Xu hướng chuyển đổi số không chỉ diễn ra mạnh mẽ tại các doanh nghiệp ở các khu vực trung tâm như Hà Nội, Sài Gòn mà còn lan tỏa ra khắp các tỉnh thành. Chúng tôi đã có dịp được nghe anh Nguyễn Trung Thành – CEO Công ty Hoàng Long Giang – nhà phân phối hàng tiêu dùng lớn bậc nhất tỉnh Ninh Bình kể về câu chuyện chuyển đổi số của doanh nghiệp mình. Một doanh nghiệp thức thời và nhạy bén với công nghệ ngay từ ngày đầu thành lập.
Hoàng Long Giang và hành trình 5 năm đi tìm giải pháp quản trị doanh nghiệp
Thành lập năm 2015, Hoàng Long Giang được biết đến là nhà phân phối hàng tiêu dùng lớn bậc nhất tỉnh Ninh Bình. Công ty chuyên phân phối các sản phẩm bánh, kẹo, sữa từ các đối tác tập đoàn lớn như Unilever, Abbott, Orion… Bên cạnh đó, Hoàng Long Giang còn sở hữu chuỗi 10 cửa hàng bán lẻ. Tổng quy mô nhân sự lên đến 150 người, bao gồm khối văn phòng như kế toán, kinh doanh, kho vận… và khối cửa hàng. Dù chỉ hoạt động trong tỉnh, nhưng Hoàng Long Giang đã tạo được vị thế vững chắc trên thị trường hàng tiêu dùng. Sắp tới, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tăng trưởng, phối hợp cùng Vinshop triển khai nhiều dự án mới.
Anh Nguyễn Trung Thành – CEO Hoàng Long Giang chia sẻ: “Là một người yêu thích và đánh giá cao vai trò của công nghệ, tôi đã quyết định áp dụng các phần mềm từ khi bắt đầu thành lập công ty. Có thể kể đến các phần mềm kế toán, quản lý kho, định vị xe, bán hàng… đều mang lại hiệu quả rõ rệt. Tôi càng tin rằng mình đang đi đúng hướng.
Duy chỉ có vấn đề công nghệ dành cho quản trị & vận hành bộ máy nội bộ là nỗi trăn trở của tôi bấy lâu nay. Với tôi, bộ phận bán hàng thực chất rất cần một bộ não để điều khiển. Và bộ não đó chính là bộ máy back office (Khối văn phòng). Bộ não phải khỏe, làm việc trơn tru thì mới có thể điều khiển được kinh doanh. Việc ứng dụng công nghệ cho khối văn phòng là hoàn toàn cấp thiết.
Trong khi đó, cùng một lúc chúng tôi dùng rất nhiều app nhắn tin. Mỗi nhóm, mỗi bộ phận, mỗi dự án lại trao đổi trên một nhóm chat ở các app khác nhau. Nếu muốn đánh giá tình hình kinh doanh chẳng hạn, thì quả thực rất khó vì chúng tôi phải đi tìm thông tin, báo cáo ở khắp mọi nơi rồi gom lại. Rất mất thời gian, số liệu cũng trôi tuột đâu hết.”
Hoàng Long Giang đã kiên trì đi tìm giải pháp 5 năm qua, cho đến khi gặp được Base.vn – Nền tảng quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp.
Lời giải đến từ nền tảng Base.vn
Tuy nhiên, từ thời điểm bắt đầu biết đến Base đến lúc toàn bộ nhân sự văn phòng sử dụng nền tảng này cũng mất gần 1 năm trời. Trong khoảng thời gian đó, anh Thành đã định hướng trước cho toàn bộ nhân viên để các bạn chuẩn bị tâm lý sử dụng công nghệ mới. Đã có vài lần, anh trao đổi với đội ngũ Base để triển khai chậm hơn một chút, với hi vọng nhân sự của mình có thể từ từ thích nghi.
“Chúng tôi đã họp cùng toàn bộ nhân viên để làm công tác tư tưởng, sau đó triển khai cho đội ngũ quản lý sử dụng Base trước. Khi các team leader thành thạo rồi sẽ tiếp tục đào tạo cho các bạn cấp dưới. Cứ như thế, dần dần Base đã “phủ sóng” khắp công ty.”
