Nhiều doanh nghiệp vẫn thường cho rằng tuyển dụng đơn giản là bỏ chi phí ra đăng tin trên các jobsite, ngồi chờ hẹn phỏng vấn và tất cả các thao tác trong quá trình này sẽ được ghi lại tại Excel. Tuy nhiên, điều này không còn đúng trong thời đại 4.0, khi công nghệ ngày càng phát triển, trở thành công cụ đắc lực cho các nhà tuyển dụng.
Không nằm ngoài cuộc chơi, thương hiệu Vikings Gaming đã áp dụng Base E-Hiring – giải pháp quản trị tuyển dụng toàn diện cho doanh nghiệp. Lúc nhận “chỉ thị” dùng phần mềm từ ban lãnh đạo của công ty, anh Nhữ Quang Huy – Trưởng phòng Nhân sự “chưa bao giờ nghĩ E-Hiring lại mang tới nhiều điều mới mẻ và hay ho đến thế”. Chúng tôi đã có cơ hội được trao đổi cùng anh và lắng nghe anh tâm sự chuyện nghề, chuyện đưa công nghệ vào hoạt động tuyển dụng.
Tuyển dụng không hề “nhàn”
Là người gắn bó lâu năm với Vikings Gaming, anh có thể chia sẻ thêm về những đặc thù tuyển dụng của doanh nghiệp này?
Anh Nhữ Quang Huy:Tôi nghĩ rằng trước khi nói về tuyển dụng, tôi nên kể cho các bạn nghe về ngành game mà chúng tôi theo đuổi. Nhắc đến game thì mọi người đều biết nhưng không phải ai cũng hiểu chúng tôi đang làm gì.
Vikings Gaming sở hữu chuỗi cơ sở cyber game. Đây là hệ thống phòng game cao cấp gần 400 máy cấu hình khủng, cung cấp dịch vụ trải nghiệm trò chơi cho các gamer kết hợp dịch vụ ăn uống phục vụ đối tượng khách hàng mục tiêu: hầu hết là học sinh, sinh viên, trẻ và đam mê trò chơi điện tử. Ngoài ra, chúng tôi cũng đóng vai trò như một agency hỗ trợ tổ chức các sự kiện, giải đấu dành cho game thủ.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh cho nhiều chi nhánh như vậy, chắc hẳn Vikings phải sở hữu đội ngũ nhân sự khá “hùng hậu”?
Anh Nhữ Quang Huy: Có thể nói như vậy. Công ty có gần 170 thành viên, trong đó khoảng hơn 100 người làm việc tại các cơ sở cyber game, còn lại là các bạn back office như Kế toán, Thiết kế, Kỹ thuật, Marketing & PR… Nhìn chung, các bạn đều trong tầm từ 20 đến hơn 30 tuổi cả. Do làm việc với khách hàng trẻ nên chúng tôi tuyển chọn nhân sự năng động, trẻ trung lắm.
Nhìn bề ngoài, nhiều người nghĩ làm tuyển dụng “nhàn” lắm. Anh cảm nhận như thế nào về công việc này?
Anh Nhữ Quang Huy: Bạn thử tưởng tượng xem, tại một doanh nghiệp gần 170 người mà chỉ có 2 nhân sự làm tuyển dụng như ở Vikings thì không thể nào nhẹ nhàng được rồi (cười). Team tôi phụ trách tuyển cho tất cả các cơ sở lẫn khối back office. Mà bạn biết đấy, khối văn phòng bao giờ cũng ổn định hơn, chứ còn nhân viên chạy việc tại các chi nhánh lúc nào cũng ra vào liên tục. Tỉ lệ biến động nhân sự mỗi tháng từ 15-20 người là con số không nhỏ.
