Câu chuyện chuyển đổi số của Blueseed dưới đây có thể không còn xa lạ, nhưng thực tế cho thấy nó vẫn là thách thức chung mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt và đang tìm kiếm giải pháp.
Lời giải của Blueseed nằm ở hai điểm mấu chốt đơn giản nhưng quan trọng. Hãy cùng tìm hiểu những chiến lược mà Blueseed đã áp dụng để vượt qua những khó khăn trong hành trình chuyển đổi số ngay sau đây.
10 năm không ngừng tiến bước
Từ năm 2013, nhận thấy xu hướng chuyển dịch từ quảng cáo truyền thống trên tivi sang quảng cáo kỹ thuật số, đội ngũ sáng lập Blueseed bắt đầu khởi nghiệp với mục tiêu trở thành đối tác tin cậy hàng đầu trong việc lĩnh vực quảng cáo và tiếp thị số.
Nhờ thế mạnh về công nghệ và dữ liệu, Blueseed liên tục mở rộng và phát triển các giải pháp quảng cáo đa nền tảng, nhằm giải quyết tối ưu các bài toán về Marketing và quảng bá thương hiệu cho khách hàng. Cho đến nay, Blueseed đã tích lũy 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Digital Marketing, và được tin tưởng trở thành đối tác triển khai hàng ngàn campaign thường niên của các khách hàng lớn trong nước AFC, VHC, Micoem, Nutifood và ngoài nước Mitsubishi Motors, Jollibee, BlueScope, Gree, Nivea…
Năm 2022 đánh dấu một cột mốc đặc biệt khi Blueseed chính thức tái cấu trúc thành 4 công ty con độc lập dưới sự dẫn dắt của đội ngũ lãnh đạo trẻ, nhiệt huyết và khát khao thành công. Bốn đơn vị thành viên trực thuộc Blueseed Group bao gồm:
- Blueseed Media – 360 độ agency cung cấp dịch vụ trọn gói cho tiếp thị kỹ thuật số từ chiến lược, lập kế hoạch đến thực hiện chiến dịch.
- Blueseed Digital – đối tác toàn diện về digital marketing cho nhãn hàng, cung cấp các dịch vụ từ nhận diện thương hiệu đến hiệu suất quảng cáo dựa trên dữ liệu.
- Blueseed Hà Nội – đối tác tư vấn chiến lược tổng thể nhằm xây dựng định vị thương hiêu, truyền thông và marketing với cách tiếp cận triển khai khác biệt khi kết hợp yếu tố sáng tạo và tối ưu quảng cáo trong mọi chiến dịch.
- Greenoly – Nhà bán lẻ trực tuyến hàng đầu chuyên cung cấp các sản phẩm Vitamin, thực phẩm chức năng và các sản phẩm hỗ trợ sức khỏe khác nhập khẩu chính hãng từ các thương hiệu hàng đầu Mỹ, Úc, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc.
Năm 2023, Blueseed tiếp tục mở rộng ra thị trường quốc tế với Blueseed Australia.
Khoảng trống chưa thể đo lường trong vận hành
Nhằm giữ vị thế top đầu trong ngành, Blueseed đặt mục tiêu không ngừng cải tiến để phục vụ khách hàng tốt hơn mỗi ngày. Đặc biệt trong lĩnh vực Digital Marketing với tốc độ thay đổi cực kỳ nhanh chóng, mỗi ngày đều có những cập nhật cải tiến mới từ những ông lớn công nghệ như Google hay Facebook. Là một agency trong ngành, Blueseed hiểu rằng cần phải ứng dụng công nghệ vào thực tiễn để giải quyết bài toán cho chính mình trước khi có thể ứng dụng cho khách hàng.
Ngoài ra, đặc trưng mô hình agency là rất phức tạp về khâu vận hành, lợi nhuận có được chủ yếu từ việc tối ưu hóa chi phí vận hành và chi phí nhân sự, do đó công cụ hỗ trợ là vô cùng cần thiết.
