 buổi làm việc giữa Base và Hưng Thịnh Phát, chị Loan trong vai trò Phó Tổng Giám Đốc của Hưng Thịnh Phát đã tham gia không sót buổi nào, trừ khi có việc cực kỳ khẩn cấp. Trong một lần làm việc, tôi có hỏi chị: “Ngày nào chị cũng ngồi với tụi em từ sáng sớm đến chiều thế này có mệt không?”.
Chị chỉ cười bảo “Chị thấy Base dễ mà, chị chẳng thấy vất gì.” Đó cũng là câu nói mà tôi rất ghi nhớ và tôi luôn lấy chị Loan làm hình mẫu lãnh đạo điển hình của một dự án công nghệ thành công.”
Những lời giới thiệu đó của Nguyễn Minh Hiếu – người trực tiếp tư vấn giải pháp chuyển đổi số của Base cho Hưng Thịnh Phát – đã hoàn toàn thuyết phục chúng tôi cần phải thực hiện một cuộc trò chuyện ngay với chị Loan để gặp chị và để được “mắt thấy tai nghe” về hành trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp top đầu tỉnh Thái Bình này.
“Chúng tôi không còn cách nào khác ngoài việc phải chuyển đổi số”
Chị có thể giới thiệu đôi nét về hoạt động kinh doanh của Hưng Thịnh Phát cùng những cột mốc phát triển chính của doanh nghiệp mình?
Chị Loan: Hưng Thịnh Phát (HTP) là một thương hiệu vô cùng quen thuộc với mỗi người dân Thái Bình khi có nhu cầu mua xe gắn máy. Trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, từ một công ty non trẻ với mảng kinh doanh đầu tiên là xe máy SYM, đến nay HTP đã trở thành một doanh nghiệp có quy mô lớn tại Thái Bình, phân phối toàn bộ các sản phẩm xe máy, xe điện của các hãng nổi tiếng như: Honda, Yamaha, SYM, Suzuki, Vinfast… Với hệ thống 16 cửa hàng trên toàn tỉnh, mỗi năm HTP bán ra thị trường tới 20.000 chiếc xe máy, xe điện các loại.
Nắm bắt được nhu cầu thị trường cùng với xu hướng đi lên của tình hình kinh tế xã hội, từ năm 2018 HTP bắt đầu chuyển hướng sang lĩnh vực kinh doanh ô tô và tới nay đã ký kết hợp đồng Đại lý chính thức cung cấp các sản phẩm Ô tô cho các hãng xe lớn như: Hyundai, Toyota, MG, Nissan.
Trong thời gian tới, ngoài ô tô xe máy, HTP dự kiến mở rộng sang các lĩnh vực kinh doanh khác như: hàng tiêu dùng, nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, bất động sản,… Như slogan của chúng tôi là “hành trình của sự thịnh vượng”, HTP muốn hướng tới một hệ sinh thái mà ở đó chúng tôi cung cấp các sản phẩm dịch vụ ngày một cao cấp hơn, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân trong cuộc sống hiện đại.
Việc mở rộng kinh doanh chắc hẳn đã đặt ra nhiều bài toán mới cho công tác quản lý tại HTP. Liệu đó có phải động lực dẫn dắt HTP tìm đến những giải pháp công nghệ cho tổ chức của mình?
Chị Loan: HTP hoạt động theo mô hình quản lý tài chính tập trung, và văn phòng Tổng công ty sẽ là đầu mối về điều hành cho toàn bộ các chi nhánh ở dưới. Điều đó đòi hỏi sự kết nối, liên hệ giữa các chi nhánh và Tổng công ty phải diễn ra rất liên tục và thường xuyên.
Vậy nên khi Hưng Thịnh Phát lên đến quy mô hệ thống 16 cửa hàng xe máy, rồi 4 showroom ô tô và sắp tới là nhiều ngành nghề lĩnh vực kinh doanh nhỏ nữa thì khối lượng công việc sẽ vô cùng lớn.
Để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc điều hành, quản lý hệ thống, chúng tôi nghĩ rằng không còn cách nào khác ngoài việc mình bắt buộc phải chuyển đổi số. Nếu công ty cứ mãi trì trệ với cách thức vận hành thủ công với một khối lượng công việc lớn như vậy thì chúng tôi chắc chắn sẽ không thể bứt phá được. Ngay như chi phí lương, công ty cũng sẽ không thể tiết kiệm nếu nhân sự tốn quá nhiều thời gian cho công việc thủ công.
