Xuất phát từ chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp và những vấn đề thường gặp hằng ngày, công ty cổ phần xây dựng Hoa Lim đã tìm kiếm giải pháp từ công nghệ Base WeWork. Liệu công nghệ có thật sự là lời giải cho những bài toán tại Hoa Lim? Chúng tôi đã có cuộc trò chuyện cùng chị Trịnh Tuyết Mai – Phó Giám đốc công ty về hành trình đổi mới này.
Số hóa liên quan đến bài toán quản trị và chiến lược phát triển của doanh nghiệp
Mỹ Hạnh: Thú thật khi ngỏ lời phỏng vấn ở thời điểm nhạy cảm này, em không nghĩ là chị sẽ đồng ý ngay. Chúng ta đang bước vào giai đoạn căng thẳng nhất của đại dịch Covid-19, liệu doanh nghiệp chị có chịu nhiều ảnh hưởng?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Có ảnh hưởng nhiều, nhưng ban lãnh đạo đã cố gắng giảm thiểu đáng kể những ảnh hưởng đó. Hoa Lim là một công ty xây dựng, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế – thi công công trình nội thất trung cấp và cao cấp cho cả khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân. Vậy nên dịch Covid-19 bùng nổ đã tác động đến tâm lý mua hàng của người tiêu dùng, nhu cầu chung của thị trường giảm, mọi người hạn chế chi tiêu hơn. Cộng với các sàn giao dịch địa ốc dường như đang đóng băng cũng khiến chúng tôi bịảnh hưởng. Đấy là về mặt kinh doanh. Còn các hoạt động vận hành nội bộ của công ty vẫn diễn ra suôn sẻ với sự nỗ lực của tất cả mọi người.
Mỹ Hạnh: Vậy Hoa Lim đã chuẩn bị sẵn tâm thế và chiến lược để ứng phó?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Chắc chắn rồi. Phải linh hoạt thay đổi để thích nghi ngay với hoàn cảnh. Một trong những sự linh hoạt đó đến từ sự hỗ trợ công nghệ của Base Wework. Một năm trước Hoa Lim triển khai sử dụng phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework. Bây giờ chúng tôi lại càng thấy đúng đắn khi đưa công nghệ vào doanh nghiệp. Nhờ có Base nên tuần vừa rồi tôi đã bắt đầu cho toàn bộ đội ngũ thiết kế làm việc tại nhà. Tất cả công việc thiết kế được quản lý và theo dõi trên ứng dụng. Sắp tới nếu dịch Covid-19 chưa có dấu hiệu giảm nhiệt, tôi sẽ áp dụng luôn chính sách làm việc online đối với các phòng ban khác như nhân sự, tài chính kế toán…
Mỹ Hạnh: Nghĩa là Hoa Lim đã số hóa từ trước chứ không phải đến khi có dịch mới nghĩ tới công nghệ?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Đúng vậy. Nó liên quan đến bài toán quản trị và chiến lược phát triển của công ty. Chúng tôi muốn ứng dụng công nghệ một cách nghiêm túc, có đầu tư, có chủ đích để cải thiện công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp chứ không chỉ vì tính thời vụ như mùa dịch hay các tình huống khẩn cấp khác.
Base Wework giải quyết các bài toán chính: quản lý phòng ban & dự án và đo lường hiệu quả
Mỹ Hạnh: Chị có thể chia sẻ chi tiết hơn về quyết định công nghệ này?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Từ khi thành lập năm 2007, Hoa Lim đã trải qua hai lần tái cơ cấu. Lần đầu là về hệ thống tài chính của công ty. Ở lần thứ hai cách đây ba năm, ban điều hành đã thay đổi chiến lược phát triển: tập trung xây dựng đội ngũ kế thừa và cải thiện hệ thống quản trị có tính ứng dụng công nghệ cao.
Trước đây chúng tôi dùng một số app nhắn tin tạo group chat để trao đổi công việc, cập nhật tình hình hằng ngày. Tiến độ các dự án thì được theo dõi trên bảng Excel. Sau đó khi có chủ trương về công nghệ, mọi người chưa biết đến Base Wework ngay, mà sử dụng một sốứng dụng quốc tế khác nhưng vẫn vướng vào những bất cập trong quản lý và thực hiện công việc.
