Trước những vấn đề đó, chị Nhung đã chủ động tìm kiếm giải pháp công nghệ thay thế. Theo chị, “việc đầu tư cho công nghệ là xứng đáng và cần thiết để cho những lợi ích lâu dài. Khoản đầu tư cho công nghệ mà chúng tôi bỏ ra sẽ xứng đáng hơn rất nhiều nếu so sánh với chi phí phát sinh từ những vấn đề mà chúng tôi phải đối mặt nếu xoay sở với cách làm cũ”.
Dựa trên tinh thần đó, Tomorrow Marketers đã rất cởi mở tìm hiểu và triển khai các công nghệ mới, trong đó bước đầu tiên là phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework thay thế cho giải pháp Excel và Email truyền thống.
“Chúng tôi biết tới Base Wework cũng là cái duyên và thật sự rất hài lòng. Nó giống như là giải pháp quản lý công việc sinh ra để dành riêng cho chúng tôi vậy, xét cả những lợi ích hữu hình và vô hình. Wework làm việc hiệu quả ngang với bàn tay của 6-7 con người được training thành thục.”
Cụ thể, Base Wework đã giúp Tomorrow Marketers giải quyết các bài toán sau:
1. Thay thế các công cụ quản lý rườm rà
Wework thay thế gần 90% tính năng quản lý công việc của Gmail và Excel, tất cả công việc gói gọn trong một giao diện quản lý, dễ dàng nhìn được tổng quan đa dự án và chi tiết từng dự án:
“Đây cũng là lý do đã khiến nhân sự của Tomorrow Marketers thích Wework ngay từ lần đầu tiên nghe giới thiệu. Toàn bộ công việc được hiển thị một cách hệ thống, rõ ràng, trực quan, giúp mỗi nhân sự nắm bắt công việc ngay lập tức chỉ qua vài cú click.”
2. Giảm bớt công sức quản lý dự án
“Đúng là khi tìm được công cụ hỗ trợ đắc lực, một người có thể đồng thời quản lý nhiều dự án khác nhau.”
Nhà quản lý không còn tốn nhiều công sức để ghi nhớ nhiệm vụ của thành viên và nhắc nhở deadline nữa, vì hệ thống sẽ tự động cập nhật tiến độ công việc. Wework có những tính năng đơn giản nhưng rất cần thiết và hữu ích, như đánh dấu nhiệm vụ khẩn cấp, cảnh báo nhiệm vụ trễ deadline. Từng nhiệm vụ trên Wework dễ dàng quy trách nhiệm cho từng nhân sự, bởi tính năng giao việc trực quan, mọi người đều biết “who is doing what by when”.
3. Giảm bớt số lượng nhân sự thực thi
Từ khi sử dụng phần mềm quản lý, một nhân sự có thể hoàn thành các nhiệm vụ thuộc nhiều dự án khác nhau, mà không bị sót/ quên việc. Nhân viên dễ dàng cập nhật kết quả công việc vào task tương ứng trong dự án và thông báo sẽ được gửi tới người giao việc ngay lập tức. Người quản lý và nhân viên có thể cùng review, phản hồi, trao đổi về kết quả công việc đó ngay tại phần comment bên dưới.
Nhắc đến lợi ích này, chị Nhung Trần chân thành chia sẻ: “So với quá khứ phải reply các luồng email dài dằng dặc để trao đổi về rất nhiều nhiệm vụ đơn lẻ, tính năng này giúp việc quản lý đa dự án ở Tomorrow Marketers nhẹ nhàng hơn khá nhiều.”
4. Tăng khả năng bảo mật thông tin
Đặc thù công việc ở Tomorrow Marketers là hợp tác với các cộng tác viên theo dự án – là những nhân sự không gắn bó lâu dài.
Vậy làm thế nào để ngăn chặn thông tin nội bộ rò rỉ ra ngoài bởi những cá nhân đã nghỉ việc?
Đây là cách xử lý đơn giản mà toàn vẹn của Tomorrow Marketers: “Từ khi áp dụng Wework, tất cả đều được gói gọn trong hệ thống nội bộ, dữ liệu không còn phân mảnh ở email hay các file chia sẻ công khai. Chat app đi kèm là Base Message cũng giúp bảo mật toàn bộ trao đổi xoay quanh công việc. Nếu các cộng tác viên (hay kể cả là nhân viên) không làm việc cho tổ chức nữa, deactive tài khoản là họ sẽ không thể access vào hệ thống nội bộ.”
