Tham khảo từ những “ông lớn” ở các ngành khác nhau, anh Lân biết đến Base Platform – nền tảng vận hành và quản trị doanh nghiệp mới ra mắt từ năm 2017 nhưng đã nhanh chóng trở thành thương hiệu dẫn đầu tại thị trường Việt Nam. “Base chắc chắn phải có những ưu điểm vượt trội nên mới được các khách hàng lớn tin dùng như thế. Tính bảo mật cao và chi phí cũng rất hợp lý nữa. Vậy nên tôi yên tâm chọn Base.” – anh chia sẻ thêm. Hiện tại, lữ hành Nam Cường đang sử dụng ba ứng dụng trên Base Platform là Base Workflow – quản lý quy trình, Base Request – Quản lý đề xuất nội bộ và Base Office – Quản lý thông báo công văn chính thức nội bộ.
Dù triển khai chưa lâu nhưng Base Workflow đang được doanh nghiệp khai thác triệt để cho các quy trình chăm sóc khách hàng, đặc biệt là đối với bộ phận Outbound. Mỗi khách hàng booking sẽ tương đương với một luồng công việc mới trên Workflow. Cả nhân sự lẫn lãnh đạo có thể theo dõi tình hình khách hàng qua các giai đoạn như bắt đầu giao dịch, xác nhận giao dịch, thanh toán chi phí tour, khởi hành.
“Điều tôi thích nhất ở Workflow là mỗi luồng công việc sẽ kết thúc với tình trạng “Done” – hoàn thành hoặc “Failed” – không hoàn thành đi kèm lý do failed. Với team Outbound, việc biết được lý do failed vô cùng quan trọng vì nó phụ thuộc nhiều vấn đề, ví dụ khách hàng không đi được do hồ sơ chưa đủ năng lực làm visa hay do giá tour quá cao… Nhờ đó, chúng tôi dần hoàn thiện sản phẩm và quy trình của mình.
Một điểm cộng nữa là tính năng giao việc đến từng người. Nhiệm vụ nào, dù to hay nhỏ đều phải có nhân viên phụ trách. Thế nên các bạn ấy theo dõi công việc cá nhân dễ dàng hơn. Thi thoảng tôi chỉ cần kiểm tra theo tên nhân sự là biết được ai, trong thời gian qua, đã làm những việc gì.”
Bên cạnh đó, Base Request cũng dần trở thành “cánh tay phải” cho cả lãnh đạo lẫn nhân viên tại công ty. Tất cả đề xuất đã được chuyển giao từ giấy tờ lên ứng dụng: đề xuất nhân sự, đào tạo, đề xuất liên quan đến hợp đồng khách hàng… Việc phân quyền giữa các cấp trở nên rõ ràng hơn, quản trị hiệu quả hơn.
Bởi đã quá quen với những phần mềm cũ, nhân sự đặt ra câu hỏi “Tại sao phải dùng Base? Nó có gì khác biệt?” ngay lần đầu anh Lân giới thiệu Base Platform. Đáp lại tất cả những hoài nghi, anh chẳng hề gay gắt mà giải thích nhẹ nhàng, chỉ ra những cái hay của phần mềm đồng thời ban hành các quy chế làm việc mới. Anh tâm sự:
“Công nghệ giúp doanh nghiệp theo kịp sự biến chuyển của xã hội cũng như đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Nó rút ngắn thời gian làm việc, khiến con người chủ động hơn và nâng cao tính chính xác trong quá trình quản trị. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người, không một máy móc nào thay thế được. Con người kháng cự thì không thể dùng công nghệ hiệu quả được. Ngược lại, con người biết tiếp thu, vận dụng những cái hay cái tốt của công nghệ thì sẽ biến nó thành sức mạnh cho doanh nghiệp mình.”
