Chuyển đổi số hiện đang được xem là xu hướng tất yếu, hứa hẹn mang đến những thay đổi tích cực cho doanh nghiệp. Tôi may mắn có cơ hội gặp gỡ nhiều nhà lãnh đạo đang phụ trách thực hiện chuyển đổi số và được lắng nghe những chia sẻ về chặng đường đưa công nghệ vào ứng dụng thực tiễn. Tuy mỗi doanh nghiệp mang đến một câu chuyện khác nhau, nhưng đều có chung một nhận định: “Rào cản lớn nhất chính là tâm lý con người.” Sự e ngại, băn khoăn đối với công nghệ mới cộng với phong cách làm việc cũ của nhân sự đã ảnh hưởng không nhỏ đến tốc độ triển khai, thậm chí là yếu tố quyết định sự thành bại của chuyển đổi số.

Khi bắt đầu ứng dụng phần mềm quản lý công việc Base WeWork, công ty Cổ phần Ubofood cũng gặp những cản trở tương tự. Tuy vậy anh Hà Mạnh Hùng - Phó Giám đốc Ubofood đã từng bước đưa nhân sự vượt qua khó khăn và chính thức đặt chân vào “mảnh đất số”. Có thể cuộc trò chuyện ngắn ngủi giữa tôi và anh chưa đủ để anh kể nhiều về Ubofood. Nhưng tôi đặc biệt ghi nhớ một câu nói được anh nhắc đi nhắc lại nhiều lần: “Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, phải có lộ trình!”. Chuyển đổi số tại Ubofood không phải là chuỗi những hành động ngẫu nhiên mà là một lộ trình đã được anh tính toán và xây dựng từ trước đó. 

Ubofood - Nền tảng bán lẻ thực phẩm sạch

Manh nha dự án từ năm 2015 và chính thức đi vào hoạt động từ năm 2019, Ubofood được biết đến như một nhà bán lẻ thực phẩm sạch, là hệ thống đa nền tảng kết nối trực tiếp nhà sản xuất và người tiêu dùng. 

Chúng tôi nhận thấy mọi người vẫn chưa chủ động được về cách mua thực phẩm, vẫn còn đang phụ thuộc, như nhà mình ở khu vực này thì mình chỉ mua ở một số cửa hàng gần đấy thôi. Hoặc như mình trước kia sẽ luôn ăn thực phẩm do mẹ và chị mình mua chẳng hạn. Hơn nữa, nhiều người quan tâm về dinh dưỡng, sẵn sàng chi trả tiền để có được bữa ăn “xịn” hơn nhưng lại bận rộn, không có thời gian đi mua sắm. Ví dụ, đối với nhân viên ngân hàng hay giáo viên, thời gian biểu của họ khá fixed thì sẽ cần “đi chợ” Ubofood thôi. Mỗi người có thể tự order thứ mình thích và được giao tận tay. Quy trình hàng hóa đi từ nhà sản xuất đến end-customer sẽ cắt bỏ được các khâu trung gian, giảm thiểu thời gian, chi phí và đảm bảo chất lượng.”

Dù chỉ mới xuất hiện trên thị trường hơn 4 tháng, chỉ với 17 nhân sự và 10 POS (điểm giao dịch), Ubofood đã phục vụ 5,000 khách hàng tại các quận Thanh Xuân, Cầu Giấy, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm tại Hà Nội. “Bây giờ chúng tôi đã khá bận rồi. Sắp tới công ty mở rộng quy mô, thiết lập thêm các POS thì sẽ còn vất vả hơn. Thực tế, nhiều khi việc chưa chắc đã quá tải đến mức đấy. Mình cảm thấy mệt do chưa biết cách quản lý, sắp xếp mọi thứ thôi. Thế nên con người mới cần đến công nghệ.” 

Startup công nghệ chưa kịp dùng công cụ quản lý công việc 

Người ta thường nghĩ một startup công nghệ như Ubofood hẳn phải rất nhạy bén trong việc ứng dụng phần mềm để quản lý công việc. Tuy nhiên, chính Ubofood cũng đối mặt với những khó khăn như bao doanh nghiệp khác. Do đặc thù của ngành thực phẩm - nông sản nên nguồn nhân lực trẻ khá khan hiếm. Đội ngũ nhân sự, trừ bộ phận Công nghệ ra thì xuất phát điểm phần lớn là thế hệ 7x, công tác lâu năm trong ngành thực phẩm, chẳng hạn như đã từng làm ở siêu thị hay các nhà cung cấp hàng hóa. 

