Là một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ, đã từng nếm trải những khó khăn khi làm việc truyền thống, ADT Group hiểu rõ vai trò của chuyển đổi số đối với hoạt động vận hành & quản trị ngay từ buổi đầu khởi nghiệp. Vậy một startup công nghệ trẻ chuyển đổi số như thế nào? Liệu có dễ dàng như mọi người thường nghĩ? Chúng tôi đã có hẹn cùng anh Nguyễn Thế Duy – Nhà đồng sáng lập kiêm Giám đốc Vận hành ADT Group để lắng nghe anh chia sẻ về câu chuyện thú vị này.
PV: Từng là du học sinh chuyên ngành Tài chính tại xứ sở sương mù Anh Quốc, điều gì khiến anh trở về Việt Nam và thành lập ADT Group?
Anh Nguyễn Thế Duy: Tôi “rẽ ngang” bởi niềm đam mê lớn về công nghệ. Thời điểm đó, người bạn của tôi, chị Phạm Ngọc Mai Anh, hiện là CEO của ADT Group cũng là thạc sỹ chuyên ngành truyền thông tương tác tại Anh. Chúng tôi nhận thấy chưa có công ty nào hoạt động trong lĩnh vực này, trong khi bản thân lại muốn mang những công nghệ đã được tiếp cận ở nước ngoài vào ứng dụng trong kinh doanh và đời sống tại Việt Nam.
Năm 2015, chúng tôi quyết định thành lập công ty riêng chuyên về truyền thông tương tác và các sản phẩm ứng dụng công nghệ thực tế ảo mang tên ADT Creative, tiền thân của ADT Group.
PV: Được biết ADT Group hiện cũng đang cung cấp các giải pháp chuyển đổi số, anh có thể nói rõ hơn về điều này?
Anh Nguyễn Thế Duy: ADT Group tập trung vào hai dòng sản phẩm cốt lõi. Một là các gói dịch vụ giúp các doanh nghiệp gia tăng hiệu quả về bán hàng và marketing. Chúng tôi sử dụng những công nghệ mới nhất trên thế giới như Quảng cáo Tương tác, Thực tế ảo, 3D, 360, Website, Mobile App, Animation để tạo ra giải pháp tối ưu và độc đáo dựa vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, đồng thời mang đến những trải nghiệm đặc biệt cho người dùng. Ngoài ra, ADT Group cũng phát triển thêm một mảng mới là các sản phẩm AI, FaceID (Nhận diện gương mặt). Suốt 5 năm vừa qua, chúng tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam.
PV: Nhiều doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu tham gia vào cuộc đua chuyển đổi số. Vậy theo anh, bản thân ADT Group đã thực sự chuyển đổi số chưa?
Anh Nguyễn Thế Duy: Chắc chắn rồi. ADT Group đã chuyển đổi số trong hoạt động vận hành & quản trị. Chúng tôi đầu tư ứng dụng công nghệ vì lợi ích hướng đến đội ngũ nhân sự của mình và hiệu quả công việc chung, chứ không vì chạy đua với các doanh nghiệp khác.
Hiện tại, ADT Group có quy mô tinh gọn với hơn 40 nhân sự tại trụ sở Hà Nội, chi nhánh Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện ở Singapore. Nếu không có công nghệ, quả thực rất khó để các phòng ban, chi nhánh phối hợp nhịp nhàng với nhau, xóa mờ khoảng cách địa lý.
PV: Khoảnh khắc nào khiến anh nhận ra doanh nghiệp mình cần công nghệ cho vận hành & quản trị?
Anh Nguyễn Thế Duy: Tôi nhớ những ngày đầu khởi nghiệp, mọi người đều chỉ dùng Excel. Nhưng sau 6 tháng thì bị quá tải dữ liệu. Tuy là một công cụ đa năng, Excel vẫn không thể cho chúng tôi được cái nhìn về bức tranh tổng thể mỗi lần cần xem xét lại kế hoạch làm việc. Muốn tìm kiếm một thông tin nào đó cũng thật sự rất khó khăn. Đó là lúc tôi ý thức rõ ràng nhất về nhu cầu tìm kiếm một giải pháp công nghệ để làm việc hiệu quả hơn, quản lý dễ dàng hơn.
ADT Group nhanh chóng xác định: Đã là một công ty công nghệ, chúng tôi cần nhanh chóng chuyển đổi số, đặc biệt là cho chính bộ máy nội bộ của mình.
PV: Cụ thể, ADT Group đã gặp phải bài toán nào trong vận hành & quản trị? Anh có thể chia sẻ rõ hơn về vấn đề này?
