Xuất phát từ những bài toán riêng, cộng hưởng cùng xu hướng chung của thị trường, các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt đầu tăng tốc trong cuộc đua chuyển đổi số. Với Labo de Dermafirm, áp lực công việc lớn đối với cả quản lý và nhân viên đã thôi thúc anh Phạm Trường Linh – Giám đốc công ty tìm đến sự hỗ trợ của nền tảng Base Platform
Thế giới mà chúng ta đang sống đầy ắp những trải nghiệm công nghệ. Nó hiện hữu mọi lúc mọi nơi, phục vụ con người từ những nhu cầu cơ bản nhất: Chỉ bằng vài cú click trên smartphone, ta có ngay một bữa ăn ngon mang đến tận nhà, một bác tài xế chờ sẵn ở cửa và một cuộc video call với người thân cách ta ngàn dặm.
Kỳ lạ thay, con người rất hào hứng với những ứng dụng đáp ứng nhu cầu đời sống cá nhân, có thể dành hàng giờ đồng hồ để “nghiên cứu” Facebook, Instagram, Viber… nhưng lại thường “sợ hãi” các phần mềm hỗ trợ công việc. Đó cũng là nhận định của anh Phạm Trường Linh – Giám đốc Công ty Cổ Phần Labo de Dermafirm Việt Nam.
“Khi mới bắt đầu triển khai Base.vn – một nền tảng vận hành & quản trị doanh nghiệp, nhân viên chúng tôi kêu ca rất nhiều. Nào là không có máy tính, ứng dụng thì phức tạp… Tuy nhiên, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, không thể phủ nhận. Đối với những người không muốn khai thác các phần mềm để làm việc tốt hơn, họ chưa nhận thức đủ, thậm chí chưa từng thử và chưa biết cách dùng hiệu quả.
Mặc dù mất nhiều thời gian để làm quen với Base.vn, cuối cùng nhân sự Dermafirm phải thừa nhận rằng: công nghệ giúp chúng tôi giải tỏa áp lực! ”
Chia sẻ của anh quả thật làm tôi thích thú và có chút bất ngờ bởi ý chí kiên định, sự quyết tâm làm chủ công nghệ và biến nó thành công cụ đắc lực trong công việc. Với 45 phút trò chuyện ngắn ngủi, tôi đã kịp ghi và kể lại hành trình chuyển đổi số tại Labo de Dermafirm.
Labo de Dermafirm - Thương hiệu dược mỹ phẩm Hàn Quốc
Thành lập năm 2012, Labo de Dermafirm là nhà phân phối dòng dược mỹ phẩm sinh học đến từ Hàn Quốc. Đây là các sản phẩm trị liệu dành riêng cho làn da của người phụ nữ Á Đông. Tại Việt Nam, trong suốt nhiều năm qua, Dermafirm đã có được sự tin tưởng từ các bệnh viện, thẩm mỹ viện và spa lớn như bệnh viện Da liễu Trung ương, bệnh viện 108, bệnh viện Việt Đức, thẩm mỹ viện Xuân Hương…
“Đội ngũ nhân sự hiện tại có 30 người, bao gồm các phòng ban chính như Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Đào tạo và Kho vận. Chưa kể đến một chi nhánh mới mở trong Hồ Chí Minh nữa. Do đặc thù khách hàng B2B, chúng tôi xử lý những hợp đồng lớn, khối lượng công việc không đếm xuể. Tôi chợt nhận ra: đã đến lúc cần một công cụ thật rồi.” – anh Linh tâm sự.
Khi công việc quá tải: áp lực hai chiều đối với quản lý và nhân viên
Trở lại năm 2017 – thời điểm anh Linh vừa mới thành lập Dermafirm, quy trình làm việc còn khá lộn xộn và có phần phức tạp. Khi lượng thông tin ngày càng nhiều, nằm ngoài tầm kiểm soát của những group chat, email, tờ trình và báo cáo, bộ phận quản lý đã cảm thấy vô cùng áp lực vì chẳng nắm bắt được chính xác nhân viên của mình đang làm gì, có làm đúng quy trình chăm sóc khách hàng hay không. Kết quả nhận được chỉ là những báo cáo thiếu tính xác thực, với những lý do sơ sài như “không lấy được thông tin khách hàng’, “khách hàng không quan tâm”.
“Ngược lại, nhân viên cũng mang “nỗi khổ” riêng. Dù đã được nhắc nhở nhiều lần, mà thật ra đôi khi quản lý còn chẳng nhớ nổi để mà nhắc, các bạn ấy thường xuyên quên nhiệm vụ, chậm deadline, trễ hẹn với khách hàng… Quá nhiều giấy tờ cần xử lý lại làm mọi người bối rối hơn nữa.”
