Trong suốt những năm qua, GoldenPen đặt ra cho mình một nhiệm vụ quan trọng: Số hóa GoldenPen – PR&Event Agency – hay còn gọi là “GoldenPen điện tử”. Chúng tôi đã có dịp trò chuyện cùng chị Tâm Phan – Sáng lập & Giám đốc Điều hành của GoldenPen về hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp này.
Nhiệm vụ “GoldenPen điện tử”
PV: Xin chào chị Tâm Phan. Cảm ơn chị & GoldenPen đã dành thời gian trò chuyện cùng Base trong giai đoạn nhạy cảm này, ngay khi doanh nghiệp đang đối mặt với diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19. Tính đến thời điểm hiện tại, liệu GoldenPen đang phải chịu ảnh hưởng lớn từ đại dịch?
Chị Tâm Phan: Là một agency Truyền thông và Tổ chức sự kiện, Golden Pen đã phải tạm dừng tất cả các dự án sự kiện offline. Với 17 năm trong ngành dịch vụ truyền thông, chúng tôi đã trải qua vô vàn khó khăn chứ không riêng gì giai đoạn Covid-19. Đến nay, GoldenPen đã sở hữu một nền tảng khá vững chắc để giữ vững vị thế trong ngành cũng như sẵn sàng vượt đại dịch.
PV: “Nền tảng” ở đây bao gồm những yếu tố nào? Chị có thể chia sẻ chi tiết hơn về điều này?
Chị Tâm Phan: Thứ nhất, đó là nền tảng khách hàng. GoldenPen lấy khách hàng làm trung tâm, cộng tác minh bạch, tận tâm, khiến họ tin tưởng. Trên thực tế, đã có những khách hàng làm việc với GoldenPen hơn mười mấy năm. Một số khách hàng dù đã nhiều lần thay đổi nhân sự phụ trách nhưng vẫn chọn đồng hành cùng chúng tôi.
Yếu tố thứ hai là văn hóa không ngừng học tập. Trong bối cảnh thị trường dịch vụ truyền thông cạnh tranh gay gắt và thay đổi liên tục mỗi ngày, chúng tôi phải nỗ lực tìm kiếm các giải pháp truyền thông hiện đại tối ưu cho khách hàng, không cho phép bản thân bị lạc hậu.
Và quan trọng không kém đó là hành trình số hóa. Trong suốt những năm qua, GoldenPen tự đặt ra cho mình một nhiệm vụ quan trọng: Số hóa GoldenPen, hay chúng tôi còn gọi là “GoldenPen điện tử”. Chúng tôi tìm kiếm giải pháp công nghệ để làm việc, vận hành, quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Nhờ có định hướng đúng đắn này, ngay trong thời điểm giãn cách, GoldenPen vẫn có thể làm việc không gián đoạn, hạn chế tối đa những tác động của dịch bệnh.
PV: Đâu là lý do thực sự khiến GoldenPen quyết tâm trở thành một doanh nghiệp điện tử đến như vậy?
Chị Tâm Phan: Đối với một agency như GoldenPen, thật khó để cân bằng giữa việc triển khai các dự án cùng khách hàng và việc phát triển chính doanh nghiệp của mình. Chúng tôi chạy song song rất nhiều dự án cùng một lúc. Đa số nhân viên, ngay cả những bộ phận back office như Tài chính, Nhân sự cũng bị cuốn vào guồng quay của dự án, quên mất những nhiệm vụ khác như xây dựng quy trình, hoạch định chiến lược,… cho bộ máy nội bộ.
Bản thân tôi và các cộng sự đều cảm thấy rất áp lực vì quỹ thời gian có hạn. Với đặc thù của ngành PR & Event, khối lượng công việc của dự án rất lớn và thường yêu cầu chỉn chu đến từng chi tiết. Tâm lý nhân viên luôn ưu tiên cho dự án và có phần xem nhẹ những công việc khác của doanh nghiệp mình. Bài toán quản trị công việc, quản trị mục tiêu phát sinh từ đó.
Và hơn nữa, không chỉ giải tỏa áp lực, chúng tôi mong muốn xây dựng một môi trường làm việc hạnh phúc hơn.
PV: Vậy hành trình số hóa đã bắt đầu như thế nào?
Chị Tâm Phan: Năm 2017, GoldenPen bắt đầu triển khai công nghệ và kiên trì trong suốt 2 năm. Tuy không đạt hiệu quả như mong đợi nhưng đã rút ra được bài học đắt giá. Muốn chuyển đổi số thành công thì phải thật sự quyết tâm, toàn bộ ban lãnh đạo và đội ngũ phải đồng lòng. GoldenPen cũng đã hiểu mình hơn. Chúng tôi cần một giải pháp công nghệ thân thiện cả về ngôn ngữ, giao diện, đề cao trải nghiệm của người dùng.
Năm 2019, chúng tôi gặp được nền tảng Base.vn và đồng hành cùng nhau cho đến nay.