Chưa kể đến mỗi năm chúng tôi đều có chiến lược và kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh nên chắc chắn sẽ có thêm nhiều nhánh mới. Hiện tại trong lĩnh vực cyber game, Vikings đã có thương hiệu khá tốt rồi, cứ mở là sẽ có khách thôi. Càng đông khách lại càng cần thêm nhân sự. Áp lực cho bộ phận tuyển dụng cũng lớn hơn.
Vậy team anh đã xử lý khối lượng công việc đó như thế nào? Khó khăn nào khiến mọi người thật sự nghĩ đến việc đi tìm công nghệ hỗ trợ?
Anh Nhữ Quang Huy:Chúng tôi đăng tin tuyển dụng đính kèm đường link Google form đăng kí ứng tuyển trên Facebook, sau đó xem danh sách ứng viên trên Google Sheet. Các bước thao tác tiếp theo như lọc CV, mời phỏng vấn, trả kết quả… đều được ghi chú lại trên sheet này với những màu ký hiệu để đánh dấu trạng thái ứng viên.
Thế nhưng, khi số lượng hồ sơ ngày một nhiều, tỉ lệ biến động nhân sự lại cao như vậy, chúng tôi bắt đầu cảm thấy bất ổn, rất khó để quản lý dữ liệu trên Excel. Hồ sơ người mới người cũ mỗi thứ một nơi, không quản lý nổi. Nếu bộ phận tuyển dụng cũng thay nhân sự thì lại mệt hơn nữa.
Nỗ lực chuyển đổi quy trình tuyển dụng lên nền tảng Base E-Hiring
Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS trên thế giới thực ra đã xuất hiện cách đây 10 năm rồi, vì sao Vikings lại chọn Base E-Hiring?
Anh Nhữ Quang Huy: Thực tế chúng tôi đã tham khảo qua rất nhiều phần mềm, cả phiên bản quốc tế lẫn thuần Việt. Các ứng dụng nước ngoài thì không khớp với nhu cầu lắm. Còn ở Việt Nam, E-Hiring là công nghệ ATS đầu tiên, giao diện dễ dùng và đầy đủ tính năng. Càng tìm hiểu sâu và thực hành nhiều cùng Base, tôi lại càng thấy thú vị. Tôi tin rằng nếu Base tiếp tục update tối ưu hóa sản phẩm thì sẽ dẫn đầu cuộc cách mạng số đấy.
Từ Google Sheet/ Excel đến công nghệ ATS, bước chuyển biến này có làm mọi người “choáng”?
Anh Nhữ Quang Huy:Thế mà chẳng “choáng” tí nào đâu đấy. Như tôi vừa kể, nhân sự Vikings toàn người trẻ, rất ham công nghệ nên khi các sếp đưa phần mềm vào ứng dụng thực tế, các bạn ấy lao vào nghiên cứu và thực hành ngay. Tôi cũng thường làm công tác tư tưởng cho nhân sự rằng mình còn trẻ, phải nỗ lực học hỏi nhiều nhất có thể. Bây giờ so sánh mình với các quốc gia phát triển trên thế giới là đã chậm hơn họ nhiều năm rồi đấy. Thế nên lại càng phải cố gắng. Bản thân E-Hiring đã thân thiện với người dùng rồi, các bạn tội gì mà không sử dụng luôn để cập nhật tri thức mới.
Vikings đã ứng dụng E-Hiring vào hoạt động tuyển dụng như thế nào?
Anh Nhữ Quang Huy: Chúng tôi chuyển đổi gần như toàn bộ quy trình tuyển dụng lên nền tảng E-Hiring, từ đăng tin, thu thập CV, lọc ứng viên, liên hệ phỏng vấn và offer/ từ chối. Base đã giúp Vikings thiết lập một website tuyển dụng chuyên nghiệp mà vẫn đậm chất “game” đặc trưng. Tất cả các CV đều tự động đổ về kho lưu trữ của E-Hiring hết. Chúng tôi còn upload hết các hồ sơ của những nhân viên đang làm mà trước đây được tuyển dụng không thông qua E-Hiring. Như vậy đảm bảo dù CV mới hay cũ đều ở cùng một nơi, tiện theo dõi và tìm kiếm, không còn tình trạng lộn xộn như trước kia nữa.
