Chuyển đổi số vẫn thường bị nhìn nhận là chỉ phù hợp dành cho các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, câu chuyện thành công của học viện giáo dục Tomorrow Marketers với quy mô chưa đến 20 nhân sự sau đây sẽ chứng minh rằng sự đột phá có thể đến với bất kỳ ai sẵn sàng thay đổi.
Chúng tôi đã có cơ hội trò chuyện cùng chị Nhung Trần – Quản lý của Tomorrow Marketers về những lý do đưa Tomorrow Marketers đến với công nghệ và bài học thành công của doanh nghiệp này.
Về công ty Tomorrow Marketers
Tomorrow Marketers là học viện Marketing định hướng Đa quốc gia, ra đời với sứ mệnh đào tạo kiến thức, định hướng nghề nghiệp và truyền cảm hứng cho cộng đồng Marketers trẻ thông qua các chương trình đào tạo thực tế, với giảng viên tại các tập đoàn Đa quốc gia hàng đầu. Bên cạnh đó, Tomorrow Marketers còn thường xuyên tổ chức các sự kiện chuyên môn Marketing và phối hợp cùng các đối tác trong các chiến dịch truyền thông tới cộng đồng sinh viên.
Ra đời từ tháng 9/2015, đến nay Tomorrow Marketers đã mở ra 98 khóa học, đón gần 2500 học viên, tổ chức hàng chục sự kiện với 8000 lượt khách đăng ký tham dự. Với số lượng lớp học lớn ở cả hai chi nhánh Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, tuy nhiên, điều bất ngờ là Tomorrow Marketers chỉ có chưa đến 20 nhân sự chính thức (đã tính cả nhân sự part-time).
Số lượng nhân sự ít chính là một đặc thù trong cách hoạt động của Tomorrow Marketers.
“Mỗi cá nhân thường tham gia nhiều dự án khác nhau trong cùng một thời điểm. Vào những giai đoạn có nhiều dự án quy mô cùng lúc, Tomorrow Marketers sẽ hợp tác cùng đội ngũ cộng tác viên bên ngoài. Số lượng cộng tác viên lớn nhưng chỉ hợp tác theo từng dự án chứ không gắn bó lâu dài và có thể luân chuyển, thay mới liên tục”, chị Nhung chia sẻ.
Việc sử dụng cộng tác viên tuy có thể giải quyết những áp lực về số lượng công việc, nhưng lại đặt ra bài toán về việc cộng tác và quản lý chất lượng. Làm thế nào để những nhân sự này có thể phối hợp ăn ý với nhau trong một thời gian ngắn, và ở góc độ nhà quản lý thì làm sao có thể theo dõi được tiến độ và tình trạng của nhân sự khi nhiều dự án chồng chéo diễn ra cùng lúc – là những câu hỏi mà những người quản lý như chị Nhung phải trả lời.
Thách thức đến từ công nghệ
Cũng như rất nhiều doanh nghiệp khác, thời gian đầu Tomorrow Marketers cũng quản lý công việc qua 2 công cụ chính là Gmail và Excel.
“Một ngày làm việc bình thường của nhân viên luôn bắt đầu bằng việc mở hòm thư, scan email và ghi chú lại những việc cần làm trong ngày. Tiếp theo, Excel được tận dụng như một công cụ ‘đa năng’ để đảm nhiệm tất cả mọi thứ, từ lập kế hoạch dự án đến phân bổ đầu việc cho từng nhân sự và theo dõi tiến độ chung”, chị Nhung mô tả lại cách làm việc của đội ngũ Tomorrow Marketers thời kỳ đầu.
Tuy nhiên, sau một thời gian quản lý, nhóm Tomorrow Marketers nhận thấy Gmail và Excel không thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của nhân sự, thậm chí còn nảy sinh một số rắc rối mới.