Với động lực đó, cùng với sự kiện tái cấu trúc vào năm 2022, trong bối cảnh tách ra thành nhiều công ty hoạt động độc lập, việc chuyển đổi để trở nên tinh gọn và đồng bộ hệ thống trở thành một phần ưu tiên trong chiến lược của Blueseed.
"Ở góc độ quản trị, một doanh nghiệp có rất nhiều hệ thống, mỗi hệ thống lại đáp ứng một số tác vụ khác nhau. Đặc biệt với Blueseed, chúng tôi triển khai rất nhiều hệ thống ứng dụng như: các hệ thống ad platform, hệ thống CRM cho quản lý khách hàng, hệ thống CDP cho mảng E-commerce…
Tuy nhiên, ở khía cạnh quản lý các luồng vận hành như ký duyệt và đánh giá nhân sự, hệ thống Blueseed vẫn còn có nhiều khoảng trống chưa thể đo lường được cụ thể. Đó là lý do ban lãnh đạo quyết tâm hợp tác với nền tảng Base, thực hiện việc chuyển đổi số, tinh gọn hóa và đồng bộ các luồng quy trình nội bộ.”
Muốn chuyển đổi số, lãnh đạo phải tự thuyết phục chính mình trước khi có thể thuyết phục tổ chức
Chia sẻ thêm về lý do quyết định bắt tay cùng Base trong hành trình chuyển đổi số, ông Hộ cho biết 2 tiêu chí:
“Thứ nhất, Base có sự linh động trong các ứng dụng, có thể sử dụng cho nhiều công ty trong cùng hệ thống. Thứ hai, là một agency thì Blueseed luôn đề cao việc tuân thủ các thỏa thuận dịch vụ (SLA) với khách hàng. Thông qua Base, chúng tôi có thể đo lường quản lý mọi đầu mục công việc kèm theo thời hạn thực thi cho từng nhân sự.”
Đại diện Blueseed cũng khẳng định hai yếu tố quyết định thành bại của chuyển đổi số trong doanh nghiệp, bao gồm yếu tố về quy trình, quy định và yếu tố con người.
Thứ nhất, chuyển đổi số là thay đổi cách thức vận hành, cách làm việc, do đó sẽ liên quan tới các quy trình, quy định, chính sách đang có của công ty. Vì vậy, khi áp dụng triển khai chuyển đổi số cũng là song song rà soát, thay đổi và cập nhật lại các quy định, quy trình đang thực hiện.
Việc Blueseed có thể triển khai Base song song ở nhiều công ty con một cách thuận lợi nằm ở một trong những điểm mấu chốt là sự đồng bộ trong quy trình vận hành, chính sách từ Blueseed Group xuống các đơn vị thành viên. Tất cả đều áp dụng chung quy trình, chung chính sách, và xử lý tập trung trên một nền tảng, do đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo tính đồng nhất và hiệu quả cao hơn trong hoạt động của tổ chức.
Thứ hai, con người bao gồm cả ban lãnh đạo và nhân viên cần phải hiểu được lý do vì sao công ty thực hiện việc chuyển đổi số, cần nhận thấy rõ vai trò, trách nhiệm của mình trong công cuộc chuyển đổi này để đóng góp cũng như nghiêm túc thực hiện.
Tuy nhiên, với số lượng hơn 130 nhân sự và sự cách biệt không nhỏ về địa lý, hành trình triển khai Base tại Blueseed đã gặp phải không ít khó khăn đến từ quá trình đào tạo và thuyết phục nhân sự ứng dụng công nghệ.
“Thách thức lớn nhất là sự kiên trì từ đội triển khai, một cách tự nhiên thì mỗi người đều có sự “lười” khi thay đổi một cái gì đó mới. Do đó cần phải kiên trì, có chiến lược triển khai từng bước, và luôn phải chứng minh tính hiệu quả khi triển khai. Mình phải tự thuyết phục chính mình trước khi có thể thuyết phục tập thể.” – Ông Hộ cho biết.
