Không vội vàng bắt nhân sự phải khai thác các ứng dụng mới, ban lãnh đạo của Twitter Beans Coffee đã tổ chức các buổi đào tạo, định hướng cho nhân sự, đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ có tư tưởng nhất quán và niềm tin vào công nghệ. Trải qua thêm nhiều lần đào tạo chuyên sâu về các tính năng, Twitter Beans Coffee bắt đầu triển khai dần một số ứng dụng cơ bản và thiết yếu nhất là Base Wework, Base Request và Base Workflow cho từng phòng ban, với một khối lượng công việc nhất định.
“Với Twitter Beans Coffee, việc vận hành và quản trị cả chuỗi cửa hàng khá phức tạp. Không chỉ là bài toán về phân bổ và đo lường công việc cho từng nhân sự, lên kế hoạch công việc theo tuần/ tháng mà còn là các dự án chạy gấp trong vòng 24h, những vấn đề rất nhỏ phát sinh hằng ngày như máy pha cà phê của cửa hàng này bị lỗi, bóng đèn cửa hàng kia bị hỏng, một nguyên liệu nào đó đã hết… cũng bắt buộc chúng tôi phải quản lý. Thi thoảng tôi hay đùa rằng vất vả chẳng khác gì “nuôi con mọn”. Giờ thì đã có Base Wework – ứng dụng quản lý công việc & dự án thay chúng tôi cập nhật, ghi nhớ và xử lý những thông tin như thế.”
Chị Oanh tâm sự, thành lập và phát triển Twitter Beans Coffee được 8 năm, chị đã dành nhiều thời gian và tâm huyết để xây dựng các quy trình chuyên nghiệp. Các quy trình được vẽ dưới dạng lưu đồ, được trao đổi và thống nhất với những nhân sự liên quan thông qua các cuộc họp. Ấy vậy mà mọi thứ chỉ vận hành theo quy trình được một thời gian rồi lại trôi vào “dĩ vãng”. Những sai lệch cứ lặp đi lặp lại. Các bản vẽ lưu đồ và những buổi họp hành không thể giải quyết triệt để vấn đề. Đó cũng là lý do chị chọn Base Workflow – ứng dụng quản lý quy trình nội bộ, lần lượt chuyển hóa các lưu đồ giấy tờ thành quy trình trên ứng dụng.
“Bây giờ các quy trình Tài chính – Kế toán, Đào tạo, Nhân sự… đều được thực thi và theo dõi trên Base Workflow. Quy trình bao gồm những bước nào, thực hiện như thế nào, ai là người phụ trách hay đang tắc nghẽn ở giai đoạn nào đều dễ dàng nhìn thấy trên ứng dụng. Từ đó chúng tôi cải thiện và tối ưu hóa quy trình. Ngoài ra, Twitter Beans Coffee cũng tận dụng tối đa Base Request để phê duyệt đề xuất. Với các form biểu mẫu đề xuất có sẵn, chúng tôi hầu như chẳng cần ký tá nhiều.”
Mặc dù chỉ sau hơn một tháng đầu tiên, bộ ba ứng dụng của Base.vn đã mang đến một luồng gió mới tích cực cho Twitter Beans Coffee là vậy, chị và ban lãnh đạo vẫn còn ít nhiều lo lắng:
“Nhân sự đã bắt đầu quen với các luồng công việc, quy trình, đề xuất trên các ứng dụng rồi. Nhưng chính vì chỉ đơn thuần tập trung vào công việc nên tôi sợ mọi thứ còn hơi khô khan. Tôi quyết định đưa thêm Base Inside – mạng truyền thông nội bộ vào doanh nghiệp mình để mọi người thấy rằng công nghệ cũng bao gồm cả ứng dụng rất thân thiện, dễ thương nữa. Đây là nơi chúng tôi trao đổi văn hóa, chia sẻ tin tức nội bộ hằng ngày.”