Lời giải từ công nghệ Base.vn
PV: GoldenPen đã khai thác các ứng dụng của Base như thế nào để giải quyết bài toán quản trị công việc?
Chị Tâm Phan: Chúng tôi quản lý tất cả các dự án của khách hàng và các nhiệm vụ nội bộ của doanh nghiệp trên ứng dụng Base Wework. Mỗi ngày tôi chỉ mất 5 phút để kiểm tra tổng thể công việc của team và điều chỉnh, phân bổ lại nếu cần. Tôi đánh giá Base Wework rất phù hợp với mô hình của một agency, vừa giúp quản lý dự án cho khách hàng, vừa dễ dàng quản lý các công việc nội bộ.
Ứng dụng Base Workflow hỗ trợ chúng tôi chuẩn hóa & thực thi tất cả các quy trình (quy trình triển khai dự án, quy trình tuyển dụng, quản trị nhân sự, quy trình tài chính…), đảm bảo chất lượng công việc và tính tuân thủ cao.
PV: Quay trở lại bài toán quản trị mục tiêu, làm thế nào để cân bằng giữa mục tiêu hoàn thành dự án khách hàng và các mục tiêu khác của doanh nghiệp?
Chị Tâm Phan: Thực tế, GoldenPen bắt đầu áp dụng mô hình Balanced Scorecard (bao gồm 4 yếu tố: Khách hàng, Tài chính, Quy trình, Học tập – Phát triển) từ những năm 2016-2017 bằng Excel. Các bạn nhân viên cảm thấy mục tiêu khô khan, không có sự kết nối và tính tương tác nên ít được truyền cảm hứng để làm theo. Toàn bộ nhập liệu thủ công nên cũng mất rất nhiều thời gian rà soát, báo cáo, thậm chí là gây ra tranh cãi về kết quả.
Thế nhưng mọi vấn đề kể trên đã được xử lý gọn gàng nhờ ứng dụng quản trị mục tiêu Base Goal. Ban lãnh đạo sẽ tạo mục tiêu chung dựa trên Balanced Scorecard, sau đó phân bổ các mục tiêu con xuống cho từng bộ phận, phân bổ tiếp xuống từng cá nhân, đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Chúng tôi áp dụng KPI cho các mục tiêu liên quan trực tiếp doanh thu và áp dụng OKR cho các mục tiêu khác. Từng nhân sự chủ động vào app Base Goal để nhận công việc và checkin báo cáo xem đã hoàn thành bao nhiêu % mục tiêu.
Điều thú vị là ứng dụng Base Goal liên kết được với các ứng dụng khác, đặc biệt là Base Wework để quản lý chi tiết công việc đồng thời nhìn được bức tranh tổng thể của doanh nghiệp mình.
PV: Trong thời điểm dịch bệnh căng thẳng, các hoạt động vận hành & quản trị của GoldenPen có gì thay đổi không, thưa chị?
Chị Tâm Phan: GoldenPen kích hoạt cơ chế Work From Home đến nay đã 3 tháng. Mặc dù có những hạn chế nhất định nhưng điều đó không làm gián đoạn công việc. Một số mục tiêu được điều chỉnh, ví dụ như ra mắt dịch vụ Virtual Events như một giải pháp thay thế. Ngoài ra, đây cũng là giai đoạn để triển khai tốt các mục tiêu quan trọng về học tập, phát triển năng lực nhân viên, hoàn thiện quy trình…
Xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc cùng công nghệ
PV: Chị có nhắc đến mong muốn xây dựng một môi trường làm việc hạnh phúc. Sau khi áp dụng các ứng dụng quản trị công việc, dự án, mục tiêu… của nền tảng Base, nhân sự của chị đã hạnh phúc hơn?
Chị Tâm Phan: Chắc chắn rồi. Tất cả đều nhìn thấy mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân một cách rõ ràng, kế hoạch hành động cụ thể, kết quả then chốt chi tiết. Công nghệ đã giúp GoldenPen gắn kết lãnh đạo và nhân viên, gắn kết các phòng ban với nhau để cùng nhau phối hợp, phát triển, tạo động lực cho nhau.
PV: Dưới góc nhìn của người chủ doanh nghiệp, chị cảm thấy như thế nào khi có thêm một cánh tay đắc lực là công nghệ?
Chị Tâm Phan: Là người kiên trì với hành trình GoldenPen điện tử và theo đuổi mô hình phát triển doanh nghiệp chuẩn mực, bài bản nhưng đơn giản và hiệu quả, tôi hiểu rằng vai trò của công nghệ là vô cùng quan trọng. Chính vì thế, tôi thật sự vui vì tìm được sự hỗ trợ từ Base. Nền tảng này giúp cho các doanh nghiệp đến gần hơn với chuyển đổi số và quản trị doanh nghiệp tốt hơn, nhẹ nhàng hơn.
Xin chân thành cảm ơn chị!
Doanh nghiệp của bạn mong muốn trở thành “doanh nghiệp điện tử” như GoldenPen? Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để trải nghiệm nền tảng công nghệ 4.0 Base.vn