Hiện tại, trên nền tảng Base, các phòng ban của Hoàng Long Giang dùng Base Wework – ứng dụng quản lý công việc & dự án để theo dõi các hoạt động như đơn hàng thành công, đơn hàng rớt, chương trình khuyến mãi… Mỗi nhân sự đều theo dõi công việc ở đây, các quản lý cũng nhận được báo cáo theo ngày/ tuần/ tháng.
Anh Thành cho biết, dưới góc nhìn của CEO, anh yêu thích Base Wework nhất bởi ứng dụng này cho anh cái nhìn tổng quan lẫn chi tiết về công việc của nhân viên, phân bổ nguồn lực hợp lý… Còn các bạn nhân viên lại ưa chuộng Base Workflow – ứng dụng quản lý quy trình. Chẳng hạn như đối với việc xuất hàng, quy trình sẽ được thiết lập và triển khai với đầy đủ các bước trên Base Workflow, từ nhận đơn hàng, chuyển qua kho, vận tải, phân phối xuống cửa hàng và đại lý. Nhân sự sẽ nắm được quy trình và biết được tình trạng mỗi đơn hàng.
Đồng thời, các ứng dụng khác của Base như Base Request – Quản lý đề xuất, Base Meeting – Quản lý cuộc họp, Base Office – Quản lý văn bản, Base Wiki – Quản lý tri thức. Quan trọng hơn cả, tất cả những ứng dụng này đều kết nối với nhau trên cùng một nền tảng, giải quyết được bài toán đồng bộ dữ liệu của Hoàng Long Giang. Các hoạt động vận hành đều đã được kiểm soát và xử lý kịp thời.
Chia sẻ thêm về “bí quyết” thuyết phục nhân viên sử dụng Base, anh Thành nói: “Tôi trả thêm các khoản thưởng cho các bạn ấy, chỉ để khuyến khích làm việc trên Base thôi đấy. Ngay cả các thao tác nhỏ như thay ảnh đại diện cho account của mình trên Base, tôi cũng trao một khoản thưởng nhỏ. Bạn nào càng dùng Base hiệu quả tôi lại càng thưởng thêm nên rất vui.
Tôi cũng không có ý định cắt các khoản thưởng này trong tương lai, vì tính ra cũng không nhiều, mà giá trị, lợi ích Base mang lại cho Hoàng Long Giang, tính đến thời điểm này là vô cùng lớn”
Chuyển đổi số là một khoản đầu tư, không phải là chi phí
Từ khi đồng hành cùng Base, Hoàng Long Giang đã chứng kiến sự tăng trưởng vượt bậc. Chỉ trong vòng 6 tháng, doanh thu tăng hơn 80%. Lý giải về điều này, anh Thành cho rằng Base giúp bộ máy vận hành trôi chảy, mọi quy trình trở nên chuyên nghiệp hơn, dữ liệu minh bạch. Nhiều đối tác lớn đã tìm đến Hoàng Long Giang để ký hợp đồng.
“Khi tôi đánh giá một sản phẩm, tôi rất quan tâm đến người đứng đầu. Đọc được những câu chuyện về anh Phạm Kim Hùng – Founder & CEO của Base.vn, tôi thấy anh là con người đáng kính, đáng để mình học hỏi. Có một người đứng đầu như vậy, tôi tin rằng các giải pháp của Base sẽ tốt và được cải tiến liên tục.
Phải nói rằng Hoàng Long Giang đã có bước đầu chuyển đổi số thành công nhờ hai yếu tố. Thứ nhất là các sản phẩm của Base rất thông minh, giải quyết được nhiều tình huống làm việc của doanh nghiệp. Thứ hai chính là nhờ đội ngũ nhân sự trẻ trung, sẵn sàng triển khai, quyết tâm số hóa của Hoàng Long Giang.
Tôi cũng đang tính triển khai thêm các ứng dụng khác, ví dụ như bộ Base HRM+ để quản trị nhân sự tốt hơn. Với Hoàng Long Giang, chuyển đổi số là một khoản đầu tư, không phải là chi phí. Một khoản đầu tư đã mang lại lợi nhuận cao tính đến nay.”