Cụ thể, theo lời chia sẻ của chị Nhung, nhóm quản lý như chị thường xuyên gặp phải các vấn đề sau:
Dễ dàng giao việc cho nhân viên qua kế hoạch Excel hoặc qua email (đối với việc giao thêm) nhưng không nhớ được những gì đã giao, phải dùng công cụ ghi nhớ bên ngoài.
Khó khăn trong việc thống kê một nhân viên đang làm bao nhiêu việc và hiệu quả làm việc của cá nhân đó tới đâu.
Phải liên tục hỏi và nhắc nhở nhân viên cập nhật lên Excel để biết được tiến độ từng công việc, từng dự án.
Dữ liệu bị phân tán trên nhiều file Excel cản trở việc quản lý đa dự án, gần như không thể bao quát được tổng thể bức tranh.
Về phía nhân viên và cộng tác viên của Tomorrow Marketers, quy trình làm việc theo kiểu truyền thống cũng mang lại không ít rắc rối:
Trong giai đoạn cao điểm chạy nhiều dự án song song, thủ tục check email để nắm bắt và phân biệt các công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian (một buổi sáng hoặc hơn).
Chỉ biết việc cá nhân mà khó nắm bắt tổng quan các dự án.
Cộng tác viên cần mất một thời gian để làm quen với multitask (đa tác vụ) với Gmail và Excel.
Thường xuyên nhầm lẫn giữa các luồng công việc và báo cáo sai lệch.
“Những bất ổn trên không thể cứ tiếp tục, bởi nó có thể dẫn tới sai lầm ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Hơn thế nữa, chắc chắn cả nhà quản lý và nhân viên đều sẽ bị gánh nặng tâm lý.
Do đó, Tomorrow Marketers mong muốn tìm kiếm một giải pháp quản lý nhằm giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng nắm bắt công việc, giảm bớt lượng thời gian ‘bối-rối-bơi-trong-task’ để có thể tập trung vào thực thi và hoàn thành nhiệm vụ”.
Công nghệ mới và những chuyển biến
Trước những vấn đề đó, chị Nhung đã chủ động tìm kiếm giải pháp công nghệ thay thế. Theo chị, “việc đầu tư cho công nghệ là xứng đáng và cần thiết để cho những lợi ích lâu dài. Khoản đầu tư cho công nghệ mà chúng tôi bỏ ra sẽ xứng đáng hơn rất nhiều nếu so sánh với chi phí phát sinh từ những vấn đề mà chúng tôi phải đối mặt nếu xoay sở với cách làm cũ”.
Dựa trên tinh thần đó, Tomorrow Marketers đã rất cởi mở tìm hiểu và triển khai các công nghệ mới, trong đó bước đầu tiên là phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework thay thế cho giải pháp Excel và Email truyền thống.
“Chúng tôi biết tới Base Wework cũng là cái duyên và thật sự rất hài lòng. Nó giống như là giải pháp quản lý công việc sinh ra để dành riêng cho chúng tôi vậy, xét cả những lợi ích hữu hình và vô hình. Wework làm việc hiệu quả ngang với bàn tay của 6-7 con người được training thành thục.”
Cụ thể, Base Wework đã giúp Tomorrow Marketers giải quyết các bài toán sau:
1. Thay thế các công cụ quản lý rườm rà
Wework thay thế gần 90% tính năng quản lý công việc của Gmail và Excel, tất cả công việc gói gọn trong một giao diện quản lý, dễ dàng nhìn được tổng quan đa dự án và chi tiết từng dự án:
“Đây cũng là lý do đã khiến nhân sự của Tomorrow Marketers thích Wework ngay từ lần đầu tiên nghe giới thiệu. Toàn bộ công việc được hiển thị một cách hệ thống, rõ ràng, trực quan, giúp mỗi nhân sự nắm bắt công việc ngay lập tức chỉ qua vài cú click.”
2. Giảm bớt công sức quản lý dự án
“Đúng là khi tìm được công cụ hỗ trợ đắc lực, một người có thể đồng thời quản lý nhiều dự án khác nhau.”