“Làm cùng nhau được một thời gian ngắn, tôi phát hiện một vấn đề lớn: Những gì liên quan đến Tech thì đã có đội Developer xử lý, còn lại tất cả các bộ phận khác đều nằm ngoài vòng công nghệ. Mọi người vẫn đang làm việc một cách truyền thống với giấy tờ, Excel, có chăng là một vài phần mềm kế toán. Có những việc được quyết định rất nhanh nhưng khi phân bổ triển khai lại rất chậm.”

Anh Hùng đã trải qua nhiều công ty về công nghệ nên việc sử dụng công cụ hỗ trợ là điều tất yếu. Đối với các doanh nghiệp này, nếu trong giai đoạn đầu chưa kịp dùng ứng dụng thì mỗi người đều sẽ tự tìm một số tool để tự kiểm soát công việc của mình, thậm chí các bạn còn tự viết ra phần mềm như thế. Cho đến khi thành lập Ubofood, anh nhận ra việc không có công cụ quản lý đồng nhất thật sự là một lỗ hổng lớn: 

Nhân sự chưa hệ thống được mình phải làm việc gì, như thế nào hoặc lên danh sách công việc rồi mà vẫn quên. Giả sử có một đầu việc quan trọng không được hoàn thành đúng deadline thì có thể gây ra tình trạng đổ lỗi trách nhiệm cho nhau nữa. các bạn Developer dùng app dành riêng cho chuyên gia. Mọi người dùng group chat, tiện và nhanh. Cũng vì chữ “tiện” này nên nó chỉ có giá trị tức thời thôi. Tin nhắn trôi đi hết. Mọi người cũng hay lạm dụng.”

Ở vị trí nhà sáng lập và Phó Giám đốc trực tiếp vận hành công ty, anh Hùng thừa nhận chuyển đổi số là bài toán khó. Nhưng thách thức bao giờ cũng song hành cùng cơ hội. “Ngay từ khi doanh nghiệp mình còn nhỏ và mới như vậy, tại sao không tận dụng thời điểm này để đổi mới cách thức làm việc luôn? Đợi đến khi quy mô đồ sộ thì số hóa sẽ còn cồng kềnh, tốn công sức hơn nữa.” 

Lộ trình chuyển đổi số của Ubofood: Chiến lược và thực thi

Giai đoạn 1: Làm quen với thao tác trên phần mềm

Bởi hầu hết nhân sự chưa có thói quen dùng công nghệ, Ubofood bắt đầu chiến dịch số với một phần mềm quản lý công việc được anh Hùng đánh giá là “đơn giản và dễ hiểu”. Mọi người tập tạo lập danh sách các đầu việc và kéo thả chúng sang các bước tiếp theo để đánh dấu tiến độ. “Làm như vậy nhân viên tự nhiên sẽ quen dần với các thao tác này và bước đầu hiểu cách sắp xếp các nhiệm vụ của mình. Lúc đấy tôi chỉ yêu cầu có vậy thôi.

Trong khi nhân sự đang dùng phần mềm kể trên, anh nhận thấy với mô hình quản lý hiện tại, Ubofood không chỉ dừng lại ở đây mà sẽ còn cần tiến xa hơn nữa trên hành trình số:

Chúng tôi chủ yếu làm việc theo dự án. Bạn có thể xem Ubofood là một dự án startup lớn bao gồm nhiều dự án nhỏ. Thực ra chúng tôi cũng có phòng ban nhưng tôi không thích từ “phòng ban” này lắm. Phòng ban đối với các doanh nghiệp Việt Nam thường là một cái gì đấy khá cứng nhắc. Nếu nói về mặt hình tượng, khi người ta không muốn hợp tác thì họ sẽ “chui vào phòng và đóng chặt cửa lại”. 

Ubofood có các bộ phận nhưng nhân sự của những bộ phận này có thể linh hoạt đảm nhận chức năng khác nhau tùy vào giai đoạn. Về cơ bản, mọi người đều làm đúng chuyên môn nhưng phải hỗ trợ lẫn nhau. Tôi trăn trở đi tìm một ứng dụng vừa thân thiện với người dùng như phần mềm hiện tại, vừa đáp ứng được nhu cầu quản lý đa dự án của công ty. May sao đã tìm thấy Base WeWork rồi.”