Hầu như các bước trong quy trình làm việc với ứng viên được theo dõi trên phần mềm hết rồi. Duy chỉ có một tính năng mà Vikings vẫn chưa ứng dụng hết đó là đánh giá ứng viên theo thẻ điểm. Tôi thấy đây là một trong những điểm vượt trội của E-Hiring, giúp nhà tuyển dụng đánh giá một cách khách quan, chính xác, có cơ sở khoa học nên chắc chắn sẽ áp dụng sớm thôi. Hiện tại tôi vẫn đang trong quá trình xây dựng bộ từ điển năng lực cho doanh nghiệp.
Công nghệ là “át chủ bài” trong tuyển dụng 4.0
Chuyển đổi cách thức làm việc từ non-tech sang tech như vậy, ở vị trí là một người quản lý, anh cảm nhận như thế nào về sự thay đổi này?
Anh Nhữ Quang Huy: Tất nhiên hiệu quả hơn nhiều so với thời dùng Excel rồi. Số lượng CV chúng tôi nhận về hằng tháng rất lớn. Sắp tới Vikings cần mở thêm vài chi nhánh nữa thì không thể thiếu E-Hiring được. Điển hình là gửi email nhanh tự động. Nhân sự chẳng cần soạn từng email thông báo kết quả từng vòng gửi tới quá nhiều ứng viên nữa. E-Hiring đã làm thay việc này nên chúng tôi đỡ stress hẳn. Cá nhân tôi theo dõi tình hình chung cũng cảm thấy dễ dàng hơn nhiều vì tình trạng các ứng viên (ai đang đợi phỏng vấn, ai đang ở trong danh sách chờ offer…) được hiển thị dưới dạng Board hết.
Bên cạnh đó, ngày xưa lúc còn dùng Google Sheet, chúng tôi gặp khó khăn khi muốn kiểm tra lịch sử ứng tuyển của ứng viên (ví dụ ứng viên đã từng apply những vị trí nào, có đang apply nhiều vị trí một lúc?…). Thế nhưng Base lại làm được điều này, bao gồm luôn cả những thông tin chi tiết như nguồn ứng tuyển, thời gian, vị trí ứng tuyển, kết quả, đánh giá tại thời điểm đó.
Nói chung, từ ngày đồng hành cùng Base, đối với những tính năng mà chúng tôi đang dùng, tôi đều cảm thấy hài lòng và kì vọng Base sẽ tiếp tục tối ưu hóa phần mềm hơn nữa, làm tốt hơn nữa.
Theo anh, công nghệ quan trọng như thế nào đối với tuyển dụng 4.0?
Anh Nhữ Quang Huy: Không chỉ mỗi tuyển dụng đâu, bất cứ vấn đề gì trong thời đại 4.0 hiện nay đều cần đến công nghệ. Nó giúp mình ghi nhớ, lưu trữ thành quy trình rõ ràng. Trí nhớ con người có hạn, chưa đồng bộ hóa và chưa hình thành hệ thống được như công nghệ.
Riêng đối với tuyển dụng 4.0, tôi quan điểm muốn thành công thì công nghệ vẫn là yếu tố quan trọng nhất, “át chủ bài” đấy. Nó phải tối ưu và mang lại hiệu quả thực thụ thì mới nói đến chuyện áp dụng lâu dài được. Có công nghệ tốt, con người cũng sẽ có niềm tin và động lực để chuyển đổi số hơn.
Xin chân thành cảm ơn anh về buổi phỏng vấn này!
Phòng Nhân sự của bạn đang quan tâm ứng dụng công nghệ vào công tác tuyển dụng? Đăng kí ngay TẠI ĐÂY để được tư vấn và trải nghiệm demo sản phẩm Base E-Hiring!
