Là một người bận rộn và dành phần lớn thời gian cho công việc, chúng tôi vô cùng cảm kích vì anh đã nhận lời phỏng vấn và dành chút ít thời gian để chia sẻ cùng chúng tôi về hành trình giúp cho hàng triệu khách hàng số hóa, cũng như khát vọng số hóa trong chính nội tại doanh nghiệp mình. Cuộc gặp gỡ ngắn ngủi chỉ trong vòng 30 phút nhưng cũng giúp chúng tôi hiểu thêm phần nào về những nỗ lực của anh cũng như mong muốn của anh khi đưa công nghệ vào trong quá trình vận hành và quản trị nhân sự.
Được chính thức thành lập từ năm 2015 với sứ mệnh bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và uy tín thương hiệu, iCheck Corp là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp dựa trên Barcode/QrCode hiện đang chiếm 90% tập người dùng. Không chỉ là đơn vị kết nối và mang lại giá trị cho hệ thống nhà phân phối và người tiêu dùng, iCheck còn giúp số hóa công đoạn sản xuất và phân phối sản phẩm của hơn 20 ngàn nhãn hàng lớn trong và ngoài nước.
Trò chuyện cùng anh Tuấn, chúng tôi đã có cơ hội hiểu rõ hơn về sứ mệnh mà iCheck đang theo đuổi và lý do mà doanh nghiệp này phát triển các giải pháp để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng cũng như uy tín thương hiệu.
“Hiện tại kênh phân phối ở Việt Nam đang đang được phân chia thành rất nhiều cấp, có những nhãn hàng phân phối qua đại lý cấp 1, đại lý cấp 2, đại lý cấp xã rồi mới đến tay người tiêu dùng. Chính điều này gây ra khó khăn trong việc quản lý hàng hóa dẫn đến thất thoát, sai lệch thông tin, thậm chí tạo ra nhiều bất lợi cho người tiêu dùng.
Vì vậy, iCheck ra đời giúp kết nối và tạo giá trị cho cả 3 bên: Nhãn hàng, hệ thống phân phối và người tiêu dùng. Thông qua việc gán nhãn, số hóa sản phẩm và kiểm soát quá trình phân phối, doanh nghiệp sẽ quản lý kênh phân phối của mình hiệu quả hơn, họ sẽ biết được sản phẩm hiện đang được phân phối trên những hệ thống nào, thậm chí việc tính hoa hồng hay chiết khấu % lợi nhuận cho đối tác cũng trở nên đơn giản. Còn đối với hệ thống phân phối họ sẽ kiểm soát được số lượng cũng như chất lượng sản phẩm được bán ra, việc tương tác và cập nhật thông tin với nhãn hàng có thể diễn ra online và được cập nhật real time (theo thời gian thực). Về phía người tiêu dùng, bản thân họ cũng được hưởng lợi ích từ việc thông tin sản phẩm minh bạch, chính sách đổi trả, bảo hành rõ ràng, thuận tiện trong việc truy xuất nguồn gốc hàng hóa…”
Chia sẻ về mục tiêu của iCheck trong thời gian tới anh Tuấn cho biết, công ty sẽ tập trung vào sản phẩm để tối ưu trải nghiệm cho người dùng, mang lại giá trị nhiều hơn cho đối tác, nhãn hàng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý của hệ thống kênh phân phối. Mỗi một nhóm đối tượng lại có những mong muốn khác nhau, gặp phải những bài toán khác nhau cho nên thách thức của iCheck là phải cân đối và đáp ứng thật tốt nhu cầu của cả 3 đối tượng.
Là một doanh nghiệp công nghệ, mang kỳ vọng giúp hàng triệu khách hàng số hóa công đoạn sản xuất và phân phối sản phẩm, hơn bao giờ hết ban lãnh đạo iCheck hiểu rõ tầm quan trọng của việc số hóa chính bộ máy nội bộ. Đó là lý do mà iCheck đã chọn sử dụng Base như một công cụ đắc lực để tự động hóa các quy trình vận hành, quản lý nhân sự tập trung trên một nền tảng và xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc cho nhân viên.
Lý do thôi thúc anh đi tìm một giải pháp toàn diện chính là để đồng nhất việc quản trị trên cùng một nền tảng, tránh phân mảnh, đứt gãy thông tin, xa hơn nữa là có thể giúp tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp, tạo không gian cho nhân sự phát triển hết tiềm năng của mình.