Giai đoạn 2: Làm quen với Base WeWork - lựa chọn chính thức của Ubofood

Đây vẫn chỉ là công cụ giúp mọi người quản lý công việc cá nhân, nó đảm bảo tính riêng biệt của dự án hơn thôi. Nó cũng có tính năng chat như Zalo đấy, nhưng giúp mọi người tập trung cho công việc hơn. Cứ dùng thử xem sao nhé.” - Đó là câu trả lời của anh Hùng trước những hoài nghi xen lẫn sự lo lắng của nhân viên khi anh quyết định dùng Base WeWork.

Anh tâm sự, bản thân anh hiểu rất rõ vì sao mình chọn Base, rằng nó tổng hợp được các yếu tố mà một người quản lý như anh đã cân nhắc: Việt hóa tốt, đội ngũ Base trình độ tốt và nhiệt tình, giao diện có những điểm tương đồng với phần mềm trước đó. Tuy nhiên, đối với nhân sự, anh phải có cách nói khác, tạo cái nhìn nhẹ nhàng hơn và động viên mọi người. “Nếu như mình nói ngay công cụ này còn giúp ban quản lý giám sát công việc, xem báo cáo của nhân viên thì ai cũng sợ hết. Mình phải có chiến thuật để mọi người dễ chấp nhận công nghệ mới hơn.” - anh cười. 

Anh Hùng chưa yêu cầu Base đào tạo ngay mà tự mình làm công tác tư tưởng với nhân viên trước. Tiếp theo đó là những buổi anh tự training cho nhân sự từng tí một với những thao tác cơ bản như giao - nhân việc, theo dõi tiến độ, deadline...và cả ngôn ngữ. Dù Base WeWork đã hỗ trợ phiên bản tiếng Việt, anh vẫn tìm cách giải thích cho nhân viên những từ như deadline, milestone, assign, assignee… Đối với các bạn trẻ bây giờ, những từ tiếng Anh này không có gì lạ. Còn với Ubofood, anh luôn cố gắng để mọi người thực sự hiểu ý nghĩa của chúng, bởi lẽ có hiểu thì mới dùng đúng tính năng của Base WeWork được.

Không phụ sự kỳ vọng của anh, nhân sự đã dần tiếp thu được ứng dụng mới. “Trong hai ngày đầu tiên, những tiếng “ting ting” rộn ràng khắp văn phòng. Về nhà, một số người vẫn mày mò, tương tác ở trên đấy. Tuy đó chưa phải là số đông, tôi vẫn rất vui. Ngược lại, một vài trường hợp sau nửa tháng vẫn chưa động đến WeWork, tôi cũng chưa thúc ép hay nói gì nhiều. Khi mọi người công nghệ hóa cả rồi, họ sẽ tự thấy mình đang ở ngoài luồng công việc thôi. Lúc đấy tôi lại nhờ trưởng bộ phận hoặc một vài đầu mối để hướng dẫn.

Giai đoạn 3: Cùng đội ngũ Base tối ưu hóa cách sử dụng Base WeWork và triển khai thêm Base Request 

Sau một tháng kể từ khi tự triển khai, Ubofood mời các bạn supporter từ Base đến đào tạo và giải đáp vướng mắc cụ thể. Ngoài những tính năng cơ bản nói trên, Base có một gợi ý khiến anh Hùng vô cùng thích thú và áp dụng luôn: Việc họp báo cáo tuần không còn cần thiết nữa. Thay vào đó, nhân sự nên dùng Base để lập kế hoạch những việc mình cần làm. Nếu như trước đây khi có việc thì mọi người mới ghi chép hoặc làm xong rồi mới note lên hệ thống thì giờ nên chuẩn bị trước. 

Ubofood có 7 bộ phận chuyên môn, tất cả đều dùng Base làm nền tảng công việc hết rồi. Ví dụ kế toán vướng công nợ với một bên nào đấy, thay vì cứ phải gọi điện hò hét thúc giục người ta, tôi bảo chị kế toán viên thử vào Base rồi tạo task, mô tả đúng thực tế, gắn deadline, giao thẳng đến người đó và add tôi làm người theo dõi. Thế là việc trôi suôn sẻ, giá trị của Base được ghi nhận.