Ở góc độ thực thi và triển khai chính, chị Trần Bảo Uyên – HR & Admin Manager tại Blueseed Group, đã thẳng thắn chia sẻ:
“Blueseed hợp tác với Base trên lộ trình dài 3 năm nhưng Blueseed sẽ áp dụng được gì, áp dụng hết bao nhiêu phần của Base, tất cả các bạn nhân viên có đồng lòng dùng Base để tối ưu chi phí đã bỏ ra hay không? Đó là những câu hỏi và áp lực mà tôi – một thành viên team nhân sự và cũng là thành viên của team tiên phong luôn trăn trở và suy nghĩ.
Thực tế khi tiến hành triển khai Base, đã có những phản kháng ngầm từ một bộ phận nhân sự. Do đặc thù tại Blueseed, thời gian làm việc linh hoạt và làm việc ngoài văn phòng là chuyện thường xuyên, đa phần các bạn e ngại khi biết Base có tích hợp giữa chấm công và bảng lương.
Tuy nhiên, đội ngũ lãnh đạo của Blueseed đồng thời cũng là team tiên phong dự án đã đi đầu trong việc sử dụng Base và chia sẻ hướng dẫn đến các nhân sự, giúp các bạn hiểu ra có thể dùng Base ở mọi nơi chỉ qua 1 cái click trên điện thoại, bao gồm cả chấm công hoặc bổ sung các ngày quên check in/check out thông qua các đề xuất.”
Bằng cách chứng minh cho các thành viên nhận thấy lợi ích khi ứng dụng công nghệ, song song với khuyến khích nhân sự tự nguyện làm quen hệ thống và kiên trì hướng dẫn sử dụng, việc triển khai Base đi vào hệ thống Blueseed dần dần trở nên thuận lợi sau hơn một tháng nỗ lực và quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo, cùng sự hỗ trợ từ đội ngũ triển khai của Base.
Những thành quả bước đầu
Cho đến nay, Blueseed đã đi vào vận hành ổn định trên nền tảng Base với tỷ lệ sử dụng chiếm 64.3% mỗi tháng. Trong đó, các team vận hành gồm Sales, Account, Performance sử dụng chính Base Work+ để báo cáo các công việc hàng ngày, hàng tuần theo từng dự án, campaign. Bộ phận hành chính nhân sự thì sử dụng tích cực Base Request cho các đề xuất thanh toán, đề xuất tạm ứng/ hoàn ứng. Và toàn bộ nhân sự tại Blueseed thực hiện chấm công thông qua bộ ứng dụng Base HRM+.
"Đặc biệt với team HR, sau khi triển khai Base, chúng tôi rút ngắn được rất nhiều thời gian thực hiện công việc. Bởi nhân viên có thể chủ động xem các thông tin cá nhân bao gồm quá trình làm việc, các thông tin về lương thưởng, ngày phép, ngày công mà không cần hỏi hay email cho Bộ phận nhân sự.
Việc tính lương, quản lý nghỉ phép cũng được tự động hóa, giảm thiểu tối đa thời gian thống kê tính toán. Ngoài ra, team HR có thể thông qua Base hỗ trợ team Quản lý tổng kết các hiệu quả, hoặc rà soát các đầu mục công việc một cách nhanh chóng.”
Hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp thông thường sẽ đi qua các giai đoạn từ Số hoá, Tối ưu hoá cho đến Dữ liệu hoá. Ở đó, Blueseed đã và đang trong giai đoạn triển khai và tối ưu các quy trình, công việc trên nền tảng số để hướng tới một Data-driven Blueseed trong tương lai.
Cho tới hiện tại, Base đã đáp ứng được kỳ vọng ban đầu trong việc tăng cường hiệu quả vận hành của Blueseed. Thời gian tới, đội ngũ Base sẽ không chỉ dừng lại ở việc cung cấp phần mềm mà sẽ tiếp tục đồng hành & hợp tác chặt chẽ với Blueseed với những giải pháp công nghệ thực tế & phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