Với đặc thù của một đơn vị tư vấn thiết kế – thi công, Hoa Lim cần quản lý công việc theo cả phòng ban lẫn dự án. Nhân sự ngồi cùng một phòng có thể nói chuyện qua lại với nhau, nhưng để phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chẳng dễ dàng. Mọi người chưa tối ưu được quá trình giao – nhận việc, kiểm tra đầu việc, lập kế hoạch… Thông tin trao đổi bị bỏ sót khiến nhân sự nhiều khi băn khoăn không biết phải làm gì tiếp theo, rồi còn trễ deadline nữa. Về khía cạnh của người lãnh đạo, mỗi lần kết thúc dự án, tôi đánh giá hiệu quả của các bạn cũng khó vì không có một cơ sở chính xác nào. Nhu cầu công nghệ cứ được nhen nhóm dần như vậy đấy.
Mỹ Hạnh: Tại sao chị lại chọn Base Wework, nhất là khi đã trải nghiệm những phần mềm quốc tế có tiếng trên thị trường?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Giám đốc Hoa Lim là người đầu tiên biết đến Base và giới thiệu với ban điều hành. Tôi vừa nghe đã thấy ưng ngay vì tâm lý luôn ủng hộ người Việt. Nếu có một phần mềm Việt tốt như vậy, tôi sẵn sàng tìm hiểu mặc dù một số ứng dụng quốc tế cung cấp gói dịch vụ miễn phí. Nhưng cái chính là Base WeWork đáp ứng chính xác những yêu cầu của doanh nghiệp, giải quyết được các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt: quản lý phòng ban lẫn dự án và đo lường được hiệu quả công việc.
Mỹ Hạnh: Hiện tại Hoa Lim đang khai thác Base Wework như thế nào để giải quyết tối đa những vấn đề chị vừa nhắc tới?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Khi một dự án được đặt ra, bạn trưởng dự án sẽ đưa toàn bộ thông tin lên Base Wework, lập kế hoạch thực thi và giao việc đến từng thành viên đi kèm deadline và hướng dẫn công việc. Ứng dụng giúp lưu trữ lịch sử dự án, tức là toàn bộ tiến độ dự án từ khi bắt đầu để mọi người nắm được tổng thể.
Tương tự, đối với các phòng ban, đầu năm các bạn đều được giao chỉ tiêu cụ thể, từ trưởng phòng cho đến trưởng nhóm, nhân viên. Những chỉ tiêu này bây giờ cũng được đưa lên ứng dụng để các bạn hiểu những công việc nhỏ mình đang làm phục vụ cho mục tiêu lớn nào. Nói chung Base Wework là nơi để khởi tạo, theo dõi và cập nhật mọi hoạt động.
Mỹ Hạnh: Còn bản thân chị thấy thế nào? Ứng dụng có hỗ trợ được cho người lãnh đạo?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Với phạm vi công việc hiện tại, tôi thường để ý đến các yếu tố thiên về con người. Tôi thích tính năng phân quyền – thiết lập vai trò mỗi thành viên là quản lý hay nhân viên trong từng dự án, phòng ban. Mọi người dựa vào đó để làm việc và giao việc cho người khác. Hơn nữa, tôi có thể hỗ trợ nhân sự làm việc hiệu quả mà lại không mất quá nhiều thời gian. Một điểm thú vị nữa là báo cáo tự động của Base giúp tôi phân tích tình hình, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp, ví dụ như đôn đốc nhắc nhở mọi người chẳng hạn.
Mỗi nhân sự cần hiểu “Big why”: Tại sao cá nhân bạn cần đến công nghệ?