Việc tìm kiếm một công cụ hỗ trợ hoạt động vận hành và quản trị tại doanh nghiệp yêu cầu sự đầu tư thời gian và nỗ lực lớn từ ban lãnh đạo. Chúng tôi phải tìm hiểu nhiều phần mềm có sẵn trên thị trường, đánh giá tính năng và khả năng phù hợp với nhu cầu riêng của công ty. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về công nghệ thông tin và nắm vững về quy trình hoạt động của công ty. Ngoài ra chúng tôi phải đối mặt với việc tích hợp phần mềm vào hệ thống hiện có của HTP. Việc đảm bảo tính tương thích và khả năng hoạt động ổn định của hệ thống là một thử thách không nhỏ.
“Phần mềm dù khó đến đâu, chỉ cần học thì sẽ làm được”
Vậy HTP đi đến quyết định lựa chọn Base như thế nào?
Chị Loan: Cũng phải thành thật rằng trước khi lựa chọn giải pháp của Base, HTP cũng đã tìm hiểu và trải nghiệm qua rất nhiều phần mềm khác và đã có những sự tranh luận gắt gao giữa đội ngũ lãnh đạo.
Chúng tôi đắn đo lựa chọn giữa một phần mềm dễ sử dụng nhưng quá đơn giản, không có đủ tính năng, và mặt khác là phía Base – đáp ứng tốt nhu cầu nhưng hệ thống quá lớn, chắc chắn sẽ khó và chi phí đầu tư cũng không nhỏ.
Tuy nhiên, tôi đánh giá rằng HTP là một doanh nghiệp phát triển tương đối nhanh. Với tốc độ mở rộng quy mô như vậy, nếu chọn một sản phẩm không đảm bảo đáp ứng về lâu dài thì công ty sẽ phải chuyển đổi nhiều lần.
Chúng tôi đánh giá Base là một giải pháp số hóa hành chính mạnh mẽ. Với quy mô lớn của HTP với nhiều đại lý phân phối trên toàn tỉnh, Base có thể giúp tạo ra một nền tảng tổ chức và giao tiếp hiệu quả, giảm thiểu sự mất mát thông tin và tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận. Ngoài ra, với khả năng tích hợp và mở rộng, Base có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc của HTP.
Với những ý kiến cho rằng Base phức tạp và không phù hợp với trình độ nhân viên, tôi tin rằng có khó đến đâu thì chúng ta chỉ cần học là sẽ làm được, cái gì dễ làm trước cái nào khó áp dụng sau. Cuối cùng mọi người cũng đi đến nhất trí là sẽ lựa chọn triển khai đồng thời cả 3 bộ giải pháp của Base: quản trị công việc, quy trình và dự án Base Work+, quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ và quản trị thông tin Base Info+ cho 540 nhân sự.
Chủ trương ban đầu là vậy, vậy còn khi bắt tay vào triển khai, chị đã giải quyết tâm lý “ngại khó” của nhân sự khi tiếp cận với phần mềm như thế nào?
Chị Loan: Khi mới bắt đầu, như đã dự đoán trước, mọi người chưa hiểu về hệ thống nên thấy rắc rối và chán nản. Có thời gian một hai tháng đầu, dự án bị bỏ bẵng đi do chính đội ngũ tiên phong cũng loay hoay chưa biết triển khai như thế nào cho hiệu quả.
Trước tình hình đó, tôi quyết định mình phải vào cuộc và ngồi xuống với nhóm tiên phong của mình. Đội ngũ tiên phong chính là những người nắm vị trí quản lý và điều hành công ty; nếu ngay cả các bạn cũng không hiểu được giải pháp thì sẽ rất khó để truyền đạt được xuống nhân viên ở dưới có thể thực hiện.
Đầu tiên tôi phải làm công tác tư tưởng, truyền đạt tới các bạn về mục tiêu của dự án chuyển đổi số này. Tôi chia sẻ với các bạn về vấn đề vận hành mà công ty gặp phải, đồng thời thuyết phục rằng Base có thể đáp ứng được rất nhiều những bài toán quản lý của hệ thống HTP hiện tại. Công ty cần triển khai được phần mềm này để đảm bảo hiệu quả quản lý tốt nhất cho chính các bạn ấy.
