Tuy nhiên, từ thời điểm bắt đầu biết đến Base đến lúc toàn bộ nhân sự văn phòng sử dụng nền tảng này cũng mất gần 1 năm trời. Trong khoảng thời gian đó, anh Thành đã định hướng trước cho toàn bộ nhân viên để các bạn chuẩn bị tâm lý sử dụng công nghệ mới. Đã có vài lần, anh trao đổi với đội ngũ Base để triển khai chậm hơn một chút, với hi vọng nhân sự của mình có thể từ từ thích nghi.
“Chúng tôi đã họp cùng toàn bộ nhân viên để làm công tác tư tưởng, sau đó triển khai cho đội ngũ quản lý sử dụng Base trước. Khi các team leader thành thạo rồi sẽ tiếp tục đào tạo cho các bạn cấp dưới. Cứ như thế, dần dần Base đã “phủ sóng” khắp công ty.”
Hiện tại, trên nền tảng Base, các phòng ban của Hoàng Long Giang dùng Base Wework – ứng dụng quản lý công việc & dự án để theo dõi các hoạt động như đơn hàng thành công, đơn hàng rớt, chương trình khuyến mãi… Mỗi nhân sự đều theo dõi công việc ở đây, các quản lý cũng nhận được báo cáo theo ngày/ tuần/ tháng.
Anh Thành cho biết, dưới góc nhìn của CEO, anh yêu thích Base Wework nhất bởi ứng dụng này cho anh cái nhìn tổng quan lẫn chi tiết về công việc của nhân viên, phân bổ nguồn lực hợp lý… Còn các bạn nhân viên lại ưa chuộng Base Workflow – ứng dụng quản lý quy trình. Chẳng hạn như đối với việc xuất hàng, quy trình sẽ được thiết lập và triển khai với đầy đủ các bước trên Base Workflow, từ nhận đơn hàng, chuyển qua kho, vận tải, phân phối xuống cửa hàng và đại lý. Nhân sự sẽ nắm được quy trình và biết được tình trạng mỗi đơn hàng.
Đồng thời, các ứng dụng khác của Base như Base Request – Quản lý đề xuất, Base Meeting – Quản lý cuộc họp, Base Office – Quản lý văn bản, Base Wiki – Quản lý tri thức. Quan trọng hơn cả, tất cả những ứng dụng này đều kết nối với nhau trên cùng một nền tảng, giải quyết được bài toán đồng bộ dữ liệu của Hoàng Long Giang. Các hoạt động vận hành đều đã được kiểm soát và xử lý kịp thời.
Chia sẻ thêm về “bí quyết” thuyết phục nhân viên sử dụng Base, anh Thành nói: “Tôi trả thêm các khoản thưởng cho các bạn ấy, chỉ để khuyến khích làm việc trên Base thôi đấy. Ngay cả các thao tác nhỏ như thay ảnh đại diện cho account của mình trên Base, tôi cũng trao một khoản thưởng nhỏ. Bạn nào càng dùng Base hiệu quả tôi lại càng thưởng thêm nên rất vui.
Tôi cũng không có ý định cắt các khoản thưởng này trong tương lai, vì tính ra cũng không nhiều, mà giá trị, lợi ích Base mang lại cho Hoàng Long Giang, tính đến thời điểm này là vô cùng lớn”
