Đối mặt với các bài toán khó trong công tác quản lý công việc & dự án, công ty Cổ phần Giáo dục và Đào tạo Quốc tế Sydney đã tìm đến lời giải mang tên Base WeWork và cảm nhận được những thay đổi tích cực đầu tiên. Chúng tôi đã có cuộc phỏng vấn cùng anh Bùi Tuấn Anh – Giám đốc Điều hành Sydney xoay quanh câu chuyện ứng dụng công nghệ này.
Công nghệ là điều kiện cần để doanh nghiệp tiếp tục tăng trưởng
Mỹ Hạnh: Cùng với tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ, những năm gần đây, xu hướng chuyển đổi số đang bùng nổ tại Việt Nam. Theo em được biết, trong lĩnh vực giáo dục, Sydney cũng là một doanh nghiệp chú trọng đầu tư vào ứng dụng công nghệ. Sự đầu tư này xuất phát từ quan điểm nào, thưa anh?
Anh Bùi Tuấn Anh: Tôi nghĩ rằng ở thời đại 4.0 này, ứng dụng công nghệ vào ngành giáo dục là điều vô cùng quan trọng. Mặc dù không phải là yếu tố then chốt quyết định thành bại của một doanh nghiệp, nhưng nó là điều kiện cần khi doanh nghiệp đó muốn tiếp tục tăng trưởng và bắt nhịp được với thị trường cạnh tranh khốc liệt. Công nghệ chính là công cụ hỗ trợ chúng ta mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt hơn, cũng như giúp bộ máy nội bộ vận hành một cách suôn sẻ hơn.
Mỹ Hạnh: Một số quan điểm cho rằng chuyển đổi số chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn, còn những tổ chức quy mô nhỏ thì ít khả năng thực hiện. Bản thân Sydney cũng có quy mô khá lớn rồi nên mới làm được như thế. Anh nghĩ sao về điều này?
Anh Bùi Tuấn Anh:Mỗi tổ chức, dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều có thể chuyển đổi số. Nó không phụ thuộc vào việc công nghệ bạn chọn vượt trội như thế nào, hay bạn phải đầu tư nguồn tài chính khủng ra sao. Chúng ta phải hiểu doanh nghiệp mình cần gì và lựa chọn công nghệ phù hợp nhất. Hiện nay đã có những phần mềm giải quyết được các bài toán cho doanh nghiệp mà chi phí vẫn rất hợp lý.
Còn nếu nói đến quy mô, thực ra một doanh nghiệp với 25 chi nhánh trên như Sydney chuyển đổi số cũng mất nhiều công sức. Bên cạnh việc sở hữu một hệ thống trung tâm đào tạo ngoại ngữ cho cả trẻ em và người lớn, Sydney còn là nguồn cung cấp giáo viên bản xứ cho 120 trường công lập tại các tỉnh thành, phối hợp cùng các sở ban ngành để bồi dưỡng tiếng Anh cho hơn 40,000 cán bộ tại ngành giáo dục, y tế, ngân hàng, công an… Với hệ thống lớn và đa dạng hoạt động kinh doanh, việc Sydney đưa công nghệ vào ứng dụng không hề đơn giản như bạn nghĩ.
Mỹ Hạnh: Vậy hiện tại Sydney đã công nghệ hóa ở những phương diện nào?
Anh Bùi Tuấn Anh: Về mặt sản phẩm dịch vụ, chúng tôi đã nghiên cứu xây dựng chương trình học tiếng Anh online dành cho các đối tượng khác nhau, giúp học viên tiếp xúc với tiếng Anh mọi lúc mọi nơi cùng giáo viên người bản địa.
Về mặt vận hành và quản trị bộ máy tổ chức, Sydney lần đầu tiên triển khai một phần mềm quản lý công việc và dự án mang tên Base Wework, nhằm mục đích hỗ trợ nhân sự làm việc hiệu quả hơn, gỡ bỏ những vấn đề còn tồn đọng. Ứng dụng công nghệ ở phương diện này còn là khái niệm khá mới mẻ với Sydney nói riêng và có thể với cả những doanh nghiệp khác nói chung.
Nhu cầu công nghệ đến từ những bất cập trong hoạt động vận hành & quản trị hằng ngày
Mỹ Hạnh: Sydney đã từng đối mặt với những vấn đề nào trong hoạt động vận hành & quản trị hằng ngày mà dẫn đến nhu cầu về công nghệ?
Anh Bùi Tuấn Anh: Trước đây mọi người chưa có một nền tảng thống nhất để làm việc. Lúc thì trao đổi qua app nhắn tin, lúc thì lại lên Facebook. Tình trạng trôi tin nhắn, trôi luôn cả công việc và thông tin quan trọng thường xuyên xảy ra. Có những lúc mình đã tag 1 số nhân sự trong group chat chẳng hạn, người ta vẫn bị nhỡ thông tin hoặc thậm chí thấy nhưng vẫn im lặng bỏ qua. Người quản lý khó kiểm soát được tình hình, cứ phải chạy theo đôn đốc mọi người, nhắc nhở deadline nên rất mệt.
Mỹ Hạnh: Vậy còn Email thì sao? Nhiều doanh nghiệp cho rằng Email là công cụ mang tính “trang trọng” hơn và phù hợp hơn để trao đổi công việc?
Anh Bùi Tuấn Anh:Thực ra Sydney cũng ít dùng Email lắm vì chờ phản hồi lâu, gửi đi gửi lại mất thời gian mà cũng dễ bị lỡ Email lắm. Luồng công việc và thông tin tại Sydney khá nặng nên Email cũng không tải nổi được.
