“Đầu tư công nghệ chính là sự đầu tư cho tương lai”

Thành lập năm 2014, công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Golden Span khởi đầu với hoạt động xuất nhập khẩu nhỏ lẻ. Chỉ sau hai năm, Golden Span đã phát triển và chuyển đổi mô hình kinh doanh thành đơn vị tư vấn đầu tư và xúc tiến thương mại cho các công ty nước ngoài, cung cấp dịch vụ hỗ trợ về thủ tục pháp lý, kế toán, thuế và các dịch vụ khác đi kèm. Phân khúc khách hàng chính là các doanh nghiệp Nhật Bản mong muốn đầu tư tại thị trường Việt Nam. 

Tuy chúng tôi là doanh nghiệp trẻ và mới, số lượng nhân sự hiện tại chỉ vỏn vẹn 10 người nhưng cơ cấu tổ chức rất rõ ràng với đầy đủ các bộ phận chức năng như Pháp chế, Kế toán, Nhân sự, Hành chính,...  Dù công việc hiện tại chưa phải quá nhiều, tôi vẫn luôn quan niệm rằng nên làm tốt mọi thứ từ những ngày đầu tiên. Sắp tới Golden Span chắc chắn sẽ mở rộng nhanh về cả quy mô lẫn lĩnh vực kinh doanh. Đây cũng là một trong những lý do tôi suy nghĩ tới ứng dụng công nghệ ngay từ đầu. Đầu tư công nghệ chính là sự đầu tư cho tương lai.” - Chị Kiều tâm sự. 

Quan điểm quản trị: đầu tư công nghệ ngay từ đầu để ổn định bộ máy nội bộ và yên tâm làm việc cùng khách hàng

Quan điểm đầu tư công nghệ của CEO Bùi Kim Kiều bắt nguồn từ những năm tháng làm việc tại công ty cũ. Trước khi xây dựng Golden Span, chị đã trải qua nhiều năm công tác tại một doanh nghiệp của Nhật và là người phụ trách chiến dịch công nghệ hóa. Tuy nhiên, do doanh nghiệp đã hoạt động ổn định trong một thời gian dài, nhân sự đã quá quen với phong cách làm việc nên việc đón nhận sự đổi mới trở nên thật sự khó khăn. 

Khối lượng công việc quá tải mỗi ngày nên mọi người hầu như không có thời gian làm quen với công nghệ. Nào là việc mới ở trên ứng dụng, việc cũ ở trên giấy tờ… khiến mọi thứ bị rối và tắc nghẽn. Mình đuổi theo không kịp, thành ra cái mới chưa tỏ mà cái cũ cũng chưa xong. Các phần mềm thì khá rời rạc, mỗi bộ phận lại dùng một phần mềm khác nhau nữa. Đó cũng là kinh nghiệm xương máu của tôi. Vậy nên khi ấp ủ ý định thành lập Golden Span, tôi đã quyết tâm phải ứng dụng công nghệ càng sớm càng tốt.”

Chị chia sẻ thêm, các nhà quản lý thường cho rằng phải đợi doanh nghiệp có đủ sức khỏe tài chính, có nhiều khách hàng rồi mới dùng công nghệ. Nhưng riêng chị thì đi ngược lại quan điểm này: 

Nếu mình không đầu tư để ổn định bộ máy bên trong thì lấy gì để đánh bên ngoài? Và như vậy mọi người sẽ dễ dàng tạo được thói quen làm việc cùng công nghệ. Thời gian làm quen ban đầu có thể cực nhưng sau đó mọi thứ sẽ vào guồng và chạy trơn tru. Nhân lúc Golden Span còn nhỏ, mình triển khai luôn thì tỷ lệ thành công sẽ cao hơn.”

Thực tế, Golden Span cũng mất một thời gian ngắn để chuẩn bị một số điều kiện cơ bản như xây dựng bộ nhận diện thương hiệu, hoạch định tài chính trước khi sử dụng các phần mềm. Một khoảng thời gian rất ngắn nhưng đủ để Golden Span nhận ra những bất cập nảy sinh từ phương pháp làm việc thủ công.

Lúc đó chúng tôi dùng tạm Google Sheet, Email và group chat nhưng không kiểm soát nổi luồng công việc. Hồ sơ khách hàng cứ lưu trữ mỗi nơi một ít, đến khi cần tìm lại thì mất rất nhiều thời gian. Có những thông tin trao đổi với khách hàng chẳng biết là đang ở đâu. Tôi cũng không quản lý sát sao được quá trình các bạn nhân viên tư vấn khách hàng. 

Tôi nhận ra Golden Span thật sự cần một ứng dụng hỗ trợ quản lý dự án, làm việc nhóm và đặc biệt là tương tác cùng khách hàng. Và chỉ có duy nhất Base Wework đáp ứng chính xác những yêu cầu này của tôi.”