“Trước đây, mọi người vẫn cộng tác với nhau qua hệ thống email nội bộ, qua kênh chat hoặc gặp mặt trao đổi trực tiếp, nhưng ở vị trí là một người quản lý thì anh rất khó để nắm bắt tình hình công việc. Mình không đo đếm được hiệu suất của từng bộ phận, phòng ban, rồi khi có điểm nóng phát sinh hoặc công việc bị trì trệ phải mất khá nhiều thời gian mới tìm ra nguyên nhân và giải pháp. Nhưng từ khi sử dụng Base Workflow thì mọi luồng công việc được phối hợp nhịp nhàng hơn, phát hiện nút thắt tốt hơn và giúp tối ưu được thời gian của từng bộ phận. Thậm chí kể cả anh cũng không bị quên việc hay trôi thông tin như trước đây. Sắp tới iCheck sẽ cố gắng để làm sao cho hệ thống nội bộ kết nối tốt với Base Workflow giúp các công đoạn được tự động hóa, nó sẽ giải phóng được rất nhiều sức lao động cho con người.”
Đối với anh Tuấn, sử dụng công nghệ không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất, mà còn giúp nhân viên có cơ hội phát triển tốt hơn. Chia sẻ về vấn đề quản trị nhân sự anh cũng chia sẻ rằng điều khó khăn nhất chính là làm sao để tạo ra sự thống nhất trong tổ chức. Việc mọi người cùng nhìn về một hướng, đồng lòng vì một mục tiêu chung có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của công ty.
“Trăm người trăm ý, tất nhiên mình xác định không thể làm hài lòng được 100%, nhưng iCheck luôn phấn đấu để gia tăng chỉ số hài lòng của nhân viên. Việc có một nơi để lưu trữ tất cả những chính sách, thông báo, quyết định của công ty là điều quan trọng. Bây giờ các bạn có thể lên Base HRM và dễ dàng nắm bắt được, thông tin mang tính chính thống và tập trung, điều này cũng tránh gây ra những hiểu lầm không đáng có.
Ở quy mô hiện tại với hơn 300 nhân sự, anh Tuấn cũng khó theo dõi được sâu sát từng nhân viên, vì vậy anh cần một nền tảng để giúp quản lý tập trung các dữ liệu nhân sự
“Khi công ty còn nhỏ, anh còn nhớ mặt được từng bạn, bạn ấy làm gì, chức danh ra sao, được tăng lương cách đây bao nhiêu lâu, nhưng giờ ở quy mô hiện tại anh chỉ nhớ được các cấp quản lý hoặc nhân sự thân cận thường xuyên làm việc với mình. Tỉ lệ ra vào của từng phòng ban như thế nào hiện giờ cũng phải nhìn trên bảng số liệu thống kê mới biết được.
Bộ phận nhân sự có thể họ vẫn quản lý hồ sơ ứng viên tốt bằng file excel, nhưng bản thân mình khi muốn xem thông tin gì thì mất nhiều thời gian để tổng hợp. Nhưng Base HRM thì có đầy đủ, ngày nhận việc, ngày nghỉ việc, thông tin nhân viên, mức lương…đặc biệt là dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, nên đảm bảo rằng mọi thông tin mình được biết kịp thời, cần là có ngay, không phải mất thời gian chờ đợi.”
Anh cũng thẳng thắn chia sẻ, trước đây doanh nghiệp chấm công thì phải điểm danh ghi giấy, tiến bộ hơn là chấm công bằng vân tay rồi tổng hợp trên file excel. Nhưng hiện nay, xu thế là sử dụng camera để check-in thông qua công nghệ nhận diện khuôn mặt.
“Trước nhân viên muốn xin nghỉ thì phải viết mail đợi sếp xác nhận, giờ thì lên ứng dụng Base Time Off xin nghỉ phép chỉ mất vài phút, quản lý duyệt thậm chí chỉ mất vài giây. Phần mềm của Base còn hỗ trợ đưa ra những form mẫu đề xuất, hướng dẫn các bạn cần phải điền thông tin gì, thông báo cho các bạn biết mình còn bao nhiêu ngày nghỉ phép, phải xin nghỉ trước bao lâu, mình hết quỹ nghỉ phép rồi thì thôi không được xin nữa.”