Nhà quản lý không còn tốn nhiều công sức để ghi nhớ nhiệm vụ của thành viên và nhắc nhở deadline nữa, vì hệ thống sẽ tự động cập nhật tiến độ công việc. Wework có những tính năng đơn giản nhưng rất cần thiết và hữu ích, như đánh dấu nhiệm vụ khẩn cấp, cảnh báo nhiệm vụ trễ deadline. Từng nhiệm vụ trên Wework dễ dàng quy trách nhiệm cho từng nhân sự, bởi tính năng giao việc trực quan, mọi người đều biết “who is doing what by when”.
3. Giảm bớt số lượng nhân sự thực thi
Từ khi sử dụng phần mềm quản lý, một nhân sự có thể hoàn thành các nhiệm vụ thuộc nhiều dự án khác nhau, mà không bị sót/ quên việc. Nhân viên dễ dàng cập nhật kết quả công việc vào task tương ứng trong dự án và thông báo sẽ được gửi tới người giao việc ngay lập tức. Người quản lý và nhân viên có thể cùng review, phản hồi, trao đổi về kết quả công việc đó ngay tại phần comment bên dưới.
Nhắc đến lợi ích này, chị Nhung Trần chân thành chia sẻ: “So với quá khứ phải reply các luồng email dài dằng dặc để trao đổi về rất nhiều nhiệm vụ đơn lẻ, tính năng này giúp việc quản lý đa dự án ở Tomorrow Marketers nhẹ nhàng hơn khá nhiều.”
4. Tăng khả năng bảo mật thông tin
Đặc thù công việc ở Tomorrow Marketers là hợp tác với các cộng tác viên theo dự án – là những nhân sự không gắn bó lâu dài.
Vậy làm thế nào để ngăn chặn thông tin nội bộ rò rỉ ra ngoài bởi những cá nhân đã nghỉ việc?
Đây là cách xử lý đơn giản mà toàn vẹn của Tomorrow Marketers: “Từ khi áp dụng Wework, tất cả đều được gói gọn trong hệ thống nội bộ, dữ liệu không còn phân mảnh ở email hay các file chia sẻ công khai. Chat app đi kèm là Base Message cũng giúp bảo mật toàn bộ trao đổi xoay quanh công việc. Nếu các cộng tác viên (hay kể cả là nhân viên) không làm việc cho tổ chức nữa, deactive tài khoản là họ sẽ không thể access vào hệ thống nội bộ.”
Chuyển đổi số: Khi nào phù hợp?
Với sự nở rộ của các dịch vụ công nghệ, chuyển đổi số không còn là sân chơi riêng của các công ty công nghệ hay những tập đoàn với tiềm lực lớn, mà là của tất cả các doanh nghiệp, trong đó có Tomorrow Marketers.
Trong một chia sẻ về trải nghiệm của mình với Wework, chị Nhung bày tỏ: “Điều mình hài lòng nhất là Wework có chi phí khá hợp lý so với những giải pháp quản lý công việc tương tự. Hơn nữa, Wework có đội ngũ tư vấn và chăm sóc khách hàng ngay tại Việt Nam, nên khi triển khai sử dụng mà có thắc mắc hoặc gặp sự cố, bên mình luôn nhận được hỗ trợ nhanh chóng.”
Với trải nghiệm hài lòng này, hiện tại Tomorrow Marketers đang sử dụng thêm các ứng dụng công nghệ khác như Base Inside – Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp hay Base Wiki – Giải pháp quản trị tri thức nội bộ doanh nghiệp, tiến tới ngày càng số hóa bộ máy.
Công nghệ chưa bao giờ là rào cản – sự chuẩn bị tâm lý mới là thách thức. Nếu bạn có một tâm thế sẵn sàng tận dụng sức mạnh của công nghệ hiện đại, chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ có những bước tiến vững vàng.
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang đứng trước bài toán tương tự về quản lý công việc, dự án và bạn quan tâm tới giải pháp của Tomorrow Marketers, click để nhận tư vấn và hỗ trợ demo Phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework tại đây.