Mỹ Hạnh: Vậy dưới góc độ của các bạn nhân viên, cũng là những người trực tiếp sử dụng Base Wework, mọi người có thực sự chào đón phần mềm này?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Chào đón ngay từ đầu thì không. Thật ra lúc mới thông báo với nhân viên, các bạn ấy đều thắc mắc: Tại sao phải dùng cái mới này? Sao không tiếp tục dùng các app tin nhắn kia? Xung quanh có 100 người thì cả 100 người đó đều dùng mà? Nói chung, khả năng đón nhận cái mới của mỗi cá nhân đều khác nhau. Người thì háo hức, người lại thấy phiền.
Tuy nhiên, đến bây giờ thì các bạn phải công nhận tính hiệu quả. Thông tin được lưu trữ và truyền tải chính xác giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa bộ phận thiết kế và bộ phận thi công. Chẳng hạn như có những thông tin từ team thiết kế mà team thi công phải lưu ý thì sẽ đưa lên checklist cùng nhau để mọi người đều ghi nhớ. Nhân viên trước đây hay trình bày với tôi: “Em không biết phải làm gì tiếp theo” thì nay chỉ cần làm theo các quy trình ở trên Base Wework. Hoặc ngay trong mùa dịch này, có Base các bạn ấy mới an tâm làm việc tại nhà.
Bên cạnh đó, chúng tôi còn dùng Base Wework để giúp nhân sự nâng cao kiến thức cho bản thân. Mỗi người sẽ đặt ra mục tiêu tháng này học thêm cái gì, hay trong vòng bao nhiêu tháng làm được cái gì mới hơn cho mình và cho công ty… Những mục tiêu và kế hoạch hành động như vậy cũng sẽ cập nhật trên ứng dụng hết. Đây là hoạt động nâng cao giá trị cho nhân sự bên cạnh các hoạt động kinh doanh của Hoa Lim.
Mỹ Hạnh: Từ hoài nghi đến chấp nhận, ghi nhận và yêu thích phần mềm mới… đây chắc hẳn là một chặng đường dài?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Dài nửa năm trời đấy (cười). Tôi thực hiện buổi training đầu tiên với chủ đề “Big Why”. Ngoài việc giải thích phần mềm tốt ra sao thì phải phân tích được “big why” của mỗi người: Tại sao cá nhân bạn lại cần đến công nghệ này? Bởi lẽ mỗi người làm việc tại công ty đều vì những ý nghĩa, mục đích riêng. Tôi hướng mục đích sử dụng Base Wework phù hợp theo mục tiêu phát triển của mỗi người để thuyết phục các bạn. Ứng dụng giúp mọi người nâng cao nghiệp vụ, kỷ luật cá nhân, năng suất làm việc… Như vậy người hưởng lợi chính là bản thân mỗi nhân sự của công ty.
Tiếp theo đó tôi mới nhờ đội ngũ của Base.vn đào tạo thêm về các tính năng và cách triển khai sao cho hiệu quả. 3 tháng đầu tiên là 3 tháng thử nghiệm đầy khó khăn và phải điều chỉnh nhiều thứ. Tôi theo sát và nhắc nhở nhân sự liên tục. Mỗi tuần đều có báo cáo từ các phòng ban và cá nhân về việc thực hiện công việc trên ứng dụng. Sau 6 tháng, chúng tôi mới chạy chính thức cùng Base Wework.
Mỹ Hạnh: Chị có lời khuyên nào dành cho các doanh nghiệp đang mong muốn công nghệ hóa?
Chị Trịnh Tuyết Mai: Chúng ta đang sống trong thời đại đổi mới sáng tạo. Công nghệ đóng một vai trò vô cùng quan trọng, nhất là trong những lúc tình hình phức tạp như Covid-19. Chậm chân có thể bị tụt hậu ngay, thậm chí là hậu quả không nhẹ. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa dùng công nghệ, đây chính là dịp để nhìn nhận lại mô hình doanh nghiệp và con người của mình để tìm ra một phần mềm, ứng dụng tối ưu nhất. Không cần quá vội vàng nhưng nên bắt đầu chuẩn bị ngay, vì hành trình số hóa sẽ còn dài đấy!
Xin chân thành cảm ơn chị về buổi chia sẻ này!
Doanh nghiệp của bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy tìm hiểu ngay ứng dụng quản lý công việc và dự án Base Wework ngay TẠI ĐÂY!
