Vào những năm 2000, khi công nghệ tại Việt Nam còn khá sơ khai thì Công ty Cổ phần Lữ hành Nam Cường đã tiếp cận với các phần mềm quản trị. Không dừng lại ở đó, anh Trương Tường Lân – Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Điều hành luôn nỗ lực đi tìm công nghệ hiện đại hơn, phù hợp hơn với định hướng tương lai của doanh nghiệp và cuối cùng đã lựa chọn Base Platform.
Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam chỉ mới quan tâm và hòa mình vào làn sóng chuyển đổi số ở những năm gần đây, khi xu hướng này thật sự bùng nổ. Theo đó, nhiều lãnh đạo cũng mới bắt đầu tìm hiểu và làm quen với các ứng dụng, phần mềm. Thế nhưng, cũng có một số doanh nghiệp đã chú trọng và chủ động cập nhật tri thức công nghệ từ lâu. Điển hình như Công ty Cổ phần Lữ hành Nam Cường đã có những bước đi công nghệ đầu tiên từ 15 năm trước.
Tôi mạnh dạn ngỏ lời phỏng vấn anh Trương Tường Lân – Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Điều hành Lữ hành Nam Cường, vào ngay thời điểm ngành du lịch đang vô cùng bận rộn. Ấy thế mà chẳng ngần ngại, anh hẹn tôi tại văn phòng vào ngay sáng ngày hôm sau. Trong suốt một giờ đồng hồ trò chuyện, anh đưa chúng tôi lần lượt trải qua những cột mốc đáng nhớ của doanh nghiệp, đặc biệt là hành trình đổi mới phương thức quản trị cùng công nghệ Base Platform. Tôi ấn tượng với câu nói chắc nịch của anh:
“Người lãnh đạo nên học hỏi công nghệ liên tục. Nếu không, bản thân mình sẽ thụt lùi chứ chưa cần nói đến công tác quản lý. Chắc chắn hiệu quả sẽ không tốt!”
Lữ hành Nam Cường - Thương hiệu 15 năm trong ngành lữ hành - du lịch
Có thể gọi anh Lân là một chuyên gia trong ngành bởi lẽ từ khi rời cánh cửa trường đại học năm 1996, anh chỉ tập trung vào công tác du lịch. Trải qua một thời gian ngắn làm việc tại doanh nghiệp nhà nước, đến tháng 12 năm 2004, anh quyết định thành lập Công ty Cổ phần Lữ hành Nam Cường và chính thức vận hành vào đầu năm 2005.
Với định hướng là một đơn vị lữ hành chuyên nghiệp, công ty đẩy mạnh ba hoạt động chính: Outbound – Dịch vụ đưa khách Việt Nam ra du lịch nước ngoài, Inbound – Dịch vụ đưa khách nước ngoài đến du lịch Việt nam và Domestic – Dịch vụ du lịch nội địa. Công việc được thực hiện độc lập theo ba bộ phận trên và anh Lân là người chịu trách nhiệm chung.
“Mỗi năm chúng tôi phục vụ rất nhiều khách hàng, chẳng hạn như năm 2019 vừa rồi, con số lên đến gần 5000 khách. Nhân sự cũng tăng lên, hiện tại đã có mặt tại các chi nhánh ở khắp mọi nơi: Mỹ, Đức, Tây Ban Nha, Ý, Úc, New Zealand, Sài Gòn, Quảng Bình, Nam Định. Vậy nên việc quản lý cũng khiến tôi khá đau đầu.”
Hành trình tiếp thu và cập nhật công nghệ: đầu tư điều kiện tốt nhất để tăng trưởng
Nhớ lại những ngày đầu thành lập công ty năm 2005, thời điểm mà máy tính vẫn còn xa lạ với nhiều người thì anh Lân đã tiên phong dùng các phần mềm điều hành doanh nghiệp dạng offline được cài đặt riêng biệt trên từng máy, ví dụ như phần mềm tài chính kế toán, tính giá và lộ trình tour du lịch… Đến giai đoạn 2011-2012, khi internet trở nên phổ biến, các hoạt động quản lý và điều hành tại Lữ hành Nam Cường được chuyển sang hình thức online.
“Lúc này, toàn bộ nhân sự chỉ có mười mấy người; quy trình làm việc mang tính chất nghiệp vụ riêng của ngành mà hầu như ai cũng đã thành thạo, nên tôi chẳng cảm thấy khó khăn khi quản lý. Quy trình cứ thế đi từ bước phát triển sản phẩm, bán hàng đến điều hành tour, chăm sóc khách hàng và làm báo cáo tài chính. Nếu doanh nghiệp chỉ muốn dừng lại ở đấy thôi, khéo cũng chả cần công nghệ mới làm gì.
