Sau hơn 30 năm hình thành và phát triển, Cọ lăn Thành Công là một trong những thương hiệu dẫn đầu về lĩnh vực sản xuất và phân phối cọ lăn, cọ sơn và dụng cụ xây dựng tại Việt Nam. Chị Huỳnh Thị Thùy An – PGĐ Cọ lăn Thành Công đã chia sẻ về chặng đường phát triển và bước ngoặt chuyển đổi số của doanh nghiệp này.
Khát khao chinh phục thị trường quốc tế
Dưới góc nhìn của ban lãnh đạo, đâu là điều khiến chị tự hào nhất về Cọ lăn Thành Công?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Sau hơn 30 năm hình thành và phát triển, Cọ lăn Thành Công là một trong những thương hiệu dẫn đầu về lĩnh vực sản xuất và phân phối cọ lăn, cọ sơn và dụng cụ xây dựng tại Việt Nam.
Sự đón nhận và tin yêu của khách hàng là điều khiến chúng tôi tự hào và vững tin vào những điều chúng tôi đã và đang làm. Với phương châm hoạt động “Chất lượng tạo nên giá trị”, chúng tôi đã đầu tư nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất cho các hoạt động R&D nhằm cải tiến liên tục, nâng cấp sản phẩm ưu việt hơn, đồng thời phát triển thêm các dòng sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Chị có thể chia sẻ về cột mốc đáng nhớ trên chặng đường 30 năm vừa qua?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Chỉ trong vòng 3 năm, kể từ 2019 đến nay, Thành Công đã hoàn thiện và vận hành một nhà máy 5000m2 tại TP.HCM và một nhà máy mới 6000m2 tại KCN Hải Sơn – Long An, với tổng sản lượng lên đến hơn 50,000,000 sản phẩm/ năm.
Việc mở rộng quy mô sản xuất bắt nguồn từ nhu cầu của hơn 10,000 khách hàng, bao gồm các nhà phân phối và các công trình xây dựng trải dài trên toàn quốc. Chúng tôi cũng đã xuất khẩu sang các nước Đông Nam Á, Pháp, Brazil và Châu Phi.
Quả là những con số ấn tượng! Vậy một mục tiêu cao hơn, thử thách hơn cho Thành Công trong tương lai sẽ là gì?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Những con số vừa điểm qua đã phần nào chứng minh được vị thế của Thành Công tại Việt Nam. Thế nhưng, đây chỉ là những mảnh ghép nhỏ nằm trong giấc mơ lớn của Thành Công: Chinh phục thị trường quốc tế, đặc biệt là các thị trường khó tính như châu Âu và châu Mỹ.
Tầm nhìn của Thành Công là “Trở thành sự lựa chọn đầu tiên của thợ sơn chuyên nghiệp trong và ngoài nước”.
Đột phá cùng chuyển đổi số
Giấc mơ lớn sẽ đi kèm với vô vàn thách thức. Vậy Thành Công đã và đang đối mặt với những khó khăn nào?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Trước giờ khối văn phòng công ty vận hành hoàn toàn truyền thống thông qua sổ sách, giấy tờ. Để phê duyệt bất cứ đề xuất lớn nhỏ nào, tờ trình vẫn phải đi qua lần lượt một số phòng ban để ký xác nhận, sau đó mới bắt đầu triển khai. Mỗi đề xuất, chẳng hạn như mua sắm nguyên vật liệu sẽ cần có 2-3 người ký duyệt, nhanh nhất phải mất 1 ngày. Nếu những người này đều đi công tác ở nhà máy, không có mặt ở văn phòng thì đề xuất đó có thể phải chờ đến 3-4 ngày mới được xem xét. Đôi khi, chỉ vì một tờ trình mà ảnh hưởng cả dây chuyền sản xuất.
Hơn nữa, khâu vận hành quy trình nội bộ khá cồng kềnh. Dù quy trình sẵn có trên giấy tờ, nhưng nhân viên không nắm được hầu hết, cũng như chưa thực thi đúng vai trò của mình. Ví dụ, tất cả đơn hàng đều đổ dồn về bộ phận Sales Admin. Bộ phận kinh doanh phải liên tục đi hỏi xem đơn hàng này đang ở phòng ban nào, tình trạng như thế nào… Chưa kể đến những lần nhân sự phải tìm kiếm hồ sơ, giấy tờ thất lạc.
Không chỉ là lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc, nếu tiếp tục làm việc theo cách này, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội. Trì hoãn công việc cũng có nghĩa là trì hoãn giấc mơ của doanh nghiệp.