Anh Nguyễn Thế Duy: Đau đầu nhất chính là phần báo cáo tình hình kinh doanh. Những câu hỏi như những dự án nào, tiến độ ra sao, vì sao dự án thất bại, dự án đang gặp vấn đề gì… đều không được giải đáp. Lượng dữ liệu quá lớn và phân mảnh khắp nơi khiến chúng tôi không thể nào tổng hợp và trích xuất được thông tin như mình mong muốn.
Bên cạnh đó, ADT Group thiếu hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc dành cho nhân sự. Vì chưa có một thước đo, tiêu chí hay một nơi lưu trữ thông tin cụ thể nào, phải đến cuối năm chúng tôi mới bắt đầu nhớ lại bạn này đã làm gì, khối lượng công việc bao nhiêu… Đây chính là thiệt thòi đối với các bạn nhân viên và cũng là cản trở trong việc đánh giá nhân sự đối với các quản lý.
PV: Phải chăng vì là một công ty công nghệ, ADT Group có lợi thế nhiều hơn trong việc chuyển đổi số?
Anh Nguyễn Thế Duy: Điều khiến chúng tôi tự hào nhất là nhận thức và tinh thần chuyển đổi số mạnh mẽ của doanh nghiệp mình ngay từ những ngày đầu tiên. Còn thực tế mà nói, ADT Group vẫn phải trải qua một quá trình chuyển đổi dài, không dễ dàng như mọi người tưởng tượng.
Chúng tôi đã từng trải nghiệm gần 10 ứng dụng quản lý công việc & dự án nổi tiếng trên thị trường, bao gồm cả những ứng dụng trong nước và quốc tế nhưng chưa đạt hiệu quả như mong đợi. Mặc dù sở hữu những tính năng nổi trội khác nhau, đây đều là những app riêng lẻ, không kết nối được với nhau, khiến luồng công việc bị gián đoạn. Mỗi người phải đăng nhập vào nhiều tài khoản trên nhiều app. Lúc thì trao đổi ở chỗ này, lúc thì cập nhật ở chỗ kia, rất mất thời gian và bất tiện. Nếu chúng tôi cần hỗ trợ để linh hoạt tùy chỉnh một tính năng nào đó của phần mềm, thì các nhà cung cấp ở nước ngoài chưa chắc đã đáp ứng được ngay.
Hơn nữa, các công nghệ này chưa giải quyết được những công việc thực thi theo quy trình. Chúng tôi đã xây dựng bộ quy trình từ trước, nhưng đến khi đưa lên ứng dụng vẫn chỉ đơn thuần là giao đầu việc đơn lẻ, thiếu tính xuyên suốt của toàn bộ quy trình.
PV: Dùng nhiều phần mềm như vậy nhưng chưa thật sự thành công, có bao giờ anh thấy nản lòng và nghĩ đến chuyện thỏa hiệp?
Anh Nguyễn Thế Duy: Hoàn toàn không. Nhìn nhận một cách tích cực, nhờ những trải nghiệm phong phú, chúng tôi đúc rút được nhiều kinh nghiệm và hiểu rõ hơn về nhu cầu công nghệ của doanh nghiệp mình. Vì các bài toán đã tồn tại sẵn trong doanh nghiệp, cộng với kế hoạch tăng trưởng về quy mô nhân sự lẫn sản phẩm trong năm 2021 tới sẽ yêu cầu một bộ máy vận hành & quản trị tốt hơn, chúng tôi nhất định phải tìm được giải pháp phù hợp.
PV: Cơ duyên nào đã đưa anh đến với các ứng dụng của nền tảng Base.vn?
Anh Nguyễn Thế Duy: Tôi vẫn luôn ủng hộ các phần mềm Việt Nam. Sau một thời gian tiếp tục nghiên cứu và tìm hiểu, tôi gặp được Base.vn – một nền tảng chứa nhiều ứng dụng chuyên sâu được đồng bộ và liên kết với nhau khiến tôi vô cùng ấn tượng. Đội ngũ của Base.vn tạo dữ liệu demo giúp tôi hình dung được mình phải khai thác các ứng dụng như thế nào để phù hợp với tính chất công việc và mô hình doanh nghiệp mình. Những lần trước đây, khi mua một phần mềm nào đó, tôi và các trưởng phòng phải tự mày mò cài đặt mọi thứ từ đầu, tốn khá nhiều công sức.
PV: Vậy ADT Group đã bắt đầu với ứng dụng nào?
Anh Nguyễn Thế Duy: Chúng tôi không bắt đầu với một ứng dụng mà là bộ ba ứng dụng: Base Wework – Quản lý công việc & dự án, Base Workflow – Quản lý quy trình và Base Request – Quản lý & Phê duyệt đề xuất.