Nhưng ngược lại, doanh nghiệp chúng tôi muốn tăng trưởng, muốn phát triển nên cần đầu tư điều kiện tốt nhất, chuyên nghiệp nhất. Với kế hoạch tôi vạch ra cho các năm tới, quy mô nhân sự sẽ hơn 100 người. Các hoạt động và lĩnh vực kinh doanh trở nên đa dạng, phong phú hơn. Khoảng cách địa lý giữa các chi nhánh cũng là một vấn đề nữa. Tôi tự hỏi có công nghệ nào hỗ trợ quản lý và kiểm soát các quy trình trên cùng một nền tảng không?
Tôi lại còn phân vân ứng dụng đó có tích hợp được các chức năng khác không, chẳng hạn như muốn xử lý đề xuất nội bộ? Vì trong quá trình làm việc, nhân viên gửi email, tờ trình, tin nhắn đề xuất rất nhiều. Đầu óc mình theo thời gian cũng “già cỗi” đi ít nhiều, cứ phải lục lại thông tin nơi này nơi kia mệt lắm.”
Quản trị trên nền tảng thống nhất Base Platform
Tham khảo từ những “ông lớn” ở các ngành khác nhau, anh Lân biết đến Base Platform – nền tảng vận hành và quản trị doanh nghiệp mới ra mắt từ năm 2017 nhưng đã nhanh chóng trở thành thương hiệu dẫn đầu tại thị trường Việt Nam. “Base chắc chắn phải có những ưu điểm vượt trội nên mới được các khách hàng lớn tin dùng như thế. Tính bảo mật cao và chi phí cũng rất hợp lý nữa. Vậy nên tôi yên tâm chọn Base.” – anh chia sẻ thêm. Hiện tại, lữ hành Nam Cường đang sử dụng ba ứng dụng trên Base Platform là Base Workflow – quản lý quy trình, Base Request – Quản lý đề xuất nội bộ và Base Office – Quản lý thông báo công văn chính thức nội bộ.
Dù triển khai chưa lâu nhưng Base Workflow đang được doanh nghiệp khai thác triệt để cho các quy trình chăm sóc khách hàng, đặc biệt là đối với bộ phận Outbound. Mỗi khách hàng booking sẽ tương đương với một luồng công việc mới trên Workflow. Cả nhân sự lẫn lãnh đạo có thể theo dõi tình hình khách hàng qua các giai đoạn như bắt đầu giao dịch, xác nhận giao dịch, thanh toán chi phí tour, khởi hành.
“Điều tôi thích nhất ở Workflow là mỗi luồng công việc sẽ kết thúc với tình trạng “Done” – hoàn thành hoặc “Failed” – không hoàn thành đi kèm lý do failed. Với team Outbound, việc biết được lý do failed vô cùng quan trọng vì nó phụ thuộc nhiều vấn đề, ví dụ khách hàng không đi được do hồ sơ chưa đủ năng lực làm visa hay do giá tour quá cao… Nhờ đó, chúng tôi dần hoàn thiện sản phẩm và quy trình của mình.
Một điểm cộng nữa là tính năng giao việc đến từng người. Nhiệm vụ nào, dù to hay nhỏ đều phải có nhân viên phụ trách. Thế nên các bạn ấy theo dõi công việc cá nhân dễ dàng hơn. Thi thoảng tôi chỉ cần kiểm tra theo tên nhân sự là biết được ai, trong thời gian qua, đã làm những việc gì.”
Bên cạnh đó, Base Request cũng dần trở thành “cánh tay phải” cho cả lãnh đạo lẫn nhân viên tại công ty. Tất cả đề xuất đã được chuyển giao từ giấy tờ lên ứng dụng: đề xuất nhân sự, đào tạo, đề xuất liên quan đến hợp đồng khách hàng… Việc phân quyền giữa các cấp trở nên rõ ràng hơn, quản trị hiệu quả hơn.
Bởi đã quá quen với những phần mềm cũ, nhân sự đặt ra câu hỏi “Tại sao phải dùng Base? Nó có gì khác biệt?” ngay lần đầu anh Lân giới thiệu Base Platform. Đáp lại tất cả những hoài nghi, anh chẳng hề gay gắt mà giải thích nhẹ nhàng, chỉ ra những cái hay của phần mềm đồng thời ban hành các quy chế làm việc mới. Anh tâm sự:
“Công nghệ giúp doanh nghiệp theo kịp sự biến chuyển của xã hội cũng như đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Nó rút ngắn thời gian làm việc, khiến con người chủ động hơn và nâng cao tính chính xác trong quá trình quản trị. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người, không một máy móc nào thay thế được. Con người kháng cự thì không thể dùng công nghệ hiệu quả được. Ngược lại, con người biết tiếp thu, vận dụng những cái hay cái tốt của công nghệ thì sẽ biến nó thành sức mạnh cho doanh nghiệp mình.”