Tiếp theo đó, tôi bắt đầu chia ra công việc chuyên môn cụ thể cho từng người để triển khai xuống bộ phận. Ví dụ các quy trình về hành chính nhân sự do ai phụ trách, những quy trình nào đang áp dụng thủ công thì các bạn ấy cần phối hợp với đội ngũ của Base để đưa lên phần mềm.
Sau mỗi buổi họp phân công như vậy, tôi đều theo rất sát và yêu cầu các bạn nghiệm thu nhiệm vụ đã giao xuống. Các quy trình có sẵn trước đó khi đưa lên Base mà gặp vướng mắc ở đâu thì tôi cùng ngồi với các bạn để tìm phương án giải quyết, điều chỉnh cho gọn hơn và đồng bộ hơn. Những quy trình phổ biến nhất thì chúng tôi tìm cách đưa lên đầu tiên.
Công nghệ là cơ hội để dù đi sau cũng có thể “đuổi kịp, tiến cùng”
Và có vẻ như là những nỗ lực đó đã giúp HTP gặt hái được nhiều “quả ngọt”?
Chị Loan: Cho đến thời điểm hiện tại, HTP đã triển khai hoàn thiện tất cả các giải pháp mà Base cung cấp và nhìn thấy được hiệu quả rõ rệt. Giờ đây Base trở thành một công cụ mà các bạn thích và không thiếu được ở HTP.
Rất nhiều những hoạt động thủ công trước kia như hệ thống kế toán hay báo cáo định kì đã được HTP số hóa hết lên hệ thống của Base thay vì bản cứng như trước.
Một thay đổi rất lớn khác chúng tôi quan sát được từ khi công ty chuyển đổi số là đội ngũ nhân viên hợp tác với nhau rất nhanh chóng, hiệu quả. Từ khi có Base, các bạn có được một môi trường để kết nối với các thành viên khác một cách linh hoạt dù ở bất kì đâu.
Có công cụ làm việc thì các bạn cũng biết cách quản lý công việc khoa học và thông minh hơn ngày trước rất nhiều. Nhờ có số hóa quy trình, các bạn có thể tự động hóa được rất nhiều công việc, giảm bớt được nhiều tác vụ thủ công, giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, năng lượng và đem lại niềm vui cho các bạn trong công việc.
Về lâu dài, khi Base có thêm những thay đổi, cập nhật nâng cao khác, tôi tin rằng HTP sẽ nỗ lực áp dụng những tính năng đó để tạo dựng lợi thế hơn nữa.
Là một lãnh đạo tiên phong chuyển đổi số tại tỉnh Thái Bình, chị có điều gì muốn nhắn nhủ tới các doanh nghiệp khác, đặc biệt là với các doanh nghiệp cùng tỉnh về giai đoạn hiện nay?
Chị Loan: Các doanh nghiệp Thái Bình đa phần là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ít hiểu biết về công nghệ nhưng đang phải cạnh tranh bình đẳng với các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Chính vì thế, các doanh nghiệp Thái Bình đang phải nỗ lực hết mình, đổi mới doanh nghiệp cũng như cải tiến quy trình công nghệ để có thể thích ứng được với thị trường.
2 năm bị ảnh hưởng bởi COVID-19 được xem là bài học xương máu giúp nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng nếu như không có sự hỗ trợ của công nghệ, thì khi có biến động xảy ra, doanh nghiệp sẽ gần như phải đóng băng, không thể vận hành, kết nối hay thực hiện quy trình.
HTP đã sớm nhận ra tầm quan trọng của chuyển đổi số và là một trong những doanh nghiệp tiên phong, có tốc độ chuyển đổi số nhanh và hiệu quả. So với các doanh nghiệp khác trong tỉnh, HTP đã đạt được những thành tựu đáng kể trong việc áp dụng công nghệ số vào quản lý và điều hành công ty.
Trong thời gian tới thì Công ty HTP sẽ chia sẻ ứng dụng này đối với toàn bộ hệ thống doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Bình. Bên cạnh đó, chúng tôi hy vọng chính câu chuyện của doanh nghiệp mình sẽ truyền cảm hứng cho các doanh nghiệp khác đã, đang và sắp có ý định chuyển đổi số rằng: Hãy thay đổi tư duy truyền thống và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chuyển đổi số. Công nghệ số không chỉ là xu hướng, mà còn là cơ hội vàng để cải thiện hiệu suất, tăng trưởng và cạnh tranh dù, “đi sau”, nhưng có thể “đuổi kịp, tiến cùng”.