Với nhu cầu cần khắc phục ngay các vấn đề kể trên, anh cùng Dermafirm tìm kiếm một công nghệ thỏa mãn cả ba tiêu chí: bao quát công việc, quản lý nhân viên và duyệt thông tin nhanh. Và Base Platform chính là “ứng cử viên” được anh đánh giá phù hợp nhất đối với doanh nghiệp mình.
Giải pháp ‘3 trong 1” mang tên Base.vn
Sở dĩ Base.vn chạm đến được cả ba yêu cầu vì bản chất đây là một nền tảng chứa nhiều ứng dụng chuyên sâu cho từng tác vụ khác nhau. Trong đó, Dermafirm đã “chọn mặt gửi vàng” Base Workflow – ứng dụng quản lý quy trình, Base Wework – ứng dụng quản lý công việc & dự án, Base Request – ứng dụng phê duyệt đề xuất nội bộ.
Dù Base Workflow chỉ mới được triển khai gần ba tháng, Dermafirm đã nhận thấy những chuyển biến đáng kể trong việc quản lý quy trình chăm sóc khách hàng của phòng Kinh doanh và quy trình nhập – xuất hàng của phòng Kho vận.
Toàn bộ quy trình được chuẩn hóa lại và chuyển giao lên Workflow. Mỗi khách hàng tương đương với một ‘thẻ” trên giao diện. Chiếc thẻ này có thể di chuyển qua từng giai đoạn của quy trình, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành trong mỗi giai đoạn và giao đến từng tư vấn viên. Nhờ đó, tư vấn viên bắt buộc phải làm theo đúng quy trình chuẩn, tình trạng của mỗi khách hàng được theo dõi sát sao.
Đặc biệt, quy trình rẽ nhánh của Dermafirm cũng được Workflow xử lý gọn gàng. Ví dụ, sau bước tư vấn trực tiếp cùng bác sĩ chuyên môn, thẻ khách hàng sẽ đi tiếp đến bước “Hợp đồng” hoặc forward – chuyển tiếp sang một quy trình khác dành cho khách hàng tiềm năng, đảm bảo tính rõ ràng và liền mạch.
Tương tự, Base Wework cũng được Dermafirm dùng để tối ưu hóa quản lý công việc cho các phòng ban, đặc biệt là phòng Marketing. Là nhà phân phối mỹ phẩm lớn, doanh nghiệp liên tục tổ chức các sự kiện và workshop tư vấn đào tạo cho các spa, thẩm mỹ viện…Nhân sự đã chủ động lập kế hoạch, tạo nhóm công việc và từng nhiệm vụ cho mỗi người trên Wework.
“Điều tôi thích nhất ở ứng dụng này là mỗi đầu việc đều có deadline và email nhắc nhở deadline hằng ngày. Các sếp chẳng cần hối thúc nhân viên nữa, Wework đã làm thay rồi. Nhiều sự kiện như vậy nhưng chúng tôi thường chỉ lên kế hoạch một lần thôi, sau đó dùng tính năng nhân bản dự án, chỉnh sửa một chút, nhân viên cứ thế mà làm.”
Bên cạnh đó, tại Dermafirm, Base Request cũng được toàn bộ nhân viên yêu thích và sử dụng tích cực.
“100% đủ loại đề xuất đã có mặt trên Request hết rồi, từ nghỉ phép, thanh toán đến tạm ứng chi phí. Giống như Workflow và Wework, Request cũng có tác dụng hai chiều: vừa giúp quản lý biết nhân viên mình muốn gì, vừa giúp nhân viên nhận ngay ý kiến của các sếp. Trước đây một số bạn không gửi đề xuất vì ngại viết tờ trình, ngại email, ngại chờ duyệt lâu. Từ khi có Base Request thì đề xuất – xét duyệt tưng bừng.”
Tạm kết
Với Giám đốc Phạm Trường Linh, công nghệ hóa để quản trị doanh nghiệp là một quyết định đúng đắn, chẳng hề xa vời và “đáng sợ” như mọi người thường nghĩ. Dù đã giảm bớt được nhiều gánh nặng, Dermafirm sẽ còn rất nhiều việc cần làm, nhiều tri thức mới cần cập nhật để bộ máy của mình thật sự vận hành nhịp nhàng trên nền tảng Base.vn. Tôi tin rằng, tiếp nối những bước đi đầu tiên trên con đường chuyển đổi số, Dermafirm hứa hẹn sẽ tiến xa hơn nữa trong tương lai!
Doanh nghiệp của bạn có đang tìm kiếm công nghệ để giảm bớt áp lực cho nhân sự? Tìm hiểu Base Workflow – ứng dụng quản lý quy trình ngay TẠI ĐÂY!
