Anh Bạch Thành Long – CEO Công ty TNHH TMDV Mầm Xanh – chủ sở hữu thương hiệu Mommy Spa & Skincare đã chia sẻ về câu chuyện chuyển đổi số qua góc nhìn của người lãnh đạo, từ con đường phát triển của doanh nghiệp cho đến hành trình đầy nỗ lực khi đưa ứng dụng công nghệ vào quản lý công việc.
Trong quá trình tìm hiểu về xu hướng chuyển đổi số, tôi đã khai thác chất liệu nhiều nơi và viết nhiều case study về những doanh nghiệp triển khai thành công. Một trong số đó là Mầm Xanh – Mommy Spa & Skincare. Tôi đặc biệt ấn tượng với đơn vị này, từ không gian làm việc, con người cho đến câu chuyện số hóa đằng sau những bước tiến mới của doanh nghiệp.
Ngay khi mới ngỏ lời phỏng vấn, tôi bất ngờ bởi sự chuyên nghiệp và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ nhân sự. Dù vướng lịch trình dày đặc, anh Bạch Thành Long – Giám đốc điều hành Mầm Xanh vẫn cố gắng sắp xếp 1,5 tiếng đồng hồ để chia sẻ cùng tôi ngay tại văn phòng trụ sở chính tại TP.HCM.
Đi dọc theo con đường Cách Mạng tháng Tám rồi rẽ vào đường Phạm Đình Toái, không khó để tôi nhìn thấy ngay màu xanh của Mommy Spa. Đặt chân vào cửa, tôi cảm nhận được hương thơm của sả và thảo mộc phảng phất dễ chịu. Trước khi ngồi xuống trò chuyện, anh Long dẫn tôi đi thăm quan qua một lượt các khu dịch vụ của spa và cuối cùng là đến khối back office của công ty.
Anh cười: “Em thấy không, văn phòng tụi anh làm việc im ắng vậy đó. Em biết vì sao không? Trước thì các bạn cứ trao đổi qua lại í ới rôm rả, cũng vui, nhưng dễ mất tập trung. Giờ thì dùng app để làm việc rồi, bước vô chỉ nghe tiếng bàn phím gõ không à.” Hóa ra, chỉ mới dăm bảy phút có mặt tại đây, tôi đã mắt thấy tai nghe được ảnh hưởng của công nghệ đối với Mầm Xanh.
Chặng đường 10 năm phát triển và mục tiêu tương lai
Mở đầu cuộc phỏng vấn, chưa vội nói về chuyển đổi số, anh Long kể tôi nghe về chặng đường 10 năm hình thành và phát triển của Mầm Xanh với ánh mắt đầy tự hào. Ngày 15/08/2009, Mommy Spa & Skincare ra đời với mong muốn đầy tính nhân văn: “Khơi gợi niềm vui làm mẹ” bằng những dịch vụ chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp cho các mẹ đang mong con, đang có em bé và sau khi sinh. Đến nay, spa đã đồng hành cùng 50,000 mẹ bầu và mẹ sữa tại Việt Nam.
Dù công ty hoạt động được 10 năm nhưng mới chính thức nhượng quyền trong vòng 2 năm trở lại đây với 4 cơ sở tại Biên Hòa, Vinh, Tây Ninh và Quảng Ngãi. “Sắp tới bên anh sẽ tập trung mở rộng quy mô, phấn đấu trong 5 năm tới sẽ đạt được con số 20 spa kể cả chi nhánh lẫn nhượng quyền. Sẽ là một khối lượng công việc khổng lồ đó. Vậy nên mới cần đến công nghệ” – anh chia sẻ.
Xu hướng chuyển đổi số là tất yếu
Là một người yêu thích và am hiểu công nghệ, anh Long bày tỏ quan điểm: “Xu hướng chuyển đổi số là tất yếu thôi, vì tính tiện lợi của nó cũng như để giảm tải cho một xã hội quá bận rộn như hiện tại. Ví dụ như ở Mầm Xanh, tụi anh triển khai các dự án nhượng quyền thương hiệu, setup từ đầu đến cuối cho spa ở các tỉnh thành nên nhiều việc lắm. Quy trình nhượng quyền lại còn bao gồm nhiều bước nữa, từ tư vấn, ký kết hợp đồng, thanh toán, tuyển dụng, đào tạo, brief ý tưởng concept spa, design, thi công, trang trí spa, lập kế hoạch marketing & sale và khai trương. Làm bao nhiêu dự án như vậy, anh nghĩ ngay đến công nghệ để giảm bớt gánh nặng.”
Với Mầm Xanh, thực hiện số hóa không chỉ vì mục tiêu mở rộng quy mô tương lai mà còn vì thực tế hiện tại. Anh Long tâm sự, đã có những lần, do nhiều việc quá, chồng chéo thông tin nên dẫn đến những tình trạng phân bổ trách nhiệm chưa đúng, trễ deadline, nhân viên hiểu sai ý tưởng ban đầu… Nhân sự cần một hệ thống lưu trữ thông tin, biết được ai đang làm việc gì và làm đến đâu. Anh Long cũng bắt đầu tìm tòi ứng dụng công nghệ cho công ty từ đó.