Công nghệ cũng giúp mình hình thành nên kỷ luật và văn hóa làm việc. Trước đây bộ phận Sale, các bạn hoạt động khá tự do, đôi khi chỉ cần teamleader đồng ý là các bạn được phép nghỉ, nhưng khổ nỗi các bộ phận công lương theo dõi phía sau rất khó khăn, có những bạn thậm chí nghỉ cả tuần rồi mà anh cũng không biết. Nhưng giờ thì tất cả các bộ phận, ngay cả lãnh đạo cấp cao cũng đều theo dõi được trên cùng một luồng thông tin. Đó chính là lợi ích mà phần mềm Base HRM đã mang lại”
Nghe anh kể về khát vọng kiến tạo môi trường làm việc hạnh phúc cho nhân viên, thú thực chúng tôi tò mò, ở iCheck mọi người đã cảm thấy hạnh phúc như thế nào từ khi áp dụng công nghệ, nhưng hóa ra mọi thứ không đơn giản, nó là một tiến trình mà giai đoạn đầu đầy gian nan, vất vả, buộc người lãnh đạo vừa phải cứng rắn vừa phải mềm mỏng mới có thể vượt qua.
“Thẳng thắn mà nói là ban đầu nhiều nhân viên không hạnh phúc hơn khi sử dụng phần mềm, bởi vì mọi thứ minh bạch quá, rõ ràng quá. Trước đây không có công cụ, thì chẳng ai biết họ làm gì, không hoàn thành đúng deadline thì phân trần là nhiều việc… mình cũng chẳng có cách nào để đối soát hay kiểm tra. Giờ thì tất cả nhìn vào các chỉ số, ai làm nhiều ai làm ít, ai đang yếu kém phần nào, mọi người đều thấy rõ.
Nhưng chúng ta phải đồng ý với nhau rằng, chúng ta xây dựng tự do nhưng là tự do trong khuôn khổ, chứ tự do quá thì không ổn. Công nghệ sẽ giúp cân bằng lợi ích của cả 2 bên và giúp công đi ngày càng phát triển. Doanh nghiệp thì có được bức tranh tổng quan, có dữ liệu để ra quyết định, còn nhân viên thì được công cụ hỗ trợ để làm việc hiệu quả hơn. Thậm chí, lãnh đạo nhìn vào dữ liệu còn biết được nhân viên của mình yếu kém kỹ năng nào để tập trung hỗ trợ và phát triển bạn ấy. Ví dụ như theo dõi trên hệ thống CRM, một bạn sale nhận được 200 khách hàng tiềm năng trong một tháng, nhưng tỉ lệ chuyển đổi lại thấp so với mặt bằng chung, thì chúng ta sẽ biết rõ bạn ấy đang yếu kỹ năng nào để phát triển và hoàn thiện thêm kỹ năng cho bạn ấy.”
Tìm hiểu chặng đường áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp của iCheck chúng tôi cũng hiểu rằng đó không phải một hành trình đơn giản.
“Giai đoạn đầu khá khó khăn, chính là giai đoạn mà chuyển đổi số chưa đáp ứng được hết kỳ vọng của ban lãnh đạo và nhân viên, là giai đoạn mà chúng ta chưa nhìn thấy kết quả, nhưng chi phí vẫn phải bỏ ra, nhân viên vẫn phải dành thời gian để thích ứng công nghệ. Thậm chí doanh nghiệp còn phải cải tổ lại quy trình, để tương thích với nền tảng công nghệ cùng lúc phải làm sao để các công cụ có thể kết nối và trao đổi dữ liệu với nhau. Nếu không vượt qua được giai đoạn này, thì chúng ta rất dễ thất bại. Bản thân anh cũng đã phải làm tư tưởng cho nhân viên nhiều lần, cũng phải mất 2 đến 3 tháng để thích nghi, chưa kể quá trình kết nối dữ liệu, tối ưu vận hành để mọi quy trình đều được tự động hóa.”
Anh cũng chia sẻ lý do mà anh chọn Base chính là vì tin tưởng vào đội ngũ hỗ trợ phía sau, tin tưởng vào lộ trình đồng hành và triển khai về lâu dài. Bởi anh hiểu, quá trình áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp là một chặng đường không phải lúc nào cũng suôn sẻ.
“Đối với Base, anh nghĩ không chỉ dừng lại ở mối quan hệ đối tác khách hàng mà còn là đối tác chiến lược, anh tin tưởng rằng iCheck sẽ được hỗ trợ bất cứ lúc nào cần, cũng tin tưởng vào sự tư vấn của các bạn.”
