Là đơn vị giáo dục nghề nghiệp đầu tàu của tỉnh Bắc Ninh, trường Cao đẳng Công nghiệp Bắc Ninh (BCi) đã ứng dụng nền tảng Base trong công tác quản trị số của nhà trường. Đây là một trong những mắt xích quan trọng đối với mục tiêu xây dựng trường học thông minh của đơn vị.
Trường Cao Đẳng Công nghiệp Bắc Ninh thành lập ngày 19/05/1970, ngay trong thời kì cuộc kháng chiến chống Mỹ đang diễn ra vô cùng ác liệt. Tiền thân là trường Công nghiệp Hà Bắc, trải qua 52 năm hình thành và phát triển, nhà trường đã có nhiều thành tích trong công tác giáo dục, đào tạo nghề, góp phần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa của tỉnh Bắc Ninh.
Nổi trội với nhóm ngành nghề mũi nhọn gồm: cơ khí, điện công nghiệp, điện tử công nghiệp, tự động hóa, phát triển công nghệ ô tô, công nghệ thông tin, BCi từng bước khẳng định uy tín của nhà trường trong lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp. Với quyết tâm trở thành đơn vị giáo dục tiên tiến, BCi đã và đang nghiên cứu các chương trình đào tạo mới tiếp cận công nghệ 4.0 như: công nghệ bán dẫn, năng lượng tái tạo, robotics…
Với phương châm “Học đi đôi với hành”, BCi đã triển khai ứng dụng mô hình đào tạo kép bằng việc tích cực hợp tác với các doanh nghiệp (DN) trên địa bàn như: Samsung, Canon, Hồng Hải Foxconn, Hitachi… góp phần cải thiện và nâng cao năng lực thực hành của sinh viên, thu hẹp dần khoảng cách giữa chất lượng đầu ra với yêu cầu của DN.
Tuy là một đơn vị giáo dục công lâu đời với hàng chục năm vận hành theo phương pháp truyền thống nhưng Ban lãnh đạo BCi luôn tư duy cởi mở và theo sát xu hướng chuyển đổi số. Không chỉ tập trung cải tiến chất lượng giáo dục, nhà trường còn chú trọng đầu tư vào công nghệ vận hành.
Với đặc thù của đơn vị, mỗi cán bộ, giáo viên không chỉ thực hiện nhiệm vụ giảng dạy mà còn kiêm nhiệm các công tác khác như quản lý hành chính, truyền thông, đối ngoại,… Khối lượng công việc lớn được xử lý bằng những phương pháp thủ công làm cản trở nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà giáo – thiết kế giáo án, kiến tạo môi trường học tập, đem lại trải nghiệm học tập có giá trị cho sinh viên nhà trường.
Vì vậy, để đảm bảo chất lượng giảng dạy, đồng thời nâng cao hiệu quả của công tác quản lý vận hành, Ban lãnh đạo BCi đã tìm hiểu và nghiên cứu các giải pháp quản trị DN.
“Ban đầu chúng tôi cũng có nhiều băn khoăn liệu giải pháp quản trị của DN có phù hợp với đơn vị của nhà nước hay không. Tuy nhiên, sau khi trải nghiệm phần mềm, chúng tôi nhận thấy rằng quản trị DN hay quản trị cơ quan thì mục tiêu cuối cùng vẫn là quản trị hiệu quả công việc”, ThS. Nguyễn Đức Lưu, Hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghiệp Bắc Ninh, chia sẻ.
Theo đó, nhà trường đã tìm kiếm các đơn vị đồng hành và quyết định lựa chọn Base.vn vì sự phù hợp trong phương pháp quản lý tổ chức và sự thân thiện với người dùng.
Quản trị công việc số cùng Base.vn
“Base là một “trợ lý kỹ thuật” của Cao đẳng Công nghiệp Bắc Ninh trong lĩnh vực quản trị công việc số. Giống như mô hình của một đàn sếu, chúng tôi xác định quản trị số là con sếu đầu đàn để dẫn dắt các hoạt động chuyển đổi số khác”, ThS. Nguyễn Đức Lưu nhận định
ThS. Nguyễn Đức Lưu, Hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghiệp Bắc Ninh
Triển khai các ứng dụng Base.vn từ cuối năm 2020, BCi gặp không ít trở ngại, nhất là trong việc thay đổi tư duy và cách làm việc kiểu cũ của đội ngũ cán bộ nhân viên. Nhờ quyết tâm và nỗ lực của mình, chỉ sau 2 năm, nhà trường đã số hóa thành công phần lớn quy trình trên nền tảng Base.vn. Đến nay, Base đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực và không thể thiếu tại BCi.
Trong đó, tiêu biểu như ứng dụng Quản lý phê duyệt Base Request giúp số hóa để xử lý nhanh chóng toàn bộ yêu cầu, đề xuất trong nội bộ nhà trường, giúp tiết kiệm thời gian làm việc bằng cách: số hóa quy trình xử lý bằng cách xây dựng các biểu mẫu chuẩn cho toàn bộ quy trình xử lý yêu cầu – đề xuất nội bộ; minh bạch thông tin bằng cách xây dựng nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân trong công việc hàng ngày; xử lý đề xuất, tương tác một cách nhanh chóng và linh hoạt trong mọi tình huống.
Đánh giá cao ứng dụng này, ThS. Nguyễn Đức Lưu cho biết: “Với đặc thù của cơ quan nhà nước, không phải lúc nào cán bộ cấp dưới cũng phản ánh lên lãnh đạo cấp trên một cách dễ dàng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Tuy nhiên, Base Request giúp thông tin phản hồi từ cấp dưới lên cấp trên được thường xuyên hơn. Thông qua đó, chúng tôi xử lý vấn đề nhanh chóng và kịp thời hơn”.
Đại diện BCi cũng khẳng định tầm quan trọng của ứng dụng Base Workflow trong công tác phối hợp liên phòng ban tại đơn vị. Khi mà nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong DN 4.0 thông qua việc chuẩn hóa và kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ trong DN tại một nơi duy nhất. Từ đó giúp nhà trường quản lý quy trình toàn diện khi mọi quy trình làm việc được chuẩn hóa và theo dõi dễ dàng; liên kết các quy trình và đo lường hiệu suất bằng việc tự động chuyển giao công việc giữa các quy trình và đo lường kết quả; chuẩn hóa dữ liệu, giảm thiểu sai sót; thiết lập cho mọi quy trình, tự động hóa các tác phụ.
Với hơn 100 quy trình được triển khai và vận hành thường xuyên trên Base Workflow, Ban lãnh đạo nhà trường tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc phát hiện điểm tắc nghẽn, từ đó đưa ra phương án giải quyết phù hợp.
Đội ngũ cán bộ BCi xử lý, giải quyết công việc trên nền tảng Base.vn
Chuyển đổi số toàn diện và hướng tới xây dựng mô hình trường học thông minh là một trong những định hướng dài hạn của trường Cao đẳng Công nghiệp Bắc Ninh. Hiệu trưởng Nguyễn Đức Lưu cho biết: “Nếu không có quản trị số thì có lẽ giờ đây năng suất lao động sẽ giảm đi 70%. Đoàn tàu chuyển đổi số của BCi từ trạng thái đứng yên đã tạo ra gia tốc bằng sức mạnh, sự cố gắng và nỗ lực vượt bậc của đội ngũ Ban giám hiệu cho tới các trưởng phòng, phó phòng, các khoa cùng toàn thể cán bộ giáo viên, giảng viên nhà trường”./.