Bây giờ mức độ tương tác bắt đầu phức tạp hơn chứ không đơn giản như hồi mới làm quen nữa. Bộ phận này phải thừa kế kết quả kia, rồi tạo đầu việc thì phải tạo thêm sub-task, thêm người follow… Tôi mừng vì mọi người đã xâu chuỗi được luồng công việc.”

Sau Base WeWork, Ubofood đã triển khai thêm Base Request - giải pháp xử lý yêu cầu - đề xuất nội bộ doanh nghiệp. “Tôi hay nói đùa rằng Ubofood có cổ phần của công ty giấy, vì bao giờ phê duyệt cũng cần một tập giấy. Đến lúc tôi xem xét ký, cần biết thực sự nội dung bên trong là gì, căn cứ như thế nào lại phải in thêm một tập giấy giải trình nữa. Quá lãng phí và mất thời gian!” Với Request, Ubofood chỉ cần tạo một số form mẫu, người phê duyệt “đồng ý”/ “từ chối” chỉ bằng vài cú click hoặc comment bình luận để trao đổi thêm. 

“Tại Ubofood, chúng tôi xem công nghệ là cốt lõi” 

Anh Hùng chia sẻ, Ubofood xem công nghệ là cốt lõi, không chỉ vì nó là một startup công nghệ mà đó còn như là một kim chỉ nam trong cách vận hành và quản trị doanh nghiệp. “Tất nhiên vẫn tồn tại những việc manual (thủ công) theo từng giai đoạn, nhưng chúng tôi hướng đến công nghệ. Nhiều người hỏi tôi sao không để Ubofood tự viết phần mềm quản lý công việc cho riêng mình, nhưng tôi nghĩ mỗi người chỉ nên tập trung làm tốt chuyên môn. Và tôi tin rằng việc Base hoạch định ra một nền tảng kết hợp các app khác nhau là một tư duy rất sáng. Base hỗ trợ chúng tôi khắc phục lỗi và update phần mềm thường xuyên, bắt kịp các mô hình quản trị và xu hướng digital trên thị trường.”

Nhắc đến chuyển đổi số tại Việt Nam, anh cho rằng xu hướng này đã xuất hiện ít nhất từ 5 năm trước. Một số đơn vị đã nhìn trước được điều đó và cho ra đời những công nghệ phục vụ công việc đầu tiên, điển hình như các phần mềm bán hàng. Tiếp đó, các phần mềm quản lý công việc tiếp cận những doanh nghiệp lớn vì họ hiểu rõ giá trị của công nghệ. Cho đến dạo gần đây, chuyển đổi số bùng nổ với sức ảnh hưởng lan tỏa đến doanh nghiệp nhỏ, startup, các đơn vị công…

Quyết định, nghị định ban hành qua hệ thống số cả rồi. Đằng này mình là doanh nghiệp lại còn in ra trình ký, chờ sếp duyệt, giao việc bằng lời nói…thì lạc hậu quá. Nhìn xung quanh lĩnh vực nào, quy mô nào cũng đang chuyển đổi số hết. Các doanh nghiệp sớm hay muộn cũng làm theo thôi. Ubofood ở thời điểm hiện tại, 70% nhân sự đã là active user của Base. Chúng tôi cắt giảm được 80% email và tiết kiệm 4kg giấy tờ chỉ trong vòng một tháng đấy. Doanh nghiệp còn chần chừ gì nữa?

Đăng kí ngay TẠI ĐÂY để nhận tư vấn chi tiết và demo sản phẩm Base WeWork - ứng dụng quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp thời đại 4.0!

Về doanh nghiệp

Manh nha dự án từ năm 2015 và chính thức đi vào hoạt động từ năm 2019, Ubofood được biết đến như một nhà bán lẻ thực phẩm sạch, là hệ thống đa nền tảng kết nối trực tiếp nhà cung cấp và người tiêu dùng. Dù chỉ mới ra mắt được hơn 4 tháng, Ubofood đã phục vụ 5.000 khách hàng trên 4 quận Cầu Giấy, Thanh Xuân, Nam Từ Liêm và Bắc Từ Liêm, Hà Nội.

Quy mô doanh nghiệp: 50 nhân sự

Lĩnh vực hoạt động: Startup

Làm việc cùng nhau hiệu quả hơn

Hãy bắt đầu ứng dụng những công nghệ hiện đại nhất cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay

Ứng dụng Base hiện đã có mặt trên