Lúc đó, chị và ban lãnh đạo đã làm gì để thay đổi thực trạng đó?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Đầu tiên, chúng tôi đo đạc lại các quy trình, tốc độ ra quyết định và tốc độ xử lý công việc của mỗi phòng ban để nhìn nhận chính xác vấn đề. Sau đó, chúng tôi hợp tác cùng nền tảng công nghệ Base.vn để hỗ trợ vận hành các quy trình nội bộ, đẩy nhanh tốc độ ra quyết định và thực thi.
Đến cuối năm 2021, Thành Công dần chuyển mình sang doanh nghiệp “paperless” – không giấy tờ. Dù chưa hẳn 100%, nhưng chúng tôi đã ghi nhận những tín hiệu tích cực đầu tiên. Thời gian được rút ngắn lại, năng suất làm việc tăng lên.
Chị có thể chia sẻ cụ thể hơn về cách triển khai công nghệ Base để số hóa vận hành tại doanh nghiệp mình?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Chúng tôi sử dụng bộ giải pháp Digital Transformation của Base, giúp giải quyết trọn vẹn các bài toán kể trên. Toàn bộ các công việc, đề xuất và quy trình cốt lõi được đưa lên nền tảng Base. Các đề xuất thu mua, đề xuất chi tiền đột xuất,… được phê duyệt trong vài phút. Các trưởng phòng nhận chiến lược từ ban lãnh đạo và thiết lập kế hoạch thực thi, giao việc đến từng nhân viên ngay trên ứng dụng, không cần dùng giấy note hay in từ bảng Excel, giảm thiểu các cuộc họp thường nhật. Chúng tôi nắm được tiến độ, khối lượng công việc để có thể đưa ra phương án điều chỉnh hoặc hỗ trợ nhân viên kịp thời.
Quan trọng hơn, quy trình cốt lõi của doanh nghiệp – quy trình bán hàng được triển khai trên ứng dụng Base Workflow. Toàn bộ đơn hàng trong quy trình được thể hiện một cách trực quan, công khai minh bạch cho các phòng ban và nhân sự liên quan. Mọi người quan sát và nắm được dòng chảy của đơn hàng, cũng như vai trò của mình trong quy trình và thời hạn thực thi.
Chị đánh giá như thế nào về mức độ đầu tư công nghệ của Thành Công Thành?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Phải làm rõ rằng từ trước tới nay, công nghệ luôn là ưu tiên hàng đầu tại Thành Công. Một trong ba giá trị cốt lõi của doanh nghiệp chính là “Đột phá”: luôn đầu tư vào công nghệ để cải tiến liên tục. Là một doanh nghiệp sản xuất, chúng tôi đầu tư nhiều vào máy móc và dây chuyền tự động. Tiếp đó là bộ phận nghiên cứu phát triển sản phẩm và một số phần mềm về bán hàng, kế toán, chăm sóc khách hàng…
Nhưng nếu chỉ có vậy, bộ máy vận hành vẫn chỉ dùng những công cụ “thô sơ”, doanh nghiệp không thể phát triển được. Chúng tôi chuyển đổi số cùng Base để đột phá!
Đã đến lúc phải tăng tốc!
Giai đoạn 2022 – 2023, Thành Công sẽ có chiến lược chuyển đổi số như thế nào?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Base đã cùng chúng tôi vạch ra lộ trình chuyển đổi số bao gồm: Số hóa – Tối ưu vận hành – Dữ liệu hóa. Những thành tựu số hóa cùng Base năm 2021 sẽ là tiền đề để năm 2022, công ty tiếp tục tối ưu vận hành, triển khai công nghệ sâu sát hơn và tinh chỉnh phù hợp hơn cho từng quy trình, công việc của toàn bộ nhân viên.
Bên cạnh đó, với nền tảng Base, chúng tôi mong muốn tạo sự liên kết chặt chẽ của các phòng ban, chi nhánh, nhà máy, rút ngắn thời gian và khoảng cách địa lý giữa mọi người.
Cuối cùng, chị có lời khuyên nào gửi gắm tới các doanh nghiệp sản xuất?
Chị Huỳnh Thị Thùy An: Một doanh nghiệp thuần sản xuất thường sẽ có thói quen tập trung đầu tư công nghệ cho sản xuất và không có nhiều thời gian quan tâm đến bộ máy vận hành. Dù hành trình chuyển đổi số sẽ gặp những khó khăn nhất định, nhưng không thể phủ nhận vai trò then chốt của công nghệ trong việc nâng cao hiệu quả lao động, tối ưu hoá vận hành doanh nghiệp và gia tăng tốc độ phát triển của công ty.
Tôi hi vọng không chỉ Thành Công mà tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất hãy quyết liệt để tăng tốc chuyển đổi số và vững tâm phát triển trong kỷ nguyên đầy biến động này.