Chuyển đổi số không chỉ là công nghệ, app… mà còn là tư duy của con người
Với hi vọng quản lý công việc dễ dàng và hiệu quả hơn, Mầm Xanh đã trải nghiệm thử một số phần mềm phiên bản quốc tế và cuối cùng vẫn chọn Base Wework vì “giao diện dễ sử dụng và Việt hóa tốt”. Tuy nhiên, anh Long cũng cho biết thêm: “Chuyển đổi số không chỉ là công nghệ, app… mà còn là tư duy con người, trong một sự việc cụ thể nào đó. Con người phải biết cách ứng dụng công nghệ phục vụ cho những mục đích phù hợp. ”
Điển hình như ở Mommy Spa, nhân sự dùng Base Wework để quản lý công việc theo cả phòng ban lẫn dự án nhượng quyền. Mỗi phòng ban sẽ thiết lập kế hoạch làm việc và theo dõi công việc riêng của mình trên ứng dụng. Còn đối với những dự án nhượng quyền, mỗi bước trong quy trình sẽ là một tab trên WeWork, bao gồm danh sách các task nhỏ cần làm giao đến từng nhân sự. Các nhân viên đã từng tâm sự với anh Long: “Từ khi dùng phần mềm mới biết đang phải làm nhiều việc đến thế. Trước đây mọi người cứ cắm đầu cắm cổ làm thôi, có ai ghi chép lại gì đâu.”
Khi được hỏi về cách quản lý đa dự án trên Wework, anh Long nói ngay: “Anh dùng tính năng nhân bản dự án vì quy trình nhượng quyền cơ bản đều áp dụng giống nhau cho tất cả các dự án. Đây là một trong những yếu tố khiến anh quyết định chọn nhanh phần mềm này. Hơn nữa, do chính sách nhượng quyền luôn đảm bảo công bằng trong việc đối xử và hỗ trợ cho các đối tác, nên việc áp dụng Wework để quản lý thông tin giữa các dự án rất ổn đấy. Kinh nghiệm ở dự án này có thể dễ dàng được copy qua dự án khác nên giúp mọi người càng ngày càng hoàn thiện việc triển khai của mình hơn.”
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng nhất khi đưa công nghệ vào doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có chuyển đổi số thành công hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm công nghệ, nhân sự, mô hình, lãnh đạo… Đối với anh Long, lãnh đạo luôn đóng vai trò quan trọng nhất: “Một người leader cần cho mọi người hiểu được giá trị của việc dùng phần mềm, nó tiện lợi như thế nào, cũng như cần có những động viên, củng cố tinh thần cho nhân sự. Việc làm sao để các bạn chịu áp dụng công nghệ để quản lý công việc là cả một vấn đề. Nếu mình không kiên nhẫn là thua ngay. Các bạn chưa có thói quen dùng app nên khi bắt đầu thường sẽ rên rỉ một tí. Nhưng khi được hướng dẫn thực tế thì đều dùng được hết. Bây giờ hơn 90% nhân viên cảm thấy Base hiệu quả thực sự. Bản thân quản lý như anh cũng thấy hiệu suất công việc cũng tốt lên nhiều.”
Bên cạnh Wework, anh Long cũng đã đưa Base Office – giải pháp thông báo & công văn nội bộ và Base Request – ứng dụng xử lý đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp đến với Mầm Xanh. Anh hào hứng kể: “Sau khi dùng WeWork anh tham khảo và mua luôn cả Base Office và Base Request rồi. Với Base Office hiện nay anh chỉ dùng để thông báo thôi, vì chưa có thời gian để upload các văn bản lên. Nhưng trong tương lai chắc chắn anh sẽ làm. Còn Base Request thì mọi người dùng nhiều lắm. Anh quán triệt hầu như tất cả đề xuất đều thông qua Request hết rồi, từ thu chi tiền, tạm ứng, xin ý kiến, nghỉ phép…”
Tạm kết
Với CEO Bạch Thành Long, cụm từ “chuyển đổi số” nghe có vẻ hơi to tát nhưng thực chất lại bắt đầu từ những điều nhỏ như sử dụng một phần mềm làm công cụ hỗ trợ. Số hóa sẽ còn là một hành trình dài, nhưng quan trọng, người lãnh đạo phải định hướng, làm việc sát sao với đội ngũ nhân sự và biết cách ứng dụng công nghệ phù hợp với đặc thù tính chất công việc của doanh nghiệp.
Nếu bạn cũng là một nhà lãnh đạo mong muốn đưa công nghệ vào doanh nghiệp, đăng kí ngay TẠI ĐÂY để nhận tư vấn và demo sản phẩm của Base nhé!