Dần dần tôi nhận ra, chúng tôi cần làm việc trên một nền tảng chung – một nơi có thể lưu trữ và sắp xếp mọi thứ một cách khoa học, giúp cả quản lý lẫn nhân viên bám sát công việc của mình và cho mọi người không gian để tương tác cùng nhau. Và Sydney đã chọn Base Wework.
Mỹ Hạnh: Base WeWork đã giải quyết các bài toán cho Sydney như thế nào? Liệu có đạt được kì vọng của doanh nghiệp?
Anh Bùi Tuấn Anh:Do đặc thù từ hoạt động kinh doanh, chúng tôi quản lý công việc theo cả phòng ban lẫn dự án. Vừa hay Base Wework đáp ứng được nhu cầu quản lý đa phòng ban, đa dự án này. Bây giờ nhân sự tại mỗi phòng như Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Nhân sự… và mỗi dự án như Đào tạo chứng chỉ tiếng Anh hay Phát triển sản phẩm học online đều làm việc trên Wework.
Mọi người thường thiết lập danh sách các đầu việc lớn nhỏ trên ứng dụng, giao đến từng cá nhân và cài đặt deadline hoàn thành. Mọi người cứ nhìn vào đó là biết mình cần làm những gì, việc nào đã xong, việc nào còn đang nợ. Quản lý cũng dựa vào đó để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên.
Hơn nữa, chúng tôi còn đính kèm luôn các tài liệu liên quan lên từng nhiệm vụ. Có gì phát sinh cũng ới mọi người comment bình luận vào đó luôn. Từ giờ không phải lục lại hàng trăm tin nhắn cũ trong group chat chỉ để tìm một file tài liệu nào đó nữa rồi.
Base Wework còn rất nhiều tính năng khác mà Sydney chưa khai thác được hết. Nhưng chắc chắn chúng tôi sẽ khám phá và ứng dụng dần trong tương lai. Mới chỉ dùng những tính năng cơ bản vậy thôi mà chúng tôi đã đỡ stress hơn nhiều rồi.
Những vấp váp ban đầu khi chuyển đổi số sẽ mang đến kinh nghiệm quý báu cho doanh nghiệp
Mỹ Hạnh: Cơ duyên nào cho sự “gặp gỡ” giữa Sydney và Base? Vì sao anh chọn Base WeWork mà không phải là một phần mềm nào khác?
Anh Bùi Tuấn Anh: Lúc đầu tôi cũng chỉ tự nghiên cứu tìm hiểu trên Internet và nhận thấy được sự phù hợp giữa nhu cầu của doanh nghiệp mình và những tính năng Base Wework cung cấp. Nhiều doanh nghiệp lớn cũng là khách hàng của Base Wework khiến tôi lại càng yên tâm hơn.
Mỹ Hạnh: Chắc hẳn khởi đầu cùng Base còn rất nhiều bỡ ngỡ, nhân sự Sydney đã phản ứng như thế nào?
Anh Bùi Tuấn Anh:Lúc mới đầu, khi mọi người mới được tập huấn cách sử dụng Base Wework thì cũng háo hức lắm, cũng thấy phần mềm khá hay. Nhưng đến khi ứng dụng thực tế thì vẫn chưa biết cách khai thác theo đúng hướng để phục vụ cho công việc của mình. Nhân sự dần nản chí và quay lại với phương thức làm việc cũ. Tại thời điểm đó, chúng tôi cũng đang quá bận rộn, không có nhiều thời gian để tìm tòi và triển khai.
Mỹ Hạnh: Và rồi mọi người đã quay trở lại cùng Base từ khi nào?
Anh Bùi Tuấn Anh: Bẵng đi vài tháng, tôi tình cờ gặp lại một người bạn, cũng là CEO một doanh nghiệp. Anh ấy tâm sự rằng họ đã dùng Base Wework từ lâu và cảm nhận được hiệu quả rõ rệt, dù gặp nhiều trở ngại ban đầu. Trong khi đó, tôi vẫn còn trăn trở về bài toán vận hành, giao – nhận việc… Không có lý gì mà doanh nghiệp mình không thể thành công như các đơn vị khác.
Ngay sau đó, lập tức liên hệ nhờ đội ngũ của Base Wework đến văn phòng đào tạo lại cho nhân sự ngay. Lần này chúng tôi đã thực sự tập trung lắng nghe, dành thời gian cho phần mềm. Và kết quả thật khác biệt, mọi người đã vỡ vạc ra nhiều thứ ngay trong buổi đào tạo. Sau đó, nhân sự các phòng ban và dự án dần chuyển đổi toàn bộ công việc lên ứng dụng hết. Sau hơn một năm đồng hành, chúng tôi đánh giá cao hiệu quả của Base Wework.
Mỹ Hạnh: Sydney có dự định sẽ ứng dụng thêm phần mềm nào nữa trong tương lai không?
Anh Bùi Tuấn Anh: Chắc chắn rồi, tôi đang tìm hiểu thêm một số phần mềm, ví dụ như quản lý quy trình nội bộ. Tôi mong muốn sẽ khai thác công nghệ để hỗ trợ thêm các phương diện khác trong vận hành & quản trị. Dù biết rằng mỗi lần làm quen với một phần mềm mới, chúng tôi sẽ vấp váp rất nhiều nhưng đó cũng chính là kinh nghiệm quý báu cho doanh nghiệp. Muốn chuyển đổi số thành công phải thật kiên trì!
Doanh nghiệp của bạn cũng đang đi tìm lời giải cho bài toán quản trị & vận hành? Hãy đăng ký ngay TẠI ĐÂY để nhận ngay demo sản phẩm Base Wework – Ứng dụng quản lý công việc & dự án 4.0 nhé!