Nếu chỉ dùng một ứng dụng riêng lẻ thì có lẽ kết quả sẽ chẳng có gì khác biệt. Chúng tôi cần quản trị một cách tổng thể và đa chiều. Các giám đốc, trưởng phòng có thể vừa giao từng đầu việc cụ thể cho nhân viên, vừa đảm bảo các phòng ban cùng nhau phối hợp chặt chẽ. Ngược lại, nhân viên cũng có thể dễ dàng bày tỏ ý kiến của mình lên cấp trên. Bộ ba ứng dụng đã giúp ADT Group thực thi tất cả những điều này.
Chúng tôi dùng Base Wework để phân bổ và theo dõi những công việc lẻ hoặc phát sinh đột xuất. Còn Base Workflow được sử dụng để kiểm soát công việc theo quy trình, ví dụ như quy trình pitching (tạm dịch: trình bày ý tưởng với khách hàng), tiếp cận khách hàng, triển khai dự án, thanh toán, nghiệm thu…
Base Request cũng được ưa chuộng tại ADT Group bởi tính phân loại và lưu trữ các loại đề xuất rất khoa học, phê duyệt – từ chối đề xuất nhanh gọn. Trước đây mỗi ngày tôi ký hơn 10 tờ trình, thật ra không nhớ nổi mình đã ký những gì. Ký xong cứ phải để đấy đã rồi tổng hợp lại sau. Bây giờ đã có Base Request là trợ lý đắc lực rồi.
Sau khi giải quyết được những vấn đề chính với ba ứng dụng kể trên, chúng tôi tham khảo thêm Base Inside và Base Office của Base.vn để tối ưu vận hành hơn nữa.
PV: Đồng hành cùng Base.vn gần một năm trở lại đây, liệu ADT Group đã cảm nhận được sự thay đổi?
Anh Nguyễn Thế Duy: Chúng tôi bắt đầu đưa nền tảng Base.vn vào doanh nghiệp mình từ cuối năm 2019, dành cả quý 1/ 2020 để triển khai và làm quen với công nghệ mới. Kết quả là khi bước sang quý 2, công việc trôi chảy và cải thiện hơn nhiều. Năng suất làm việc của nhân sự cũng tốt hơn so với quý 1. Đợt tháng 6 vừa rồi, chúng tôi tổ chức tổng kết 6 tháng đầu năm nhưng không hề cảm thấy nặng nề như trước bởi mọi số liệu đã được tự động cập nhật tại các ứng dụng.
PV: Như vậy có lẽ 5 ứng dụng đã đủ để giải quyết các bài toán của ADT Group?
Anh Nguyễn Thế Duy: Tôi chưa có câu trả lời chắc chắn 100% vì bộ máy vận hành cần được tối ưu liên tục. Trong tương lai có thể xuất hiện thêm những bài toán mới, cần những ứng dụng mới. Tuy nhiên, tôi không quá lo lắng về điều này bởi Base.vn là nền tảng mở, tiếp tục ra mắt các giải pháp mới. Hiện tại tôi đang rất mong chờ bộ Base HRM+ – Quản trị và phát triển con người để hỗ trợ bộ phận Nhân sự của ADT Group. Thêm vào đó, Base.vn cũng có thể tích hợp với một bên thứ ba nếu cần. Độ linh hoạt khiến tôi yên tâm chọn nền tảng này.
PV: Bản thân anh nhận thấy doanh nghiệp nên thay đổi để thích nghi với các tính năng của công nghệ hay công nghệ nên đủ mở để giúp anh vận hành doanh nghiệp theo cách anh mong muốn?
Anh Nguyễn Thế Duy: Tôi nghĩ là cả hai. Cùng hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, tôi hiểu rằng tùy chỉnh tính năng của một phần mềm nào đó sẽ ngốn rất nhiều thời gian và công sức, trong khi chưa chắc đã làm được. Một phần mềm tốt thường được sáng tạo dựa trên một phương pháp quản trị nhất định. Vậy nên nếu doanh nghiệp nhận thấy tư duy quản trị đó là phù hợp, có thể thích nghi được với các tính năng của phần mềm thì nên thích nghi. Ví dụ trước khi dùng Base Workflow, chúng tôi cũng đã chuẩn hóa lại các quy trình của mình một chút để khớp với ứng dụng này.
Mặt khác, nếu nhu cầu của doanh nghiệp vượt quá khả năng của phần mềm thì sẽ cần hướng đến giải pháp mở rộng hơn. Đó cũng là một trong những lý do chính khiến tôi ngừng triển khai các công nghệ trước đây và chọn Base.vn – Một nền tảng mở để chúng tôi vận hành doanh nghiệp theo cách mình mong muốn.
