Với quyết tâm nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành Logistics và nhiều lĩnh vực hoạt động khác, 365 Group đã sớm ứng dụng công nghệ vào quá trình quản trị và vận hành. Trong bối cảnh giãn cách xã hội như hiện nay, mọi hoạt động của công ty và tiến độ công việc của đội ngũ nhân sự vẫn có thể diễn ra như bình thường.
Công nghệ nào cho doanh nghiệp hoạt động đa lĩnh vực?
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics hơn 15 năm, 365 Group đã áp dụng một số sản phẩm công nghệ vào quá trình vận hành của công ty từ rất sớm. Thế nhưng lúc này phần lớn các ứng dụng đều phục vụ công tác quản lý hàng hóa và tương tác với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.
Càng về sau, khi công ty phát triển và mở rộng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ vận tải, thương mại điện tử, bất động sản cho tới dịch vụ ẩm thực, cơ cấu tổ chức của tập đoàn vì thế trở nên lớn mạnh và cũng phức tạp hơn.
Lúc này, các hoạt động giao tiếp và quản lý nội bộ dễ bị chồng chéo do khối lượng công việc và quy trình xử lý nhiều hơn trong khi quỹ thời gian thì có hạn. Đội ngũ nhân sự thường xuyên rơi vào tình trạng “rối” và quá tải.
Các ứng dụng giao tiếp và quản lý công việc truyền thống như Google Drive, Mail,… khó có thể giải quyết triệt để bài toán của một tập đoàn hoạt động đa lĩnh vực như 365 Group. “Đối với một quy trình trình ký hợp đồng, từ khi có đề xuất đến khi được ký duyệt mất khoảng 1 tuần do phải thông qua rất nhiều phòng ban. Điều này khiến cả nhân viên và khách hàng đều phải chờ đợi, gây ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ và hiệu quả công việc của chúng tôi. Có thể nói, trong nhóm ngành Logistics, thời gian là một trong những yếu tố cạnh tranh sống còn”, anh Nguyễn Xuân Bằng, Quản lý Nhân sự của tập đoàn, chia sẻ.
365 Group quyết tâm thực hiện chuyển đổi số một cách toàn diện ngay khi những vấn đề phát sinh khiến quá trình vận hành doanh nghiệp chậm lại, hiệu suất công việc giảm. “Sau một thời gian trải nghiệm nhiều ứng dụng rời rạc, chúng tôi đã có cái nhìn thực tế hơn về số hóa doanh nghiệp. Để phù hợp với chiến lược phát triển của tập đoàn, chúng tôi đã quyết định đầu tư mạnh vào một nền tảng quản trị chuyên nghiệp và đồng nhất, nhằm tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian”, anh Bằng cho biết.
Sau khi tìm hiểu và triển khai thử một số sản phẩm công nghệ, 365 Group đã lựa chọn Base.vn. Theo anh Bằng, điểm ấn tượng nhất của Base chính là có thể đồng nhất và liên kết nhiều ứng dụng trên một nền tảng duy nhất, giúp việc quản lý và giao tiếp trở nên liên tục và minh bạch hơn.
Vững vàng trước khủng hoảng với sự hỗ trợ từ công nghệ
Trong bối cảnh giãn cách xã hội, nhờ đã số hóa quy trình vận hành từ trước, các hoạt động của tập đoàn 365 Group vẫn diễn ra liên tục và đúng tiến độ. “Mỗi ngày vào lúc 8 giờ sáng, các bạn nhân viên sẽ vào nền tảng Base trên điện thoại hoặc máy tính để chấm công tại nhà, sau đó mở ứng dụng Base Wework để cập nhật thông báo và kế hoạch công việc cần giải quyết trong ngày. Cuối ngày làm việc, chúng tôi cũng check-out trên ứng dụng của Base”, anh Bằng chia sẻ về một ngày làm việc từ xa của đội ngũ nhân sự 365 Group.
Tại 365 Group, tùy vào đặc thù công việc và cách vận hành của tập đoàn mà mỗi nhân sự sẽ sử dụng tất cả hoặc một vài ứng dụng Base phù hợp với vị trí và trách nhiệm của mình. Các ứng dụng như Base Wework – giúp theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất nhân viên, Base Request – giúp tối ưu quy trình tạo và duyệt đề xuất nội bộ được áp dụng với khối hành chính, văn phòng. Riêng bộ giải pháp giúp quản trị và phát triển nhân sự Base HRM+ thì được sử dụng bởi 100% nhân viên.
“Là Quản lý Nhân sự của công ty, nên Base HRM+ là bộ sản phẩm mà bản thân tôi quan tâm hơn cả. Nó giúp tôi tiết kiệm thời gian và đồng bộ nhiều thông tin, dữ liệu để xử lý vấn đề, chính sách, chế độ và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Đặc biệt, chính bộ Base HRM+ đã giúp tôi dễ dàng thống kê danh sách nhân sự dựa theo dữ liệu có sẵn trên phần mềm để gửi tới cơ quan chức năng của TP. Hồ Chí Minh và đăng ký tiêm chủng cho nhân viên. Nếu không có các ứng dụng của Base, chúng tôi có thể mất đến 2 giờ đồng hồ chỉ để lọc thông tin”, anh Bằng bày tỏ.
Cũng theo đánh giá của anh Nguyễn Bằng, khả năng làm chủ công nghệ của nhân viên tập đoàn là khá tốt, quá trình số hóa thông tin và triển khai phần mềm vào quy trình vận hành diễn ra theo đúng kế hoạch. Đặc biệt, nhờ giao diện thân thiện và dễ dùng của các ứng dụng Base, cả cô nhân viên tạp vụ hay chú bảo vệ dù khá lớn tuổi đều có thể chấm công, kiểm tra ngày công, xem bảng lương hoặc xin nghỉ phép ngay trên điện thoại.
Triển khai công nghệ là đầu tư, không phải khoản chi phí
Nhờ “đầu tư” vào công nghệ một cách bài bản, tiến độ và hiệu quả công việc của đội ngũ nhân sự 365 Group đã được đẩy nhanh hơn. Đối với ban lãnh đạo, việc đánh giá hiệu suất của từng cá nhân cũng trở nên đơn giản và minh bạch hơn, mang tính lý tính nhiều hơn cảm tính.
Toàn bộ nhân viên tập đoàn có thể tự theo dõi hiệu suất công việc của mình và có tới 95% trong số họ hài lòng với kết quả đánh giá từ phía lãnh đạo. Từ đó, nhân viên dễ dàng đưa ra kế hoạch thăng tiến và lộ trình phát triển bản thân một cách phù hợp.
Chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số với các doanh nghiệp còn đang đắn đo và lo ngại vấn đề chi phí khi triển khai công nghệ, anh Bằng cho rằng khi quyết định đầu tư vào phần mềm một cách chuyên nghiệp, chắc chắn doanh nghiệp nào cũng phải cân nhắc, tính toán hiệu suất và lợi ích có thể thu lại được.
“Tại 365 Group, chúng tôi xem chi phí áp dụng sản phẩm công nghệ chính là chi phí cần bỏ ra khi thuê nhân viên làm việc. Nói cách khác, thay vì tuyển nhân viên, chúng tôi tuyển phần mềm. Khi triển khai công nghệ không nên đặt áp lực về vấn đề chi phí mà cần quan tâm rằng sản phẩm đó sẽ thay đổi hiệu suất ra sao và đem lại giá trị gì cho doanh nghiệp”, anh Bằng kết luận.