Cộng tác toàn diện cùng ứng dụng Base Wework 

Base Wework được Golden Span khai thác tối đa để quản lý dự án. Mỗi dự án tương đương với một loại dịch vụ, chẳng hạn như giấy phép kinh doanh, thuê địa điểm văn phòng,.... Từng dự án như vậy lại được chia ra thành các nhóm công việc, mỗi nhóm là một khách hàng. 

Tôi thích nhất là tính năng giao việc có mô tả công việc chi tiết, có thể đính kèm thêm tài liệu vì đặc thù doanh nghiệp chúng tôi làm việc rất nhiều với chứng từ của khách. Ai làm xong việc gì lại upload kết quả ngay trên đầu việc luôn. Bây giờ nếu cần tìm thông tin gì cứ lên Base là có hết. Nếu phát sinh nhiệm vụ con thì mọi người add thêm sub-task. Tóm lại mọi thứ đều được lưu trữ ở đây nên tiết kiệm được nhiều thời gian.” 

Hình ảnh minh họa giao diện Base Wework

Bên cạnh đó, Golden Span còn dùng Base Wework để làm việc với chính các khách hàng của mình mà vẫn đảm bảo tính bảo mật. “Thay vì trao đổi với khách hàng qua group chat như trước đây, chúng tôi cập nhật hết thông tin dự án của khách hàng đó lên Base và chỉ thảo luận qua kênh này. Mọi thông tin đều hiển thị minh bạch với cả đôi bên, bảo vệ được quyền lợi của cả mình và khách hàng. Mọi người còn có thể theo dõi cả tiến độ dự án nữa. Tính đến thời điểm hiện tại, 100% nhân sự tại Golden Span đều dùng Base.

Doanh nghiệp muốn đi nhanh thì cần có công nghệ”

Những ngày đầu lựa chọn Base Wework, Golden Span cũng đã bắt gặp rào cản về tâm lý con người. Nhân sự vẫn chưa thực sự sẵn sàng đón nhận công nghệ. Chị Kiều đã rất nỗ lực làm công tác tư tưởng cho mọi người. 

Jack Ma từng nói “Nếu cho tôi 6 ngày để chặt một cái cây, tôi sẽ bỏ ra 4 ngày để mài một chiếc rìu”. Dùng công nghệ cũng vậy. Lúc đầu sẽ khó khăn, có thể khiến các bạn cảm thấy chẳng được gì. Còn nếu không làm thì suốt đời thấy khó. Bây giờ các bạn chỉ mất 30 phút để soạn một danh sách công việc ở trên Excel. Chị biết điều đó. Nhưng có nghĩa là các bạn sẽ mất rất nhiều lần 30 phút, tổng cộng là rất nhiều thời gian. Ngược lại, nếu chúng ta dùng công nghệ, có thể mất 3 ngày hoặc thậm chí 30 ngày để làm quen nhưng sau đó sẽ được hỗ trợ rất nhiều. Mọi thứ tự động hóa đâu vào đấy, tiết kiệm thời gian và công sức. Đừng chỉ nhìn cái lợi trước mắt mà phải nhìn xa và rộng ra.”

Kết thúc buổi trò chuyện, CEO Bùi Kim Kiều một lần nữa lại khẳng định vai trò vô cùng quan trọng của công nghệ đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn đi nhanh thì cần có công nghệ. Nó cũng khiến chúng ta làm việc chuyên nghiệp, khoa học và bài bản hơn, gây được ấn tượng mạnh trong mắt khách hàng.

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận thông tin chi tiết và demo sản phẩm Base Wework - Ứng dụng quản lý công việc & dự án doanh nghiệp 4.0 nhé!

Về doanh nghiệp

Thành lập năm 2014, công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Golden Span khởi đầu với hoạt động xuất nhập khẩu nhỏ lẻ. Chỉ sau hai năm, Golden Span đã phát triển và chuyển đổi mô hình kinh doanh thành đơn vị tư vấn đầu tư và xúc tiến thương mại cho các công ty nước ngoài, cung cấp dịch vụ hỗ trợ về thủ tục pháp lý, kế toán, thuế và các dịch vụ khác đi kèm. Phân khúc khách hàng chính là các doanh nghiệp Nhật Bản mong muốn đầu tư tại thị trường Việt Nam. 

Quy mô doanh nghiệp: 50 nhân sự

Lĩnh vực hoạt động: Tư vấn thiết kế, kiến trúc

Làm việc cùng nhau hiệu quả hơn

Hãy bắt đầu ứng dụng những công nghệ hiện đại nhất cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay

Ứng dụng Base hiện đã có mặt trên