Mỹ Hạnh: Chị có thể chia sẻ chi tiết hơn về quyết định công nghệ này?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Từ khi thành lập năm 2007, Hoa Lim đã trải qua hai lần tái cơ cấu. Lần đầu là về hệ thống tài chính của công ty. Ở lần thứ hai cách đây ba năm, ban điều hành đã thay đổi chiến lược phát triển: tập trung xây dựng đội ngũ kế thừa và cải thiện hệ thống quản trị có tính ứng dụng công nghệ cao.
Trước đây chúng tôi dùng một số app nhắn tin tạo group chat để trao đổi công việc, cập nhật tình hình hằng ngày. Tiến độ các dự án thì được theo dõi trên bảng Excel. Sau đó khi có chủ trương về công nghệ, mọi người chưa biết đến Base Wework ngay, mà sử dụng một sốứng dụng quốc tế khác nhưng vẫn vướng vào những bất cập trong quản lý và thực hiện công việc.
Với đặc thù của một đơn vị tư vấn thiết kế – thi công, Hoa Lim cần quản lý công việc theo cả phòng ban lẫn dự án. Nhân sự ngồi cùng một phòng có thể nói chuyện qua lại với nhau, nhưng để phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chẳng dễ dàng. Mọi người chưa tối ưu được quá trình giao – nhận việc, kiểm tra đầu việc, lập kế hoạch… Thông tin trao đổi bị bỏ sót khiến nhân sự nhiều khi băn khoăn không biết phải làm gì tiếp theo, rồi còn trễ deadline nữa. Về khía cạnh của người lãnh đạo, mỗi lần kết thúc dự án, tôi đánh giá hiệu quả của các bạn cũng khó vì không có một cơ sở chính xác nào. Nhu cầu công nghệ cứ được nhen nhóm dần như vậy đấy.
Mỹ Hạnh: Tại sao chị lại chọn Base Wework, nhất là khi đã trải nghiệm những phần mềm quốc tế có tiếng trên thị trường?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Giám đốc Hoa Lim là người đầu tiên biết đến Base và giới thiệu với ban điều hành. Tôi vừa nghe đã thấy ưng ngay vì tâm lý luôn ủng hộ người Việt. Nếu có một phần mềm Việt tốt như vậy, tôi sẵn sàng tìm hiểu mặc dù một số ứng dụng quốc tế cung cấp gói dịch vụ miễn phí. Nhưng cái chính là Base WeWork đáp ứng chính xác những yêu cầu của doanh nghiệp, giải quyết được các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt: quản lý phòng ban lẫn dự án và đo lường được hiệu quả công việc.
Mỹ Hạnh: Hiện tại Hoa Lim đang khai thác Base Wework như thế nào để giải quyết tối đa những vấn đề chị vừa nhắc tới?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Khi một dự án được đặt ra, bạn trưởng dự án sẽ đưa toàn bộ thông tin lên Base Wework, lập kế hoạch thực thi và giao việc đến từng thành viên đi kèm deadline và hướng dẫn công việc. Ứng dụng giúp lưu trữ lịch sử dự án, tức là toàn bộ tiến độ dự án từ khi bắt đầu để mọi người nắm được tổng thể.
Tương tự, đối với các phòng ban, đầu năm các bạn đều được giao chỉ tiêu cụ thể, từ trưởng phòng cho đến trưởng nhóm, nhân viên. Những chỉ tiêu này bây giờ cũng được đưa lên ứng dụng để các bạn hiểu những công việc nhỏ mình đang làm phục vụ cho mục tiêu lớn nào. Nói chung Base Wework là nơi để khởi tạo, theo dõi và cập nhật mọi hoạt động.
Mỹ Hạnh: Còn bản thân chị thấy thế nào? Ứng dụng có hỗ trợ được cho người lãnh đạo?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Với phạm vi công việc hiện tại, tôi thường để ý đến các yếu tố thiên về con người. Tôi thích tính năng phân quyền – thiết lập vai trò mỗi thành viên là quản lý hay nhân viên trong từng dự án, phòng ban. Mọi người dựa vào đó để làm việc và giao việc cho người khác. Hơn nữa, tôi có thể hỗ trợ nhân sự làm việc hiệu quả mà lại không mất quá nhiều thời gian. Một điểm thú vị nữa là báo cáo tự động của Base giúp tôi phân tích tình hình, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp, ví dụ như đôn đốc nhắc nhở mọi người chẳng hạn.
